Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmä (KOOTuki) kokous 8/2020

MUISTIO (luonnos)

1. Kokouksen avaus ja työjärjestyksestä päättäminen

  • Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 10:00
  • Sihteeri esitti muutosta asialistan järjestykseen
    • Siirrettiin kohta 5 kohdaksi 3 ja kohta 7 aloitetaan jo ennen lounasta esittelijöiden aikatauluista johtuen
    • Hyväksyttiin asialista em. muutoksella

2. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen

3. Terveiset Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen digitalisoitumisen ja ICT:n yhteisseminaarista ja ka.csc.fi -tiekartan tilannepäivityksen toteaminen

  • Antti Mäki esitteli tiekartan muutokset ja terveiset seminaarista
    • ka.csc.fi ja 2020-12-01 Muutokset tiekartalle
      • 2020_12_01 Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhma
      • Yhteisistä asioista poistettu yleisellä tasolla olevia kohtia ja niiden sijaan konkretisoitu lisäämällä uusia kotia kuten eurooppalaiset data-avaruudet, GAIA-X. 
      • Koulutukset asiat
        • Lisätty Eurooppalaisten korkeakoulujen digialoitteet, joissa teemoina samat isot linjat kuin kansallisesti kehittämishankkeissa ja esimerkiksi Digivisiossa.  
        • Lisätty Digivisio 2030 hankkeena, johon yhdistetty aiemmat Digivisio-teemat tiekartalta 
        • Muokattu sähköiset valintakokeet -kohtaa poikkeusolosuhteiden opiskelivalinnoiksi 
        • Keskusteltiin LMS-kohdasta, joka vaatii täsmentämistä 
      • Tutkimuksen asiat
        • lisätty FIRI-tiekartan päivitys
    • Yhteisen tiekartan lukeminen ja päivittäminen, viestin vieminen omille sidosryhmille (https://wiki.eduuni.fi/x/sgcPCQ)

Keskustelua

  • Keskusteltiin seurannasta ja kehitystyöstä jatkossa. Yhteinen pyrkimys koota ja jakaa kokonaiskuvaa on edelleen tärkeää ja tarpeen. TH-ICT -ohjausryhmä tai vastaava ryhmä myös jatkossa varmasti edistää yhteisten asioiden koontia. Seminaarissa keskusteltiin, mitä ovat ne asiat joita halutaan yhteisesti jakaa ja ylläpitää. OKM ostaa tähän kokonaiskuvan ylläpitoon palvelua CSC:ltä myös jatkossa. 
  • Saatavilla olevista järjestelmäratkaisuihin liittyvien tilannekuvien ja niihin liittyvien haasteiden taustamateriaaleista todettiin, että FUCIOn ja AAPAn kanssa on pyritty kokoamaan tilannekuvaa ja tilannekuvan parantamiseksi ajatuksia ideapankissa. Ei ole mitään valmista kokonaispakettia joskin aiheesta on keskusteltu useilla foorumeilla. Todettiin, että tämän osalta tulee vielä jatkaa työstämistä ja täsmentämistä. 
  • Mänty kertoi, että Digiopetusryhmässä on ollut keskustelua opetuspuolen henkilöiden toimesta siitä, mitä digityökaluja missäkin korkeakoulussa käytetään ja voidaan käyttää sekä tietoturvavaatimuksista eri korkeakouluissa. Olisi hyvä tehdä valtakunnallista yhteistyötä siitä, mitkä ovat tietoturvan ja tietosuojan näkökulmasta parhaat työkalut. Tästä on ollut keskustelua myös muilla foorumeilla, esim. CSCIDEAPANKKI-109 - Getting issue details... STATUS  
  • Ohjausmallien todettiin olevan epäjatkuvuuskohdassa ja vaikka kokonaiskuva ylätasolla näyttää kattavalta, on huoli siitä, että nivelvaihe sekä toiminnan vastuissa että organisoinnissa saattaa aiheuttaa haasteita. Tällä hetkellä on pitkään aikaan eniten ja jatkuvia ilmiöitä, jotka vaativat kansallisia toimintamalleja. Jatkossa voisi olla luontevaa luontevaa, että Digivisio ylläpitäisi tiekarttaa. 
    • Mikäli kentällä käydään keskustelua, se on tärkeää tuoda näkyviin ja saataville. Ka.csc.fi -tiekartan landing pageja voi kuka tahansa muokata ja lisäksi ideapankkiin kuka tahansa voi tuoda uuden asian tai kommentoida olemassaolevia.
  • Yhteenveto 8.12. yhteisseminaarista (Antti Mäki)
    • 2020-12-08 Muistiinpanoja yhteisseminaarista, 2020-12-14 Yhteenvetoesitys yhteisseminaarista
    • Digivision asemoituminen tiekartalle ja ohjausyhteistyöhön. Tässä vaiheessa digivisio keskittyy enemmän koulutuksen asioihin, mutta koskettaa myös muita korkeakoulutuksen alueita ja mm. kv-yhteistyötä. 
    • Joidenkin ryhmien toimikaudet päättyvät, ja tulee keskustella miten jatketaan. Vastuu yhteisten asioiden ylläpidosta ja tiekartoista on vahvemmin digivisiolla, ja resurssejakin tulisi suunnata yhteiseen työhön. Opetus- ja kulttuuriministeriö priorisoi resursseja niin, että on tärkeintä varmistaa yhteentoimivuus tukemalla Synergiaryhmän tehtävää. Muilta osin keskustellaan korkeakoulujen ja Digivisio-hankkeen kanssa, miten halutaan organisoitua. 
    • Seminaarin lopussa pohdittiin onko tarpeen perustaa strategisen ohjauksen "ryhmien ryhmä". 

