Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmä (KOOTuki) kokous 6/2023

Osallistujat

KOOTuki-yhteistyöryhmän jäsenet

  • Puheenjohtaja: Marko Wilen, AMK-OHA, Laurea AMK
  • Varapuheenjohtaja: Markku Närhi, FUCIO, Jyväskylän yliopisto
  • Sami Hautakangas, OHA-forum, Tampereen yliopisto
  • Airi Hirvonen, AMK-OHA, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
  • Krister Karlström, AAPA, Arcada Ammattikorkeakoulu   Estynyt
  • Jenni Kokko, IR-tekijäverkosto, Jyväskylän yliopisto    Estynyt
    • Esa Rahiala, IR-tekijäverkosto, Satakunnan ammattikorkeakoulu
  • Vilho Kolehmainen, Digivisio
  • Juha Laatikainen, Digipedaverkosto, Taideyliopisto
  • Aila Markus, Synergiaryhmä, Vaasan yliopisto
  • Joonas Mäkinen, Opetushallitus
  • Hanna Nordlund, Digivisio   Estynyt
  • Tuomas Orama, AAPA, Metropolia Ammattikorkeakoulu 
  • Jussi-Pekka Pispa, FUCIO, Tampereen yliopisto
  • Mari Varonen, Digipedaverkosto, Jyväskylän ammattikorkeakoulu
  • Päivi Vähäsalo, Synergiaryhmä, Seinäjoen ammattikorkeakoulu
  • Merja Väistö, Opetushallitus   Estynyt
  • Erja Widgrén-Sallinen, OHA-forum, Itä-Suomen yliopisto 
  • Sihteeri: Minna Pylkkönen, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy 


Ryhmän asiantuntijat

  • Marko Borodavkin, AMK-OHA, Metropolia Ammattikorkeakoulu
  • Suvi Heinonen, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy
  • Niina Helenius, OHA-forum
  • Jonna Korhonen, Opetus- ja kulttuuriministeriö
  • Jaakko Riihimaa, AAPA, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
  • Teemu Seesto, FUCIO, Turun yliopisto 
  • Sara Sintonen, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy   Estynyt
    • Susanne Sjöblom, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy
  • Thomas Vikberg, Opetus- ja kulttuuriministeriö


Asiantuntijavieraat

  • Päivi Aho, Laurea
  • Laura von der Hagen, Opetushallitus
  • Sakari Heikkilä, Digivisio
  • Jaakko Marin, Digivisio
  • Emilia Reitamo, CSC
  • Annu Schroderus, Digivisio
  • Henna Toivola, CSC
  • Eeva Tuori-Pastila, Digivisio


Muistio

1. Kokouksen avaus ja työjärjestyksestä päättäminen

  • Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 9.00.


2. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen


3. Tilannekatsaus oppijanumeron ja muiden henkilötietojen hakuun OPH:n rajapinnasta, Laura von der Hagen, Opetushallitus LIITE

  • Laura von der Hagen kertoi ajankohtaiset asiat liittyen oppijanumeron ja muiden henkilötietojen hakuun OPH:n rajapinnasta.
  • Työstöä eniten ovat vaatineet luovutettavat tietosisällöt ja tietojen edelleen luovuttaminen. Molemmista asioista on käyty jonkin verran keskustelua korkeakouluissa.
  • eIDAS-tunnistetta ei ole oppijanumerorekisterissä eikä väestötietorekisterissä, se on saatavilla ainoastaan Suomi.fi-tunnistaumisen kautta. OPH on toteuttamassa syksyn aikana hakemisen tunnistautuneena, ja sen yhtenä vaihtoehtona on hakeminen eIDAS-tunnistautuneena. On siis pieni mahdollisuus, että eIDAS-tunnistautumista voisi käyttää oppijanumerorekisterissä, mutta tilanne on vielä auki ja mitään ei ole päätetty. 
  • Funidatalta tullut kommentti rajapintamuutosten tilannekatsaukseen liittyen: ei ole tulossa muita tietoja kuin oppijanumero, ei siis ole tulossa muutoksia toteutukseen.
  • Pepin lisäosan käyttöönoton ei pitäisi olla suuri prosessi korkeakouluille. Sisun integraatio on työn alla, tarkoitus, että syksyllä kaikki saisivat integraation samalla kertaa käyttöön.
  • Korkeakoulut ovat käyneet keskustelua yhteisen linjauksen tarpeesta oppijanumeron haulle. Käyttöehdoissa ja laissa mainitaan, että haku on mahdollista vain välttämättömissä tilanteissa ja yhteinen linjaus olisi tärkeää, jotta jokainen korkeakoulu ei tee omaa päätöstään. 

