Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmä (KOOTuki) kokous 7/2023

  • Aika: Maanantai 27.11.2023 klo 10.00-11.15

  • Paikka: Auditorio, 1.krs, Life Science Center -rakennus, Keilaranta 14, Espoo 

    • Kokous järjestetään läsnäkokouksena, ei etäosallistumismahdollisuutta

    • Näin löydät CSC:lle, https://www.csc.fi/nain-loydat-csc-lle.

      • CSC:n sisäänkäyntinä toimii Life Science Center Keilaniemen pääsisäänkäynti osoitteessa Keilaranta 14 C. Ala-aulassa on Securitaksen vastaanotto, jonne voit ilmoittautua.
      • CSC:lle pääsee kätevästi metrolla (metro M1 tai M2). Poistumispysäkki on Keilaniemi, uloskäynti G. Tarkat aikataulu- ja reittitiedot löydät helpoiten pääkaupunkiseudun reittioppaasta (hsl.fi).
      • Huomaathan, että pysäköintitilaa on tarjolla vain rajoitetusti. Pysäköinti on maksullista ja alueella toimii pysäköintivalvonta. Vierailla on mahdollisuus maksaa pysäköinti Moovy-sovelluksen kautta, aktivoimalla pysäköinti ParkMan-sovelluksessa tai jälkikäteen 48h sisällä pysäköintitapahtumasta sivustolla www.moovy.fi/maksa
  • Ennakkoilmoittautuminen tarjoiluiden mitoittamiseksi


Aamukahvit tarjolla auditorion ulkopuolella klo 9.30 → 


Muistio


1. Kokouksen avaus, työjärjestyksestä päättäminen ja jäsenmuutokset

  • Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 10:00.
    • Sihteerinä kokouksessa toimii Minna Pylkkösen sijasta Jukka Kohtanen
  • Todettiin uudet asiantuntijajäsenet.
    • Jukka Kohtanen, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy
    • AAPAn edustajaksi Jaakko Riihimaan tilalle Ari Rouvari.


2. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen


3. Oppijanumeron ja muiden henkilötietojen haku OPH:n rajapinnasta LIITE

  • Alustus Laura von der Hagen, Opetushallitus  
  • Sovitaan tehtävänannosta Synergiaryhmälle


  • Laura Von der Hagen alusti aiheesta liitteen mukaisesti.
  • Oppijanumeropalvelu on OPH:n ylläpitämä viranomaispalvelu, joka mahdollistaa:
    • oppijanumeron luomisen ja hakemisen,
    • ajantasaisen henkilötietojen luovutuksen.
  • Poiketen aiemmin annetusta tiedosta, kansalaisuus, äidinkieli ja sukupuoli on nyt mahdollista saada, silloin kun siihen on peruste.
  • Luovutettavia tietosisältöjä ei yksilöidä palvelun käyttöehdoissa, vaan ne määritellään koulutustoimijan liittymisilmoituksella.

  • Koulutustoimija ottaa palvelun käyttöön liittymisilmoituksella ja ilmoittaa samalla, ottaako se käyttöönsä suppeat tietosisällöt vai laajat tietosisällöt.

    • Suppeat tietosisällöt pitävät sisällään oppijanumeron ja henkilö-oid:t.

    • Laajat tietosisällöt pitävät sisällään oppijanumeron ja henkilö-oidien lisäksi muitakin henkilötietoja.

    • Opetushallitus tarjoaa erilliset rajapinnat suppeisiin tietoihin ja laajoihin tietoihin.

  • Palvelun käyttäjän tulee olla koulutustoimija ja täyttää käyttöehdoissa määritellyt velvollisuudet, nämä ehdot täyttyvät korkeakoulujen kohdalla. 
  • Käyttöehdot viimeistelyä vaille valmiit, tavoitteena julkaista ne vielä vuoden 2023 aikana.
  • Huomioitavia asioita:
    • Oppijanumero on pysyvä, eikä sen luomista voi perua.
    • Uudet tietojärjestelmävaatimukset ja tiedon käsittelyn prosessit.
  • Pohdittavaa ja tarkennettavaa:
    • Kenelle oppijanumero haetaan? (mm. aktiiviset opiskelijat, henkilökunta, hetuttomat)
    • Mitkä tarpeellisia tietoja?
    • Mitä tietoja haetaan ja mikä on käsittelyperuste?
    • Mitä muutostarpeita palvelun käyttöönotosta seuraa korkeakoulujen rekistereihin ja järjestelmiin?
    • Miten perus- ja muutostietoja käsitellään?

