Synergiaryhmän työpaja

Aika: ti 20.9.2016 - ke 21.9.2016
Paikka: Jyväskylän yliopisto, kokoustila Lyhty (ks. tarkemmat ohjeet alta)
Ilmoittautuminen: Doodlessa (tiedot erityisruokavaliosta: outi.tasala@csc.fi)
Työskentelymateriaalit: Julkaistaan linkkeinä ohjelman sisällä.
Käytännön järjestelyt: Kts. sivun alaosa

Osallistujat: Janne Santala (pj), Markku Närhi, Petri Heinonen, Pekka Linna, Virve Peltoniemi, Päivi Lignell, Katja Arstio, Päivi Aho, Anne Litja, Anne Kokkonen-Metsola, Outi Tasala (siht)

Teemat

Systeemikyselyn luokat ja niiden vastaavuus Synergiaryhmän prosessityöhön
Opiskelun ja opetuksen tuen ja hallinnon palvelut (toiminta-arkkitehtuuri)

Tavoitteet

Käsitys siitä, mitä tähän mennessä on tuotettu
Käsitys tähän mennessä tuotettujen palvelumääritysten soveltamismahdollisuuksista omassa korkeakoulussa
Puuttuvien palvelumääritysten luominen

Materiaalit

Systeemikyselyn luokat ja koulutuksen ja opetuksen järjestämisen prosessit
- Systeemikysely (lähetetty sähköpostilla)
- Alustus
- Työstötiedosto. Tiedostossa on kolmella eri välilehdellä listattuna koulutuksen ja opetuksen järjestämisen prosessikokonaisuuksien aliprosessit, sekä systeemikyselyssä käytetty luokittelu opintohallinnon osalta:
Palveluiden määrittelyä varten on tuotettu seuraavat materiaalit
- Palveluitten nykytilanne prosesseittain ja aliprosesseittain luokiteltuna
  - Merkinnät
    - Merkittynä taulukossa on nimi, palvelun määrittelytyön tilanne sekä se, missä tilanteessa viimeisin määrittely on synnytetty
    - Määrittelytyön tilanne voi olla
      - Palvelun nimi: palvelu on vain nimetty
      - Lyhyt kuvaus: muutaman sanan mittainen luonnehdinta palvelusta
      - Keneltä, kenelle, millä jne.:helmikuussa 2014 käytetyn jäsennyksen mukainen kuvaus palvelusta
      - Vuorovaikutuskaavio: syyskuussa 2015 käytetyn sinikopion mukainen kuvaus palvelusta; tai
      - Määrittely: helmikuussa 2016 käytetyn jäsennyksen mukainen kuvaus palvelusta, jossa kuvataan asiakkaan päämäärät ja tavoitteet ja tätä taustaa vasten palvelun tuottama lisäarvo
  - Palvelut prosesseittain omilla sivuillansa
  - Lisäksi on kerätty yhdelle wiki-sivulle tieto kaikista niistä tilanteista, joissa OPI-yhteistyön puitteissa on työstetty palveluita sekä linkit tuotettuihin aineistoihin:
    - Palveluiden-maarittelyn-historia

Ohjelma

Tiistai 20.9.	Kokoustila Lyhty
9.00	Esittelykierros ja isäntäkorkeakoulun esittäytyminen
9.20	Työpajan avaus: päivän teemat (aamukahvin ohessa)
9.30	Systeemikyselyn luokat ja niiden vastaavuus Synergiaryhmän prosessityöhön Synergiaryhmän määrittelemät koulutuksen ja opintojen järjestämisen prosessit (5 min.) Systeemikyselyssä syksyllä 2015 käytössä ollut luokitus (10 min.) Systeemikyselyn luokkien muokkaaminen vastaamaan Synergiaryhmän määrittelemiä prosesseja (20 min.) Tulosten läpikäyminen (10 min.)
10.15	Palvelujen määrittäminen, johdanto Mitä ollaan tekemässä (mitä ne palvelut ovat, miksi niitä määritellään) (5 min.) Missä ollaan nyt (mitä on tehty tähän mennessä ja mitkä ovat tulokset) (10 min.) Mitä tehdään tänään ja huomenna (mikä on rajaus, mitkä ovat tavoitteet) (5 min.) Kuinka sinne mennään (mikä on toimintatapa, mitä ovat materiaalit) (10 min.)
10.45	Palvelujen määrittäminen pienryhmissä käydään läpi oman pienryhmän vastuulla oleva prosessi aliprosesseittain mitä palveluita on listattu aliprosessin kohdalle onko lista kattava onko listalla päällekkäisyyksiä ovatko palvelut järkevällä tavalla samankokoisia muokataan kunkin aliprosessin kohdalla olevaa listaa palveluista
12.00	Lounas (omakustanteinen)
13.00	Palvelujen määrittäminen pienryhmissä jatkuu keskustelu ensimmäisten jakson työskentelystä (45 min.) ongelmakohdat havainnot ja oivallukset ensimmäiset tulokset pienryhmän vastuulla olevan (ensimmäisen tai) toisen prosessin työstäminen (120 min.) nykytilanteen läpikäyminen mitä palveluita on listattu aliprosessin kohdalle onko lista kattava onko listalla päällekkäisyyksiä ovatko palvelut järkevällä tavalla samankokoisia muokataan kunkin aliprosessin kohdalla olevaa listaa palveluista
15.45	Päivän yhteenveto (15 min.)
19.00	Omakustanneillallinen Vanha Asemaravintola

