TIEDONLUOVUTUSLUPA KORKEAKOULUJEN VALTAKUNNALLISEN TIETOVARANNON KAUTTA UNIVERSITY ADMISSIONS FINLAND
-KONSORTIOYLIOPISTOILLE
Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto
Opiskelijavalintarekisteristä ja ylioppilastutkintorekisteristä annetun lain muuttamista koskevan lain (484/2013) mukaisesti Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-opintotietopalveluun (tietovaranto) tallennetaan korkeakoulun opiskelijatietoja sisältävän henkilörekisterin tietoja. Korkeakoulut toimivat tallennetun tiedon rekisterinpitäjinä omien tietojensa osalta ja vastaavat järjestelmään tallentamiensa tietojen sisällöstä, virheettömyydestä ja ajantasaisuudesta. Kyseessä ei ole tietojen luovutus, vaan tiedot säilyvät osana korkeakoulun rekisteriä ja rekisterinpitovastuuta.
Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) vastaa tietovarannon kustannuksista ja elinkaaren hallinnasta. Tietovarannon teknisenä ylläpitäjänä OKM vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten, tietovarannon käytettävyydestä, eheydestä ja muuttumattomuudesta sekä tietosisällön suojaamisesta ja säilyttämisestä, tietojenkäsittelyn asianmukaisuudesta ja tietoturvallisuudesta. OKM on sopinut CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n (CSC) kanssa tietovarannon teknisestä ylläpidosta siten, että CSC toteuttaa palvelun ja ylläpitää sitä.
Tietovarantoon tallennettuja tietoja käytetään lain (484/2013) 6 d §:n nojalla korkeakoulujen yhteishaussa. Muusta tietojen hyödyntämisestä ja luovuttamisesta päättävät korkeakoulut rekisterinpitäjinä.
University Admissions Finland (UAF) -konsortion tuottama kansainvälisen haun palvelu
UAF-konsortion muodostaa yhdeksän suomalaista yliopistoa. Konsortiokorkeakoulut hyödyntävät kansainvälisissä maisteriohjelmahauissaan yhteisen palvelukeskuksen toteuttamia hakemustenkäsittely-, tietojärjestelmä- ja viestintäpalveluja. Palvelukeskus käsittelee hakemukset liitteineen yliopistojen kanssa yhdessä sovittujen vaatimusten ja käytäntöjen mukaisesti. Palvelukeskuksessa tarkastetaan hakemuksiin ja niiden liitteisiin liittyvien muodollisten vaatimusten täyttäminen, jonka jälkeen hakemukset siirtyvät yliopistoille akateemista arviointia ja opiskelijavalintaa varten.
UAF-konsortion tilastojen mukaan suurin hakijaryhmä hakee opiskelupaikkaa suomalaisella pohjakoulutuksella. Esimerkiksi hakukierroksella 2015-2016 tilastoitiin hakijoita yhteensä 6312, ja näistä suomalaisella pohjakoulutuksella hakeneita oli 27 prosenttia. Yksi hakija voi jättää useampia hakemuksia. 12 406 hakemuksesta 24 prosentilla pohjakoulutuksen suoritusmaa oli Suomi.
Käytettävät tiedot ja niiden käyttötarkoitus
Nykyisessä haku- ja käsittelyprosessissa hakija pyytää pohjakoulutustutkinnon myöntäneeltä korkeakoulultaan virallisesti oikeaksi todistetut kopiot tarvittavista hakuasiakirjoista. Lisäksi konsortion palvelukeskus tarkistaa sähköpostitse korkeakouluilta hakijan antamat pohjakoulutustiedot. Paperidokumentteihin ja sähköpostiyhteydenottoihin nojaava prosessi työllistää paitsi palvelukeskusta, myös pohjakoulutustutkinnon myöntäneitä korkeakouluja. Tietovarantopohjainen toimintamalli poistaa tarpeen suomalaisten pohjakoulutusten osalta paperidokumenteille ja yksittäiskyselyille. Myös mahdollisuus väärennösten toimittamiseen poistuu, kun tiedot siirtyvät konsortion käyttöön sähköisesti ja luotettavasti.
Tietovarantoa hyödynnetään kansainvälisten maisteriohjelmien haussa niiden hakijoiden kohdalla, jotka ovat hakulomakkeella ilmoittaneet hakevansa opintoihin pohjakoulutuksenaan suomalainen korkeakoulututkinto. Hakija saa hakulomakkeella tiedon, että ilmoitetut pohjakoulutustiedot tarkistetaan hakuprosessin aikana suoraan asianomaisilta rekisterinpitäjiltä. Tietovarannosta haetaan teknisellä käyttöyhteydellä käsittelyprosessissa tarvittavat hakijan henkilö-, opiskeluoikeus-, tutkinto- ja opintosuoritustiedot.
Korkeakoulun toimenpiteet
CSC pyytää kaikkia korkeakouluja päättämään tiedonluovutuksesta University Admissions Finland -konsortiolle sekä konsortion tietojärjestelmän yhdistämisestä korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon niin, että opintotiedot ovat hyödynnettävissä konsortiokorkeakoulujen hakemustenkäsittelyprosesseissa. Korkeakoulun tulee ilmoittaa päätöksestään CSC:lle. Päätöksessä voidaan viitata tähän lupapyyntöön.
Korkeakoulu päivittää rekisteriselosteeseensa, että rekisteristä luovutetaan tietovarannon kautta teknistä käyttöyhteyttä käyttäen tietoja ko. tarkoitukseen.
CSC huolehtii tiedonluovutusten toteutuksesta ja niiden asianmukaisuudesta sekä tietovarannon ylläpidosta, suojaamisesta ja tietoturvallisuudesta.
Päätös toimitetaan 5.8.2016 mennessä allekirjoitettuna osoitteeseen:
CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
Hanna-Mari Puuska
PL 405
02101 Espoo