Keskustelu

  • Keskustelu aiheesta käynnistettiin pohtimalla, millaista osaamista tai tukea aiheen käsittelyyn tarvittaisiin Synergiaryhmässä. Pohdittiin, onko tarvetta esimerkiksi jonkinlaiseen juridiseen tukeen.
  • Lisäksi nostettiin esiin kysymys siitä, miten duplikaattien (samoilla henkilöillä on useita OID-tunnisteita) kanssa tulisi toimia?
  • von der Hagen kommentoi, että kysymys duplikaateista liittyy osin tarvittaviin järjestelmämuutoksiin, sillä esimerkiksi Pepin osalta on tullut tietoon, että järjestelmissä ei ole tietoja erilaisten muutosten käsittelyyn (esimerkiksi oppijanumeron muutos), vaan ne täytyy käsitellä manuaalisesti. Tässä olisi kehitettävää lähdejärjestelmien osalta. 
    • Pohdittiin, olisiko tällainen lähdejärjestelmien tietojen kehittäminen mahdollista yhdistää jollain tapaa oppijanumeropalvelun kokonaisuuden käsittelyyn. Ajatus sai kannatusta. 
  • von der Hagen toi myös esiin, että korkeakoulut ovat vastuussa siitä, että niillä on oikeus käsitellä tietoja, sillä OPH:n ei ole mahdollista valvoa tätä.
  • Synergiaryhmän edustaja toivoi keskustelijoilta selvennystä siihen, millainen toimeksianto Synergiaryhmälle annettaisiin aiheen käsittelemiseksi. Lisäksi nostettiin esiin, ettei Synergiaryhmällä ole juristiresurssia, vaan sellainen täytyisi erikseen hankkia. 
    • Järkeväksi toimeksiannoksi tässä kohtaa nähtiin seuraavien määrittäminen: mitä tietoja, mille henkilöryhmille ja millä käsittelyperusteella oppijanumeropalvelusta siirrettäisiin korkeakouluille. Lisäksi tuotiin esiin, että kun edellä mainitut on määritelty, voidaan toimeksiantoa tarpeen vaatiessa laajentaa myös mahdollisiin järjestelmiin tarvittaviin muutoksiin. 
    • Seuraavaksi keskusteltiin toimeksiannon aikataulusta. Synergiaryhmän vuoden viimeinen kokous on joulukuussa ja seuraava kokous on vasta helmikuussa. Todettiin, että toimeksiantoa käsittelemään voidaan määrittää erillinen ryhmä. Todettiin myös, että aihetta saadaan tuskin yhden kokouksen aikana käsiteltyä. 
  • Keskustelussa kaivattiin selvennystä siihen, onko tarve määritellä palvelusta saatavat tiedot ja niiden käsittelyperusteet, joka noussut Opetushallituksen suunnalta. Lisäksi nostettiin esiin, etteivät korkeakoulut välttämättä tiedä, mitä kaikkia tietoja tarvitsevat tulevaisuudessa ja siksi ei kannattaisi tässä kohtaa rajoittaa liikaa saatavia tietosisältöjä.
  • Seuraavaksi tiedusteltiin, onko palvelun käsittelyperusteiden määrittelyssä ollut mukana asiantuntija vai jääkö myös tämä Synergiaryhmän tehtäväksi sekä onko palvelusta syytä tehdä tietosuojaa koskeva vaikutustenarvio (DPIA). 
    • von der Hagen vastasi tähän, että juristi ja tietosuojavastaava ovat olleet mukana tekemässä määrittelyä. 
  • Seuraavaksi kysyttiin, mikä on muuttunut palvelun osalta. 
    • von der Hagen kommentoi seuraavien asioiden muuttuneen:
      1. se, mihin perustuen tietoa käsitellään sekä
      2. se, että rajapinnassa on sellaista tietoa, jota järjestelmät eivät pysty käsittelemään tai ottamaan vastaan.
    • Näiden vuoksi tarvitaan käsittelyperusteet sekä mahdolliset järjestelmämuutokset.
  • Keskustelussa viitattiin myös edellisellä viikolla järjestettyyn webinaariin, jossa oli esitelty palvelusta saatavat laajemmat ja suppeammat tietosisällöt. Tämän osalta kommentoitiin, että miksi tarvitaan vielä erikseen lakiteknisiä keskusteluja tietosisällöistä, kun ne on jo webinaarissa kerrottu. 
  • Kommentoitiin, että suuri osa taustatiedoista on sellaisia, joita korkeakoulut käyttävät raportointiin vuosittain ja tähän liittyen pohdittiin, että mikäli raportointivelvoite on riittävä peruste tietojen saamiselle, ei asia ole kovin monimutkainen.
  • Kommentoitiin, että juristi voidaan ottaa tarpeen vaatiessa mukaan asian käsittelemiseen, mutta tälle ei nähdä vielä tarvetta.
  • Keskusteluun nostettiin myös tarve pohtia keille kaikille henkilökunnan jäsenille tietoja on syytä hakea. Esimerkiksi tutkijoille tietojen hakeminen nähtiin selkeänä tarpeena, kun taas hallinto- ja tukitoimintojen henkilökunnan tai esim. ostettujen palveluiden henkilökunnan osalta kysymys on monimutkaisempi. 
    • Tähän kommentoitiin, että Digivision IDM-pilotissa näitä henkilöryhmiä on pyritty tunnistamaan. 
  • Seuraavaksi toivottiin selvennystä siihen, onko korkeakoulujen syytä kertoa liittymisilmoituksella, mitä järjestelmiä varten tietoa haetaan. 
    • von der Hagen kommentoi, ettei Opetushallituksen ole tarkoituksenmukaista tietää, mihin järjestelmiin tietoa viedään. 
  • Keskustelussa nostettiin esiin muutamia esimerkkejä siitä, millaisissa tilanteissa oppijanumero voidaan tarvita henkilökunnalle:
    1. Digivision tunnistuksenvälityspalvelussa oppijanumeroa tullaan edellyttämään pakollisena tietoja
    2. Hakassa.
  • Opetushallitukselta tiedusteltiin vielä, millä aikataululla liittymisilmoitukset on tarkoitus käsitellä. 
    • von der Hagen kertoi, että käsitellään heti, kun käyttöehdot on saatu määriteltyä. 
  • Lopuksi todettiin vielä, että maaliskuu olisi realistinen aikataulu Synergiaryhmän toimeksiannon valmistumiselle. 