Keskiviikko 21.9.	Kokoustila Lyhty
8.30	Toisen päivän avaus Edellisen päivän tulokset ja työn tilanne Päivän tavoitteet ja työskentelytavat
	Palvelujen määrittäminen pienryhmissä
8.55-10.30	Prosessi- ja aliprosessikohtaisten palveuiden tunnistaminen lyödään kasaan aliprosessikohtaiset palvelulistat työskentelytapa organisoituminen jakaudutaan tiistaipäivän pienryhmiin jokaisesta ryhmästä yksi siirtyy myötäpäivään katsottuna seuraavaan ryhmään työskentelytapa ryhmässä entuudestaan olevat käyvät ryhmään saapuneen kanssa läpi tiistaina tehdyn työn tulokset hyödynnetään ensimmäisen päivän jälkeen puhtaaksikirjoitettuja versiota (XX_Editoitu-tilanne_2016-09-20) koulutussuunnittelu opetussuunnittelu opetustarjonnan suunnittelu opetuksen toteuttaminen opiskelijaksi hakeutuminen opintojen suunnittelu tehdään keskustelun jälkeen tarpeellisiksi katsotut muutokset käytössä olevalle wiki-sivulle (yllä olevat linkit) onko niin, että listalta löytyvät tarpeelliset/keskeiset palvelut palvelut ovat otsikkotasolla ymmärrettäviä eihän ole niin, että palvelut ovat päällekkäisiä palvelukuvausten raekoko vaihtelee huomattavasti
10.30-11.30	Palveluiden määrittäminen (90 min.) palvelukuvaukset tehdään helmikuussa ja toukokuussa käytetyn mallin mukaisesti palvelun asiakkaan päämääriin ja tavoitteisiin kiinnittyen asiakkaan päämäärä ja tavoitteet (mihin asiakas pyrkii ylipäätään ja mitkä ovat asiakkaan havaittavat askeleet) palvelun tuottama lisäarvo (miksi asiakas käyttäisi palvelua, mitä se helpottaa tai mahdollistaa asiakkaalle) palvelun kuvaus (mitä palvelu sisältää, mitä tapahtuu kun palvelua tarjotaan, mitä tehdään) palvelun tuottamisen edellytykset (mitä taustapalveluita tai rakenteita tarvitaan, että asiakkaalle näkyvä palvelu pystytään tarjoamaan) kullakin prosessilla on oma kansionsa Google Drivessa jokaisessa kansiossa on yksi palvelun kuvauspohja (hiiren oikea nappi: Copy) linkki prosessin kansioon on prosessin palvelulistauksen wiki-sivulla, joihin linkit yllä
11.30	Lounas (omakustanteinen)
12.30-13.00	Yhteiskatselmus (30 min.) missä ollaan nyt eli onko ongelmia havainnot ja oivallukset toiset tulokset
13.00	Toiminta-arkkitehtuurin palvelut palvelujen määrittämistä edelleen (90 min.) palvelut, joista on jo ehdotus olemassa tehdään hyväksyttävien palvelukuvausten viimeisimmistä versioista kopio siihen kansioon, jossa ne ovat ("Make a Copy") siirretään kopio työstettävän prosessin kansioon tämän työpajan kansiossa muokataan ehdotusta pienryhmän näkemysten mukaisesti puuttuvien palvelukuvausten tuottaminen kopioidaan palvelukuvauspohja työstettävän prosessin kansiossa nimetään palvelukuvauspohjan kopio uudelleen kuvattavan palvelun mukaan määritellään ryhmän keskustelujen perusteella palvelulle kehikon mukainen kuvaus mikäli työt loppuvat tai on tarve tehdä jotain muuta välillä esimerkkitoteutusten tuottaminen kuvatuille palveluille ilman IT:tä, nykytila, villi visio palvelujen ja todellisuuden mappaus järjestelmien, järjestelmäkehityshankkeiden, toiminnankehityshankkeiden, yksikköjen linkittäminen Synergiaryhmän työssä tunnistettuihin palveluihin työskentelyn purku (30 min.)
14.55	Työpajan yhteenveto ja päätössanat

