Korkeakoulujen VIRTA-yhteyshenkilöiden kokous 5.12.2023 klo 9.30-11.00

Tallenne: https://video.csc.fi/media/t/0_j24gln8h

  1. Migrin hyödyntämät VIRTA-tiedot (tallenteen kohta 1:25)
    1. Mäppäystaulukon (luonnos) täydentäminen: https://wiki.eduuni.fi/x/FToiG
    2. Virta tietojen käyttö Migrissä.xlsx
    3. Linnamo/Migri: Koottu alustavaa Exceliä VIRTA-tietojen käytöstä. Lähes kaikki tieto, mitä Koskesta voidaan saada, on yleisesti ottaen todella hyödyllistä. Erityisesti tilanteissa, joissa vaaditaan yksityiskohtaista harkintaa.
      1. Opiskelijan oleskelulupa voidaan myöntää siihen asti, kun hänelle on olemassa oleva opiskeluoikeus tai tavoitellun opintojen suoritusajan päättymispäivään asti. Opiskeluoikeuden päättymispäivä tärkeä tieto sekä ensimmäisissä että jatkoluvissa.
      2. Käytetään myös tietoa opiskeluoikeuden tiloista. Näillä voidaan määärittää, voidaanko myöntää lupa, kun selvitetään opiskeleeko asiakas. Tilasta saadaan osviittaa myös siitä, onko opiskelija ilmoittautunut poissaolevaksi tai eronnut opinnoista. 
      3. Opiskeluoikeuden tyyppi on tärkeä eli se, että lupa voidaan ylipäätään myöntää tutkintoon johtaviin opintoihin. Pitää olla perusteltu syy, jos on jokin muu kuin tutkintoon johtavat opinnot, tieto hyvä nähdä Koskesta.
      4. Lukuvuosimaksut uutena tietona viime kesänä. Nyt on tieto lukuvuosimaksun alku- ja loppupäivästä, summasta sekä lukukausi-ilmoittautumisesta. Näkyvät lukukausikohtaisesti. Toivotaan, että voitaisiin saada ajantaisainen tieto lukukausimaksusta, nivoutuu toimeentuloedellytykseen.
      5. Lukukausi-ilmoittautuminen kertoo, onko läsnäoleva vai poissaoleva. Voidaan jälkivalvonnassa nähdä, onko opinnot edenneet tai mistä syystä ei ole edenneet. Onko ollut esim. poissaolevana.
      6. Opintosuoritusten laajuutta käytetään ja arviointipäivämääriä sen arvioimiseen onko edellisvuonna edetty niin, että edellytykset jatkoluvalle täyttyvät.
      7. Ei välttämättä kaikenkattava lista, mutta mikäli on jatkokysymyksiä tai toivotaan täsmennyksiä, voin vastata. 
    4. PA/Laurea: Voiko oleskeluluvalla opiskeleva opiskelija ilmoittautua poissaolevaksi, siis olla opiskelematta?
      1. Linnamo/Migri: Kyllä periaatteessa voi ilmoittautua poissaolevaksi. Mutta kun opintojen tulee edetä minimiopintopistemäärän, jotta varmistutaan, että maassaolon syy on nimenomaan opiskelu eikä esimerkiksi työ. Eli voi ilmoittautua, mutta tämä ei ole mitä asiassa halutaan tai tavoitellaan. 
      2. PA/Laurea: Laki antaa oikeuden ilmoittautua poissaolevaksi opiskeluoikeuden aikana, mahdollisuus käyttää yhden vuoden poissaoloon. Jos opiskelija ilmoittautuu poissaolevaksi, hänelle ei voi opiskeluajalle kirjata suorituksia, eli opinnot eivät etene. Opiskeluoikeuden päättymispäivämäärä siirtyy vuoden eteenpäin, pidentää opiskeluoikeusaikaa.
      3. Linnamo/Migri: Kunkin asiakkaan kohdalla käytetään tapauskohtaista harkintaa.
    5. JP/AYO chatissa: Haetaanko yhden asiakkaan tiedot aina kerrallan kun tämän tietoja käsitellään, vai talletetaanko VIRTA-tiedot Migrin tietovarastoon? Poistetaanko tiedot käsittelyn jälkeen?
      1. Linnamo/Migri: Tavallaan kyllä, kerran haetaan asiakkaan kohdalla tiedot Koski-rekisteristä, meille jää pdf-muodossa asiakkaan tiedot myös sen jälkeen kun asia on käsitelty. Jää nähtäville, ei katoa. Eri asia sitten kun asia arkistoituu, mutta jää nähtäville asiakkaan asiaan.
    6. Ellfolk/CSC: Korkeakoulut kaipasivat näkymää Migrin hyödyntämiin tietoihin, tarjosiko tämä Excel ja alustus selvennystä asioihin?
      1. SP/TAU: Kyllä selvensi. Jäin etsimään apurahatietoja?
        1. Linnamo/Migri: Hyvä pointti, ei näy omana osionaan. Tiedot näkyvät lukuvuosimaksun yhteydessä. Paljonko on maksettu ja paljonko saatu apurahalla. Lukukausikohtaisen lukuvuosimaksun summa näkyy ja erikseen se onko maksettu ja onko apurahaa vai ei.
      2. SP/TAU: Onko Pepissä eritelty varsinainen lukuvuosimaksuapuraha ja elinkustannusapuraha? Yliopistot voivat myöntää sekä lukuvuosimaksuapurahaa että elinkustannusapurahaa elämiseen. Tällä hetkellä ei paikkaa VIRTAssa.
        1. PA/Laurea: Pepissä ei ole elinkustannusapurahakenttää.
        2. TP/UEF chatissa: Ei ole minun mielestä erikseen elinkustannusapurahalle paikkaa
    7. Ellfolk/CSC: Täydennetään apuraha-asia taulukkoon ja Migri toimittaa uuden version.
  2. Tilannekatsaus tiedonkeruista (tallenteen kohta 18:15)
    1. Tiedonkeruut tietovarannosta - vuoden 2024 aikataulut

