TIEDONLUOVUTUSLUPA KORKEAKOULUJEN VALTAKUNNALLISEN TIETOVARANNON KAUTTA OPISKELIJAKSI ILMOITTAUTUMINEN JA LUKUKAUSI-ILMOITTAUTUMINEN –PALVELUUN (OILI-PALVELU)
Toimivalta tiedonluovuttamisessa ja Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto
Lain (484/2013) mukaisesti Korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon (tietovaranto) tallennetaan korkeakoulun opiskelijatietoja sisältävän henkilörekisterin tietoja. Kyseessä ei ole tietojen luovutus vaan tiedot säilyvät osana korkeakoulun rekisteriä ja vastuuta rekisterinpitäjänä. Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) on tietovarannon tekninen ylläpitäjä. OKM on sopinut CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n (CSC) kanssa tietovarannon teknisestä ylläpidosta siten, että CSC toteuttaa tietovarantopalvelun ja ylläpitää sitä.
Lain 6 d §:n mukaan korkeakoulu luovuttaa tietovarannon kautta opetushallituksen ylläpitämään opiskelijavalintarekisteriin tallennettavia hakijoiden tietoja. Korkeakoulu päättää rekisterinpitäjänä muusta tietojen luovuttamisesta tietovarannon kautta ja vastaa luovutuksen lainmukaisuudesta.
Säädetty tehtävä ja Opiskelijaksi ilmoittautuminen ja lukukausi-ilmoittautuminen -palvelu
Ammattikorkeakoululain (564/2009) ja Yliopistolain (558/2009) 39 §:n mukaan opiskelijaksi hyväksytyn, joka on ilmoittanut ottavansa vastaan opiskelupaikan, tulee asianomaisen korkeakoulun määräämällä tavalla ilmoittautua korkeakouluun, jonka jälkeen hänet merkitään opiskelijaksi. Opiskelijan on joka lukuvuosi korkeakoulun määräämällä tavalla ilmoittauduttava läsnä olevaksi tai poissa olevaksi
Korkeakoulun otettua käyttöön CSC:n ylläpitämän Opiskelijaksi ilmoittautuminen ja lukukausi-ilmoittautuminen -palvelun (OILI-palvelu), kyseisen korkeakoulun opiskelija voi ilmoittautua korkeakouluun ja lukukaudelle palvelua käyttäen. Opiskelija asioi OILI-palvelussa vain tunnistauduttuaan vahvasti Opetushallituksen ylläpitämässä Opintopolku.fi-palvelussa.
Luovutettavat tiedot ja niiden käyttötarkoitus
Opiskelijan lukukausi-ilmoittautumiset haetaan korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta joko henkilötunnuksella tai kansallisella oppijanumerolla. OILI-palvelulle palautuu henkilön lukukausi-ilmoittautumiset kaikista korkeakouluista. Näiden tietojen avulla OILI-palvelussa päätellään, voiko opiskelija ilmoittautua korkeakouluun ja todetaan vain kerran maksettavan pakollisen YTHS-maksun mahdollinen aiempi maksaminen ilmoittautumisen kohteena olevaan tai toiseen korkeakouluun sekä päätellään onko opiskelijan maksettava pakollinen ylioppilaskunnan jäsenmaksu ja onko maksettava jäsenmaksun osana pakollinen YTHS-maksu.
Korkeakoulun toiminpiteet
CSC pyytää kaikkia korkeakouluja päättämään sen Korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon tallennettujen ilmoittautumistietojen luovutuksesta Opiskelijaksi ilmoittautuminen ja lukukausi-ilmoittautuminen -palvelussa käytettäväksi. Korkeakoulun tulee ilmoittaa päätöksestään CSC:lle ennen kuin tietovarannon tietoja voidaan käyttää OILI-palvelussa. Päätöksessä voidaan viitata tähän lupapyyntöön.
Korkeakoulu luovuttaa rekisteriinsä kuuluvia tietoja opiskelijan lukukausi-ilmoittautumisista tietovarannon kautta OILI-palvelussa käytettäväksi. Tietoja luovutetaan toiselle korkeakoululle sen lakisääteisen tehtävänsä hoitamiseen. Korkeakoulun opiskelijatietoja sisältävän rekisterin rekisteriselosteeseen tiedonluovutusta ei tarvitse erikseen merkitä, koska tiedonluovutus tapahtuu ainoastaan rekisteröidyn omasta aloitteesta.
CSC huolehtii tietovarannon ja OILI-palvelun tietojenkäsittelypalvelun asianmukaisuudesta, ylläpidosta, suojaamisesta, tietoturvallisuudesta ja tietojen säilyttämisestä korkeakoulun lukuun ja palvelusta tehtävien tietojenluovutusten asianmukaisuudesta.
