TOIMEKSIANTO TIETOJEN LUOVUTUKSEEN VIRTA-OPINTOTIETOPALVELUN KAUTTA YLIOPPILAIDEN TERVEYDENHOITOSÄÄTIÖLLE (YTHS)
Toimivalta tiedonluovuttamisessa ja Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto
Lain valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) mukaisesti Korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon (VIRTA-opintotietopalvelu) tallennetaan korkeakoulun opiskelijatietoja sisältävän henkilörekisterin tietoja. Kyseessä ei ole tietojen luovutus vaan tiedot säilyvät osana korkeakoulun rekisteriä ja rekisterinpitovastuuta. Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten. OKM on sopinut CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n (CSC) kanssa tietovarannon teknisestä ylläpidosta siten, että CSC toteuttaa tietovarantopalvelun ja ylläpitää sitä. Yliopistot ja ammattikorkeakoulut vastaavat tallentamiensa tietojen yleisen tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan d alakohdassa tarkoitetusta täsmällisyydestä sekä 16 artiklan mukaisesta rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen. Opetus- ja kulttuuriministeriö vastaa muista yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista. Lain 26 pykälän mukaan tietovarannosta luovutetaan opiskelijavalintarekisterin käyttöön ne tietovarantoon tallennetut, 25 §:n 1 momentissa tarkoitetut tiedot, jotka 19 §:n mukaan voidaan tallentaa opiskelijavalintarekisteriin. Korkeakoulu päättää rekisterinpitäjänä muusta tietojen luovuttamisesta tietovarannon kautta ja vastaa luovutuksen lainmukaisuudesta.
Säädetty tehtävä ja Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiön palvelujen tuottaminen
Tällä hetkellä VIRTA-opintotietopalvelusta luovutetaan terveydenhuoltolakiin (1326/2010) perustuen yliopistojen toimeksiannoista yliopistojen opiskelijatietoja ylioppilaiden terveydenhoitosäätiön (YTHS) käyttöön. 1.1.2021 alkaen korkeakouluopiskelijoiden opiskeluterveydenhuollosta säädetään lailla 695/2019. Lain 8 §:n mukaan YTHS:llä on velvollisuus tuottaa korkeakouluopiskelijoiden opiskeluterveydenhuollon palvelut valtakunnallisesti. Lisäksi YTHS:n vastuulla on VNA 338/2011 9§ (perustuen terveydenhuoltolakiin 1326/2010) mukaisesti järjestettävä ensimmäisen vuoden opiskelijoille terveyskyselyn.
Lain 695/2019 mukaan Kansaneläkelaitos (KELA) huolehtii korkeakouluopiskelijoiden opiskeluterveydenhuollon palvelujen riittävästä saatavuudesta ja saavutettavuudesta valtakunnallisesti sekä hyväksyy opiskeluterveydenhuollon palveluverkon. KELA vastaa myös opiskelijaterveydenhuollon maksujen keräämisestä palvelujen käyttöön oikeutetuilta opiskelijoilta ja jatkossa palveluihin oikeutettuja ovat myös ammattikorkeakoulujen opiskelijat (695/2019 2§).
Potilas- ja maksutietojen rekisterinpidosta säädetään 29 ja 30 pykälissä siten, että YTHS toimii rekisterinpitäjänä sen tuottamisvastuulle kuuluvassa toiminnassa syntyneille terveydenhuollon potilasasiakirjoille. KELA toimii terveydenhoitomaksun keräämiseen liittyvien maksutietojen rekisterinpitäjänä. Rekisteristä ja tietojen luovuttamisesta KELA:lle säädetään lain 695/2019 luvussa 5, mutta samassa yhteydessä ei määrätä YTHS:n tiedonsaantioikeudesta.
Toimeksiannon mukaan luovutettavat tiedot ja niiden käyttötarkoitus
VIRTA-opintotietopalvelusta toimitetaan YTHS:lle siirtotiedostoina tietoja opiskelijoista, jotka ovat lain 695/2019 2 §:n mukaisesti oikeutettuja opiskelijaterveydenhuollon palveluihin.
YTHS tarvitsee palvelujen tarjoamiseen, ennakointiin ja seurantaan opiskelijan henkilötietoja sekä opiskeluoikeuteen ja lukuvuosi-ilmoittautumiseen liittyviä tietoja. Mikäli korkeakoulut tekevät toimeksiannon, luovutetaan kyseisen korkeakoulun osalta CSC:ltä YTHS:lle seuraavat tiedot:
Henkilötunnus, sukunimi, etunimet, sukupuoli, äidinkieli, oppijanumero, opiskeluoikeuden tyyppi, opiskeluoikeuden alkamispäivä, läsnäolotiedot (lukukausi-ilmoittautuminen, vain läsnäolevat), oppilaitos, koulutuskoodi, opiskelupaikkakunta (kampus), opiskeluoikeuden ohjauksenala
CSC muodostaa korkeakoulujen antamien toimeksiantojen perusteella edellämainituista tiedoista siirtotiedoston ja toimittaa sen tietoturvallisesti sftp-palvelimelle YTHS:n käyttöön.
Nyt valmistelussa oleva tiedonluovutus VIRTA-opintotietopalvelun kautta on välivaihe, jonka jälkeen tavoitetilana on YTHS:n tietojensaanti Opetushallituksen ylläpitämän opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelun kautta. Opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelusta säädetään laissa 884/2017 6 luvussa.
Korkeakoulun toimenpiteet
CSC pyytää kaikki korkeakouluja päättämään sen VIRTA-opintotietopalveluun tallennettujen tietojen luovutuksesta Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiön (YTHS) käytettäväksi siltä osin, kuin YTHS tarvitsee tiedot lain 695/2019 mukaisen toimintansa järjestämiseen niiden tietojen osalta, jotka tässä toimeksiantopyynnössä on esitetty. Korkeakoulun tulee tehdä toimeksianto CSC:lle ennen kuin VIRTA-opintotietopalvelun tietoja voidaan luovuttaa VIRTA-opintotietopalvelusta YTHS:lle. Toimeksiannossa tulee viitata tähän toimeksiantoesitykseen. Toimeksiannot pannaan täytäntöön vain mikäli 1.1.2021 mennessä YTHS:lle ei ole laissa määrätty oikeudesta saada tietoja.
Korkeakoulu luovuttaa rekisteriinsä kuuluvia tietoja YTHS:lle sen lakisääteisen tehtävänsä hoitamiseen. Korkeakoulu päivittää rekisteriselosteeseensa, että rekisteristä luovutetaan tietovarannon kautta tietoja YTHS:lle ko. tarkoitukseen.
CSC huolehtii tietovarannon ja sen tietojenkäsittelyn asianmukaisuudesta, ylläpidosta, suojaamisesta, tietoturvallisuudesta ja tietojen säilyttämisestä korkeakoulun lukuun ja palvelusta tehtävien tietojenluovutusten toteuttamisesta rekisterinpitäjän ohjeistusten mukaisesti.
Toimeksianto toimitetaan 30.11.2020 mennessä allekirjoitettuna osoitteeseen:
CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
Jukka Kohtanen
PL 405
02101 Espoo
Toimeksianto pyydetään lähettämään myös sähköisesti skannattuna osoitteeseen virta@csc.fi