Keskustelua

  • Korkeakoulujen edustajat esittivät huolensa, että kun puhutaan verkostojen rahoittamisesta, niin ei ole riittävän läpinäkyvää, että mitä toimintaa OKM aikoo jatkossa rahoittaa. Vaarana on, että aika loppuu kesken ja joiltakin osin toiminta päättyy. Esim. KOOTuki-ryhmän osalta on vielä epäselvää, että miten ryhmän toiminta organisoidaan.
    • Tästä on alustava lista, mutta suurin osa rahoituksesta siirtyy Digivisiolle ja sitä myötä on ajateltu, että myös vastuut tietyiltä osin siirtyisivät digivisiotyön piiriin. OKM:n asettamat ryhmät jatkuvat tavalla tai toisella, mutta muilta osin vielä pohdinnassa miten ryhmien toiminta muuttuu. 
    • CSC:n resursseista ei ole suoraan siirretty mitään suoraan Digivisiolle. Yleisellä tasolla on katsottu, että mitä vastuita siirtyisi digivisiolle, ettei tule päällekkäisyyksiä. Visio2030 toimeenpanon myötä resursseja on ollut enemmän käytössä korkeakoulujen yhteistyön fasilitointiin, mutta tämän vision toimeenpano on siirtynyt digivisiolle. 
  • Todettiin, että jatketaan keskustelua kohdassa 5.

4. Alustava katsaus: Kehittämishankkeiden tuotokset ja jatkuvaan palveluun siirtäminen - kysely kehittämishankkeille

  • Annika Mauno esitteli alustavia huomioita korkeakoulutuksen kehittämishankkeille suunnatun kyselyn vastauksista. 
    • Vastaukset analysoidaan ja analyysin perusteella tuotetaan kirjallinen analyysi sekä tiivistelmä tuloksista. Käsittelyä jatketaan KOOTuen seuraavassa kokouksessa, jonka jälkeen koonti toimitetaan myös muiden verkostojen käyttöön. 

