Verkostojen tietojen hallinnointi

Ristiinopiskelupalvelun verkostot

Ristiinopiskelupalvelun toiminta perustuu järjestelmään syötettäviin korkeakoulujen välisiin yhteistyöverkostoihin. Näiden verkostotietojen pohjalta järjestelmä jakaa tietoa korkeakoulujen välilä ja tietää, mistä korkeakouluista voidaan hyväksyä ilmoittautumisia millekin opintojaksoille. Tiedot järjestelmään syötetään ylläpitoliittymän kautta, jota käyttää CSC:n pääkäyttäjä. Tietojen syöttöä ja päivityksiä varten tiedot täytyy siis välittää korkeakouluilta CSC:lle ja tällä sivulla kuvataan, kuinka tämä tapahtuu. Koska hallittavia yhteistyöverkostoja on suuri määrä, on tärkeää, että tietojen syötössä ja muutoksissa noudatetaan alla kuvattuja käytäntöjä. Näin vältytään siltä, että järjestelmään syötettäisiin vahingossa vääriä tietoja tai joitakin tietoja jäisi huomaamatta. Tietojen hallinnointia tehdään Jira-järjestelmässä, jossa kullekin verkostolle luodaan oma tiketti, jolle tiedot syötetään.

Kaikissa Ristiinopiskelupalveluun sekä verkostojen tietojen syöttöön liittyvissä asioissa voi olla yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen ristiinopiskelupalvelu@postit.csc.fi.

Tämä sivu koskee Ristiinopiskelupalvelun tuotantoympäristöä. Testiympäristössä käytäntö on kevyempi ja tarvittavien testiverkostojen tiedot voi lähettä suoraan sähköpostitse yllä olevaan osoitteeseen.

Verkostojen hallintaan liittyvät roolit

Verkostojen hallinnassa oleellisia rooleja ovat seuraavat:

Korkeakoulun verkostoyhteyshenkilö hoitaa koko korkeakoulunsa verkostoyhteistyötä. Tällä henkilöllä tulisi olla laaja ymmärrys oman korkeakoulunsa opetusverkostoista, niiden sopimuksista ja yhteyshenkilöistä sekä eri verkostoihin liittyvistä prosesseista. Verkostoyhteyshenkilö voi delegoida yksittäisiin verkostoihin liittyviä asioita muille koordinaattoreille, mutta hänella tulisi olla kokonaiskuva korkeakoulunsa verkostoista. Pääsääntöisesti verkostoyhteyshenkilön rooliin on yksi nimetty yksi henkilö ja tälle varahenkilö, mutta suuremmissa korkeakouluissa tehtävässä voi tarvittaessa olla muutama henkilö. Verkostoyhteyshenkilö on vastuussa tietojen välittämisestä CSC:n Ristiinopiskelupalvelun ylläpidolle Jira-järjestelmän kautta tällä sivulla kuvatulla tavalla. CSC syöttää verkostotietoja järjestelmään vain näiden nimettyjen henkilöiden Jiraan syöttämien tietojen pohjalta.

Verkostoa koordinoiva korkeakoulu on se korkeakoulu, jolla on pääasiallinen vastuu verkoston koordinoinnista. Tämä korkeakoulu nimetään verkoston tiedoissa. Tämän korkeakoulun verkostoyhteyshenkilö välittää verkoston tiedot Ristiinopiskelupalveluun tällä sivulla kuvatulla tavalla.

Verkostoilla on kussakin verkoston korkeakoulussa yhteyshenkilö ja näistä erityisasemassa on verkostoa koordinoivan korkeakoulun yhteyshenkilö. Tätä henkilöä on alla kutsuttu verkostoa koordinoivan korkeakoulun verkostokoordinaattoriksi. Hän välittää kyseisen verkoston tiedot oman korkeakoulunsa verkostoyhteyshenkilölle, joka puolestaan välittää tiedot Ristiinopiskelupalveluun. Verkoston korkeakoulut hoitavat yhteydenpidon verkoston sisällä sen asioista parhaaksi katsomallaan tavalla eikä tällä tavalla ole Ristiinopiskelun kannalta oleellista merkitystä. Lopulta tiedot täytyy vain kanavoida koordinoivan korkeakoulun verkostoyhteyshenkilön kautta Ristiinopiskelupalveluun.

Alla olevassa kuvassa on havainnollistettu näitä rooleja. Kuvassa on esitettynä kolme korkeakoulua A, B ja C, sekä kolme yhteistyöverkostoa X, Y ja Z. Esimerkiksi sinisen Verkoston Z koordinoiva korkeakoulu on Korkeakoulu B. Oikealla keskellä oleva henkilö on siis verkostoa koordinoivan korkeakoulun kyseisen verkoston verkostokoordinaattori ja tämä henkilö välittää verkoston tiedot oman korkeakoulunsa verkostoyhteyshenkilölle, joka on vasemmalla keskellä oleva henkilö. Tämä henkilö välittää tiedot CSC:n Jira-järjestelmään syötettäväksi Ristiinopiskelupalveluun. Vihreän Verkoston X tapauksessa verkostoa koordinoi Korkeakoulu C, ja kyseisen kerkoston tapauksessa koordinointia hoitaa korkeakoulun verkostoyhteyshenkilö, jolloin tämä voi suoraan syöttää tiedot verkostotietojen Jira-järjestelmään.

