Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmän kokous 2016\3
- Tiistaina 17.5.2016 kello 12.00-15.00
- Kokoushuone Väinämöinen (K214), Opetus- ja kulttuuriministeriö, Meritullinkatu 10, Helsinki
Jäsenet
- Ilmari Hyvönen, ylitarkastaja, opetus- ja kulttuuriministeriö (ryhmän puheenjohtaja) – ESTE
- Juha Haataja, opetusneuvos, opetus- ja kulttuuriministeriö (puheenjohtaja)
- Jaana Backman, tutkimuspalvelujohtaja, Itä-Suomen yliopisto
- Jaason Haapakoski, erityisasiantuntija, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (kohdat 1-4)
- Juha Venho, tietohallintopäällikkö, Turun ammattikorkeakoulu
- Eija Lantta, opintoasiainjohtaja, Lahden ammattikorkeakoulu
- Ilkka Niemelä, provosti, Aalto-yliopisto – ESTE sijaisena Christa Winqvist, IT-johtaja, Aalto-yliopisto
- Manu Pajuluoma, tietohallintojohtaja, Lapin yliopisto
- Pertti Puusaari, rehtori, Hämeen ammattikorkeakoulu – ESTE
- Tuija Raaska, kehityspäällikkö, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy – ESTE sijaisena Paula Merikko, johtaja, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
- Eva Maria Raudasoja, johtaja, Oulun yliopisto
- Tuomo Rintamäki, tietohallintojohtaja, Metropolia ammattikorkeakoulu
- Ilkka Siissalo, tietohallintojohtaja, Helsingin yliopisto
Asiantuntijat
- Janne Kanner, johtaja, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
- Esko Pyykkönen, neuvotteleva virkamies, opetus- ja kulttuuriministeriö (kohta 3)
- Suvi Remes, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy (kohta 4)
- Walter Rydman, koordinaattori, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy (ryhmän sihteeri)
Muistio
1 Kokouksen avaus ja työjärjestyksestä päättäminen
Puheenjohtaja Hyvösen ollessa estyneenä varapuheenjohtaja Haataja avasi kokouksen klo 12.02. Hyväksyttiin asialista kokouksen työjärjestykseksi. Todettiin läsnäolevat jäsenet ja heidän sijaisensa. Lisäksi todettiin, että asialistan kohdissa 3 ja 4 paikalla ovat asioiden esittelijät.
2 Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen
Pöytäkirjan kohtaa 4.5. koskien FUCIOn ja AAPAn edustajia FUNET:n asiakkuustyöryhmässä muutettiin. Uusi muotoilu on: "FUCIO- ja AAPA-nimeävät ryhmään ICT-johdon ja palvelupäällystön edustajan: molemmat tahot yhdestä kahteen henkilöä siten, että em. sektorit tulevat otetuksi huomioon". Hyväksyttiin pöytäkirja ilman muita muutoksia.
3 CSC:n omistuksessa tapahtuneet muutokset ja niiden mahdolliset vaikutukset ohjausryhmän näkökulmasta (keskusteluasia)
Esko Pyykkönen (OKM) alusti tämänhetkisestä tilanteesta koskien CSC:n omistusjärjestelyitä. Eri osapuolten kanssa on neuvoteltu yhtiöjärjestyksestä ja osakassopimuksesta. Näistä on saavutettu yhteisymmärrys. Tiede- ja tutkimuspoliittisista syistä korkeakoulujen omistukseen siirtyvä osuus CSC:stä tehdään vastikkeettomasti.
Hallituksen koko säilyy seitsemässä jäsenessä, joista OKM nimeää viisi ja korkeakoulut kaksi. Lisäksi yhtiölle perustetaan neuvottelukunta, jolla on merkittävä rooli omistajastrategian laadinnassa. Neuvottelukunnan kahdeksasta jäsenestä OKM nimeää neljä ja korkeakoulut toiset neljä. Korkeakoulujen keskinäiset neuvottelut edustajista hallitukseen ja neuvottelukuntaan ovat vielä kesken, mutta tähän olisi syytä saada nopeasti ratkaisu.