Keskustelu

  • Keskustelussa todettiin, että eIDAS-tunnistautumisen mukaan saaminen olisi hienoa. FinAuth-tunnistautumisen käytöstä ei ole käyty keskustelua, koska tunnistautuminen on vain pieni osa kokonaisprosessia. Digivisiolla on tarve mahdollistaa ulkomaalaisten tunnistautuminen.

  • Käytiin keskustelua henkilökunnan oppijanumeron hakemista, se on aktivoitunut ja osa korkeakouluista sekä pari pienempää yritystä ovat olleet asiasta yhteydessä.
  • Keskusteltiin henkilötietojen luovuttamisen laajuudesta ja tarpeesta. Laajuus vaihtelee riippuen korkeakoulusta, eikä vanhojen rajapintojen osalta voida sanoa kuinka laajalti henkilötietoja on luovutettu. Todettiin, että kokonaiskuva on tärkeää huomioida, eri osissa korkeakouluja tarvitaan eri tietoja. 
  • Nostettiin esiin, että nykyinen hallitus on linjannut lukukausimaksuista, joten korkeakoulujen pitäisi saada hakijan kansalaisuus luotettavasti tietoonsa. Opiskelijan pitää myös ilmoittaa korkeakoululle, mikäli kansalaisuus muuttuu. 
  • Pohdittiin VTJ-integraation tarpeellisuutta hakijan tietojen haussa, koska opintopolusta saadaan jo integraation kautta hakijan yhteystietoja. Ei välttämättä ole tarpeen rakentaa ylimääräisiä integraatioita vaan pitäisi pystyä luottamaan omiin rekistereihin. Vaatimukset ja tarpeet tulisi käydä vielä korkeakoulujen edustajien kanssa yhdessä läpi, sen lisäksi olisi hyvä käydä lakimiesten kanssa läpi lakiin liittyvät osiot ennen päätösten tekemistä. 
  • Todettiin, että muutos on käytävä läpi korkeakoulujen IDM/IAM-asiantuntijoiden kanssa, ettei mikään mene rikki. 
  • Ehdotettiin, että OPH ottaa tehtäväkseen kutsua koolle työryhmän, jossa on mukana OHA-forumin lakimiehet ja korkeakoulujen edustajat. Työryhmän tehtävänä on käydä läpi mitä kaikkia rajapintoja on tiedon keräämistä varten ja mitä laki asiasta määrää. Työryhmään mukaan myös korkeakoulujen IDM/IAM-asiantuntijat. 


4.  Kela ja muuttuneet henkilötunnukset, Päivi Aho, Laurea LIITE

  • Aho esitteli asiakokonaisuutta Kela ja muuttuneet henkilötunnukset.
  • VIRTA-opintotietopalvelun yhteyshenkilöpalaverissa on päätetty, että pyydetään linjausta asiaan KOOtuki-ryhmältä.