      1. Vuonna 2024 kerättävät tiedonkeruut vuoden 2023 tiedoista

      2. Kevään 2024 ensimmäiset tiedonkeruut
        1. Tilastokeskuksen tutkintotiedonkeruu, AMK. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 7.2.2024.
        2. Tilastokeskuksen tutkintotiedonkeruu, YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 14.2.2024
        3. Tilastokeskuksen tutkintotiedonkeruun ennakkotieto OKM:lle, AMK & YO. Tiedot toimitetaan OKM:lle 14.2.2024
  3. Opettajatiedot (tallenteen kohta 19:50)
    1. Tavoitepätevyys, tietoa kerätään Tilastokeskuksen opiskelijatiedonkeruussa
      1. Tavoitepätevyyden merkitsemisestä kandi/maisteritutkinnolle käyty keskustelua elokuun yhteyshenkilökokouksessa: https://wiki.eduuni.fi/x/RO8hFg (kohta 2 c vi) "voidaan toimia ehdotetulla toimintatavalla ja laittaa tavoitepätevyys kandivaiheeseen niille, joilla se on jo silloin tiedossa."
      2. Osalla yliopistoista tavoitepätevyyden merkitseminen kanditutkinnolle aiheuttaisi käsityötä ja vaarana, että tavoitepätevyys tulostuu kanditutkinnon kelpoisuudeksi, vaikka kelpoisuus saavutetaan vasta maisterin tutkinnon yhteydessä.
      3. Ellfolk/CSC: Ainakin Lapin yliopisto, Turun yliopisto ja Åbo Akademi eivät pysty luotettavasti tätä tietoa tuottamaan, tulostuvat väärin. Tilanne siis se, että osa korkeakouluista pystyy tuomaan tavoitepätevyyttä, osa ei. Miltä tämä näyttää Tilastokeskuksen näkökulmasta?
        1. Aaltonen/TK: Olemme nyt tietoisia asiasta.
        2. TR/JY chatissa: Eikö tuo olisi VIRTAn päässä hoidettavissa? Kandi- ja maisterioikeuksilla liene kuitenkin liittyvyys VIRTAssa.
          1. Finnberg/CSC: Jos se on liitetty maisterioikeuteen, sen voisi sieltä saada. Pitää laittaa päättely, teknisesti on mahdollista.
          2. Majamäki/CSC: Mitä tarkoittaisi HY:n keississä, voiko suoraviivaisesti päätellä?
          3. EA ja PH/HY: Ei tiedetä, mihin maisterivaiheessa suunnataan, ei luotettava yksiselitteinen päättely.
          4. Ellfolk/CSC: Voi sekoittaa tilannetta, jos VIRTA-päässä aletaan päättelemään.
          5. MT/Lay chatissa: Ja tuohon Timon kommenttiin lisänä, että eikös myös koulutusluokituskoodia voisi myös hyödyntää
            1. SP/TAU chatissa: Aineenopettajuus ei ilmene koulutusluokituskoodista.
          6. Majamäki/CSC: Kokonaisuutta pitää pohtia, mihin tietoa käytetään. Jos tietoa ei saada kaikilta korkeakouluilta, keskusteltava Tilastokeskuksen ja OKM:n kanssa, mikä on tietotarve ja mihin tietoa käytetään. En tiedä, pystytäänkö tässä kokouksessa lyömään asiaa lukkoon.
          7. Ellfolk/CSC: Voisiko keskustelua jatkaa viranomaistiedonkeruiden asiantuntijaryhmässä?
          8. Majamäki/CSC: Kyllä.
          9. Ellfolk/CSC: Kokous tiedossa ensi vuoden alkupuolella.
          10. TR/JY chatissa: Eikö se HY:n tapaus olisi hoidettavissa siten, että ennen kuin maisterivaihe on tarkentunut, siihen ei tule pätevyysarvoa.
            1. EA ja PH/HY chatissa: Tulkintakysymys: halutaanko epävarma tieto kandivaiheessa vai ei.
          11. TP/UEF: Ongelma siinä että poistetaan kandeilta pätevyystiedot tutkintotodistuksen teon yhteydessä. Peppi-yliopistoissa ongelma, että se tulostuu tutkintotodistukselle. Raporttimääritelmän voi tehdä, että ei tulostu. Jos tulisi VIRTAan kandilta jos pätevyyttä ei ole poistettu, niin se ei haittaa?
            1. Finnberg/CSC: Joo ei haittaa.
            2. Ellfolk/CSC: Tilastokeskuksen opiskelijatiedonkeruussa poimitaan joko kandin tai maisterintutkinnon, ei vaarana että tulisi tuplana.
        3. Ellfolk/CSC: Onko muita yliopistoja Lapin yliopiston ja Turun yliopiston lisäksi, joille tiedon toimittaminen on haastavaa?
