Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmän kokous 2017\1

• Perjantaina 17.2.2017 kello 12.00–15.00
• Opetus- ja kulttuuriministeriö, nh. Väinämöinen (Meritullinkatu 10)

Jäsenet

• Ilmari Hyvönen, ylitarkastaja, opetus- ja kulttuuriministeriö (puheenjohtaja), – ESTE
• Juha Haataja, opetusneuvos, opetus- ja kulttuuriministeriö (varapuheenjohtaja)
• Jaana Backman, tutkimuspalvelujohtaja, Itä-Suomen yliopisto
• Jukka Ivonen, tietohallintopäällikkö, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
• Eija Lantta, opintoasiainjohtaja, Lahden ammattikorkeakoulu
• Ilkka Niemelä, provosti, Aalto-yliopisto
• Manu Pajuluoma, tietohallintojohtaja, Lapin yliopisto
• Pertti Puusaari, rehtori, Hämeen ammattikorkeakoulu 
• Tuija Raaska, kehityspäällikkö, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
• Eva Maria Raudasoja, johtaja, Oulun yliopisto – ESTE sijaisena Kati Kettunen, palvelupäällikkö, Helsingin yliopisto
  
• Ilkka Siissalo, tietohallintojohtaja, Helsingin yliopisto
• Mika Silander, erikoissuunnittelija, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos
• Juha Venho, tietohallintopäällikkö, Turun ammattikorkeakoulu

Asiantuntijat

• Janne Kanner, johtaja, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
• Antti Mäki, johtaja, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy (ryhmän sihteeri)

Muistio

1 Kokouksen avaus ja työjärjestyksestä päättäminen

• Haataja avasi kokouksen kello 12:00 ja kertoi, että opetus- ja kulttuuriministeriö on asettanee Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmälle jatkoajan vuoden 2017 loppuun saakka, asettamispäätöstä ei kuitenkaan vielä ole. Todettiin, että ohjausryhmä jatkaa toimintaansa olettaen, että jatkoaika annetaan.
• Päätettiin ottaa työjärjestykseksi kutsussa esitetty asialista siten täydennettynä, että ohjausryhmän itsearvioinnin ja loppuraportin osana esitellään Niemelän ja Puusaaren valmistelema pohdinta jatkosta (liite 4a). 

2 Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen

• Hyväksyttiin 2.12.2016 pidetyn kokouksen muistio: 2016_12_02 Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhma (liite 2).
• Todettiin, että 2.12. kokouksen jälkeen viimeisteltyä ja kommentoitua, ja kommenttien pohjalta vielä viimeisteltyä loppuraporttia ei sovitulla tavalla hyväksytty sähköpostikokouksessa, koska ilmeni, että ryhmälle todennäköisesti asetetaan jatkoaika.

3 Asiat FUNET-työvaliokuntana

• Kanner esitteli, (Liitteet 3b ja 3c, luottamukselliset liitteet)

3.1 FUNET 2020

• 2.12.2016 kokouksessa linjattiin esitetyn toteutustavan viemisestä korkeakoulujen asiantuntijoiden arvioitavaksi
• Haataja esitteli OKM:ssä esille nousseita ajatuksia investointimallista ja budjetista (liite 3a, luottamukselliset liitteet): Mikäli OKM vastaisi kokonaan investoinnista, on mahdollista että korkeakoulujen osuus vuosittaisista käyttökustannuksista nousisi esimerkiksi 10-2010-20 prosenttiyksikköä nykyisestä noin 50 prosentista, kun OKM ei investoinnin vuoksi voisi tukea vuosittaisia käyttökuluja yhtä paljon kuin nykyisin.
• Todettiin, että korkeakoulujen Funet-maksuosuuden nousun sijaan voisi kyseeseen tulla myöskin OKM:n panoksien siirto jostain muusta osasta OKM:n korkeakoulu- ja tiedepolitiikan osaston vuosittain CSC:ltä hankkimien palveluiden kokonaisuutta. Kuitenkin samaan aikaan paineita kustannusten nousuun on myös esimerkiksi datalähtöisen tutkimuksen edellytyksien kehittämiseksi.
• Päätökset asiassa tehtäisiin kokouksessa 31.3.2017.