Keskustelu

  • Keskustelu avattiin näkemyksellä, että kyseisissä tilanteissa henkilön itsensä pitäisi olla aktiivinen, ennen kuin vanhoja rekisteritietoja lähdetään muuttamaan.
  • Esitettiin tarkentava kysymys: Jos nimi tai sukupuoli muuttuu, annetaanko uusi todistus uudella identiteetillä? Velvollisuutena on säilyttää tiedot aiemmista suorituksista. 
    • Kommentoitiin, että asia koskee myös Sisu-yliopistoja. Todistukseen liittyen kommentoitiin, että henkilö, jonka sukupuoli ja identiteetti ovat muuttuneet, voi pyytää uudella identiteetillään uudet tutkintotodistukset. Nämä muodostetaan ja Peppiin siirretään muuttuneet tiedot. Vanha todistus jää arkistoon. 
  • Kysyttiin, pystytäänkö nämä eri identiteettien opinnot yhdistämään? Todettiin, että kyseessä olevan saman henkilön suoritukset tulisi voida yhdistää.
    • Pohdittiin, onko tämä enää korkeakoulun asia, vaan esimerkiksi lääkärin kohdalla Valviran asia. 
  • Kommentoitiin, että asiassa on yhdistetty eri asioita samaan pohdintaan. Todistusten pyytäminen on toinen tapaus ja alkuperäinen kysymys opiskelijan etuun liittyvä asia. Pohdittiin, voisiko ajatella, että tunnukset ovat hetken aikaa auki opintojen päättymisen jälkeen, jolloin tietyn aikaa opiskelujen päättymisen jälkeen voitaisiin päivittää tiedot automaattisesti ja sen jälkeen opiskelijan pyynnöstä. Pohdittavaksi jäi, mikä tämä aika olisi. Opiskelijan edun tulee olla etusijalla ja asiaan tulee tehdä opiskelijan edusta lähtevä linjaus. 
  • Tarkennettiin, että Kelan suunnalla tiedot ovat saatavilla. Kelalla on uusi henkilötunnus ja Kela voi antaa opintolainahyvityksen tämän perusteella. Kela tietää uuden hetun ja haluaisi, että korkeakoulut päivittäisivät tietoihinsa uuden hetun. Kela ei voi kuitenkaan luovuttaa hetua korkeakoululle. Tilanteessa siis hetu on muuttunut ja Kela on tietoinen tästä. Kelan toive on, että tieto olisi oikein Pepissä, menisi sieltä VIRTAan, josta Kela saa tietonsa.
  • Kommentoitiin, ettei Kela ole viranomainen, joka voi sanella, mitä tietoja rekisterissä on.
    • Painotettiin, että asiaan liittyen tulee pohtia, mihin kenelläkin on oikeus ja velvollisuus. Esitettiin, että on Kelan ja opiskelijan välinen asia, onko korkeakouluilla oikeus vuosia myöhemmin muuttaa tietoja. 
    • Kommentoitiin, että aikaisemmin on ollut toinenkin asia/tieto, jonka Kela yritti siirtää korkeakouluille, mutta silloin KOOTuessa todettiin, etteivät korkeakoulut voi ottaa asiaa vastuulleen. Asia liittyi johonkin etuuteen ja kyseisessä tilanteessa todettiin, ettei asia kuulu korkeakoulujen perustehtäviin.
  • Nostettiin esiin, että asiallinen yhteys opiskelijaan on katkennut, kun opiskelija valmistuu tai eroaa. Esitettiin pohdinta, voidaanko korkeakoulujen asemassa esim. Kelan tai toisen viranomaisen pyynnöstä muuttaa omia rekisteritietoja tavoilla, joista tulee vaikutuksia todistustietoihin. 
  • Todettiin, että asiaan liittyy useita eri näkökulmia, digipalvelulaki velvoittaa luovuttamaan tiedot sähkösesti, jos tiedot ovat saatavilla. Toinen velvoite on säilyttää tiedot ajantasaisena, riippumatta siitä onko henkilö valmistunut. Asiaan tulisi saada myös lakimiehen näkemys, ei vain opintohallinnon tuntevan lakimiehen. Lakiperuste on tärkeä olla, muuten ei tietoja voida luovuttaa. Ei ole opiskelijan etu, jos tämän kaltaisen tilanteen vuoksi opiskelija ei saa opintolainahyvitystä. 
