Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmän kokous 2016\1

  • Torstaina 21.1.2016 kello 12-15
  • Kokoushuone Kalevala (K211), Opetus- ja kulttuuriministeriö, Meritullinkatu 10, Helsinki

Jäsenet

  • Ilmari Hyvönen, ylitarkastaja, opetus- ja kulttuuriministeriö (ryhmän puheenjohtaja)
  • Jaana Backman, tutkimuspalvelujohtaja, Itä-Suomen yliopisto - ESTE, sijaisena Soili Makkonen, kehitysjohtaja, Itä-Suomen yliopisto - ESTE
  • Jaason Haapakoski, erityisasiantuntija, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos - ESTE
  • Juha Haataja, opetusneuvos, opetus- ja kulttuuriministeriö
  • Eija Lantta, opintoasiainjohtaja, Lahden ammattikorkeakoulu
  • Ilkka Niemelä, provosti, Aalto-yliopisto - ESTE, sijaisena Christa Winqvist, IT-johtaja, Aalto-yliopisto
  • Markku Närhi, kehittämispalveluiden päällikkö, Jyväskylän yliopisto
  • Pertti Puusaari, rehtori, Hämeen ammattikorkeakoulu
  • Tuija Raaska, kehityspäällikkö, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
  • Eva Maria Raudasoja, johtaja, Oulun yliopisto
  • Tuomo Rintamäki, tietohallintojohtaja, Metropolia ammattikorkeakoulu
  • Ilkka Siissalo, tietohallintojohtaja, Helsingin yliopisto
  • Juha Venho, tietohallintopäällikkö, Turun ammattikorkeakoulu

Asiantuntijat

  • Janne Kanner, johtaja, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
  • Kati Kettunen, palvelujohtaja, Helsingin yliopisto
  • Antti Mäki, johtaja, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy (ryhmän sihteeri)
  • Virve Peltoniemi, erikoissuunnittelija, Tampereen ammattikorkeakoulu
  • Nestori Syynimaa, sovellusarkkitehti, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy 

Muistio

1 Kokouksen avaus ja työjärjestyksestä päättäminen

  • Hyvönen avasi kokouksen kello 12:01 ja kertoi ajankohtaisista asioista. Opetus- ja kulttuuriministeriössä ei täytetä kolmea vapautunutta johtajan virkaa: tiedepolitiikan vastuualueen johtajaa, taidepolitiikan vastuualueen johtajaa ja tietohallintojohtajaa.
  • 2.6.2014 asetetun ryhmän määräaika on 31.12.2016, Asettamispaatos Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhma.pdf
  • Asetetuista seitsemästä tehtävästä yhdessä ohjausryhmä ei ole onnistunut. Tehtävässä ohjata CSC:n tuottaman korkeakoulujen ICT-palveluiden tavoitearkkitehtuurin luomista ja ylläpitoa CSC:n tekemiä eri ehdotuksia kuvaustavasta ei ole pidetty soveltuvina eikä näitä arkkitehtuurikuvauksia edelleenkään ole käytettävissä. Todettiin, että ohjausryhmän toiminta-alueella liikkuu paljon informaatiota, eikä oikeat viestit aina tavoita oikeita henkilöitä, minkä korjaamiseksi ehdotettiin ajankohtaiskirjettä korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT:n ohjausyhteistyöstä. Ohjausryhmän tekemistä ratkaisuista ylläpidetään koostetta (liite 6).
  • (54) Toimintasuunnitelmasta kuluvalle vuodelle päätetään seuraavassa kokouksessa, keskeistä on, että korkeakoulutuksen ja tutkimuksen yhteisten arkkitehtuureiden hallintamallin hyväksyminen saadaan kaikista ohjausyhteistyön ryhmistä (http://ka.csc.fi).