Hallinnointijärjestelmä JIRA

Ristiinopiskelupalvelun tuotantoympäristön verkostotietoja hallinnoidaan Jira-järjestelmään rakennetuilla lomakkeilla. Kullekin verkostolle tehdään Jiraan tiketti (Jirassa käytetään termiä issue), johon korkeakoulun verkostoyhteyshenkilö syöttää verkoston tiedot. Kun verkoston tiedot on syötetty ja verkosto on valmiina otettavaksi käyttöön, CSC luo tietojen pohjalta verkoston Ristiinopiskelupalvelun ylläpitokäyttöliittymään, jolloin verkosto tulee aktiiviseksi Ristiinopiskelupalvelussa. Verkostoihin voidaan myös tehdä jälkikäteen muutoksia muokkaamalla verkoston tikettiä.

Tiketille on mahdollista lisätä kommentteja, esimerkiksi verkoston korkeakoulujen yhteyshenkilöiltä, ja verkoston koordinaattori tai korkeakoulun verkostoyhteyshenkilö voivat halutessaan hyödyntää tätä verkoston hallinnoinnissa. Jotta verkoston hallinnointi Ristiinopiskelupalvelussa pysyy selkeänä, CSC toimii vain verkostoa koordinoivan korkeakoulun nimetyn verkostoyhteyshenkilön ohjeistuksen mukaan, eikä tee Ristiinopiskelupalvelun tietoihin muutoksia muiden kommenttien perusteella.

Järjestelmään ei tule syöttää mitään arkaluonteista tai salassapidettävää tietoa eikä henkilötietoa muilta osin kuin verkostoa koordinoivan yhteyshenkilön osalta. Verkostosopimuksia ei pitäisi ladata järjestelmään.

Linkki verkostotietojen Jiraa 

Jiraa pääsee lukemaan kaikki joilla on Eduuni-tunnukset. Tikettien ja kommenttien kirjoittaminen on hieman rajoitettu, mutta kuitenkin auki melko suurelle joukolle korkeakoulujen edustajia. Tosin on tarkoitus, että uusia verkostotikettejä tekevät ainoastaan korkeakoulujen nimetyt verkostoyhteyshenkilöt. Mikäli tarvitset lisäoikeuksia järjestelmään, niitä voi pyytä sähköpostitse osoitteesta ristiinopiskelupalvelu@postit.csc.fi.

Verkostotietojen Jirassa ei ole tarkoitus raportoida muita Ristiinopiskelupalveluun liittyviä asioita. Esimerkiksi bugien seurantaan on olemassa erillinen Jira. Ks. Tikettijärjestelmä

Verkostotiketin tilat

Verkostojen hallinnoinnissa käytetään verkostotiketeissä erityistä tila-tietoa ilmaisemaan sitä, miltä osin tiedot on päivitetty itse Ristiinopiskelupalveluun. Tämän tiedon avulla CSC:n ylläpitäjä näkee, mitkä verkostot vaativat toimenpiteitä Ristiinopiskelupalvelun ylläpitoliittymässä. Jirassa tila ilmoitetaan kentässä "Status" ja sillä voi olla seuraavat arvot

Tilasiirtymät on esitetty kaaviossa alla

Verkostotiketin tilaa ei voi muuttaa edit-lomakkeella, kuten muita tietoja, vaan sitä vaihdetaan sivulla yläreunan värikkäillä painikkeilla joissa lukee esim "Valmistelu", "Toteutuksessa", "Valmis toteutukseen" tai "Odottaa muutoksia". Tämä painike näkyy vain kun tiketti on avattu koko ikkunaan. Mikäli tiketit on auki vain puolittain ikkunan oikeassa laidassa, klikkaa oikean palstan yläreunassa tiketin nimeä, jolloin se aukeaa kunnolla koko ikkunalle. Tilaa voi myös vaihtaa Kanban-näkymässä (uimarata-näkymä) raahaamalla tiketti uimaradalta toiselle.

Uuden verkoston luominen

Uusi verkosto on helpointa tehdä kloonaamalla järjestelmässä valmis verkostopohja ja muokkaamalla sen tietoja. Avaa pohja RIPAVERKOSTOT-2 - Getting issue details... STATUS selaimessa. Klikkaa valikosta yläreunassa "More" ja valitse sieltä "Clone".

Syötä avautuvaan ikkunaan uuden verkoston nimi sen ensisijaisella kielellä. Paina create-painiketta ja syötä sen jälkeen verkoston tiedot alla olevien ohjeiden mukaan.

Voit myös kloonata pohjaksi jonkin muun verkoston, mikäli uusi verkosto on hyvin samankaltainen jonkin olemassa olevan verkoston kanssa.

HUOM muista siirtää verkosto "Valmis toteutukseen" -tilaan yläreunan sinisellä noppulalla, kun verkoston tiedot on syötetty ja verkosto halutaan ottaa käyttöön. Jos verkosto on valmistelu-tilassa niin oletamme, että valmistelu on vielä kesken ja tietoja ei ole vielä tarkoitus viedä Ristiinopiskelupalveluun. Katso kuva yllä kohdassa Verkostotiketin tilat.

Verkoston tietojen syöttö

Verkoston tiketti kannattaa avata selaimessa omaan välilehteen, jolloin se aukeaa koko selaimen kokoiseksi.

Syötä verkoston tiedot alla olevien ohjeiden mukaan.