  • Todettiin, ettei asiasta voida päättää tässä kokouksessa ja esitettiin työryhmän kokoamista.
    • Pohdittiin, mikä olisi oikea asiantuntijajoukko? Millaisia jäseniä työryhmään tarvitaan? Voisiko kyseeseen tulla synergiaryhmän alaisuudessa toimiva ryhmä?
      • Esitettiin, että työryhmään tarvittaisiin ehdottomasti opintohallinnon lakimiehiä sekä esimerkiksi Kelan edustaja mukaan kertomaan näkökulmia. Asiaan tarvitaan laajempi näkökulma, tilannetta tulee katsoa eri lakien näkökulmasta ja huomioida lakikokonaisuus koko laajuudessaan. 
  • Aihe herätti yleisemmän tason pohdintaa, minkä viranomaisen tehtävä Suomessa on ylläpitää henkilötietomuutoshistoriaa, jos hetu muuttuu. Pohdittiin kuuluuko se Kelalle/DVV:lle?  Tieto Kelalle tulee DVV:stä. Asia ei voi olla korkeakoulujen tehtävänä, eikä tietoa voida ylläpitää rekistereissä hajautetusti ja menneisyteen liittyviä faktoja muutellen. 
  • Esitettiin kysymys, onko Kelalla jo olemassa tieto uusista sekä vanhoista hetuista asian hoitamiseen? Silloinhan tiedon muuttaminen tai luovuttaminen ei olisi välttämätöntä.
    • Todettiin, että kyllä, Kelalla on tieto uudesta hetusta, mutta he eivät voi luovuttaa sitä korkeakouluille, vaan korkeakoulujen pitäisi se etsiä tai saada jostain muualta.
  • Kommentoitiin, että perusteena ei voi olla se, että asia olisi helpompaa Kelalle. Jos he eivät sitä muualta saa, niin tällöin asia voitaisiin ottaa keskusteltavaksi. Kokonaisuuden kannalta pitäisi olla masterdata. 
  • Tilanteen ollessa epäselvä ehdotettiin, että jatkettaisiin vanhan toimintatavan noudattamista. Ei siis muutettaisi toimintatapaa, jossa muutokset tehdään opiskelijan pyynnöstä. Todettiin myös, että korkeakoulujen on tärkeää sopia Kelan kanssa, miten asiassa päästään eteenpäin. 
  • Kommentoitiin, että vastaan on tullut tilanne, jossa hetu muutettiin tilannekohtaisesti. Todettiin, ettei ole varmuutta siitä, onko olemassa kaikki korkeakoulut kattavaa käytäntöä asiaan. Toivottiin, että korkeakouluille laitettaisiin yhteisesti viestiä ja ohjeistusta, kuinka asiassa tulee toimia.
  • Kommentoitiin, ettei korkeakoulujen IDM:n näkökulmasta ole mitään hetu-päivitystarvetta, jos indentiteetti/suhde on “ei aktiivinen”. Suhde voi toki aktivoitua erilaisista syistä uudelleen, jolloin korkeakoulujen rekisterien tiedot pitää päivittää tai päivittyä.
  • VIRTA-tietojen polkuihin liittyen esitettiin kysymys: Mikäli henkilön nimi muuttuu, ja eri korkeakouluilla eivät tiedot ole päivitettyinä, kuinka tiedot ovat tällaisessa tapauksessa VIRTAssa? Ovatko tiedot  ajantasalla?
    • Kysymykseen vastattiin, että kyllä, tiedot ovat ajantasalla. Lisähuomiona lisättiin, että jos henkilö menee opintopolkuun katsomaan tietojaan, ovat nämä tiedot yhdistyneet, kun kyse on yhdestä ja samasta henkilöstä. 
  • Todettiin myös, että tilanteen kaltaisia muutoksia ja päivityksiä voi tulla lähiaikoina enemmänkin.

