Aika: Torstaina 15.9.2022 klo 10-11.30
Paikka: Zoom-etäkokoushuone, linkki lähetetään ilmoittautuneille
Materiaalit: Rahoitustiedot_Tiedejatutkimus.fi-portaalissa_15.9.2022.pdf
Tallenne: https://video.csc.fi/media/t/0_a9hfogzo
Tervetuloa keskustelutilaisuuteen rahoitushauista Tiedejatutkimus.fi-palvelussa torstaina 15.9.2022 klo 10-11.30! Tilaisuus järjestetään Zoom-etäkokoushuoneessa. Tilaisuus tallennetaan. Linkki kokoushuoneeseen lähetetään ilmoittautuneille.
Tilaisuus on tarkoitettu kaikille tieteen, tutkimuksen, taiteen ja kulttuurin rahoitushakujen toimittamisesta kiinnostuneille rahoittajille, säätiöille ja rahastoille.
Keskustelemme etenkin siitä, miksi avointen rahoitushakujen tiedot kannattaa toimittaa, miten tiedot toimitetaan ja millainen uusi tietosisältö on.
Tilaisuuden järjestävät yhteistyössä Säätiöt ja rahastot ry ja CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy.
Ohjelma
- Miksi rahoitus(haut) kannattaa ilmoittaa TIedejatutkimus.fi:ssä, Liisa Suvikumpu, Säätiöt ja rahastot ry
- Demo Tiedejatutkimus.fi-portaalin käytöstä ja hakujen näkymisestä portaalissa, Walter Rydman & Sonja Sipponen, CSC
- Miten tiedot toimitetaan tutkimustietovarantoon?, Walter Rydman & Sonja Sipponen, CSC
- Millainen rahoitushakujen tietosisältö on?, Walter Rydman & Sonja Sipponen, CSC
- Tietojen hyödyntäminen rajapintojen avulla, Walter Rydman & Sonja Sipponen, CSC
- Rahoituspäätöksien toimittaminen Tiedejatutkimus.fi:hin, Walter Rydman & Sonja Sipponen, CSC
- Kysymyksiä ja keskustelua
Muistio
- Liisa Suvikumpu avasi tilaisuuden
- Walter Rydman esitteli tutkimustietovarannon
- Sonja Sipponen esitteli rahoitushaut Tiedejatutkimus.fi-portaalissa.
- Aspicoren tai Datalinkin järjestelmiä käyttävät rahoittajat voivat toimittaa rahoitushakujen tiedot suoraan rahoituksenhallintajärjestelmästään automaattisesti. Lisäksi tietoja voi toimittaa Webropol-lomakkeella, jos käytössä ei ole em. järjestelmiä. Ohjeet: Tutkimustietovaranto rahoittajille
- Tietoja toimittaessa haut kannattaa nimetä mahdollisimman informatiivisesti, jotta haut erottuvat etusivulla mahdollisimman hyvin
- Hakujen tiedot voi toimittaa suomen lisäksi myös ruotsiksi ja englanniksi.
- Auroraan ilmoitettujen rahoitushakujen tiedot poistetaan lähitulevaisuudessa, joten jatkuvien hakujen tiedot pitäisi toimittaa uudelleen tutkimustietovarantoon. Silloin tiedot saadaan jälleen näkyviin portaaliin.
- Kysymykset ja keskustelu:
- Jos sama säätiö järjestää eri aikaan eri sisältöisiä hakuja. mitä otsikkoon kannattaisi kirjottaa, jotta vastaanottaja hahmottaisi haut hyvin? Onko esim. Apurahat tarpeeksi informatiivinen?
- Olisi hyvä nimetä otsikko mahdollisimman informatiivisesti. Voisivatko eri hakujen nimet olla erilaisia? Olisi hyvä tuoda jo nimeen näkyviin sen, kuka tutkimusta rahoittaa tai tuoda näkyviin tarkempia tietoja hausta, kuten että kyseessä on syksyn haku tai mistä rahastosta on kyse. Olisi hyvä itse miettiä, leikkiä palvelumuotoilijaa ja miettiä kuinka käyttäjä löytäisi tiedot parhaiten.
- Kokemuksia tietojen lähettämisestä Aspicoren ja Datalinkin kautta
- Aspicoren järjestelmässä koettu seuraava prosessi: Kun rahoittaja kirjaa uuden haun Aspicoren järjestelmään, haun kohdalla näkyy korostettuna seuraavan ilmoitus: "Tiedejatutkimus (entinen Aurora) tiedonsiirto ei ole käytössä. Jos haluat siirtää tiedot avoimista hauista automaattisesti tiedejatutkimus.fi palveluun ota yhteyttä Aspicoreen." Kun rahoittaja on kerran ilmoittanut haluavansa automaattisen tiedonsiirron pariin, niin sen jälkeen rahoittaja jatkossa ilmoittaa tiedot suoraan kunkin haun yhteydessä ja tiedot siirtyvät automaattisesti tiedejatutkimus.fi-portaaliin
- Datalink toimii eri tavalla, sinne on taustalle erikseen rakennettu lomake. Sinne lomakkeelle sitten pitää käsin syöttää kaikki tiedot kolmella eri kielellä. Eli siis ei vähennä työtä missään kohtaa. Se minkä ennen täytin Auroraan, täytän nyt siis Datalink-lomakkeelle.
- Kun ensimmäinen rahoitushaku on julkaistu Datalinkin apurahajärjestelmän kautta, ilmoittaudutaan vielä tiedejatutkimus-sivuston ylläpitäjälle täyttämällä lomake ja tämä lisää automaattisen päivityksen apurahajärjestelmästä jatkossa käyttöön.