          1. PR-E/TY: Turun yliopiston osalta opettajan tavoitepätevyyden lisääminen kandioikeudelle helppoa, mutta valmistumisen jälkeen pitää käsityönä poistaa kandivaiheen opiskeluoikeudet. Työlästä hoitaa niin, ettei pätevyysoikeus jäisi kandioikeudelle. Tässä kohtaa ei saanut innostunutta vastaanottoa pätevyyksien poistomenettely.
          2. EA ja PH /HY: Niin laajoja koulutukset, joten ei voida tietää varmasti, tuleeko opiskelija jatkamaan tietyssä koulutusohjelmassa kandivaiheen jälkeen vai ei.
          3. Ellfolk/CSC: Elokuun kokouksessa linjaus oli se, että voidaan kirjata tavoitekelpoisuus kandivaiheessa niille, joilla se on jo tiedossa. Jos ei ole tiedossa, ei kannata kirjatakaan
          4. JB/ÅA chatissa: Meillä on suurin piirtein samaa tilanne kuin TY.
        4. Ellfolk/CSC: Kertauksena siis, että Lapin yliopistolle, Turun yliopistolle ja Åbo Akademille tiedon kirjaaminen olisi haastavaa.
    2. Muistutus Ainepätevyyksien merkintä -taulukon täyttäminen. Tiedot puuttuvat usealta korkeakoululta: https://wiki.eduuni.fi/x/IgoiG 
      1. Ellfolk/CSC: Vaikka korkeakoulu ei tuota ainepätevyyksiä, toivotaan taulukkoon kirjaukset, tuotetaanko vai ei. Jokaiselta korkeakoululta toivotaan jonkinlainen merkintä taulukkoon.
  4. VIRTA-GDPR -työryhmän työskentelyn tilannekatsaus (tallenteen kohta 34:10)
    1. Majamäki/CSC: Viime keväänä todettiin, että olisi syytä, että VIRTA-opintotietopalvelussa tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn osalta myös korkeakoulut rekisterinpitäjänä ohjeistavat CSC:tä henkilötietojen käsittelyyn. Tällä hetkellä OKM ohjeistaa CSC:tä. OKM yhteisrekisterinpitäjä korkeakoulujen kanssa. Tavoitetilana, että myös korkeakoulut ohjeistavat.
    2. Alkukesästä saatiin koolle työryhmä, jossa edustus yliopistoista, AMKeista, tietosuoja-asiantuntijoita, VIRTA-asiantuntijoita ja opintohallinnon asiantuntijoita. On osoittautunut laajemmaksi työksi kuin mitä ajateltiinkaan. VIRTA-tietojen käyttö on laajaa. Osa käytöstä selkeää, mihin löytyy kunkin viranomaisen tiedonsaantioikeudet.
    3. Kaikki VIRTA-tietojen käyttötapaukset käyty läpi ja tunnistettu tietojen hyödyntämisen perusteet. Nyt kirjoitetaan ohjeistusta. Liittyy omana osanaan tekniset ja organisatoriset suojatoimet. Omana hankaluutena VIRTA-lainsäädännön monimutkaisuus.
    4. OKM:n ja korkeakoulujen vastuiden rajojen tunnistaminen haastavaa. Aletaan olla kartalla tämän suhteen. Vielä työtä tehtävänä ja aktiivisesti työskennellään.
    5. Digivision opin.fi tulossa tuotantoon alkuvuodesta. Henkilötietojen käsittelyn ohjeistus pitää olla kunnossa ennen kuin mitään tuotantokäyttöä voi tulla käyttöön.
    6. Ikävä kyllä ei voida vielä tarkkaan sanoa, miten prosessi jatkuu. Työryhmä laatii samansisältöisen ohjeistuksen ja ei voi olla niin että eri korkeakoulut ohjeistavat eri tavoin CSC:tä. Lopputulemana jokaisen korkeakoulun osalta CSC:n ja korkeakoulun välisen puitesopimuksen alle on laadittu VIRTAa koskeva ohjeistus. Tämä vaatii, että kaikki korkeakoulut validoivat oman ohjeistuksensa ja tähän liittyvän dokumentaation.
    7. Asiaan palataan viimeistään ensi vuoden alkupuolella ja kun ohjeistuspaketti alkaa olla koossa. Kysymyksiä tai kommentteja otetaan vastaan.
    8. SP/TAU: Koskeeko myös julkaisu-VIRTAa?
      1. Majamäki/CSC: Ei koske, puhutaan VIRTA-opintotietopalvelusta. 
  5. Palautekysely syksyn yhteyshenkilökokouksista: https://link.webropolsurveys.com/S/17739E50C6213F9D (tallenteen kohta 41:28)
    1. Kyselyssä vain 5 kysymystä. Vastauksia käytetään yhteyshenkilökokousten kehittämiseen.
    2. Ellfolk/CSC: Kysely on auki 19.12. asti.
  6. Tiedoksi (tallenteen kohta 43:10)

