Etenemisaikataulu
Ohjeita tiedonkeruuseen:
Ohjeita tietojen jatkokäsittelyyn
Duplikaatit
- Duplikaatit extra-vipusen virheraportilla: https://extra.vipunen.fi/julkaisutiedot/Sivut/Tiedon-laatu.aspx -> Latausraportti (duplikaatit)
- Mikäli kaksi julkaisua on tunnistettu duplikaateiksi, toisen julkaisun tilakoodi on "2" ja toisen 0
- Jos duplikaatti on tunnistettu oikein, organisaation tulee poistaa tilassa 0 oleva julkaisu 5.4. mennessä (julkaisu tuodaan VIRTAan uudelleen tilassa -1)
- Jos duplikaatti on tunnistettu organisaation mielestä VÄÄRIN (ei ole duplikaatti eli esim. sama nimi mutta eri julkaisu), se voidaan muuttaa VIRTA-julkaisutietopalvelussa tilaan 2. Ilmoitus tällöin sähköpostitse virta-julkaisutietopalvelu@csc.fi
- Tavoite 5.4: raportilla ei tulisi olla lainkaan duplikaatteja (on joko poistettu tai ilmoitettu spostilla)
- Jos on jo ilmoittanut duplikaatista sähköpostitse, ei tarvitse huolehtia vielä - kaikkia ilmoitettuja ei ole vielä korjattu
Yhteisjulkaisujen julkaisutyyppiristiriitaisuudet
- Yhteisjulkaisujen ristiriitaisuudet Extra-Vipusessa https://extra.vipunen.fi/julkaisutiedot/Sivut/Tiedon-laatu.aspx (latausraportti: yhteisjulkaisut)
- Huom. summasarake ei kuvaa julkaisujen määrää, joten siihen ei kannata kiinnittää huomiota
- Organisaatioiden tulee korjata ristiriitaiset julkaisutyypit 5.4. mennessä (saman tiedonkeruuvuoden yhteisjulkaisut)
- Mikäli julkaisutyyppi on omassa julkaisussa oikein, ei tarvitse tehdä mitään
- Mikäli julkaisutyyppi on omassa julkaisussa väärin, se tulee tuoda korjattuna uudelleen VIRTA-julkaisutietopalveluun
- Jos yhteisjulkaisu on tunnistettu organisaation mielestä väärin (ei ole yhteisjulkaisu), ilmoitus tällöin sähköpostitse virta-julkaisutietopalvelu@csc.fi
- Jos julkaisu on raportilla, mutta julkaisutyypissä ei näy ristiriitaisuutta, todennäköisesti yhteisjulkaisun toinen osapuoli on ilmoittanut sen edellisen vuoden tiedonkeruussa.
- Organisaation ei tarvitse tässä tapauksessa tehdä vielä mitään, OKM katsoo nämä tapaukset läpi ja antaa erillisen ohjeistuksen.
- Muiden kuin julkaisutyyppien osalta ristiriitaisuuksien korjaaminen ei välttämätöntä, mutta tietojen oikeellisuuden vuoksi suositeltavaa jossakin vaiheessa
- Jos 5.4. jälkeen julkaisutyypeissä vielä ristiriitaisuuksia, ne korjataan VIRTAan OKM:n toimesta
Puutteelliset viitetiedot
- Tieto puutteista ja virheistä, jotka estävät julkaisukanavan tunnistamisen (esim. ISSN-tunnus väärin), lähetetään organisaatioille maaliskuun aikana.
- Tietoja voi korjata 5.4. asti.
Ohjeita korjaamiseen
- Listan oman organisaation julkaisuista saa, kun asettaa Extra-Vipusen latausraportilla suodattimeksi oma organisaatiosi
- Tiedot voi ladata exceliin omalle koneelle (klikkaan ratasta vasemmassa erunassa ja valitse ”lataa”)
- Julkaisu korjataan VIRTAan tuomalla se uudelleen korjatuin tiedoin (JulkaisunTunnus tai JulkaisunOrgTunnus tulee täsmätä alkuperäiseen)
- Julkaisu poistetaan VIRTAsta tuomalla se uudelleen julkaisun tila –koodilla ”-1” (JulkaisunTunnus tai JulkaisunOrgTunnus tulee täsmätä alkuperäiseen)
- Tiedot päivittyvät Extra-Vipuseen 3 tunnin välein (klo 9.10, 12.10 jne.)