Marraskuu oli poikkeuksellinen Avointen oppimateriaalien kirjastolle (aoe.fi). Maanantaina 16.11. alkoi kyseisen viikon kestänyt vikatilanne Allas-palvelussa, jota kirjasto käyttää oppimateriaalien säilyttämiseen ja näyttämiseen. Tämä vaikutti Avointen oppimateriaalien kirjastoon: maanantain, tiistain ja osan keskiviikkoa kirjastossa pystyi etsimään materiaaleja, katsomaan materiaalien tietoja ja tallentamaan uusia materiaaleja, mutta itse nämä materiaalit eivät avautuneet eikä niitä pystynyt lataamaan. Taustajärjestelmämme vika toistui 28.11.-1.12. välisenä aikana, mutta vaikutus ei enää ollut yhtä laaja.
Tässä blogissa kerron miten me Avointen oppimateriaalien kirjastossa toimimme vikatilanteen aikana ja miten estämme sen ettei vastaavia katkoja palvelun tärkeissä toiminnallisuuksissa tapahtuisi. Mikäli sinua kiinnostaa Allas-palvelu tarkemmin, voit lukea myös Altaan oman raportin aiheesta.
Mitä Avointen oppimateriaalien kirjastossa tehtiin katkon aikana?
Katko huomattiin heti maanantaina aamulla päivän alkaessa. Alusta asti Avointen oppimateriaalien kirjaston tiimi keskittyi kahteen asiaan: käyttäjien informointiin ja mahdollisen haitan minimoimiseen.
Kun katko huomattiin maanantaina 16.11. ensimmäinen reaktiomme oli tiedottaa käyttäjille. Käyttämiämme tiedotuskanavia tällaiseen viestintään on kaksi: suoraan aoe.fi-sivuilla ja twitter-tilillämme aoe_suomi. Aloitimme tiedottamisen twitter-tilillämme, mutta huomasimme nopeasti ettei kanava tavoittanut kaikkia. Tästä viisastuneina laitoimme myös aoe.fi-sivuille ylälaitaan bannerin kertomaan asiasta.
Kun katko vaikutti pitkittyvän, lähdimme selvittämään miten voisimme tuoda oppimateriaalit näkyville ilman Allasta. Säilytämme jokaisesta oppimateriaalista varmuuskopiota myös toisessa tallennustilassa oppimateriaalien palauttamista varten. Päätimme hyödyntää näitä varmuuskopioita myös niiden näyttämiseen. Teimme AOE-sovellukseen muutoksen, niin että Allas-tallennustilan ollessa saavuttamattomissa, voimme näyttää oppimateriaaleja käyttäen näitä identtisiä varmuuskopioita. Muutos tuli käyttöön keskiviikkona 18.11. ensimmäisen katkon aikana, jolloin se koski suurinta osaa materiaaleja. Täydensimme ratkaisua vielä myöhemmin niin että se koski myös html- ja h5p-materiaaleja.
Huolimatta nopeista toimistamme, oppimateriaaleja ei ollut mahdollista käyttää usean päivän ajan. Tämä aiheutti käyttäjille haittaa, jota pahoittelemme. Katkon aikana tehtyjen ja sen jälkeen suorittamiemme jatkotoimenpiteiden pyrkimyksenä on taata se, ettei näin tule jatkossa käymään.
Mitä on tehty jotta katko ei toistuisi ja mahdolliset muut tilanteet sujuisivat sutjakasti?
Katkon jälkeen kävimme Avointen oppimateriaalien kirjaston tiimin ja omistajiemme kanssa läpi miten tilanne sujui ja mitä tulisi jatkossa tehdä toisin. Virhetilanteiden jäljiltä olemme kehittäneet sekä toimintamallejamme että itse sovellusta. Alla nostettuna muutama käyttäjille näkyvä esimerkki:
Katkon jälkeen nostimme twitter-tiliämme näkyvimmin esille aoe.fissä. Jatkossakin lähdemme siitä, että aoe.fi-sivulle nostetaan yleinen tieto virhetilanteesta ja twitter-tililtämme näkee tarkemmat tiedot ja päivittyvän seurannan. Lisäksi käytämme tätä Eduuni-blogia kertomaan tämän kaltaisia pidempiä juttuja palvelun toiminnasta. Ota siis twitter-tilimme seurantaan, niin pysyt hyvin kärryillä aoe.fi:n kuulumisista ja avointen oppimateriaalien maailmasta!
Myöhemmin keväällä teemme myös asiakaskyselyn, jossa voit kertoa näkemyksesi jos koet että jokin toinen tiedotuskanava olisi sinulle mieluisempi tai jonka avulla pysyisit paremmin kärryillä.
Katkojen aikana yksi asia pysyi pois: kansikuvia ei näkynyt. Nyt uusimman päivityksen myötä, myös kansikuvat näkyisivät vastaavassa virhetilanteessa. Mikäli virhe tapahtuisi uudelleen, ei siitä Avointen oppimateriaalien kirjaston käyttäjille olisi enää haittaa. Tämmöisiä tilanteita ei kuitenkaan ole näkypiirissä: myös Altaassa on tehty merkittäviä toimenpiteitä, jottei vastaavaa enää tapahtuisi.
Voinko luottaa siihen että oppimateriaalit löytyvät Avointen oppimateriaalien kirjastosta? Mitä tehdä jos huomaan virhetilanteen?
Voit luottaa. Avointen oppimateriaalien kirjastoa rakennetaan vikasietoiseksi ja parannamme jatkuvasti prosessejamme, jotta mahdolliset virhetilanteet olisivat sujuvia eivätkä aiheuttaisi käyttäjille haittaa. Joskus virhetilanteita suunnittelusta ja varotoimista huolimatta kuitenkin tulee; pyrimme tällöin löytämään reittejä, jotka tekee tilanteesta käyttäjille mahdollisimman kivuttoman ja/tai mahdollistaa toiminnan vaihtoehtoisesti.
Suurin osa Avointen oppimateriaalien kirjaston materiaaleista on myös ladattavissa - mikäli haluat lisätä toimintavarmuutta, kannattaa ne ladata itselleen. Tällöin olet varautunut myös esimerkiksi katkoksiin omassa nettiyhteydessäsi.
Mikäli huomaat virhetilanteen - niin oppimateriaalien käyttämisessä kuin tallentamiessa - kannattaa aiheesta laittaa meille sähköpostia osoitteeseen oppimateriaalivaranto@csc.fi tai ottaa meihin yhteyttä palautelomakkeen kautta. Tutkimme asiaa ja yhdessä löydämme ratkaisun tilanteeseen.
Tiiminä haluamme vielä kiittää kaikkia käyttäjiä kärsivällisyydestä marraskuun katkon aikana. Vuoden päivistä suurin osa kuluu hiljaisesti: palvelu toimii kuten pitää, oppimateriaaleja käytetään onnistuneesti ja niitä julkaistaan sujuvasti. Monesti mieleen kuitenkin jäävät ne kerrat kun jokin menee pieleen. Toivomme että kokonaiskuvasi Avointen oppimateriaalien kirjastosta on positiivinen ja mielessä pyörii lähinnä kiinnostavat oppimateriaalit, joita olet kirjastosta löytänyt.