2 Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen

3 CSC:n omistuksen hajauttaminen korkeakouluille

  • Haataja esitteli OKM:n kirjeen korkeakouluille (liite 2) ja korkeakoulujen vastauksia
  • Pohdittiin omistajien yhteistoiminnan organisoimiseksi perustettavan neuvottelukunnan roolia: päättääkö CSC:n neuvottelukunta tai sen yhtiökokouksen kautta nimittämä CSC:n hallitus esimerkiksi, mitkä asiat kuuluvat CSC:n hoidettavaksi tai Certian hoidettavaksi tai Aalto-yliopiston ja Helsingin yliopiston Funidata Oy:n hoidettavaksi taikka muun perustettavan konsortion tai organisaation hoidettavaksi, vai ovatko nämä asiat CSC:n hallituksen päätöksiä?
  • Todettiin, että CSC:n neuvottelukunta ja hallitus voivat sopia vain asioista, mitkä koskevat CSC:tä. Osakassopimuksessa määrätään, ettei sen kautta puututa CSC:n tai sen asiakkaiden välisiin sopimuksiin. Näin siis esimerkiksi OKM:n palveluostot CSC:ltä ovat jatkossakin OKM:n omassa päätösvallassa ja niiden ohjauksessa kuullaan korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT:n ohjausyhteistyön ryhmiä (http://ka.csc.fi). Puolestaan korkeakoulut päättävät kukin itsenäisesti, mitä palveluita ja mistä ja miten ne hankkivat, toki korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT:n ohjausyhteistyön huomioiden.

4 Opetuksen ja tutkimuksen yhteiset arkkitehtuurit yhteentoimivuuden ja yhteistyön mahdollistajina -seminaariraportti

  • Syynimaa esitteli raportin seminaarista 19.1.2016, http://bit.ly/1ThrKL1 (liite 3)
  • Pohdittiin, tukiko tämä sitä, että korkeakouluissa päästään perille siitä, mitä korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT:n ohjaustyön puitteissa tehdään? Syynimaan näkemyksen mukaan kyllä ja vastaavanlaisia tilaisuuksia toivottiin jatkossakin.
  • Ohjausryhmä on antanut CSC:lle toimeksi tuottaa ja pitää yllä sivustoa, jossa ohjausyhteistyöstä saa kokonaiskuvan olemassa olevista arkkitehtuureista ja niiden tilanteesta.
  • (55) Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT:n ohjausyhteistyön kokonaiskuvan ympärillä sivustoa tulee kehittää niin, että eri arkkitehtuureiden tilanne on seurattavissa (http://ka.csc.fi).

5 Opiskelun ja opetuksen tuen ja hallinnon viitearkkitehtuurin hyväksyminen julkaistavaksi osana korkeakoulutuksen ja tutkimuksen yhteisiä arkkitehtuureja