3.2 Palveluvalikoima ja vuosiraportit

• Keskusteltiin esitetystä

3.3 FUNET backup -päätös

• Esitetystä käydyn keskustelun perusteella
• (82) Otetaan Funet Backup Funet-palveluvalikoimaan erillismaksullisena, valinnaisena lisäpalveluna, joka pyörii omillaan ja kattaa kehitys-, tuotteistus, myynti- ja markkinointi- etc. kustannuksensa palvelumaksuilla kolmessa vuodessa. CSC:n on erityisesti huomioitava, että palvelun tarjoaminen tehdään vaarantamatta muuta kehitystä, koska yhteiset investoinnit alkamassa. Seurataan ohjausryhmässä palvelun liiketoiminnan kehittymistä.

3.4 GÉANT:n kilpailutusten tulosten esittely

• (83) Esitetyn mukaisesti CSC osana Funet-palvelua tuo eurooppalaisen pilvipalveluiden yhteiskilpailutuksen tulokset Funet-organisaatioiden hankittaviksi suoraan palvelun tarjoajilta "referrer-malli". 

3.5 FUNET Tiimin (Adobe Connect) tilannekatsaus sekä GÉANT:n puitekilpailutus videoneuvottelupalveluista

• Keskusteltiin esitetystä

4 Ohjausryhmän itsearvioinnin ja loppuraportin hyväksyminen

• Itsearviointi ja loppuraportti (liite 4)
• Puusaaren ja Niemelän alustus (liite 4a)
  • Kuva korkeakoulutuksen ja ICT:n ohjausyhteistyötä on erittäin tärkeä, erityisesti, koska siitä havaitaan, että CSC on vain yksi pieni nokare siinä.
  • Ohjausyhteistyön kohteena oleva korkeakoululaitoksen yhteinen kokonaisarkkitehtuuri on moniulotteinen ja sitä ohjaavat eri ryhmät. 
  • Tällä ohjausryhmällä on kokonaisvastuu yhteisestä arkkitehtuurityöstä: pitäisi tarttua tähän vastuuseen paljon yksinkertaisemmalla ylätasolla tasolla, jotta voitaisiin todella ohjata.
  • Keskeistä on, että ohjauksella yleensä ja CSC:n strategisella asiakasohjauksella erityisesti on selkeä vuosikello ja prosessi.
  • Tässä nostetaan itsearvioinnista ja loppuraportista kolme asiaa huomion kohteeksi:
  • Ensinnäkin CSC:n strateginen asiakasohjaus tulee erottaa omaksi kokonaisuudekseen. Tässä lienee rooli CSC:n neuvottelukunnalla.
  • Toiseksi yhteinen korkeakoulujen tietohallinnon kokonaisarkkitehtuuri tulee nähdä kokonaisuutena ja siitä on jaettava yhteinen tulevaisuussuuntautunut näky. Mikäli tämä ohjausryhmä ottaa vastuun tästä, on ohjausryhmän kokoonpanoa pohdittava tästä tehtävästä lähtien, jotta pystytään puhumaan samaa kieltä.
  • Kolmanneksi tarvitaan kokeilukulttuurin mekanismia, jossa halukkaat kokeilijat ja osaavat toteuttajat voivat toteuttaa yhteiseen kokonaisarkkitehtuurin tulevaisuusnäkyyn sopivia kokeiluja yhteiseen käyttöön ja siten, ettei kokeilijalle synny kohtuuttomia kustannuksia.
• Keskusteltiin esitetystä. Haataja vie keskustellun OKM:n tietoon ja pohtii Hyvösen kanssa, miten tämä vaikuttaisi ohjausryhmän vuoden kokousten suunnitteluun.