Alustuksen jälkeen keskusteltiin reaalisesta vaikutusvallasta omistusjärjestelyiden jälkeen. Tuotiin esiin näkemys, että omistuksen pirstoutuessa laajalle on kyseenalaista kuinka hyvin merkittävien asiakkaiden näkemykset saadaan esille.
Toinen huolta aiheuttanut asia on CSC:n mahdollinen laajentuminen valtionhallintoa laajemmin palvelevaksi toimijaksi. Pystytäänkö sellaisessa tilanteessa korkeakoulujen näkemykset ottamaan riittävällä tavalla huomioon. Tähän mennessä CSC on profiloitunut eräässä mielessä korkeakoulujen omana yhteisenä palveluntarjoajana. Samassa yhteydessä esitettiin toivomus CSC:n tulevaisuuden toimintaa kirkastavasta liiketoimintasuunnitelmasta. CSC voisi nykyistä enemmän tukea myös korkeakoulujen hallinnollista IT:tä yhteisillä ratkaisuilla tai työskentelemällä niiden eteen.
4 Yhteentoimiva tietoarkkitehtuuri -konsepti ja yhteentoimivuuden välineistö
– kehitystilanne ja yhteistyömallit (Korkeakoulujen yhteentoimivuusmalli) (päätösasia)
Suvi Remes (CSC) esitteli asian (liite 1). Keskustelussa tarkennettiin yhteistyön VM:n kanssa tarkoittavan palvelun teknisen ylläpidon ja teknisen kehitystyön rahoittamista VM:n puolelta, jolloin korkeakoulut voivat keskittyä sisältömääritysten tuottamiseen. Yhteistyön laajentaminen ja jatkokehittäminen sai suopean vastaanoton. Toivottiin myös työskentelyä sen eteen etteivät hyvät tulokset jäisi valmistuttuaan pölyttymään käyttämättöminä. Lisäksi keskusteltiin sekä esitetyn konseptin ja Kartturin välisestä suhteesta että Kartturin ja JHS179:n yhteydestä.
Päätettiin (69):
A) Ohjausryhmä suosittaa yhteisten määritysten tuottamisen jatkamista ja järjestelmäpalvelun kehitys- ja käyttöönottotyötä korkeakoulutuksen ja tutkimuksen alueilla.
B) Ohjausryhmä suosittaa laajemman kansallisen yhteistyön toteuttamista yhteentoimivuus-konseptissa (yhteistyö esimerkiksi kuntasektorilla tai opetustoimen kanssa).
5 Asiat FUNET-työvaliokuntana
5.1 Taloudellinen toteuma vuodelta 2015 (tiedoksi)
Erityisiä yllätyksiä ei vuonna 2015 ollut. Mainitsemisen arvoista ovat viimeisen kahden vuoden aikana tapahtuneet varsin suuret muutokset henkilöstössä. Lisäksi todettiin, että HAKA ei kuulu käsiteltyyn toteumalaskelmaan.
5.2 Vuoden 2017 kustannusjako ja palveluhinnoittelumuutokset (keskusteluasia)
Annettiin liitteen mukainen evästys FUNET:n vuosikokoukselle. Todettiin, ettei kustannusjaossa käytettyä kaavaa haluta muuttaa. Keskusteltiin yliopistoissa tapahtuneiden nopeiden muutosten seurauksista, jotka eivät näy tässä vaiheessa vielä Vipusen tiedoissa. Tästä huolimatta Vipusen tiedot ovat kaikista yhteismitallisimpia eikä sitä parempaa tietolähdettä ole.
Käsitellään Eduroamia erikseen jossain syksyn ohjausryhmän kokouksista. Samalla toivottiin Eduroamin laajentumista julkisten toimijoiden piiriin.
5.3 FUNET-jäsenkriteeristö (keskusteluasia)
Liite: FUNET - jäsenkriteerit.
