Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmä toimii korkeakoululaitoksen kokonaisarkkitehtuurin ohjausryhmänä (OKM/21/040/2014). Ohjausryhmä toteuttaa tehtäväänsä tukemalla muita toimijoita ylläpitämällä alustaa yhteiseen tilannekuvan jakamiseen ja tuotosten julkaisemiselle osana yhteisiä arkkitehtuureja (ka.csc.fi). Ohjausryhmä toteutti itsearvioinnin evästääkseen keskustelua korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT:n ohjausyhteistyön kehittämisestä. Ohjausryhmän puheenjohtaja tuli OKM:stä ja jäsenet edustivat Ammattikorkeakoulujen rehtorineuvosto Arenea, Suomen yliopistot ry:tä Unifia, tietohallintojohtajien verkostoja, opintoasianjohtajien verkostoja, tutkimuksen ja TKI-toiminnan verkostoja sekä korkeakoulujen ja tutkimuksen tietoverkko Funetia käyttäviä laitoksia.

Itsearvioinnin yhteenveto: keskeiset nosteet

Ohjausryhmän tärkeä tehtävä on läpinäkyvyyden edistäminen, tuoda julkisesti saataville ja käsitellä kokonaiskuvaa ja julkista tiekarttaa korkeakoulutuksen ja tutkimuksen digitalisaatiosta ja ICT:stä sekä sen ohjausrakenteista, toimijoista ja hankkeista.

Osapuolten kokoaminen yhteen kokonaiskuvan seuraamiseksi on tärkeää. Olisi syytä tarkastella ohjausyhteistyöhön osallistuvien eri ryhmien kokoonpanoja ja tehtäviä eikä vain jatkaa toimeksiantoja (ohjausyhteistyön kehittämisestä). Keskustelua organisoinnista ja tehtävistä olisi syytä käydä yhdessä rehtoreiden, OKM:n ja CSC:n kesken.

Funet- työvaliokuntaroolia tulisi pohtia ja esimerkiksi nimetä operatiivinen työvaliokunta joka toimisi erikseen tai alistettuna  koko korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ylätasoa käsittelevälle ryhmälle, tälle tai jatkossa muodostettavalle muulle.

Itsearvioinnin yhteenveto: esille nousseet asiat

Huomion edessä numero viittaa saman aiheen toistumista eri haastatteluissa (yhteensä 12). Haastatteluvastaukset on ryhmitelty kysymysten mukaisesti, kysymykset koskivat erikseen kutakin ryhmän neljästä asetetusta tehtävästä sekä toiminnan kehittämistä. 

1) Ylläpitää kokonaiskuvaa korkeakoululaitoksen ICT:stä yhteistyössä korkeakoulujen verkostojen kanssa ja seurata, ennakoida ja vaikuttaa korkeakouluihin kohdistuviin tietohallinnollisiin vaatimuksiin.

  • 11: Olennaista, että käsitellään kokonaiskuvaa, ylläpitää julkista tiekarttaa, koska muissa ryhmissä vain osittaisia näkökulmia
  • 3: Painopiste ollut korkeakoulutuksen puolella
  • 3: Tutkimusta tulisi tuoda teemana enemmän esille
  • 2: Ohjausryhmä fasilitoi kokonaiskuvalla ja tilaisuuksilla, että eri näkökulmat kohtaavat. Ohjausyhteistyön ryhmien seminaari erittäin hyödyllinen, ryhmät ja toimija löytävät toisiaan, yhtymäkohtia
  • 2: Ohjausyhteistyöhön osallistuvien kansallisten, sektorikohtaisten ja korkeakoulujen omien ryhmien kokonaiskuvan hallinta, mitä ovat tehtävät, mitä ovat liittymäpinnat ja prioriteetit muiden ryhmien suhteen. Onko arkkitehtuureista linjaavien eri ryhmien toimeksiannot ja mandaatit oikein?
  • 2: Kokonaiskuvan hallintamallia pitäisi kuvata, tarkentaa. esim. tiedonhallintalaki kartalla on tärkeä havainto, mutta miten näiden huomoiden elinkaarta hallitaan
  • Kun on Digivisio koulutuksen road mappia varten, ei tarvitse keskittyä siihen, mutta seurata sitä pitää kyllä
  • Tulisi tuottaa tuotannossa olevien yhteisten palveluiden ymmärrystä, myös Digivisiolta kehityskärjen ohessa sivuun jäävistä ylläpidossa olevista tai arkisemmista asioista sekä erityisesti tutkimuksen asioista
  • Painopiste ollut tietohallinnossa, muuttunee jatkossa
  • Tutkimuslaitosten osalta voitaisiin ottaa kokonaiskuvassa huomioon myös Valtori
  • Saavutettavuus ja kaikki muut tulevat direktiivit, asetukset ja lait on tärkeä huomioida
  • Keskustelimme enemmän kokonaiskuvan ylläpitämisen tavoista kuin sisällöstä