  • Kettunen kertoi arkkitehtuurin valmistelusta ja ohjaamisesta Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöverkoston (KOOTuki) osalta. Opiskelun ja opetuksen tuen ja hallinnon viitearkkitehtuurin todettiin olevan riittävän hyvä, vaikka paljon parannusehdotuksia onkin. KOOTuen päätöksen mukaan tehty työ kannattaa nyt julkaista, jotta sitä voidaan jo hyödyntää. Synergiaryhmä jatkaa tästä uuden ja paremman version laatimista ja siltä on pyydetty versiota niin, että tällainen on saatavilla Korkeakoulujohdon ICT-kokouksen aikaan toukokuussa 2016. Havaittiin, että opetus- ja koulutussanasto (OKSA) -työ liittyy erittäin keskeisesti korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen viitearkkitehtuurityöhön ja näiden liittymistä on huolehdittava erittäin tarkasti.
  • Tällaisen arkkitehtuurityön kehttämiseen ja tulosten ja yhteisten linjausten koeponnistamiseen liittyvät verkostot ja nämä uudet korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT:n ohjausyhteistyön rakenteet. Sen sijaan, että nimetään ryhmiä joillain perusteilla, kootaan verkostojen kautta ryhmät, joiden kautta laajemmalla pohjalla saadaan yhteinen näkemys, asiantuntemus ja tahto mukaan koko kentältä. KOOTuen toiminta on ollut hyvää ja CSC fasilitoinut ansiokkaasti. KOOTuki on kiertänyt nyt omia taustaverkostojaan toimintansa arvioimiseksi: opintohallinnon verkostot on jo kierretty ja tietohallintojohdon verkostot ovat vuorossa seuraavaksi ja niiden jälkeen Opetushallitus. Näyttää siltä, että tietoisuus ja ymmärrys näistä yhteistyörakenteista on hyvin ohuella pohjalla. Miten niitä voi hyödyntää tai mitä niistä seuraa tai miksi niissä kannattaa toimia.
  • Peltoniemi esitteli arkkitehtuurin (liite 4). Ylimmän tason prosessien kuva on ajateltu käsittämään kaikentasoinen ja kokoinen koulutus, eikä esim. vain tutkintoon johtava koulutus, minkä vuoksi esimerkiksi valmistuminen ei tässä näy erikseen. Yksityiskohtaisemmat prosessit on kuvattu kuvattu tämän kokonaiskuvan sisällä.
  • Todettiin, että on tärkeää huolehtia siitä, että arkkitehtuuria ylläpidetään jatkossakin ja osataan toimia, esimerkiksi ristiriidoissa. Prosessit ovat hyvä liitos yhteisen ja paikallisen välillä, koska paikallisten palveluiden on mahdollista liittää itsensä niihin. Aliprosesseja tarvitaan, jotta esimerkiksi ilmoittautumiskäytännöt ja lukukausimaksut saataisiin hanskattua. Toisaalta prosesseista on tärkeää tietää, mitkä ovat ne kohdat, joihin ei kosketa, missä on opetuksen ja tutkimuksen vapaus. Pääsääntöisesti opiskelun ja opetuksen toiminnassa rikotaan kaikkia rajoja, esimerkiksi, vaikka vaatimuksissa pienin moduuli on 15 op, voivat ne oikeasti tulla vaikka kuinka pieninä virtoina.
  • Tämä kenttä muuttuu todella ja uudistusvyyhti tulee murtamaan kaikkea. Vaarallisinta on, että sillä, mitä nyt kehitetään, tehdään ratkaisuja, jotka tukevat nykyistä. On tärkeää, että osataan jättää valinnanvapautta opettajille, tutkijoille ja oppijoille. Toisaalta opetusyhteistyötä ja -ratkaisuja ei keksi välttämättä akateemiset, vaan näitä innovaatiota tulee vaikka mistä, myös tukipalveluista.
  • Siissalo kertoi, että EUNIS:in interoperability-ryhmä (RS3G) tekee juuri tätä työtä ja siihen pitäisi ottaa enemmän osaa. Suomessa tehdään hyvää ja systemaattista työtä, joka tulisi tuoda mukaan eurooppalaisen yhteistyön tasolle.
  • (56) Kiittäen hyväksytään opiskelun ja opetuksen tuen ja hallinnon viitearkkitehtuuri julkaistavaksi osana korkeakoulutuksen ja tutkimuksen yhteisiä arkkitehtuureita. Työn tekijät ansaitsevat hyvät kahvit.