    1. Valviralta tiedoksi, että rajatun lääkkeenmääräämisen oikeus sekä EU/ETA-alueen ulkopuolella hammaslääkärin tutkinnon suorittaneiden VIRTA-tiedot ovat valmistelussa, mutta eivät tällä hetkellä etene muiden asioiden priorisoinnin takia.

    2. THL:n KOTT-kysely tulossa keväällä.
    3. VIRTA-tietoja koskeva Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksen (Jotpa) tietopyyntö tulossa korkeakouluille. Toive, että tietopyyntö käsitellään mahdollisimman pian.
      1. Majamäki/CSC: Tietopyyntö sisältää kaksi asiaa
        1. uutena asiana jotpan ennakointitehtävä, jota varten he tarvitsevat VIRTAsta tutkintotietoa. Ennakointidatasta tulossa tietopyyntö
        2. jotpan tietotarve, joka liittyy rahoituksen seurantaan ja jolla jatkossa seurataan jotpa-rahoitettujen koulutusten vaikuttavuutta.
      2. Otettu mukaan selvyyden vuoksi mukaan, aiheuttanut jonkin verran keskustelua, etenkin VIRTA-GDPR-työryhmässä. Jotpa rahoittaa mukseja, joiden tiedot korkeakoulut vievät Koskeen. Tämä osuus selvästi jotpaa koskevassa lainsäädännössä todettu.
        1. Kun puhutaan säännellystä koulutuksesta, jotpa-rahoitetut koulutukset joiden tiedot on VIRTAssa, tätä kokonaisuutta varten ei säädetty uusia pykäliä. Hyödynnetään olemassa olevaa lainsäädäntöä. Korkeakoulut kaivanneet kuvausta mitkä jotpan tietotarpeiden perusteet ovat. Tätäkin puolta tullaan avaamaan entistä tarkemmin, ja korkeakouluja pyydetään vastauksessaan ottamaan kantaa kumpaankin tietotarpeeseen.
    4. Oppijanumeroprosessia pohditaan KOOTuessa ja Synergia-ryhmässä ensi keväänä.
    5. Kevään yhteyshenkilökokousten aikataulu: https://wiki.eduuni.fi/x/hwLAG
      1. Kokouskutsut lähetetty, kokousajat lisätty yhteentoimivuuskalenteriin.
      2. Kevään ensimmäinen kokous ti 9.1.

    6. VIRTA-tiimi viettää joululomia ajanjaksolla 23.12.-1.1. Loma-aikana palvelupyyntöihin ja kysymyksiin vastaamisessa on viivettä ja ei-kiireellisiä tehtäviä voidaan ottaa työlistalle vasta joulun välipäivien jälkeen.

    7. Kuisma/Tilastokeskus: Tämän syksyn opiskelijatiedonkeruuseen liittyen odotellaan parilta yliopistolta ja AMK:lta Tilastokeskuksessa vielä korjaussähköposteja. Toivotaan näitä vielä joulukuun puolella.
    8. Ellfolk/CSC: Kiitos syksyn yhteyshenkilökokouksista ja oikein hyvää joulun odotusta!
  • No labels