TIEDONLUOVUTUSLUPA OPPIJAN SEURANTAKYSELYILLE KORKEAKOULUJEN VALTAKUNNALLISEN TIETOVARANNON KAUTTA
Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto
Opiskelijavalintarekisteristä ja ylioppilastutkintorekisteristä annetun lain muuttamista koskevan lain (484/2013) mukaisesti Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-opintotietopalveluun (tietovaranto) tallennetaan korkeakoulun opiskelijatietoja sisältävän henkilörekisterin tietoja. Korkeakoulut toimivat tallennetun tiedon rekisterinpitäjinä omien tietojensa osalta ja vastaavat järjestelmään tallentamiensa tietojen sisällöstä, virheettömyydestä ja ajantasaisuudesta. Kyseessä ei ole tietojen luovutus, vaan tiedot säilyvät osana korkeakoulun rekisteriä ja rekisterinpitovastuuta.
Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) vastaa tietovarannon kustannuksista ja elinkaaren hallinnasta. Tietovarannon teknisenä ylläpitäjänä OKM vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten, tietovarannon käytettävyydestä, eheydestä ja muuttumattomuudesta sekä tietosisällön suojaamisesta ja säilyttämisestä, tietojenkäsittelyn asianmukaisuudesta ja tietoturvallisuudesta. OKM on sopinut CSC — Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n (CSC) kanssa tietovarannon teknisestä ylläpidosta siten, että CSC toteuttaa palvelun ja ylläpitää sitä.
Tietovarantoon tallennettuja tietoja käytetään lain (484/2013) 6 d §:n nojalla korkeakoulujen yhteishaussa. Muusta tietojen hyödyntämisestä ja luovuttamisesta päättävät korkeakoulut rekisterinpitäjinä.
Oppijan seurantakyselyt
Seurantakyselyt keräävät tietoa opinnoista ja niiden sujuvuudesta, tutkinnon suorittaneiden työllistymisestä ja sijoittumisesta työelämään (esim. uraseuranta, tohtoriseuranta). Kerättyä tietoa hyödynnetään korkeakoulujen laadunvarmistuksen, opetussuunnittelun ja opetuksen sekä opiskelijoiden ohjauksen kehittämiseksi. Seurantakyselyt ovat osa korkeakoulujen perustoimintaa eikä opintotietojen käsittelyyn opintorekisteristä tarvita erillistä opiskelijan suostumusta, kun tietojen käsittelyn tarkoituksena on opetustehtävän hoitaminen tai muut lakisääteiset tehtävät, tieteellinen tutkimus tai tilastointi (HetiL § 14; § 15).
Tietovarantoa hyödyntävät seurantakyselyt yhtenäistävät ja tehostavat merkittävästi korkeakoulujen tiedonkeruita ja kerätyn tiedon yhteismitallisuutta. Kyselyt tuottavat systemaattista ja luotettavaa tietoa tutkimuskäyttöön, tilastointiin ja koulutuksen vaikuttavuuden arviointiin.
Käytettävät tiedot ja niiden käyttötarkoitus
Tietovarannosta poimitaan tiedot opiskelijoista ja heidän opintotiedoistaan seuranta-, tilastointi- ja tutkimuskäyttöön seurantakyselyiden taustatiedoksi. Poiminta voidaan suorittaa tiedon käyttötarkoituksesta riippuen joko satunnaisesti, toistuvasti tai jatkuvasti. Henkilötietolain 9§:n mukaan vanhentuneita henkilötietoja ei saa käsitellä, minkä vuoksi seurantakyselyitä varten haetaan tarvittaessa ajantasaiset yhteystiedot valtakunnallisesta rekisteristä (kuten väestötietojärjestelmä) tietovarannosta saadun henkilötunnuksen avulla.
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan henkilötietolakia (HetiL 14§, 15§) ja henkilötunnus hävitetään aineistosta välittömästi sen jälkeen, kun sen käsittelylle ei enää ole perustetta. Lisäksi aineistoa käsitellään niin, ettei tiedon kohde ole siitä tunnistettavissa. Kyselyn saajien nimet ovat tarvittaessa esillä ainoastaan kyselyn vastaustunnuksen toimituksen yhteydessä. Aineistot säilytetään anonymisoituina sähköisessä muodossa esim. Yhteiskuntatieteellisessä tietoarkistossa (FSD).
Korkeakoulun toimenpiteet
CSC pyytää kaikkia korkeakouluja päättämään korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon tallennettujen opintotietojen luovutuksesta käytettäväksi seurantakyselyissä. Samalla CSC pyytää korkeakouluilta valtuutuksen hakea tarvittaessa ajantasaiset yhteystiedot valtakunnallisesta rekisteristä (kuten väestötietojärjestelmä) henkilötunnuksen perusteella. Korkeakoulun tulee ilmoittaa päätöksestään CSC:lle. Päätöksessä voidaan viitata tähän lupapyyntöön.
Korkeakoulu päivittää rekisteriselosteeseensa, että rekisteristä luovutetaan tietovarannon kautta tietoja seurantakyselyille seuranta-, tilastointi- ja tutkimuskäyttöön.
CSC huolehtii tiedonluovutusten toteutuksesta ja niiden asianmukaisuudesta sekä tietovarannon ylläpidosta, suojaamisesta ja tietoturvallisuudesta.
Päätös toimitetaan 05.08.2016 mennessä allekirjoitettuna osoitteeseen:
CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
Hanna-Mari Puuska
PL 405
02101 Espoo