Keskustelua

    • Noin puolet hankkeista on vastannut kyselyyn, olisi mielenkiintoista kontaktoida vielä ne hankkeet, jotka eivät vastanneet
    • Muutamilla hankkeilla on selkeä näkemys siitä, miten työ jatkuu hankekauden jälkeen, mutta suurimmalla osalla ei ole aiheesta näkemystä. Muutamalla on olemassa sopimukset, on sovittu vastuut jne. Enemmän oli sellaisia, että on suunniteltu mitä pitäisi tehdä mutta asioista ei ole konkreettisesti sovittu.
      • Keskusteltiin yleisesti hankkeidentuottamista tuloksista ja miten olisi saatu enemmän tuloksia. Esitettiin näkemys, että hankkeiden tulisi olla pidempiaikaisia - kuten Digivisio 
      • Todettiin tärkeäksi edistää keskustelua Digivion ja kehittämishankkeiden välillä
    • Loppuraportti tulee kokonaisuudessaan KOOTuki-ryhmän käsittelyyn vuoden 2021 ensimmäiseen kokoukseen.

5. KOOTuki-ryhmän toiminta 2021

  • Sihteeri alusti CSC:n tilauksen tilanteesta. Tilaus pienenee noin kolmannekseen aikaisemmasta. Resurssit suunnataan Synergian toiminnan tukemiseen, yleiseen OPI-koodinaatioon, tarpeen mukaan arkkitehtuurityöhön sekä erikseen sovittaville kokonaisuuksille. CSC:llä ei ole enää tilausta OKM:ltä tukea ja valmistella KOOTuki-ryhmän työtä. CSC on vastannut kahdesta kokonaisuudesta liittyen KOOTuki-ryhmään - varsinainen kokousten sihteeröinti ja siihen liittyvä kokousvalmistelu sekä toisena yksittäisten asioiden ja kokonaisuuksien valmistelu ja esittäminen. Tulisi sopia KOOTuki-ryhmän kanssa, miten jatkossa toimitaan. 