PÄÄTÖS: Keskustelun pohjalta päätettiin antaa Synergiaryhmälle valmisteltavaksi esitys KOOTuki-ryhmälle siitä, mitä tietoja, mille henkilöryhmille ja millä käsittelyperusteella oppijanumeropalvelusta siirrettäisiin korkeakouluille. Esitys tulee luovuttaa KOOTuki-ryhmälle viimeistään maaliskuussa.


4. Puheenjohtajiston valinta vuosille 2024-25

  • Puheenjohtajiksi oli esitetty
    • OHA-forumin edustajana puheenjohtajaksi Erja Widgrén-Sallinen
    • AAPAn edustajana varapuheenjohtajaksi Tuomas Orama

Keskustelu

  • Kysyttiin, vastustaako joku esitettyä puheenjohtajistoa.
    • Ei vastustusta.
  • Todettiin, että tulevana vuonna verkostoilta toivotaan aktiivisuutta valmisteluihin sekä tehdään tiivistä yhteistyötä Synergiaryhmän uuden puheenjohtajiston kanssa.
  • Tiedusteltiin, onko toiveita uudelle puheenjohtajistolle.
    • Kommentoitiin, että tammikuun kokouksen vetovastuu menee varmasti sujuvasti. Pyritään myös lisäämään verkostojen aktiivisuutta. 
    • Nostettiin esiin, että on syytä jatkaa keskustelujen käymistä myös OPTIETORin kanssa.