Tulokset pähkinänkuoressa

Systeemikysely

Aliprosesseja on 49kpl vastaamaan Systeemikyselyn 22 luokkaa. Vastaavuuksia hahmoteltaessa osa nykyisistä Systeemikyselyn luokista vastasi useampaa aliprosessia (esim. systeemikyselyn Koulutuksen perustaminen, koulutustarjonnan ja valintaperusteiden suunnittelu) ja osin taas yksi aliprosessi vastaa useampaa Systeemikyselyn luokkaa
Aliprosessit ovat Systeemikyselyn luokkiin verrattuna sellaisia, että niiden nimistä ei samoin kuin kyselyssä suoraan käy selville mitä järjestelmiä kyseiseen kohtaan tulisi kirjata - seliteteksteille olisi tarvetta.
Välitason ehdottaminen Systeemikyselyyn (opintohallinnon ja varsinaisen luokan väliin) oli keskustelussa: välitasot mahdollisesti prosessialueista (9kpl)
Keskusteltiin siitä, olisiko parempi yrittää pieniä muutoksia nopealla aikataululla, vai työstää esim. keväällä v.2017 kyselyä varten isompaa muutosta
Vaihtoehdot:
- Pidetään Systeemikyselyn luokittelu ennallaan muutoin, mutta erotellaan termejä tarvittaessa (kommentteja yhteisesti jaetussa Excelissä)
- Tuodaan Systeemikyselyn ylätason (opintohallinto) ja alemman tason (luokat) väliin prosessikokonaisuudet (9 kpl), ja jaotellaan Systeemikyselyn olemassa olevat luokat näiden mukaan
- Otetaan aikalisä ja pyritään kehittämään kyselyä yhdessä FUCIOn/AAPAn kanssa ennen v.2017 kyselyä
Palvelut
- - Työpajassa tehdyt uudet palvelumääritykset, lisäykset, poistot ja muokkaukset on koottu omalle tulossivulleen.
  - Palveluiden työstö jatkuu iskuryhmän toimesta seuraavien muutamien viikkojen aikana

Käytännön järjestelyt

- Jyväskylän yliopiston kampukset
- Paikoitus ja kokoustila
  - Jos tulette autolla, joten suosittelen jättämään auton Agoran parkkipaikalle. Parkkipaikat ovat kampuksella todellinen ongelma, koska niitä on todella vähän tai niissä on tuntirajoitteita. Agoran vapaat pysäköintipaikat ovat rantaväylän varressa, kuten seuraavaan on merkitty. https://www.jyu.fi/yliopistopalvelut/sidosryhmille/how-to/agoran-pysakointipaikat/agoran-pysakointipaikat
  - Parkkipaikoilta matkaa kokoustila Lyhtyyn on kävellen noin 1,1 km eli noin 15 min kävely. Tarkempi reitti Google Mapsin perusteella, mutta alkumatkasta ei tarvitse kiertää kartan näyttämää reittiä.
  - Kokoustila Lyhty sijaitsee Philologica rakennuksen pohjoisen puoleisessa päässä.
- Reitti matkakeskuksesta
  - Kävellen matka on 1.6 - 1.7 km Google Mapsin perusteella. Suosittelen näistä pohjoisinta reittiä.
  - Taksilla tultaessa kannattaa mennä JY:n liikuntarakennuksen parkkipaikalle (osoite on pienin varauksi Keskussairaalantie 4).
- Kulkuvälineet:
- Hotellit