Keskustelua

  • Hyvönen totesi, että OKM:n ostamista töistä on sovittu keskusteluissa OKM:n ja CSC:n kesken. On täytynyt priorisoida ensin lakisääteisiä ja muita pakollisia palveluita kuten VIRTA-opintotietopalvelua. Synergiaryhmän osalta ajatus on, että sen jatkuvuus pitäisi turvata yhteentoimivuuden takaamiseksi ja koska Synergiaryhmä toimii tärkeänä työnyrkkinä. KOOTuen perussihteerityöstä voidaan vielä keskustella. 
    • Merkittäviä uusia asioita on identiteetinhallinnan kehittäminen. Sopimuksen kokonaissumma suurinpiirtein sama kuin aiemmin, mutta työn painopistettä on muutettu. 
    • Viimeisin höyläys ostoon tuli tietoon vasta lähiaikoina, josta syystä asia on nyt vasta keskustelussa.
  • Keskustelussa todettiin, että olisi tärkeää saada kirjallinen esitys päätöksistä, jotta saataisiin tietoja verkostoille. KOOTuki on verkostojen perustamana ja verkostoille tulee kertoa, että miten KOOTuki jatkaa, tai jos ei jatka niin pitää muuten verkostossa pohtia miten työ jatkuu. 
  • Todettiin, että CSC voi jatkossakin tarjota osana OKM:n sopimusta sihteerityön KOOTuki-ryhmään, mutta ei laajempaa valmistelutyötä. Luonnollisesti CSC jatkossa valmistelee myös ne asiat, jotka liittyvät johonkin muuhun palveluun esim. OILIin.
  • Keskusteltiin toiminnan organisoinnista ja valmistelutyön resurssoinnista jatkossa sekä tiedon välittyminen. Täytyy miettiä, mitä tahoja KOOTuki-ryhmässä on edustettuna ja minkälaista valmistelua kukin siihen tuo. 
  • KOOTuki-ryhmä on vastannut OPI-viitearkkitehtuurityöstä. Miten se organisoidaan jatkossa?
    • Arkkitehtuurityöllä on pitkä historia. OPI 2.0 on tehty ja koulutuksen muuttuessa ja Digivision myötä on painetta täsmentää ja viedä sitä eteenpäin. Tarkemmin ei ole sovittu vastuista, mutta OKM:n näkemys on, että jatkokehitys olisi kuitenkin Digivision vastuulla. Voi olla myös joitakin asioita, mitä pitää rinnalla tehdä erikseen.
  • Täytyy saada ymmärrystä, että mitä KOOTuki-ryhmä on tehnyt ja mitä Digivisiotyössä jatkossa tehdään. Digivisio ei ole organisaatio vaan hanke, vaikka se käytännössä joutuu hoitamaan monia asioita, jotka tulee vastaa esim. osaamisen ontologiat ja sanastot. Mihin KOOTuki keskittyy jatkossa? Mikä on toiminnan ydintä?
    • Pitää miettiä, että miten toiminta organisoidaan jatkossa. Murrosvaiheessa ei saa menettää yhteistyörakenteita. Tarvitaan työpaja/valmistelukokous seuraavaa kokousta varten. Käydään myös keskustelua DV:n kanssa.
  • KOOtuessa mukana olevat verkostot + synergiaryhmä tarvitaan joka tapauksessa toimimaan Digivision toteuttamisessa. Siksi on hyvä käydä keskustelu onko nykymuotoinen KOOtuki ja sen jäsenistö toimiva malli vain muutetaanko sitä. Joka tapauksessa jatkumo tälle verkostoyhteistyölle tarvitaan.
    • Digivision ei voida odottaa lyhyellä aikavälillä ratkaisevan haasteita ja tästä syystä tulee jatkaa muuta kehitys- ja yhteistyö. Voitaisiin kuitenkin keskustella, että riittäisikö pienempi määrä yhteistyöryhmiä.
  • Keskusteltiin KOOTuki-ryhmän puheenjohtajan toimimisesta 2021.
    • AMK-OHA -verkoston edustaja ehdotti, että nykyinen puheenjohtaja jatkaisi vuoden 2021.
    • Väistö ja Winqvist kannattivat
    • Sovittiin, että jatketaan nykyisellä puheenjohtajistolla seuraava vuosi.
  • Päätökset
    • CSC aikatauluttaa kevään 2021 kokoukset
    • Päätettiin valmistella työpaja seuraavaa kokousten varten.
      • Verkostojen edustajat (Seesto, Riihimaa, Karppinen, Rimpioja, Mänty sekä Digivision ja Synergiaryhmän edustajat) valmistelevat työpajan. 
    • Lisätään läpinäkyvyyttä OKM-CSC -palveluostoihin
    • Puheenjohtajina vuoden 2021 jatkavat Erja Widgrén-Sallinen pj sekä Tuomas Orama vara-pj

6. Opiskeluoikeuksien luokittelu ja HAKA-attribuutit

  • Ajanpuutteen vuoksi päätettiin siirtää asiakohta seuraavaan kokoukseen. 

7. Tilannekatsaukset

  • Christa Winqvist esitteli tilannekatsauksen yliopistojen vuoden 2021 opiskelijavalintoihin. Valintojen ydinryhmä kevään 2021 valintojen toteuttamisen tueksi koostuu vararehtoreiden, IT-johtajien, OHA-forumin ja hakijapalveluiden edustajista. Ryhmä on CSC:n tuella tuottanut kyselyn korkeakouluille opiskelijavalinnan valintakokeiden toteuttamistavoista. Esitetty toive, että tekninen ryhmä tekee suositukset käytettävistä teknisistä ratkaisuista, suosituksen määräpäivä 6.1.2021. 

Keskustelua

    • Keskusteltiin mahdollisuudesta käyttää esseevastauksia Metropolia AMK:n valintakoejärjestelmässä ennen valintakokeita.
      • Orama totesi, että se on toteutettavissa, mikäli käyttäjiä olisi riittävä määrä. On myös muita vastaavanlaisia kehitystoiveita. Tarvittaisiin kuitenkin mahdollisimman nopeasti linjauksia kiinnostuksesta.
      • Keskustelut jatkuvat vielä loppuvuonna.
    • Huomiona esitettiin, että 1-vaiheinen valvottu koe on yliopistopuolella 1. sijainen vaihtoehto ja valvomaton etäkoe on juridisesti erittäin huono ja ei toivottu vaihtoehto

    • Väistö: Pitäkää myös OPH ajantasalla, jos Metropolian järjestelmän käyttö laajenee. Aikataulutus on OPH:lle tärkeä tieto sitten.