Päätös toimitetaan allekirjoitettuna osoitteeseen:
CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
Antti Mäki
PL 405
02101 Espoo
TIEDONLUOVUTUSLUPA KORKEAKOULUJEN VALTAKUNNALLISEN TIETOVARANNON KAUTTA OPISKELIJAKSI ILMOITTAUTUMINEN JA LUKUKAUSI-ILMOITTAUTUMINEN –PALVELUUN (OILI-PALVELU)
Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto
Opiskelijavalintarekisteristä ja ylioppilastutkintorekisteristä annetun lain muuttamista koskevan lain (484/2013) mukaisesti Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-opintotietopalveluun (tietovaranto) tallennetaan korkeakoulun opiskelijatietoja sisältävän henkilörekisterin tietoja. Korkeakoulut toimivat tallennetun tiedon rekisterinpitäjinä omien tietojensa osalta ja vastaavat järjestelmään tallentamiensa tietojen sisällöstä, virheettömyydestä ja ajantasaisuudesta. Kyseessä ei ole tietojen luovutus, vaan tiedot säilyvät osana korkeakoulun rekisteriä ja rekisterinpitovastuuta.
Opetus- ja kulltuuriministeriö (OKM) vastaa tietovarannon kustannuksista ja elinkaaren hallinnasta. Tietovarannon teknisenä ylläpitäjänä OKM vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten. tietojen käytettävyydestä, eheydestä ja muuttumattomuudesta sekä tietosisällön suojaamisesta ja säilyttämisestä, tietojenkäsittelyn asianmukaisuudesta ja tietoturvallisuudesta. OKM on sopimut CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n (CSC) kanssa tietovarannon teknisestä ylläpidosta siten, että CSC toteuttaa palvelun ja ylläpitää sitä.
Tietovarantoon talletettuj tietoja käytetään lain (484/2013) 6d§:n nojalla korkeakoulujen yhteishaussa. Muusta tietojen hyödyntämisestä ja luovuttamisesta päättävät korkeakoulut rekisterinpitäjinä. Useiden viranomaistoimijoiden on sovittu saavan tarvitsemansa tiedot VIRTA-opintotietopalvelusta. Tietovarantoa voivat rekisterinpitäjien luvalla hyödyntää myös yksityiset palveluntarjoajat.
Säädetty tehtävä
Ammattikorkeakoululain (564/2009) ja Yliopistolain (558/2009) 39 §:n mukaan opiskelijaksi hyväksytyn, joka on ilmoittanut ottavansa vastaan opiskelupaikan, tulee asianomaisen korkeakoulun määräämällä tavalla ilmoittautua korkeakouluun, jonka jälkeen hänet merkitään opiskelijaksi. Opiskelijan on joka lukuvuosi korkeakoulun määräämällä tavalla ilmoittauduttava läsnäolevaksi tai poissaolevaksi.
Korkeakoulun otettua käyttöön CSC:n toteuttaman ja ylläpitämän Opiskelijaksi ilmoittautuminen ja lukukausi-ilmoittautuminen -palvelun (OILI-palvelu) kyseisen korkeakoulun opiskelija voi ilmoittautua korkeakouluun ja lukukaudelle palvelua käyttäen. Opiskelija asioi OILI-palvelussa tunnistauduttuaan vahvasti Opetushallituksen ylläpitämässä Opintopolku.fi-palvelussa. Jatkava opiskelija asioi palvelussa kirjauduttuaan palveluun Haka-tunnuksella.
Luovutettavat tiedot ja niiden käyttötarkoitus
Opiskelijan lukukausi-ilmoittautumis- ja opiskeluoikeustiedot haetaan tietovarannosta joko henkilötunnuksella tai oppijanumerolla. Tietojen avulla OILI-palvelussa päätellään, voiko opiskelija ilmoittautua korkeakouluun ja/tai lukukaudelle, todetaan vain kerran maksettavan pakollisen YTHS-maksun mahdollinen aiempi maksaminen ilmoittautumisen kohteena olevaan korkeakouluun ja päätellään onko opiskelijan maksettava pakollinen ylioppilaskunnan jäsenmaksu ja onko jäsenmaksun osana maksettava pakollinen YTHS-maksu. palvelussa. Jatkava opiskelija asioi palvelussa kirjauduttuaan palveluun Haka-tunnuksella.
Korkeakoulun toimenpiteet Korkeakoulu rekisterinpitäjänä tekee 1) päätöksen sen tietovarantoon tallennettujen tietojen luovutuksesta OILI-palvelussa käytettäväksi toiselle korkeakoululle sen lakisääteisten tehtävien hoitamiseen ja 2) toimeksiannon tietovarannon teknisenä ylläpitäjänä toimivalle CSC:lle luovuttaa tiedot OILI -palveluun.
Korkeakoulun tulee ilmoittaa päätöksestään ja antaa toimeksianto CSC:lle ennen aikaisemmin myönnetyn luvan määräajan täyttymistä (31.12.2016). Päätöksessä voidaan viitata tähän pyyntöön.
CSC huolehtii tietovarannon ja OILI-palvelun tietojenkäsittelyn asianmukaisuudesta, ylläpidosta, suojaamisesta, tietoturvallisuudesta ja tietojen säilyttämisestä korkeakoulun lukuun sekä palvelusta tehtävien tietojenluovutusten asianmukaisuudesta.
Päätös toimitetaan 7. marraskuuta 2016 mennessä allekirjoitettuna osoitteeseen:
CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
Paula Merikko
PL 405
02101 Espoo