2) Toimia korkeakoululaitoksen kokonaisarkkitehtuurin ohjausryhmänä, ja tässä roolissa ylläpitää yhteisten arkkitehtuurien ja korkeakoulkujen tietomallin hallintamallia ja hyväksyä korkeakoulujen tietomallin muutokset ja hyväksyä arkkitehtuurit yhteisinä julkaistaviksi

  • 7: Hyödyllistä kokonaiskuvan jakamisen kannalta
  • 6: Kokonaiskuva ei riitä, miten tuettaisiin uudistustoimien jalkautumista eri organisaatioissa ja arkkitehtuureiden kehittämistä, ylläpitämistä?
  • 5: Digivisio ei kata kaikkea, täytyy olla kokonaisuuden hahmottamisen näkökulmasta joku työkalu, tämä ryhmä tai muu
  • 4: Kokonaiskuva ja katsaukset tuottavat uusia yhteistyön alkuja eri toimijoiden kesken
  • 2: Julkinen kartta on tosi hyvä, mutta missä on hallintamalli sille tai aina tietomalliin asti. 
  • Tulisi jatkaa kokonaisarkkitehtuurin seurantaa ja erityisesti painottaa tutkimuksen kysymyksiin, tehtäisiin seuraavaksi laajempi visiotyö tutkimuksen puolelle
  • Voitaisiinko tehdä aktiivisia toimia arkkitehtuureiden yhteen sovittamiseksi, vaikka yhteisten komponenttien tunnistamisen kautta, kuten "jaettu tieto menestystekijänä"
  • Kokonaisarkkitehtuuria ei ymmärretä suurimassa osassa korkeakouluja, kuinka pitää harvat osaajat motivoituneina

3) Käydä keskustelua ja tehdä esityksiä OKM:n CSC:ltä korkeakouluille ostamien palveluiden sisällöstä ja linjavalinnoista, kuten palvelujen sisällölliset painopisteet ja taloudelliset asiat.

  • 6: Nyt palvelee tiedoksiantamista, kokonaiskuvaa, ilman ryhmää kokonaisuus jäisi sisäpiirin jutuksi
  • 3: Monitukintaista selittelyä kokonaiskuvasta, yksityiskohtia
  • 2: Vaikuttamienen, keskustelu ja esitysten tekemiset edellyttäisi pidempiä aikajänteitä. Keskustelun ajoittaminen aikaisemmaksi, koska prosessit ovat niin pitkiä
  • On ollut edelleen hieman sekavaa, mikä tämän ryhmän rooli on suhteessa CSC:n neuvottelukuntaan ja CSC:n strategiaan. Miten voitaisiin tehdä selvemmäksi, että miten asiakkaiden tyytyväisyys ja ohjaus toteutuu ja mitataan? 
  • Erityisen tärkeää tällaisena poikkeusvuonna, kun IT-kapasiteetin varmistaminen tai toiminnallisten asioiden, kuten valintakokeiden mahdollistaminen, vaatii yhteisen keskustelun foorumia, mutta myös akuutin tilanteen lisäksi esim. digivision myötä
  • Korkeakoulun tai tutkimuslaitoksen näkökulmasta tarvittaisiin parempi kolmiodraaman ylätason näkymä, miten vaikutamme tilaajan prosessiin
  • Siellä on asioita, niin kuin Funet, joka toimii hyvin, älkää koskeko siihen
  • Digivision myötä kaikki liittyvät rahat ei kannata laittaa sinne vaan hankkeella oma tekemisemme: visio on grow/transform ja ktpo run

4) Toimia FUNET-yhteisön valtuuttamana työvaliokuntana ja järjestää vuosittainen FUNET vuosikokous kaikille FUNETia käyttäville organisaatioille.

  • 7 Asiassa omasta positiosta ei ole juurikaan sanottavaa asioissa, mutta ajankohtaisen tiedon ja näkymien jakajana toiminta on erittäin hyödyllistä. 
  • 2: Kokonaiskuvaan (1-3 tehtävät) liittyen tärkeä näkökulma olla mukana
  • On tärkeää, että on olemassa ylin elin, joka keskustelee näistä asioita kaikkien asiakkaiden näkökulmasta.
  • Olisi hyvä, että olisi laajempi ymmärrys näistä yhteisistä paveluista, CSC:n palveluportfoliosta, kuten esimerkiksi tutkijan portfoliosta, suhteutettuna näihin, kokonaisuuden osana Funetin käsittely voisi olla pienempi osuus
  • Haasteellista, että verrattuna muihin tehtäviin, tässä kuitenkin tehdään päätöksiä ja siksi voi olla tarpeen keskustella pienemmistäkin asioista. 

Mikäli pidät ohjausryhmän jatkamista tarpeellisena, miten sen toimintaa, tehtäviä tai siinä edustettuja näkökulmia (jäsenet) tulisi kehittää?