  • Pohdittiin, olisiko asia edellisen kohdan työryhmälle toinen asiakohta.

    • Todettiin, että asiaa tullaan tarkastelemaan laajemmasta näkökulmasta kuin pelkästään opintohallinnon näkökulmasta. 

  • Ehdotettiin, että tiedustellaan Kelalta, miksi he eivät itse yhdistele vanhaa ja uutta hetua. Pohdittiin, tulisiko asia rekisterinpitäjän taholta, opintohallinnon ja rekisterinpitäjän kirjeenä Kelalle.
  • Kommentoitiin, että valmistelu voisi tapahtua VIRTA-ryhmässä, jonka jälkeen mukaan otettaisiin OHA:n lakimiehet. Tämän jälkeen lähestyttäisiin Kelaa.
    • Todettiin, että asia tuli VIRTAn puolelta KOOtuelle, sillä kyse on tiedoista, mitä rekistereissä on. Takaisinohjaamisen sijaan kannattaisi miettiä, minkälaista valmistelua asian suhteen tarvitaan sekä miten asian suhteen jatkossa edetään.
  • Asian edistämiseen tarvitaan vastuutaho. Todettiin, että asian tulisi mennä käsittelyyn OHA-verkostoille (OHA-forum ja AMK-OHA) ja mukaan tulisi ottaa OHA-lakimiehet sekä VIRTA ja Kela. Tällä okoonpanolla käytäisiin läpi, mistä on kyse. Kommentoitiin, että vajavaisilla tiedoilla ei voida tehdä päätöstä
    • OHA-koordinaattorit nostavat asian esille omissa verkostoissa ja asian käsittely valmistellaan OHA-verkostojen yhteystyössä.
    • Asiaa olisi hyvä käsitellä myös yhdessä muiden verkostojen kanssa.
    • Asiaa edistetään syksyn aikana. 
    • Kommentoitiin, että asiaa tulisi edistää mahdollisimman sujuvalla aikataululla.