PÄÄTÖS: Vuosille 2024-25 valittiin puheenjohtajaksi Erja Widgren-Sallinen ja varapuheenjohtajaksi Tuomas Orama.


5. Tekoäly ja sen vaikutukset

Keskustelu

  • Esiin nostettiin, että esimerkiksi opiskelijavalintojen osalta tekoäly on tullut ajankohtaiseksi ja että tästä olisi hyvä saada kokonaiskuva myös oppijoiden kannalta. 
  • Todettiin, että Digivisiossa aihe on jo huomattu ja otettu käsittelyyn, kun kurssien osaamistietoja koitetaan sanallistaa.
  • Kommentoitiin, että tekoäly on ajankohtainen kysymys myös osaamisen kuvaustietoselvitykseen liittyen.
  • Näkökulmaksi ehdotettiin, että kuinka henkilökunnan toimesta tekoälyä voidaan hyödyntää. Hyvien käytäntöjen jakamisesta olisi tässä hyötyä. Hyvää tietoa on esimerkiksi mikä ei toimi ja mikä taas toimii.
  • Todettiin, että jos lähdetään siitä, että AMK:t noudattavat Arenen suositusta, tulisi varmasti olla jossain määrin linjassa myös sen kanssa, mitä yliopistot tekevät. Katsantasuunta tekoälyyn ja suhtautuminen muuttuvat ja kehittyvät, ja suosituksia tullaan luultavasti lähivuosina käsittelemään ja muokkaamaan eri suuntiin.
  • Nostettiin esiin seuraavat asiat KOOTukeen liittyvinä
    • Millaisilla järjestelmillä voidaan taata GDPR:n mukaisuus ja DPIA? Todettiin, että asiasta tulee olla linjattu yhteisesti.
    • Toisena asiana nostettiin esiin Microsoft-neuvottelu. On epäselvää, millaisia lisenssihintoja turvallisista AI-palveluista tullaan ehdottamaan. Pelkona on, että kustannukset ovat niin isoja, ettei palveluja voida hankkia henkilökunnalle saati opiskelijoille. Esitettiin pohdinta, että mikäli näin on, niin minkälaisia ilmaisia palveluita tällaisissa tilanteissa voitaisiin käyttää.
  • Kommentoitiin, että Arenen suositukset olivat vararehtorien laatimat. Suositusten ja aiheen kokonaisvaltainen läpikäyminen voisi olla hyväksi. Kysymyksiä ovat esimerkiksi, mikä on CSCn rooli tekoälypalveluiden tuottamisessa ja mitä osaamista CSC:llä olisi tarjota opetukseen ja tekoälyyn.
  • KOOTuen tulisi keskittyä johonkin tiettyyn osa-alueeseen tekoälyn käytössä. Mitä nämä näkökulmat ja osa-alueet voisivat olla? 
  • Todettiin, että ensin olisi hyvä tunnistaa ylätaso sekä paikantaa, mihin asioihin voidaan vaikuttaa. Kommentoitiin, että palvelukoulutusta on tällä hetkellä tarjolla paljon. Asiassa on meneillään jatkuva muutos.  
  • Ylätason tunnistamista kannatettiin, ja esitettiin pohdinta, olisiko järkevää perustaa Synergiaryhmän alle tekoälyyn keskittyvä ryhmä.
    • Todettiin, että tämmöinen ryhmä on jo kokoontumassa ja että tällaista on varmasti muuallakin. Ehdotettiin, että mieluummin valittaisiin jokin tietty prosessi, mihin liittyen AI-työkaluja pohditaan.
  • Lainsäädäntöpuoleen liittyen nostettiin kysymys siitä, voiko yleistä AI-työkalua, jonka kielimalli on avoin, antaa korkeakoulun toimesta opiskelijalle käyttöön. Todettiin, että jos tämä rinnastetaan automaattiseen päätöksentekoon, tilanne muuttuu monimutkaisemmaksi.
    • Toivottiin vielä tarkennusta tähän, eli miten ja minkälainen tilanne voisi rinnastua automaattiseen päätöksentekoon.
      • Esitettiin, että kielimallin ollessa avoin kysymyksenä on, pitääkö oppilaitoksen varmistaa, että kielimallin antamat vastaukset ovat linjassa muiden korkeakoulujen ohjeistusten kanssa. Muutoin voidaan olla tilanteessa, että opiskelija saa neuvontatyökalusta väärää tietoa. 
      • Pohdittiin, onko kärjistetysti kyse siis siitä, että neuvontaa ulkoistettaisiin tekoälylle ja että kuka tällöin vastaa virheistä.
      • Todettiin, että kun ihminen on asiassa välissä, voidaan tekoälyä käyttää hyvin tukiälynä. Mikäli käytetään suoraan neuvontatyökaluna, on asia ja tilanne eri. 
  • Ehdotettiin, että pidetään KOOTuen kokous, johon kutsutaan Arenen edustajia sekä juridiikan että tekoälyn asiantuntijoita, ja käsiteltäisiin aiheita eri näkökulmista. 
    • Todettiin, että voitaisiin jäsentää ehdotusta, käydä yleistä keskustelua ja täsmentää asiaa. Aiheeseen liittyen on vaara virheellisille päätelmille.