Lounastauko

7. Tilannekatsaukset jatkuu 10 min / esitys

  • Ristiinopiskelupalvelu (Jukka Kohtanen)
    • Jukka Kohtanen esitteli ristiinopiskelun jatkuvan palvelun tilannetta ja palvelun tilaamista. 
    • Palvelukuvaukset ja -tilaukset julkistetaan vuoden 2021 alussa.
  • Synergiaryhmän toiminta (Tapio Ekholm)
    • Ekholm siirtymässä pois puheenjohtajan tehtävästä, uusi puheenjohtajisto valitaan Synergian seuraavassa kokouksessa. 
    • Vuonna 2018 pyrittiin mm. voimaannuttamaan Synergiaryhmän toimintaa esim. hakemalla aktiivisesti uusia jäseniä.
    • 2019 painopiste oli OPI-viitearkkitehtuurityössä
    • 2020 työskentelyä on tehty erityisesti Synergiaryhmän alaisten työryhmien kautta. Työpajatyöskentelyssä on jouduttu siirtymään etätyöskentelyyn, joskin nekin on todettu hyvin toimisiksi.
  • DigiPeda (Irma Mänty)
    • On tarve ECAR-tyyppisen kyselylle, ja tästä keskusteltiin myös viime kokouksessa. Pari kertaaon kokoonnuttu verkostossa asian tiimoilta. Kansallisen kyselyn tuottaminen olisi iso ponnistus. Toteutettiin kysely korkeakouluille tarpeesta tehdä tällainen kysely. Tähän mennessä 10 korkeakoulu vastannut, 9 ilmaissut että tarvetta on, 1 vastannut ehkä. Löytynyt myös henkilöitä jotka olisivat kiinnostuneita osallistumaan kyselyn työstöön. Korkeakoulut näkisivät, että kohtuullisin kustannuksin CSC oli paras kyselyn toteuttaja, ja sisällöllistä tukea saataisiin korkeakoulujen asiantuntijoita. 
  • DigiCampus (Sari Tervonen)
    • DigiCampus-palvelun tarjoamisessa on ollut ongelmia ja kaikille palvelun käyttäjille on lähetetty selvitys. Hankkeen loppuajaksi DigiCampus-palvelu siirretään Mediamaisterin palvelinympäristöön
    • On pyritty löytämään ratkaisuja hankekauden jälkeiseen toimintaan.  Palvelun tuottamista varten on selvitetty yhteisvastuullista tuottamismallia mutta siihen ei ole löytynyt riittävää kiinnostusta korkeakouluista. Neuvotteluja käydään nyt kaupallisen toimijan kanssa.
    • Keskustelua: Miten odotetaan tapahtuvan palvelun käyttäjämäärälle, kun hankkeet ja OKM: rahoitus päättyvät?
      • Tervonen: Vaikea sanoa. Lisäksi myös käyttökatkojen vuoksi monet käyttäjät ovat siirtäneet kursseja pois palvelusta. Paljon toiveita yhteiselle alustalle on olemassa. Mikäli DigiCampus ei jatku, niin mikä palvelu saadaan tilalle? Joissakin tapauksissa vastuu opintojakson järjestämisestä kiertää korkeakoulujen välillä ja olisi hyvä, että oppimisympäristöä ei tarvitsisi vaihtaa.