5 OKM:n vuonna 2018 CSC:ltä tekemää palveluostoa koskevan valmistelun käynnistäminen

• Opetus- ja kulttuuriministeriön korkeakoulu- ja tiedepolitiikan osaston ja CSC:n sopimus vuonna 2017 toimitettavasta palvelukokonaisuudesta, (sopimus liite 5, sopimuksen liitteet: luottamukselliset liitteet) sekä palveluiden esittely (http://okm-palvelut.csc.fi/)
• Keskusteltiin toimintatavasta ja välineistä, joiden avulla korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT:n ohjausyhteistyön rakenteiden kautta saadaan selville korkeakoulujen perustellut näkemykset sopimuksen sisällöstä ja painotuksista mahdollisten uudistuslinjausten pohjaksi. 
• (84) Perehdytään seuraavassa kokouksessa sopimuksen ohjaukseen: millainen nykyinen vuosikello ja prosessi on, mistä tulee ne stepit ja inputit, milloin sopimuksen sisältöön voidaan vaikuttaa, miten erotetaan isot ja pienet asiat ja miten keskustelut niihin vaikuttamiseksi ajoitettaisiin oikein. 

6 Kokonaisarkkitehtuurin ohjausryhmä

• Mäki esitteli ohjausryhmän tiedoksi kuvan ohjausyhteistyön eräistä rakenteista toiminnan alan mukaisesti
• Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT:n ohjausyhteistyön eri tahot ja korkeakoulujen edustajat
  • Nykyisissä ohjausyhteistyön ryhmissä mukana olevat (luottamukselliset liitteet)
  • Kuva ohjausyhteistyön eräistä rakenteista toiminnan alan mukaisesti (liite 6)
• Ohjausyhteistyön rakenteiden voimassaolot ja uusiutumistahti
  

  • CSC:n neuvottelukunta vuoden 2018 loppuun (liite 6)

  • Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmälle jatkoaika vuoden 2017 loppuun (liite 1)

  • Korkeakoulujen yhteishaun toteuttamisen ja Opintopolku.fi-palvelun kehittämisen ohjausryhmä (liite 9)

  • Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmä (liite 7)

  • Tutkimushallinnon tietovirtojen ja tutkimustietovarannon johto- ja ohjausryhmät (liite 8)

7 Seurattavat asiat

• Erityisavustukset korkeakoulujen kehittämishankkeisiin, rahoituspäätökset, tarkemmat hankehakemus ja -päätösmateriaalit sekä alustava analyysi saatavilla Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmän (KOOTuki) kokousaineistossa 8.2.2017
  
• Suomi.fi: korkeakoululaitos kansalliseen palveluarkkitehtuuriin ja tähän liittyen korkeakoulujen kapa-tiekartta (liite 7a)
• JUHTA on hyväksynyt JHS 179 v2.0:n.
• Seurattavien asioiden lista 
• Keskusteltiin seurattavista asioista EU:n tietosuoja-asetuksesta: todettiin, että Arene järjestää korkeakoulujen asiantuntijoille avoimen työpajan asiasta 13.3.2017 Arcadassa, useissa korkeakouluissa on myös perustettu työryhmiä asiaa varten. KOOTuki tahollaan tukee asetuksen soveltamisesta opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon tietojärjestelmiin Suomessa. CSC kokoaa Synergian opintohallinnon tietojärjestelmiä edustavan ekosysteemiryhmän tutustumaan SEC-ryhmän laatimaan tiekarttaan ja katsomaan mitä puuttuu. KOOTuki kokoaa Tietohallintojohtajien verkostojen pääsihteereiden ja opintoasioiden johtajien verkostojen koordinaattoreiden kesken yhteistä tilannekuvaa (ml. Arenen ja Unifin toimet).

8 Muut esille tulevat asiat

9 Ilmoitusasiat

• Ohjausryhmän seuraava kokous on 31.3.2017 perjantaina kello 9-12 opetus- ja kulttuuriministeriössä.