6 Korkeakoulujohdon ICT-kokouksen valmistelu

  • Hyvönen alusti edellisessä kokouksessa käydyn keskustelun pohjalta
  • Puusaari totesi, että korkeakoulujohdon ICT-kokous on ensisijaisesti viestimispaikka, ei linjauspaikka. Tärkeää kertoa perusviestiä, että mitä tehdää ja mihin suuntaan kehitytään. Keskusteilla on pysytty perusteemassa, tehdäänkö konehalleja vai perustetaanko yhtiötä sekä ostetaanko palveluita ulkoa vai tehdäänkö itse. Näistä on tärkeä keskustella ohjausyhteistyön tasolla. Sen sijaan, että Unifilta tai Arenelta pyydetään kysymyksiä, joihin korkeakoulujohdon ICT-kokouksissa pitäisi vastata, niiden kysymysten tulee tulla tältä ohjausryhmältä, muuten rehtorin näkökulmasta ollaan täysin kiinni siinä, mitä oma tietohallintojohtaja sitten sanoo. Keskeinen teema on kaikkien osallistuminen taloustalkoisiin ja säästömahdollisuuksien tunnistaminen. Kokouksessa on hyvin tärkeää kertoa niistä saavutuksista, mitä on jo tehty säästöjen saavuttamiseksi. Nämä ilmiöt pitää kertoa ja tuoda tarjottimella esille. Yhteisten palveluiden tuottamisen kanssa tulee keskustella siitä, miten tällainen muuttaa tekemistä esimerkiksi osallistuvissa organisaatiossa. Viime kädessä tämä on mielipiteen muodostuspaikka ja siitä hyvä, että näissä ei päätetä mitään. - Tiedottamiselle voisi syntyä tässä pohjaa.
  • Närhi totesi, että opetus- ja kulttuuriministeriö on pyytänyt tulossopimuksen valmistelussa aika paljon materiaalia siitä, miten näitä asioita haluttaisiin ratkaista. Korkeakoulujohdon ICT-kokoukseen on syytä koota, mitä näistä on ajateltu ja miten näitä ajatuksia voidaan koota ja puolestaan hyödyntää yhdessä.
  • Hyvönen totesi, että CSC:n liiketoimintasuunnitelman on oltava käsittelyssä ja keskustelun aiheena. Sen lisäksi liiketoimintasuunnitelmia olisi hyvä esitellä ja keskustella myös Aalto-yliopiston ja Helsingin yliopiston Funidata Oy:n, yhdeksän yliopiston Certia Oy:n ja Peppi/perusterkisteri/pakki-yhteenliittymän sekä 17 ammattikorkeakoulun palvelukeskussuunnitelmien osalta.
  • Kettunen totesi, että opiskelun ja opetuksen puolen tulevaisuuden näyn valmistelu on käynnissä, olisi tärkeää jakaa se visio siitä, mihin korkeakoulutus ja tutkimus on tulevaisuudessa kehittymässä ja millä visiolla sitten niihin haasteisiin vastataan korkeakoulujen strategiassa ja järjestelmäkehityksellä. Voisiko rehtorit sitten puolestaan vastata näihin näkyihin? Rikkain pitää olla sekä digitalisoituva opiskelu ja opetus että tutkimus ja sen palvelut.
  • (57) Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT:n ohjausyhteistyön kokonaiskuvan selittämiseksi ja testaamiseksi pitäisi kuvata, mitä jonkun arkkitehtuurin perusteella voisi tapahtua, ja voisiko näitä tapahtumia sitoa muihin ohjauksen ja päätöksenteon vuosikelloihin.

Hyvönen poistui, Haataja jatkoi kokouksen puheenjohtajana

7 Asiat Funet-työvaliokuntana

  • Funetin vuosiraportti, kustannuskehitysvertailu, palveluvalikoiman esittely ja mahdolliset uudet ja poistuvat palvelut käsitellään seuraavassa kokouksessa kokouksessa 17.3.2016

7.1 Pelisäännöt

  • Kanner esitteli palveluiden ohjaukseen liittyvän mallin ja pelisäännöt eli miten palveluiden kehittämisestä on sovittu ja miten niistä päätetään ennen kuin rahaa laitetaan pöytään (liite 5)
  • (58) Seuraavaan kokoukseen tuotaisiin Funetin vuosiraportin, kustannuskehitysvertailun, palveluvalikoiman esittelyn ja mahdollisten uusien ja poistuvien palveluiden lisäksi käsiteltäväksi ideoita siitä, mitä uutta voitaisiin tehdä Funet-brändin alla tulevaisuudessa CSC:n ja korkeakoulujen uudessa keskinäisessä asemassa. Ohjausryhmän jäsenet toisivat näitä ideoita ja lisäksi niitä pyydettäisiin korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT:n ohjausyhteistyön muilta ryhmiltä. Arvioidaan myös vuonna 2013 Funetin kehittämiselle asetetut tavoitteet.