PÄÄTÖS: Päätettiin, että OHA-verkostot ottavat asian käsittelyyn ja edistävät sitä syksyn aikana. Asiaa tulee tarkastella laajemmasta näkökulmasta esimerkiksi juridiset näkökulmat huomioiden. 


5.  Digivision tilannekatsaus, Sakari Heikkilä, Eeva Tuori-Pastila, Annu Schroderus, Jaakko Marin ja Vilho Kolehmainen, Digivisio  LIITE

  • Kolehmainen ehdotti, että siirretään OPI-viitearkkitehtuurin tilanne- ja ajankohtaiskatsaus seuraavaan kokoukseen. 
    • Ehdotus hyväksyttiin.
  • Heikkilä esitteli oikeushenkilökokonaisuuden. 
    • Yhtiön perustamisessa on mukana juristiryhmä, jossa on juristeja AMK:ista sekä lisäksi muitakin resursseja ja juristeja, jotka auttavat toimintavalmiuden varmistamisessa. Yhtiö lisätään rekisteriin kuluvan vuoden pyolella ja se on toimintavalmiudessa kvartaalilla Q2/2024. 

  • Esitettiin kysymys Digivisio-inhouse -oikeushenkilöön liittyen: Vaikeuttavatko hallitusohjelman inhouse-kirjaukset asiaa (10% omistus)?

    • Vastattiin, että asia on huomattu ja tilannetta seurataan tiiviisti. Todettiin, että vielä on vaikeaa sanoa, millä aikataululla hallitusohjelmassa olevat kirjaukset tulevat voimaan ja millaisiksi lopulliset kirjaukset muotoutuvat. Vielä ei siis osata sanoa, mikä mahdollinen vaikutus voisi olla.

  • Tuori-Pastila esitteli 2.0-pilottien etenemistä.
    • Yhteiskehittämisen toimintatapoja kehitetään. Uutta asiassa on muun muassa, että verkostotapaamisia on vain joka toinen viikko. Laajempien verkostotapaamisten välillä järjestetään syväosaamistapaamisia.
  • Schroderus esitteli opin.fi-palvelun kehityksen sekä informaalin ilmoittautumisen tilannekuvan.
    • Opin.fi 3.0-vaiheessa voidaan palvella ensin pistemäisen osaamisen tarpeita ja myöhemmin tiedon karttuessa tavoitteellisemman osaamisen kehittämistä. 
    • Tällä hetkellä meneillään tekninen osajulkaisu 2.0. Tästä esiteltiin keskeisiä nostoja, kuten oppijan tunnistautuminen, minkä kehitys on hyvällä mallilla.
  • Mikäli jälleen tulee tilanne, jossa korkeakoulujen halutaan luovuttavan tietoja, niin kuinka varmistetaan, ettei tähän liittyen tule jälleen takkuamista?
    • Kommentoitiin, että pilottikorkeakouluista on haluttu saada koulutustarjontatietoa pilottien kautta. Tämä tarve jatkuu, ja 3.0:n käynnistyessä ja uusien korkeakoulujen mukaantullessa, on koulutustarjontatiedon kartoittaminen yhä tärkeänä kysymyksenä ja tarpeena.
    • Esitettiin näkemys, että prosessissa olisi hyvä ottaa huomioon luovutusasiat ja nämä olisi hyvä saada kuntoon jo ennen kuin korkeakoulut tulevat pilottiin mukaan. Tämä todettiin hyväksi huomioksi. 3.0:n suunnittelu on juuri alkamassa, ja tähän sisältyy uusien tarpeiden tunnistamista. 
    • Informaaliin tarjontaan liittyen ollaan tekemässä suunnitelmaa, jonka mukaan ilmoittautumisen yhteydessä oppija pysyisi opin.fi-sivustolla. Teknisessä osajulkaisussa 1.0 ja 2.0 siirrytään hyperlinkin kautta ulos sivustolta. 
  • Marin esitteli Digivision palvelutuotannon ja -hallinnan kokonaisuuden tilannekatsauksen. 
    • Korkeakouluille on jo päästy esittelemään ITSM-järjestelmää
    • IDM-järjestelmä on jo toteutettu, ITSM-järjestelmän muotoiluun tulee kulumaan vielä aikaa esimerkiksi workflowien ja tikettien muotoutumiseen. 
    • Asiakastukea muodostetaan, mihin liittyen on paikannettu monenlaisia erilaisia haasteita, toimintaympäristöjä, ym. Tavoitteena määrittää, minkälaisiin tilanteisiin vastataan.
    • Pohjaa laatujärjestelmäsertifioinnille rakennetaan, mutta tämän valmistuminen vielä kaukana. Yleiskokouksen päätettäväksi jää, lähdetäänkö hakemaan iso 9001 -sertifiointia, mutta tästä ollaan vielä kaukana. 
    • Esiteltiin toimijarakennetta. Asiakastukipalvelun toimittaja vielä vahvistamatta. 
    • Service deskin toimintamallissa on kaksi päälinjausta: oppijoiden tuki sekä asiakkaiden yhteydenpito. Ihannetilanteessa korkeakoulun oppija tai edustaja tietäisi mihin Service desciin ottaa yhteyttä. Näin ei kuitenkaan todellisuudessa ole, joten täytyy löytyä tavat reitittää tikettejä ITSM-järjestelmien välillä. 
    • Korkeakouluille on tulossa kutsu kokonaisuuden tarkennuksiin liittyen. Todettiin, että toiveita ja pyyntöjä käsiteltäviksi asioiksi palveluhallinnan prosessien kehittämiseen liittyen voi lähettää.

