TIEDONLUOVUTUSLUPA KORKEAKOULUJEN VALTAKUNNALLISEN TIETOVARANNON KAUTTA YLIOPPILAIDEN TERVEYDENHOITOSÄÄTIÖLLE (YTHS)
Toimivalta tiedonluovuttamisessa ja Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto
Lain (484/2013) mukaisesti Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-opintotietopalveluun (tietovaranto) tallennetaan korkeakoulun opiskelijatietoja sisältävän henkilörekisterin tietoja. Kyseessä ei ole tietojen luovutus vaan tiedot säilyvät osana korkeakoulun rekisteriä ja rekisterinpitovastuuta. Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) on tietovarannon tekninen ylläpitäjä. OKM on sopinut CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n (CSC) kanssa tietovarannon teknisestä ylläpidosta siten, että CSC toteuttaa tietovarantopalvelun ja ylläpitää sitä.
Lain 6 d §:n mukaan korkeakoulu luovuttaa tietovarannon kautta opetushallituksen ylläpitämään opiskelijavalintarekisteriin tallennettavia hakijoiden tietoja. Korkeakoulu päättää rekisterinpitäjänä muusta tietojen luovuttamisesta tietovarannon kautta ja vastaa luovutuksen lainmukaisuudesta.
Säädetty tehtävä ja Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiön palvelujen tuottaminen
Lain (1326/2010) 17 §:n mukaan Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö (YTHS) tuottaa yliopistopaikkakuntien puolesta lakisääteisiä opiskeluterveydenhuollon palveluja yliopisto-opiskelijoille. YTHS on tehnyt kaikkien yliopistopaikkakuntien kanssa palvelujen tuottamista koskevan sopimuksen, jonka sopimuspohjan sisällön Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto on hyväksynyt.
Yliopistojen perustutkinto-opiskelijat maksavat osana ylioppilaskunnan pakollista jäsenmaksua terveydenhoitomaksun, joka oikeuttaa heidät käyttämään YTHS:n palveluja. Lain (558/2009) 46 §:n mukaan kaikki yliopiston opiskelijat, jotka on otettu opiskelijoiksi alempaan ja ylempään korkeakoulututkintoon johtaviin opintoihin, lukuun ottamatta tilauskoulutukseen osallistuvia opiskelijoita, kuuluvat ylioppilaskuntaan.
Yliopisto-opiskelijoiden perusterveydenhuollon järjestäminen YTHS:n palveluna on mahdollista yliopistolain mukaisen ylioppilaskuntien automaatiojäsenyyden ja jäsenmaksun perimisoikeuden vuoksi.
Ammattikorkeakouluopiskelijoilla ei ole yliopisto-opiskelijoita vastaavaa velvollisuutta kuulua ylioppilaskuntaa vastaavaan yhteisöön, joten pakollista terveydenhoitomaksua ei voida periä ilman erillistä lainsäädäntöä. Ammattikorkeakouluiltakin pyydetään kuitenkin tiedonluovutuslupa. Näin voidaan varautua mahdolliseen korkeakoulujen opiskeluterveydenhuollon YTHS-mallin laajentamiseen valtakunnalliseksi.
Luovutettavat tiedot ja niiden käyttötarkoitus
Tietovarannosta toimitetaan Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiölle siirtotiedostoina tietoja perustutkintoa korkeakouluissa suorittavista 1) uusista opiskelijoista ja 2) opiskelijan lukukausi-ilmoittautumisista, joita YTHS vertaa sen omassa rekisterissä olevien tietojen kanssa. Lisäksi YTHS tarvitsee mahdollisuuden tehdä suoria läsnäolokyselyitä suoraan VIRTA-opintotietopalvelun lukurajapinnasta jo toimitettujen ja omissa rekistereissä olevien henkilötunnusten pohjalta.
Läsnäolotieto vaaditaan todentamaan, että opiskelija on maksanut YTHS-maksun ja siten oikeutettu käyttämään ko. terveyspalveluja. Lisäksi YTHS huomioi erikseen tietovarantoon tuodun merkinnän YTHS-maksun suorittamisesta, vaikka henkilöllä ei olisi läsnäolomerkintää (vaihto-opiskelijat ym.).
Korkeakoulun toimenpiteet
CSC pyytää kaikkia korkeakouluja päättämään sen Korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon tallennettujen ilmoittautumistietojen luovutuksesta Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiön (YTHS) käytettäväksi. Korkeakoulun tulee ilmoittaa päätöksestään CSC:lle ennen kuin tietovarannon tietoja voidaan käyttää YTHS:llä. Päätöksessä voidaan viitata tähän lupapyyntöön.
Korkeakoulu luovuttaa rekisteriinsä kuuluvia tietoja Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiölle sen lakisääteisen tehtävänsä hoitamiseen. Korkeakoulu päivittää rekisteriselosteeseensa, että rekisteristä luovutetaan tietovarannon kautta tietoja YTHS:lle ko. tarkoitukseen.
CSC huolehtii tietovarannon ja sen tietojenkäsittelyn asianmukaisuudesta, ylläpidosta, suojaamisesta, tietoturvallisuudesta ja tietojen säilyttämisestä korkeakoulun lukuun ja palvelusta tehtävien tietojenluovutusten asianmukaisuudesta.
Päätös toimitetaan 12.5.2015 mennessä allekirjoitettuna osoitteeseen:
CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
Paula Merikko
PL 405
02101 Espoo