Aika: Torstai 15.2.2024 klo 9.15-10.00
Paikka: https://cscfi.zoom.us/j/66156669650
Tilaisuuden tallenne: https://video.csc.fi/media/t/0_7vlagzzq
Aihe: Korkeakoulujen tehtävät VIRTA-opintotietopalvelussa tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn ohjeistajina ja ohjeistuksen sisältö
- Korkeakoulujen edustajista muodostettu työryhmä esittelee valmistelemansa luonnoksen korkeakoulujen samansisältöiseksi ohjeistukseksi CSC:lle VIRTA-opintotietopalvelussa tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn
- Ohjeistusmateriaali lähetetään korkeakouluille ja yhteistyöverkostoille kommentoitavaksi 13.2.
- Osallistujien on mahdollista ajan puitteissa kysyä tilaisuudessa aiheeseen ja materiaaliin liittyviä kysymyksiä webinaarin Q&A -toiminnon kautta.
- Ohjeistusluonnos on tallennettu wikisivulle https://wiki.eduuni.fi/x/TbOOGg
- Sivulta löytyy myös tarkempia kommentointiohjeita
Kenelle: Webinaari on suunnattu opintohallinnon, tietohallinnon sekä tietosuojan parissa toimiville korkeakoulujen asiantuntijoille. Tilaisuus on avoin kaikille aiheesta kiinnostuneille.
Tervetuloa torstaina 15.2. klo 9.15-10.00 järjestettävään webinaariin, jossa aiheena on korkeakoulujen tehtävät VIRTA-opintotietopalvelussa tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn ohjeistajina ja ohjeistuksen sisältö. Webinaariin liittyvät tarkemmat tiedot, mm. aika ja paikka, löytyvät tämän sivun yläosasta.
Webinaarissa esiteltävästä materiaalista ja ohjeistuksen kommentoinnista tiedotetaan korkeakouluja korkeakouluja ja yhteistyöverkostoja 13.2.2024.
CSC toimii VIRTA-opintotietopalvelun osalta henkilötietojen käsittelijänä, korkeakoulut ja OKM ovat yhteisrekisterinpitäjiä. Yhteisrekisterinpitäjien vastuut on kuvattu laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä, § 24. Henkilötietojen käsittelyn ohjeistaminen on tällä hetkellä ratkaistu siten, että OKM ohjeistaa CSC:tä korkeakoulujen puolesta, sillä CSC:n ja korkeakoulujen välillä ei ole VIRTAan liittyvää sopimusta. Henkilötietojen käsittelytoimien kuvaus on liitteenä OKM:n ja CSC:n välisessä KTPO-sopimuksessa.
Nykyisen ratkaisumallin riittävyydestä on ollut keskustelua kaikkien toimijoiden kesken, ja maaliskuussa 2023 Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmässä, OPTIETOR (muistio, kohta 7) päätettiin, että henkilötietojen käsittelyn ohjeistus ja tarvittavien suojatoimien määrittely on tarpeen VIRTA-opintotietopalvelussa saada myös suoraan korkeakouluilta. Korkeakoulut vastaavat valtakunnallisista opinto- ja tukintorekistereistä annetun lain (884/2017) mukaisesti henkilötietojen oikeellisuudesta, tietojen luovutuksesta (26 § osalta) sekä tietojen säilytyksestä muiden kuin 25 §:n 1 momentissa mainittujen tietosisältöjen osalta. Ohjeistuksen tulee olla yhteneväinen kaikkien korkeakoulujen osalta, joten sen tuottaminen tulee tehdä koordinoidusti ja kaikkien korkeakoulujen tulee hyväksyä laadittu ohjeistus. VIRTA-ohjausryhmässä todettiin, että prosessi on hyvä käynnistää korkeakoulujen OHA-verkostojen kautta.
OHA-verkostojen kautta muodostettu työryhmä on työskennellyt aktiivisesti syksystä 2023 lähtien ja työryhmä on nyt saanut valmiiksi esityksen käsittelyohjeista ja henkilötietojen suojatoimista. Ohjeistukseen liitteeksi on koottu materiaali VIRTAsta tapahtuvista tiedonluovutuksista. Työryhmässä on mukana tietosuojan, opintohallinnon ja korkeakoulujen VIRTA-tietojen asiantuntijoita Helsingin yliopistosta, Tampereen yliopistosta, Oulun yliopistosta, Diakonia ammattikorkeakoulusta ja Oulun ammattikorkeakoulusta. CSC on henkilötietojen käsittelijän roolissa tukenut työryhmän työskentelyä mm. kokoamalla nykytilan kuvausta VIRTA-opintotietopalvelun toiminnasta ja VIRTAsta tehtävistä tiedonluovutuksista.
Webinaarin tarkoituksena on esitellä korkeakouluille ohjeistusmateriaalin sisältö sen kommentoinnin helpottamiseksi. Osallistujien on mahdollista ajan puitteissa kysyä tilaisuudessa aiheeseen ja materiaaliin liittyviä kysymyksiä webinaarin Q&A -toiminnon kautta. Jos kaikkiin kysymyksiin ei ehditä vastata webinaarin aikana, kysymykset ja niiden vastaukset lisätään tälle sivulle tilaisuuden jälkeen. Korkeakouluilla on 15.3. asti aikaa kommentoida ohjeistusluonnosta. Materiaalin kommentoinnista ohjeistetaan tarkemmin sen toimittamisen yhteydessä. Saman sisältöinen ohjeistus liitetään palvelutilauksena kunkin korkeakoulun CSC:n kanssa tekemän puitesopimuksen liitteeksi.