Ei keskustelua.


TAUKO   Klo 10.58-11.05, 7min


6.  Opetusyhteistyön työryhmän tilannekatsaus, Henna Toivola, CSC LIITE

  • Toivola esitteli opetusyhteistyön työryhmän tilannekatsauksen.
    • Opetusyhteistyön työryhmän alkuperäinen rooli on muuttunut ja nykyään samoihin aiheisiin liittyvää keskustelua käydään muissakin ryhmissä. Työryhmän rooli tuodaan KOOTuelle keskusteluun, koska on tunnistettu että olisi tärkeää kartoittaa missä ryhmissä keskustellaan mistäkin asioista ja millä tasolla. 
  • Opetusyhteistyön työryhmän wiki-sivut: https://wiki.eduuni.fi/x/C7SKC

Keskustelu

  • Keskusteltiin ryhmän kokonpanosta, nimestä, roolista ja rajauksesta. Onko kyse opetusyhteistyön palveluiden tai tukipalveluiden ryhmästä vai aidosti opetusyhteistyön ydintoiminnan vastuulla olevasta ryhmästä?
  • Nostettiin esiin Digivision rooli osakokonaisuuksien käsittelyssä. Huomioitavaa on, että Digivision toiminta on osa isompaa kokonaisuutta.
  • Käytiin läpi opetusyhteistyön työryhmän historiaa. Ryhmän taustalla on RIKE-hanke (ristiinopiskelun kehittämishanke) ja sen myötä Ristiinopiskelupalvelu (RIPA), joka on yksi opetusyhteistyön ilmentymä. RIKE-hankkeen aikana jo tunnistettu, että opintohallinnon palveluiden käsittelylle tarvitaan myös ryhmä, joka ei käsittele pelkästään ristiinopiskelun palveluväylään liittyviä asioita sillä ristiinopiskelu on paljon muutakin kuin pelkkä palveluväylä.
  • Työryhmä on perustettu vapaaehtoisten avulla ja mukaan lähti mm. OHA-forumin edustajia. Työryhmässä on ollut edustettuna molemmat korkeakoulusektorit ja opintohallinnon järjestelmät. Ryhmässä on tarkasteltu palveluiden ja prosessien yhtenäistämistä ja pohdittu kuinka jatkossa ratkaistaan digipedakogiikan kysymyksiä. Opetusyhteistyön työryhmä toimii Synergiaryhmän ja KOOTuen alaisuudessa.
  • On tarpeen selkeyttää, mitkä asiat ovat sellaisia, joika ryhmä jatkossa käsittelee. Mikä on tehokkain tapa edistää asioita, joita kentältä nousee?  Kun puhutaan opetusyhteistyön työryhmän jatkosta, tulee miettiä mitkä asiat jäisivät työryhmälle ja mikä on työryhmän rooli.
  • Edellisessä KOOTuen kokouksessa esiteltiin ehdotus verkostokoordinaattorien verkostosta, ja silloin jäi pohdittavaksi minkä alaisuudessa ryhmä toimisi, etenkin kun toiminta liittyisi vahvasti ristiinopiskeluun. RIPAn ohjausryhmässä todettiiin, että koordinaatio verkostokoordinaattorien verkostolle tulisi RIPAsta. Keskustelua herätti mahdollinen työryhmien päällekkäisyys, jonka vuoksi on pohdittava olisiko paikallaan ryhmien tiivistäminen. 
  • Todettiin, että opetusyhteistyö on kasvamassa ristiinopiskelun ja Digivision myötä, jonka vuoksi molempien asioita pitäisi käsitellä koordinoidusti jossain yhteistyöelimessä. 
  • Pohdittiin vaihtoehtona ns. iskuryhmän muodostamista, joka kokoontuisi silloin kun esim. KOOTuelta tulee heille käsiteltäviä asioita. Nykyinen opetusyhteistyön työryhmä ei enää kokoontuisi säännöllisesti. 
  • Tuotiin esiin, että OHA-forumit toivovat valmisteltuja esityksiä ja sen vuoksi työryhmät, joilta voi valmistelua ja asiantuntemusta pyytää, ovat tärkeitä. On kuitenkin tunnistettava, kuinka jäsennellä ryhmät tehokkaan toiminnan varmistamiseksi. 
  • Nostettiin esiin Digivision yleiskokouksen kumppanuuksien hallintamalli esimerkkinä. Digivisiossa toteuttavat kokonaisuudet päätetään hankkeen hallintamallin mukaisesti. Tavoitteena on operatiivisen ratkaisukehityksen synkronointi yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.
    1. Tunnistetaan yhteisesti suunnitellut ja kehitettävät uudet toiminnallisuudet.
      • Jatkuvaa ideoiden ja muutoksen hallintaa.
      • Yhteisiä tavoitteita voidaan asettaa aikaisintaan 6-12 kk päähän.
      • Tilannekuvan ja kehityskohteiden kartoittaminen Digivision fasilitoimilla kahdenvälisillä keskusteluilla.
    2. Yhteinen käsittely kumppanien pyöreässä pöydässä.
    3. Digivisio-Sisu-Peppi-koordinaatioryhmä valmistelee päätösehdotukset korkeakoulujen sisäisen toiminnan osalta yhteisessä linjassa (huom. tämä on perustettava uusi ryhmä).
    4. Käsittely kumppanien päättävissä elimissä.
  • Ehdotettiin, että muutetaan opetusyhteistyön työryhmää enemmän iskuryhmätyyppiseksi, joka aktivoituu tarvittaessa. Asioita iskuryhmän käsittelyyn voi nousta eri kanavia pitkoin, KOOTuesta, Synergiaryhmästä, OHA-verkostoista, muista verkostoista.  Iskuryhmän kokoonpano koostetaan toimeksiannosta riippuen ja siellä olisi hyvä olla edustajat mm. OHA-verkostojen puolelta. Jos verkostokoordinaattorien verkosto perustetaan ja sieltä nousee asioita KOOTuen listalle, niin niitäkin voisi iskuryhmä tarvittaessa käsitellä. 
  • Ennen seuraavaa KOOTuen kokousta täsmennetään ryhmän toimeksiantoa wiki-sivulle.

PÄÄTÖS: Muutetaan opetusyhteistyön työryhmän toimintaa enemmän iskuryhmätyyppiseksi, jos voi vastaanottaa toimeksiantoja eri eri kanavien kautta, esim. KOOTuesta, Synergiaryhmästä, OHA-verkostoista. Iskuryhmän kokoonpano voi vaihdella käsiteltävien asioiden mukaisesti, mukaan kutsutaan asian käsittelyn vaatimat asiantuntijat. Päivitetään työryhmän wiki-sivulla olevaa toimeksiantoa ja tehtäviä. 