8. Tiedoksi

  • Digivision ajankohtaiset
    • Korkekakouluja pyydetään nimeämään yhteyshenkilöt hankkeeseen (omistaja, operatiivinen yhteyshenkilö, viestintävastaava sekä asiantuntija työpaketteihin) 
    • 4.12. webinaarin materiaalit
  • OILIn palvelutiedote vuodelle 2021
    • Palvelun hinnoittelu ja palvelutiedote käsiteltiin viime KOOTuki-ryhmän kokouksessa 21.10. Palvelutiedotteeseen päivitetty kokouksessa käydyn keskustelun pohjalta kohta, että jatkossa hinnat tarkastetaan FTE-lukujen mukaisesti kerran vuodessa. Aiemmin tarkastussykliksi oli ehdotettuna kahden vuoden välein.
  • Katsaus korkeakoulutuksen kansainvälisiin aloitteisiin, verkostoihin ja palveluihin päivitetty. 
    • Uusi versio julkaistu 14.12.2020. Jatkossa mietitään, että miten ylläpito tapahtuu. Toivotaan korkeakouluilta näkemystä, että mihin suuntaan olisi hyvä kehittää, että korkeakoulut saavat selvityksestä mahdollisimman suuren hyödyn.
  • Merkittiin asiakohdat tiedoksi

9. Muut asiat 

  • Tulevat kokoukset
    • Doodletetaan kevään kokoukset
      • 27.1. 12-16
      • 29.1. klo 12-16
      • 19.3. klo 9-12
      • 19.3. 12-15
      • 17.3. 9-12
      • 6.5. 9-12
      • 7.5. 9-12
      • 15.6. klo 9-12
      • 16.6. klo 9-12
    • Jukka Kohtanen toimii jatkossa yhteyshenkilönä CSC:lle päin

10. Kokouksen päättäminen 



Osallistujat

KOOTuki-yhteistyöryhmän jäsenet

    • Erja Widgrén-Sallinen, OHA-forum, Itä-Suomen yliopisto, puheenjohtaja 
    • Tuomas Orama, AAPA, Metropolia Ammattikorkeakoulu, varapuheenjohtaja
    • Sami Hautakangas, OHA-forum, Tampereen yliopisto
    • Kari Helenius, AAPA, Hämeen ammattikorkeakoulu ESTE
    • Tapio Ekholm, Synergiaryhmä, Metropolia Ammattikorkeakoulu 
    • Irma Mänty, Digi-peda-ryhmä, Laurea-ammattikorkeakoulu
    • Joonas Mäkinen, Opetushallitus ESTE
    • Markku Närhi, FUCIO, Jyväskylän yliopisto
    • Tapio Rimpioja AMK-OHA, Metropolia Ammattikorkeakoulu (poistui klo 13:29, kohdassa 7)
    • Merja Väistö, Opetushallitus (saapui kohdassa 3 klo 10:24, poistui klo 13:15 kohdassa 7)
    • Marko Wilen, AMK-OHA, Laurea-ammattikorkeakoulu
    • Christa Winqvist, FUCIO, Aalto-yliopisto (poistui klo 12:10 kohdassa 7)
    • Sanna Waris, Synergiaryhmä, Oulun yliopisto (poistui klo 12:05 kohdassa 7)
    • Jukka Kohtanen, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy, sihteeri

Asiantuntijat

    • Lara Anastasiou, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy
    • Marko Borodavkin, AMK-OHA, Metropolia Ammattikorkeakoulu ESTE
    • Ilmari Hyvönen, opetus- ja kulttuuriministeriö, (saapui kohdassa 3 klo 10:48, poistui tauolla)
    • Jenni Karppinen, OHA-forum, Aalto-yliopisto
    • Jonna Korhonen, opetus- ja kulttuuriministeriö (poistui klo 11:16, kohdassa 4)
    • Helena Majamäki, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy ESTE
    • Jussi-Pekka Pispa, FUCIO, Tampereen yliopisto
    • Jaakko Riihimaa, AAPA, Haaga-Helia (poistui klo 12:15)
    • Klaus Lindberg, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
    • Teemu Seesto, FUCIO, Turun yliopisto (poistui tauolla)
    • Antti Mäki, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy (kohdassa 3)
    • Annika Mauno, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy (kohdassa 4) 
    • Sari Tervonen, Itä-Suomen yliopisto (saapui kohdassa 7 klo 13:00)
  • No labels