- Mitä Datalinkin lomakkeen tiedoista siirtyy portaaliin?
- Tutkimustietovarantoon toimitettavat tiedot esiteltiin tarkemmin (kts.materiaali).
- CSC:n puolella ei ole näkyvyyttä rahoituksenhallintajärjestelmien sisään, joten tässä tapauksessa käyttökokemuksen kertyminen parantanee asiaa. Tukea saa Datalinkiltä.
- Datalinkin järjestelmä päivittää muokatut tiedot sivustolle useita kertoja päivässä, tietoja voi siis kokeilla ja muuttaa tarpeen mukaan.
- Millaiset kustannukset säätiöille tulee tutkimustietovarantoon liittymisestä?
- Mitään kustannuksia ei synny sen jälkeen, kun data on tutkimustietovarannon hallussa. Rahoituksenhallintajärjestelmään tehtävien konfigurointien kustannuksista ei ole tietoa sen ollessa palveluntarjoajan ja rahoittajan välinen asia. Tähän mennessä muutoksista ei ole tullut suoria kustannuksia.
- Kommentoitiin, että on helppo myydä varmasti eteenpäin säätiössä kulujen suhteen. Datalink (ja muut järjestelmien edustajat) saisivat mainostaa mahdollisuutta siirtoon enemmän.
- Osallistujat totesivat, että rahoituksen näkyminen ja käytettävyys ovat iso osa säätiöiden yhteiskunnallisen aseman säilyttämistä, joten säätiöiden kannattaa ehdottomasti liittyä tiedontoimittajaksi. Hyöty tulee vasta sitten, kun kaikki liittyvät tutkimustietovarantoon.
- On tärkeää, että säätiöt ovat kaikki yhdessä paikassa sen sijaan, että hakijat joutuvat etsimään tietoa pirtaleisesti eri lähteistä.
- Kehotettiin myös kannustamaan liittymiseen kaikkia kollegoita ja tuttuja.
- Walter Rydman esitteli rahoituspäätöstietoja tutkimustietovarannossa
- Osa rahoituspäätöstiedoista toimitetaan automaattisesti rahoituksenhallintajärjestelmien kautta (DataLink, Aspicore, Rimbert). Jos säätiö haluaa toimittaa tietojaan rahoituksenhallintajärjestelmän kautta, on tämän oltava yhteydessä tutkimustietovarantotiimiin siirron suunnittelemiseksi. Osa tiedoista päivitetään manuaalisesti (Rakennerahastot, EU- rahoituspäätökset). Ohjeet: Liittyminen tutkimustietovarantoon ja tiedejatutkimus.fi-sivustolle
- Tutkimustietovarannon rekisterinpitäjänä toimii OKM, laki tutkimustietovarannosta antaa tutkimustoimijoille (kuten rahoittajille) oikeuden siirtää tietonsa tutkimustietovarantoon. Rahoittajasta ei tule rekisterinpitäjää tutkimustietovarantoon. Hallinnollinen prosessi tiedonsiirron aloittamiseksi on lain voimaantulon jälkeen kevyt.
- Keskustelua ja kysymyksiä:
- Miten tiedot rahoituspäätöksistä ilmoitetaan Datalinkin kautta?
- Rahoituspäätösten osalta tietosisältö konfiguroidaan säätiön/tietojen toimittajaorganisaation, Datalinkin ja CSC:n kanssa, jonka jälkeen tietoja aletaan siirtämään. Rahoituspäätösten osalta käyttöönoton jälkeen ei pitäisi vaatia juurikaan ylimääräistä työtä. Rahoitushakujen tiedot ilmoitetaan erikseen.
- Miten jatkuva hausta, jossa rahoitetaan myös tutkimuksen lisäksi esim opiskelijoiden ryhmämatkoja, voi eritellä rahoituspäätöksiä?
- Rahoituspäätöksiin tarvitaan luokittelu, esimerkiksi käyttäen jotain kolmesta rahoitusmuodosta (apuraha, väitöskirjatyö, matka-apuraha). Myös asiasanoitusta voi käyttää. Ilman luokittelua tutkimustietovarannossa ei voi tietoja erotella toisistaan. Luokittelu on helpointa tehdä jo rahoituksenhallintajärjestelmässä yhdessä palveluntarjoajan kanssa ja siirtää vain osa tiedoista.
- Rekisterinpitäjyys: Tuleeko tietoja toimittavasta organisaatiosta rekisterinpitäjä tutkimustietovarantoon: Ei tule. Säätiö ylläpitää omaa rekisteriään. TTV:n rekisterinpitäjä on OKM.
- Rahoitustietojen hyödyntäminen tutkimustietovarannosta
- Laki mahdollistaa myös tietojen jakamisen. Rahoitustietojen jakaminen rajapinnan kautta on mahdollista tämän vuoden loppuun mennessä.
- ORCID -tunnisteen käyttö suositeltavaa, joidenkin käyttötapausten toteuttamiseksi välttämätöntä.
- Rahoittajat voivat ohjata esimerkiksi omilta sivuiltaan Tiedejatutkimus.fi -portaaliin. Käytettävissä on myös logot ja muuta esittelymateriaalia: Esittelymateriaaleja
- Tiedejatutkimus.fi on myös aktiivinen Twitterissä nimimerkillä @tiedejatutkimus.fi
- Kysymyksiä voi lähettää osoitteeseen tiedejatutkimus@csc.fi