Taustaa keskustelulle yhteisten Peppi-palveluiden tuottamisesta / 28.1.2019 Stina Westman, CSC
Lokakuussa 2018 AAPA ja FUCIO yhteiskokouksessaan nostivat ajatuksen että eri korkeakoulujen Peppien ylläpito hoidettaisiin keskitetysti. Tavoitteena oli kustannushyöty sekä palveluun liittyvän sopimusrakenteen yksinkertaistaminen. Asian järjestämisellä oli aikataulupaineita sillä vanhat ylläpitosopimukset olivat vanhenemassa ja palvelu olisi pitänyt kilpailuttaa. CSC oli halukas asiaa selvittämään mahdollista yhteiskilpailutusta ja palvelun tarjoamista varten.
Nykyisen Peppi-palvelutuotannon malli on kompleksinen johtuen IPR:n hajauttamisesta ja palveluinstansseihin halutuista räätälöinneistä - varsinaisesti mitään yhtä yhteistä Peppiä ei ole eikä sitä voi palveluna yhdeltä taholta hankkia. CSC tarjoaa tällä hetkellä korkeakouluille Pepin käyttöönoton tukea sekä virtuaalialustaa Peppien ajamiselle, muttei nyt keskusteluun tullutta sovellusylläpitoa.
Yhteisen ylläpitopalvelun rakentamisessa haastavaa on ylläpitopalvelun vakioiminen hankintaprosessin, kustannushyödyn ja toiminnan laadun edellyttämällä tavalla eri korkeakoulujen Peppi-käytön ollessa erilaista ja osin vielä käynnistymässä. Korkeakoulujen erilaiset tarpeet, valinnat ja linjaukset tekevät käytännössä jokaisesta Pepistä erillisesti räätälöitävän kokonaisuuden. Korkeakoulujen Pepit ovat yksilöllisiä instansseja eri IPR:n omistajien komponenteista, joten sovellusylläpidon tarpeet vaihtelevat korkeakouluittain (esim. versiot, liitännäiset ja palvelinympäristö). Jaettu, kattava dokumentaatio näistä puuttuu tällä hetkellä.
Lisäksi yhteisenä haasteena on Peppi-osaamisen hyvin rajattu saanti. Konsortiolla on ollut yksi pääasiallinen toimittaja ja ekosysteemissä on ollut haasteita saada muita toimittajia laajemmin mukaan sovellustason tekemiseen. CSC:llä Peppi-palveluita (asiantuntijatuki konsortion hallinnan tueksi, käyttöönottopalvelut korkeakouluille, alustan käyttöpalvelut) tekee nelihenkinen tiimi. Sovellusylläpidosta CSC:llä ole aiemmasta omaa sisällöllistä osaamista vaan olemme siinä samojen alihankkijoiden varassa kuin korkeakoulutkin.
Joulukuussa 2018 CSC viesti että että tehdyn selvitystyön perusteella korkeakoulujen edellyttämässä aikataulussa ei valitettavasti ole resursseja sovellusylläpitopalvelun rakentamiseen, sillä se vaatisi ainakin 1) laajemman selvitystyön käytössä olevista ja käyttöön tulevista Pepeistä (nyt tekeillä Q1/2019 Metropolian tilauksesta ja CSC:n toimesta), 2) yhteispalvelun muotoilun oikeasti jaettujen tarpeiden pohjalta sekä 3) alihankintana ostettavan työn kilpailutuksen. Tarjosimme mahdollisuutta osallistua yhteiskilpailutukseen CSC:n kautta, mutta tähän ei ollut kiinnostusta vaan ylläpito haluttiin hankkia palveluna. Keskusteluissa mukana olivat silloin Haaga-Helia, Laurea ja Metropolia.
Haluamme olla tukemassa toimivaa yhteistyömallia Pepissä, ja sitä varten olemme panostaneet konsortion hallintoa tukevaan asiantuntijatyöhön (Metropolian selvitys ja mahdollinen koordinaatiotuki) sekä korkeakoulujen yhteisiin käyttöönottoprojekteihin (käynnissä Lapin ammattikorkeakoulun ja Lapin yliopisto käyttöönotto, Karelian ja Vaasan ammattikorkeakoulun käyttöönotto sekä päättymässä Laurean, Turun ammattikorkeakoulun ja Novian käyttöönotot). Olemme mielellämme tukemassa ja rakentamassa korkeakoulujen ja Peppi-konsortion yhteispalveluita, joiden edellytyksenä näemme tässä tapauksessa palvelutarpeen yhtenäisyyden ja tarpeen mukaan yhtenäistämisen jotta saatu hyöty ei jää hallinnolliseksi vaan parantaisi myös palvelun sisältöä ja laatua. Olisi hyvä muodostaa yhteinen näkemys siitä mikä on yhteisen palvelurakenteen tavoite, miten siihen tarvittava osaamisen kasvattaminen voi toteutua ja miten olemme valmiita tavoitetilaan pääsemään. Tätä keskustelua voimme tukea esimerkiksi Ideapankin avulla.
Peppi-konsortion toiminnan kehittämisen osalta olemme esittäneet näkemyksemme konsortion pyynnöstä ja mielellämme jakaisimme tuon taustamuistion myös korkeakoulujen käyttöön sillä siinä on kuvattu mitä yhteisten palvelujen toimittaminen edellyttäisi. Konsortion toiminta on ollut haastavassa tilanteessa pitkän oikeusprosessin jälkeen ja esimerkiksi yhteisen Peppi-ohjelmiston virheenkorjauksia ei ole toteutettu kuten haluttaisiin. Oletuksemme on että tämä heijastuu korkeakoulujen eriytyneessä palvelurakenteessa ja yhtenäisen palvelun tarpeessa. Tämä keskustelu on myös Peppiä laajempi, sillä OODI-konsortion jäsenet ovat suunnitelleet siirtymiä PEPPI- ja SISU-käyttäjiksi ja siten korkeakoulujen yhtiön Funidatan rakentama SISU-palvelu liittyy kuvaan myös.