7.2 Kuinka avataan keskustelu tulevaisuuden Funetista?

  • Kanner alusti: 2018 Funetin on uudistuttava teknisesti: tänä vuonna suunnitellaan, 2017 hankitaan ja 2018 otetaan käyttöön. Lähestyy siis kohta, jossa voidaan tehdä merkittäviä muutoksia. Olisiko syytä synnyttää työryhmä, jolla käytäisiin läpi tulevaisuuden vaihtoehtoja ja mahdollisuuksia? Tämä ohjausryhmä toki ylimmällä tasolla ja neljä asiantuntijaryhmää jatkuvasti tukena, mutta tarvittaisiin ehkä erityinen työryhmä pohtimaan tätä asiaa teknisestä-, päätöksenteon-, ja tulevaisuuden tarpeiden näkökulmista.
  • (59) CSC voisi tehdä tästä etenemismalliesityksen: minkä tyyppistä tietoa, mikä aikataulu, minkä tyyppiset ihmiset tätä tekisivät; voisiko Fucio ja APAA sekä muut olemassa olevat rakenteet auttaa tässä, miten tutkimuksen ja opetuksen tulevaisuus huomioitaisiin. 

8 Korkeakouluihin kohdistuvien tietohallinnollisten vaatimuksien ennakointi ja seuraaminen

9 Muut esille tulevat asiat

  • Siissalo kertoi, että EUNIS:n rehtoreiden konferenssi järjestetään kahden vuoden välein ja kutsu kuluvan kevään kokoukseen tästä välitetään myös tälle ohjausryhmälle

10 Kokouksen päättäminen

  • Haataja päätti kokouksen 14:54

 

Liitteet

Asialista

1 Kokouksen avaus ja työjärjestyksestä päättäminen

  • Hyvönen avasi kokouksen kello 12:01 ja kertoi ajankohtaisista asioista. Opetus- ja kulttuuriministeriössä ei täytetä kolmea vapautunutta johtajan virkaa: tiedepolitiikan vastuualueen johtajaa, taidepolitiikan vastuualueen johtajaa ja tietohallintojohtajaa.
  • 2.6.2014 asetetun ryhmän määräaika on 31.12.2016, Asettamispaatos Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhma.pdf

2 Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen

3 CSC:n omistuksen hajauttaminen korkeakouluille

  • Haataja esittelee OKM:n kirjeen korkeakouluille (liite 2) ja korkeakoulujen vastauksia

4 Opetuksen ja tutkimuksen yhteiset arkkitehtuurit yhteentoimivuuden ja yhteistyön mahdollistajina -seminaariraportti

  • Syynimaa esittelee raportin seminaarista 19.1.2016, http://bit.ly/1ThrKL1 (liite 3, saataville kokoukseen)
  • KA-SIG:n KARTTURI korkeakoulujen kokonaisarkkitehtuurin menetelmäoppaaseen perustuvaan kypsyystasomallikysely
  • Lista korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT:n ohjausyhteistyön tietopohjan muodostavista säännöllisistä tiedonkeruista ja selvityksistä

5 Opiskelun ja opetuksen tuen ja hallinnon viitearkkitehtuurin hyväksyminen julkaistavaksi osana korkeakoulutuksen ja tutkimuksen yhteisiä arkkitehtuureja

  • Peltoniemi esittelee arkkitehtuurin (liite 4)
  • Kettunen kertoo arkkitehtuurin valmistelusta ja ohjaamisesta Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöverkoston (KOOTuki) osalta

6 Korkeakoulujohdon ICT-kokouksen valmistelu

  • Hyvönen alustaa edellisessä kokouksessa käydyn keskustelun pohjalta

7 Asiat Funet-työvaliokuntana

  • Funetin vuosiraportti, kustannuskehitysvertailu, palveluvalikoiman esittely ja mahdolliset uudet ja poistuvat palvelut käsitellään seuraavassa kokouksessa kokouksessa 17.3.2016

7.1 Pelisäännöt

  • Kanner esittelee palveluiden ohjaukseen liittyvän mallin ja pelisäännöt eli miten palveluiden kehittämisestä on sovittu ja miten niistä päätetään ennen kuin rahaa laitetaan pöytään (liite 5, saataville kokoukseen)

7.2 Kuinka avataan keskustelu tulevaisuuden Funetista?

8 Korkeakouluihin kohdistuvien tietohallinnollisten vaatimuksien ennakointi ja seuraaminen

9 Muut esille tulevat asiat

10 Kokouksen päättäminen

  • No labels