6. Tiedoksi


7. Muut asiat

  • Seuraava kokous tammi-helmikuussa 2024, ajankohta tarkentuu.
    • Ehdotettiin, että ensimmäinen kokous voisi olla läsnäkokous.
      • Sovittiin kokousajankohdaksi ti 13.2.2024 klo 12-16 läsnäkokouksena pääkaupunkiseudulla.
  • IR-tekijäverkoston edustaja vaihtuu. 
    • Tuula Sunnarborg uudeksi jäseneksi, Jenni Kokko jää varajäseneksi. Tästä laitettu myös erikseen viestiä.


8. Kokouksen päättäminen 

  • Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.02.


Osallistujat

KOOTuki-yhteistyöryhmän jäsenet

  • Puheenjohtaja: Marko Wilen, AMK-OHA, Laurea AMK
  • Varapuheenjohtaja: Markku Närhi, FUCIO, Jyväskylän yliopisto
  • Sami Hautakangas, OHA-forum, Tampereen yliopisto
  • Airi Hirvonen, AMK-OHA, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
  • Krister Karlström, AAPA, Arcada Ammattikorkeakoulu
  • Jenni Kokko, IR-tekijäverkosto, Jyväskylän yliopisto
  • Vilho Kolehmainen, Digivisio
  • Juha Laatikainen, Digipedaverkosto, Taideyliopisto  
  • Aila Markus, Synergiaryhmä, Vaasan yliopisto
  • Joonas Mäkinen, Opetushallitus 
  • Hanna Nordlund, Digivisio  
  • Tuomas Orama, AAPA, Metropolia Ammattikorkeakoulu 
  • Jussi-Pekka Pispa, FUCIO, Tampereen yliopisto
  • Mari Varonen, Digipedaverkosto, Jyväskylän ammattikorkeakoulu
    • Juha Laatikainen, Digipedaverkosto, Taideyliopisto
  • Päivi Vähäsalo, Synergiaryhmä, Seinäjoen ammattikorkeakoulu  
  • Merja Väistö, Opetushallitus
  • Erja Widgrén-Sallinen, OHA-forum, Itä-Suomen yliopisto 
  • Sihteeri: Minna Pylkkönen, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy  
    • Jukka Kohtanen, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy 


Ryhmän asiantuntijat

  • Marko Borodavkin, AMK-OHA, Metropolia Ammattikorkeakoulu
  • Suvi Heinonen, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy
  • Niina Helenius, OHA-forum
  • Jukka Kohtanen, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy
  • Jonna Korhonen, Opetus- ja kulttuuriministeriö
  • Jaakko Riihimaa, AAPA, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
  • Teemu Seesto, FUCIO, Turun yliopisto 
  • Sara Sintonen, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy 
  • Thomas Vikberg, Opetus- ja kulttuuriministeriö
  • Ari Rouvari, AAPA, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu


Asiantuntijavieraat

  • Laura von der Hagen, Opetushallitus
  • No labels