  • 8: Jatkokautta mietittäessä olisi hyvä keskustella taustasta ja organisoimisesta kokonaiskuvan pyörittämiseksi ja hanskaamiseksi ja mahdollisuuksien ja tarpeiden arvioimiseksi, pienemmässä ryhmässä (rehtoritasolla) OKM:n ja CSC:n kesken
  • 8: Jonkunlaisen koordinaatiorakenteen jatkoa kokonaiskuvan seuraamiseksi. Olisi syytä tarkastella kokoonpanoa ja tehtäviä eikä vain jatkaa toimeksiantoa (vrt. yhteisseminaari 14.11.2019), osapuolten kokoaminen yhteen tärkeää
  • 8: Funet- työvaliokuntarooli olisi organistoitu erikseen tai pienempi poppoo ja laajemmassa kokoonpanossa ei käsiteltäisi tai otettaisiin mukaan sitten työvaliokunnan linjauksina tiedoksi
  • 5: Kokoukset ovat hyvin mietittyjä, valmisteltuja ja keskustelu on ollut vilkasta
  • 4: Strategisten asioiden erottaminen, jotteivat operatiiviset asiat hukuta niitä
  • 3: Päätösten vaikutusta olisi hyvä seurata, mitä päätöksille on tapahtunut: onko implementoitunut mikä sen vaikutus on: voisiko viestinnässä parantaa tietoa näistä. pidettäisiin vuosittain yksi kokous, jossa katsotaan edellisen vuoden päätösten etenemistilanne. mitä voidaan oppia
  • 3: Osapuolet, osallistujat voisivat tuoda pöytään proaktiivisesti asioita eikä vain kommentoida ja lausua
  • 3: Osallistujat arvostavat ja priorisoivat tätä ryhmää: kokoukset ovat olleet hauskoja, hyvähenkisiä. On välitön ja lämmin meininki 
  • 2: Kerran vuodessa tsekkaus, että käytäisiin koko digitalisoitumisen tiekartta ja muut kuvat läpi
  • 2: Perehdytys tai aloittajan paketti ryhmässä aloittaville uusille jäsenille on tärkeä
  • 2: Ollaan sellaisten asioiden äärellä, joiden merkitys vain kasvaa. Pitäisi olla vielä parempi osaaminen, paremmat tekniset valmiudet, riskienhallinta ja kriittisenä kysymyksenä myös identiteettien hallinta. Kun ollaan enemmän verkossa, on tärkeää tietää, keiden kanssa verkossa asioimme. - Miten esim. etänä ja hybridinä, digitaalista hyödyntäen opetuksen tukeminen ja kuviot hoidetaan
  • Strukturoida, millaisia asioita sinne tulee, mitä on päätöksiä, mitkä asiat on keskustelua ja ohjausta varten
  • Otettaisiin muita ryhmiä mukaan kokonaisuuden käsittelyyn
  • Tehtäisiin yhteisenä työstönä julkilausumia, viestejä vahvasti kaikkien osallistuvien tahojen suulla
  • Kokonaiskuvien ja arkkitehtuureiden esittely OKM:n johdon seminaareissa
  • Kirjoittaisin uusiksi, että "Kokonaiskuva korkeakoululaitoksen digitalisaatiosta"
  • Opetuksen erottaminen erikseen ja yhteiset / tutkimukseen liittyvät asiat toisessa kokoonpanossa
  • Jokaisen korkeakoulun osalta lähdetään tietohallinnon ja opintohallinnon yhteistyöstä ja kansallisten ratkaisujen etsiminen olisi edullisempi vaihtoehto kuin ratkaiseminen erikseen jokaisessa korkeakoulussa. Tarvittaisiin myös tahoja, joilla on aikaa perehtyä näihin kysymyksiin, erityisesti kansainvälisen toimintakentä hanskaamisen näkökulmasta.
  • AAPA:n ja FUCIO:n laajaedustus hyvä, koska tukee kytkeytymistä kaikkiin korkeakouluihin kokonaisvaltaisesti ICT:n näkökulmasta
  • Opetus olisi tutkimuksen tavoin nostettava keskeiseksi näkökulmaksi "opintohallinnon" sijaan
  • Tutkimusvararehtorit mukaan
  • TKI-näkökulma
  • "Asiakaat" voisivat olla välillä enemmän näkyvillä, esim. teemoittain
  • Tiedolla johtaminen, tiedolla johtamisen välineet

Itsearvioinnin toteutuksesta

Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmä päätti toteuttaa itsearvioinnin siten, että ohjausryhmän sihteerinä Antti Mäki CSC:ltä haastatteli ryhmän jäsenet (181/16.9.2020), lukuunottamatta puheenjohtajistoa OKM:stä eli opetusneuvoksia Ilmari Hyvönen ja Juha Haataja ei haastateltu, joten vastaajat edustavat korkeakouluja, tutkimuslaitoksia ja CSC:tä. Kaikki ryhmän 12 jäsentä haastateltiin, mutta kahden juuri nimetyn jäsenen sijaan haastateltiin sovitusi heidän edeltäjiään ryhmän jäseninä eli Jussi Kivinen Ari Hirvosen sijasta ja Stina Westman Jessica Parland von Essenin sijasta (ohjausryhmän jäsenet).

Lisätietoja antaa korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmän sihteeri Antti Mäki, 050 430 9119, etunimi sukunimi csc piste fi. 

Ohjausryhmän itsearviointi 2017

Liitetiedosto

  • No labels