10 Kokouksen päättäminen

• Haataja päätti kokouksen kello 15:00

Liitteet

Asialista 

1 Kokouksen avaus ja työjärjestyksestä päättäminen

• Opetus- ja kulttuuriministeriö on asettanut Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmälle jatkoajan vuoden 2017 loppuun saakka (liite 1)

2 Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen

• 2016_12_02 Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhma (liite 2)

3 Asiat FUNET-työvaliokuntana

• Janne Kanner esittelee, (Liitteet 3b ja 3c, luottamukselliset liitteet)

3.1 FUNET 2020

• 2.12.2016 kokouksessa linjattiin esitetyn toteutustavan viemisestä korkeakoulujen asiantuntijoiden arvioitavaksi
• Keskustellaan OKM:n pohdinnan perusteella investointimallista ja budjetista, Juha Haataja esittelee (liite 3a, luottamukselliset liitteet)
• Päätöksiä tehtäisiin kokouksessa 31.3.2017.

3.2 Palveluvalikoima ja vuosiraportit

3.3 FUNET backup -päätös

3.4 GÉANT:n kilpailutusten tulosten esittely

3.5 FUNET Tiimin (Adobe Connect) tilannekatsaus sekä GÉANT:n puitekilpailutus videoneuvottelupalveluista

4 Ohjausryhmän itsearvioinnin ja loppuraportin hyväksyminen

• Itsearviointi ja loppuraportti (liite 4)
• Puusaaren ja Niemelän alustus (liite 4a)

5 OKM:n vuonna 2018 CSC:ltä tekemää palveluostoa koskevan valmistelun käynnistäminen

• Opetus- ja kulttuuriministeriön korkeakoulu- ja tiedepolitiikan osaston ja CSC:n sopimus vuonna 2017 toimitettavasta palvelukokonaisuudesta, (sopimus liite 5, sopimuksen liitteet: luottamukselliset liitteet) sekä palveluiden esittely (http://okm-palvelut.csc.fi/)
• Päätetään toimintatavasta ja välineistä, joiden avulla korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT:n ohjausyhteistyön rakenteiden kautta saadaan selville korkeakoulujen perustellut näkemykset sopimuksen sisällöstä ja painotuksista mahdollisten uudistuslinjausten pohjaksi

6 Kokonaisarkkitehtuurin ohjausryhmä

• Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT:n ohjausyhteistyön eri tahot ja korkeakoulujen edustajat
  • Nykyisissä ohjausyhteistyön ryhmissä mukana olevat (luottamukselliset liitteet)
  • Kuva ohjausyhteistyön eräistä rakenteista toiminnan alan mukaisesti (liite 6)
• Ohjausyhteistyön rakenteiden voimassaolot ja uusiutumistahti 
  

  • CSC:n neuvottelukunta vuoden 2018 loppuun (liite 6)

  • Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmälle jatkoaika vuoden 2017 loppuun (liite 1)

  • Korkeakoulujen yhteishaun toteuttamisen ja Opintopolku.fi-palvelun kehittämisen ohjausryhmä (liite 9)

  • Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmä (liite 7)

  • Tutkimushallinnon tietovirtojen ja tutkimustietovarannon johto- ja ohjausryhmät (liite 8)

7 Seurattavat asiat

• Erityisavustukset korkeakoulujen kehittämishankkeisiin, rahoituspäätökset, tarkemmat hankehakemus ja -päätösmateriaalit sekä alustava analyysi saatavilla Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmän (KOOTuki) kokousaineistossa 8.2.2017
• Suomi.fi: korkeakoululaitos kansalliseen palveluarkkitehtuuriin ja tähän liittyen korkeakoulujen kapa-tiekartta (liite 7a)
• JUHTA on hyväksynyt JHS 179 v2.0:n.
• Seurattavien asioiden lista 

8 Muut esille tulevat asiat

9 Ilmoitusasiat

10 Kokouksen päättäminen