Keskustelussa keskityttiin toisen asteen koulutusta tarjoavien toimijoiden mahdollisuuksiin liittyä FUNETin jäseneksi. Todettiin FUNETin päätarkoituksen olevan korkeakoulujen ja tutkimuksen jatkuvasti kasvavien tarpeiden palveleminen, jonka vuoksi tarjottu infrastruktuuri on rakennettu suurtehokäyttöön. Tässä vaiheessa ei kannata lähteä muuttamaan jäsenyyskriteerejä vaan edelleen toimia tapauskohtaisesti. Muutos toisen asteen oppilaitoksia palvelevaksi verkoksi muuttaisi FUNET:n täysin. Silloin myös nykyinen hallintorakenne olisi muutettava ja todettava ettei FUNET ole enää korkeakoulujen vaan kansallinen verkko.
Poikkeuksia voidaan tarvittaessa tehdä esimerkiksi silloin, kun korkeakoulu ja toisen asteen opetus toimivat samoissa tiloissa tai niiden hallinto on muuten hyvin yhtenäinen. Tällöin yhteinen infrastruktuuri helpottaa merkittävästi toiminnan käytännön järjestämistä.
Rajojen vetäminen on vaikeaa. Asiasta on keskusteltava enemmän ja päätettiin palata siihen uudelleen syksyllä, kun pohjatietoa on enemmän. Laajempi linjaus voidaan tarvita kentän rakenteellisen muutoksen vuoksi. FUNET:n hyöty ja lisäarvo nykyisille jäsenille on kaikissa tapauksissa säilytettävä.
6 Ongelmatilanteiden käsittelyprosessit sekä CSC:n ja korkeakoulujen välillä että korkeakoulujen sisällä (keskusteluasia)
Asia juontaa juurensa vuoden alussa tapahtuneista tapauksista, joista toinen koskee ACP-palvelun häiriöitä ja toinen supertietokoneen levyrikkoa. Näiden kokemusten perusteella on havaittu tarve nopeille viestintämalleille ja -prosesseille.
Todettiin, että edellisissä tapauksissa ongelmat ilmenivät viestien välittymisessä käyttäjäorganisaatioiden hallinnossa. Eskalointi- ja tiedotuspolkua ei ole olemassa ylemmille hallinnon tasoille vaikka toimintaperiaatteet ovatkin aivan selvät toteutustason osalta.
Keskustelussa nostettiin vaikeudeksi myös korkeakoulujen hyvin erilaiset sisäiset käytännöt ja joskus jopa pirstaleiset viestintäprosessit. Viestintäsuunnitelmat on tehtävä ja tarkistettava palvelukohtaisesti, koska palvelut tuotetaan eri tavoilla. Sen jälkeen yhteyshenkilöistä voidaan rakentaa jonkinlainen matriisi. Lisäksi FUCIOn ja AAPAn pääsihteerit on hyvä pitää tietoisina tapahtumista. Heillä on suorat yhteydet hallinnon ylätasoille.
Johtopäätöksenä keskustelusta kiinnitetään jatkossa erityistä huomiota siihen, että palveluiden viestintäsuunnitelmissa on huomioitu myös hallinnon toimijat. Palveluiden prosessien on oltava niin hyviä, että ne näkyvät myös asiakkaiden toiminnassa.
7 Seurattavien asioiden lista
Todettiin, että lista on yhdistetty Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmän sekä Tietovirta- ja sanastotyön koordinaatioryhmän seurattavien asioiden listojen kanssa.
Tuoreimpana asiana listalta nostettiin esiin 27.4. voimaan tullut EU asetus (2016/679) luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta. Palataan tähän tarkemmin loppuvuodesta. Tähän liittyen mainittiin myös syksyn MyData-konferenssista.
8 Tiedoksi ja muut asiat
ICT-johdon kokous siirtyi syksyyn. Kokouksen uusi päivämäärä on 27.9.
Keskusteltiin ohjausryhmän roolista VIRTA-hallintamallissa. Keskustelun jälkeen päätettiin hyväksyä mallissa ohjausryhmälle kaavailtu rooli.'
- Ohjausryhmän luottamuksellisten materiaalien käyttöoikeusryhmään on lisätty AAPA- ja FUCIO-verkostojen jäsenet.
- Muistutettiin JHS179 palautepyynnöstä.
9 Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.44.