7. OILI-palvelun tilannekatsaus, Emilia Reitamo, CSC LIITE

  • Reitamo esitteli OILI-palvelun hinnastoa ja palvelutiedotetta vuodelle 2024 (hinnaston hyväksymiseksi.)
    • Hinnat esitellään KOOTuen kokouksessa, koska KOOTuki toimii OILI-palvelun ohjausryhmänä ja hinnat pitää hyväksyttää ohjausryhmällä ennen niiden ilmoittamista asiakkaalle. Vuoden 2024 hintojen ilmoitus pitää tehdä 2kk ennen niiden voimaantulemista eli lokakuun loppuun mennessä. 

Keskustelu

  • Todettiin, että olisi hyvä mikäli hinnasto olisi näkyvissä kokousmateriaalien mukana ennen sen hyväksyntää. Sovittiin, että hinnasto julkaistaan jatkossa rajatusti KOOTuen jäsenille ennen kokousta, jotta sitä on mahdollisuus tarkastella etukäteen. 
  • Pidettiin hyvänä, etteivät hinnat juuri nouse tai nousevat vain indeksin verran mutta samalla pohdittiin että pystytäänkö tällä kustannustasolla pitämään kehitysvelka kurissa ja palvelutaso samana. Todettiin, että ei ole näkyvissä suuria muutoksia ja OILI-palvelusta pystytään huolehtimaan nykyisellä budjetilla.
  • Hyväksyttiin hinnasto. 

PÄÄTÖS: OILI-palvelun vuoden 2024 hinnasto sekä palvelutiedote hyväksyttiin.


8. Puheenjohtajiston valinta vuodelle 2024

  • Kerrottiin, että valinnan valmistelutyö on vielä meneillään ja asiasta on luvassa vielä jonkin verran keskustelua. Todettiin, että näin ollen uutta pujeenjohtajistoa ei voida vielä valita.
  • Kerrottiin, että OHA-forumin puolella asiasta on keskusteltu mutta päätöksiä ei ole vielä tehty. OHA-forumin toivoo selvitystä KOOTuen roolista ja merkityksestä, vastaavanlaisesti kuten muutama vuosi sitten on tehty.
  • KOOTuen rooliin ja OKM-rahotukseen liittyen taustoitettiin, kuinka fasilitointi on muuttunut: 2014 ollut ensimmäinen KOOTuen kokous. KOOTuen kymmenen vuoden tullessa täyteen on tullut uusia tarpeita, joita olisi hyvä täsmentää ennen kuin puheenjohtaja valitaan. Toivotaan, että verkostot olisivat aktiivisempia käsiteltäväksi haluttujen asioiden suhteen. Tarkennukset roolituksiin auttaisivat pohtimaan, keitä olisi hyvä olla jatkossa mukana, jotta myös valmistelutyössä on saatavilla tarvittavia näkökulmia.
  • Miten asiaa halutaan edistää? Tulisiko asiaa ottaa käsittelyyn yhteistyössä perustajaverkostoissa?
    • Todettiin, että pidetään puheenjohtajiston ja työvaliokunnasta valittujen henkilöiden yhteistapaaminen verkostojen osalta, jotta asia lähtee etenemään.
    • Todettiin, että aikaa on, mutta ei valtavasti. 
  • Kommentoitiin, että seuraavassa FUCIOn kokouksessa voitaisiin käsitellä asiaa. FUCIO toivoo konkreettista esitystä. 
  • Mikäli puheenjohtajistolta halutaan tilannekuvaa, tällaista voidaan valmistella yhteistyössä CSC:n kanssa, mutta pyyntöä tälle toivotaan hyvissä ajoin. Kokousjärjestelyihin on tarvittaessa saatavissa apua CSC:ltä. 

PÄÄTÖS: Puheenjohtajiston valinta jätettiin vielä pöydälle. OHA-verkostojen johdolla käydään ensin keskustelua KOOtuen roolista ja merkityksestä jatkossa. 


9. Tiedoksi


10. Muut asiat

  • Seuraava kokous ma 27.11.2023 läsnäkokouksena, CSC, Keilaranta 14, Espoo.
  • Rahiala kiitti yhteistyöstä ja kertoi, että IR-tekijäverkostosta Jenni Kokon varahenkilö tulee vaihtumaan. 


11. Kokouksen päättäminen 

Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 12.05

  • No labels