Kohteet jatkotekemiselle

Ideamuotoilun tuotoksena syntyvät esiselvitys / työkohteet, joita voidaan erikseen ja rinnakkain toisistaan riippumatta edistää

Tämä ei ole luettelo seuraavan vaiheen "esiselvityksen kohdista". Tämä on luettelo asioista, joista jonkun edistämiseen, esiselvittämiseen, joku korkeakoulu voi sitoutua tai olla sitoutumatta. Yleisesit kohdat 1 ja 2 ovat yleisempiä, yhteisempiä, "kevyempiä" ja kohdat 4 ja 5 raskaampia, tietojärjestelmiin mahdollisesti johtavia polkuja, joita vain harvemmat korkeakoulut halunnevat lähteä edistämään. 3 on välimallin juttu.

1) Tilannekuvan ja toimintaympäristön kartoitus

Tämä asia tarkoittaa ja sisältää tätä

• Korkeakoulukohtaisen lähtökohtatilanteen kokoaminen
  • Mitä ollaan TOS:n, asianhallinnan, arkistoinnin alueella tekemässä tai tehty
  • Asiakirjahallinnan ekosysteemien tunnistaminen: mitä operatiivisia järjestelmiä on käytössä
  • Asiakirjahallinnan loogisen kokonaisuuden tunnistaminen: asianhallinnan hajautuminen operatiivisten järjestelmien siiloihin ja mahdolliseen yleiseen asianhallintaan
• Toimintaympäristön tilannekuva 
  • Velvoitteiden tunnistaminen ja hallinta sen suhteen, mitä lakisääteisiä velvoitteita korkeakoulun on täytettävä toteuttaessaan 3., 4. ja 5. liittyviä toimia?
  • vrt. (klikkaa kohta "Tiedonhallintalaki") https://ka.csc.fi/
  • Asiarekisterin ylläpito

Tähän asiaan ei kuulu näitä

2) Yhteinen tiedonohjaussuunnitelman runko "tarkistuslista"

Palvelu- ja tehtäväluokituksen ja tiedonohjaussuunnitelman runko, velvoitteiden jäsennys, tarkistuslista, että näitä meidän pitäisi hanskata (esim. 3, 4, ja 5 -toimin)

Tämä asia tarkoittaa ja sisältää tätä

• Vaihtoehtoulottuvuuksina:
  • kattavuus: korkeakoulujen yhteinen, ammattikorkeakouluinen yhteinen, yliopistojen yhteinen
    • Yhteinen vai
    • Sektorikohtainen? 
  • laajuus: onko kyseessä vain viranomaistehtävät vai miltä osin kaikki korkeakoulun asiat?
  • syvyys: mille tasolle asti pääotsikoista edetään
• Korkeakoulujen yhteinen tehtäväluokitus, kun nyt ammattikorkeakoulut käyttävät kuntien tehtäväluokitusta
• JHS:n soveltaminen korkeakoululaitoksessa

Tähän asiaan ei kuulu näitä

3) Tiedonohjaussuunnitelman kehittämisen selvitys

Tämä asia tarkoittaa ja sisältää tätä

• Yhteisestä "ekosysteemiryhmä" ja korkeakoulukohtaiseksi jalostuva TOS-pohja, jossa huomioidaan holistisesti tiedonohjaus sitä käsittelevistä toiminnan siiloista ja tietojärjestelmistä riippumatta
• Kaiken sähköisen tiedon karttaa tiedonhallinnan näkökulmasta

Tähän asiaan ei kuulu näitä

• Ei tarkoita, että olisi johtamassa asianhallintajärjestelmän hankkimiseen tai päivittämiseen. Voi siis olla tarpeen, vaikka 4) ja 5) eivät olisi ajankohtaisia asioita korkeakoululle, koska esim. tällaiset ratkaisut on jo hankittu eli korkeakoulun käytössä, mutta tarve kokonaisvaltaisen TOS:n kehittämiselle silti on olemassa

4) Asianhallintajärjestelmän hankkimisen selvitys

Tämä asia tarkoittaa ja sisältää tätä

• Muita asioita hallitsevia asiakohtaisiaratkaisuja tukevia tietojärjestelmiä täydentävä yleinen asianhallintajärjestemä: "hallinnolliset asiat, muut asiat"
• Asianhallintajärjestelmän integraatiot operatiivisiin järjestelmiin

Tähän asiaan ei kuulu näitä

5) Arkistoinnin ratkaisun selvitys

Tämä asia tarkoittaa ja sisältää tätä

• Ideamuotoilutyöryhmän valinta: onko työmme tuloksena 1), 2) vai 3)
  • 1) tunnistettu kohde "5", jossa ensimmäisenä asiana on erilaisten ratkaisumallien selvittäminen
  • 2) valmiiksi jäsennetyt osat "5":stä eli 5A), 5B)...
  • 3) valmiiksi valittun mallin (a, b tai c...) pohjalta "5", jossa tarkoitus on selvittää arkistoinnin ratkaisu valitun mallin pohjalta ja kerrotaan, mitä vaihtoehtoiset mallit jäi ulkopuolelle
• 5 Arkistoinnin kehittämisen ja järjestämismallien vaihtoehtojen selvittäminen korkeakoulujen näkökulmasta?
  • 5a esim. asianhallintajärjestelmän kehittäminen korkeakoulun keskitetyksi arkistointiratkaisuksi
  • 5b esim. valtakunnallisen ihmeen toivominen (lähinnä siilokohtaisesti eli edellyttää lisäksi paikallisesti järjestettyä, täydentävää ratkaisua)
  • 5c esim. arkistoinnin hajauttaminen toiminnan siillon ratkaisuihin ja yleiseen arkistoon
  • 5d hybridi edellisistä
  • jne.
• Asianhallintajärjestelmän käyttäminen pitkäaikaiseen säilytykseen korkeakoulun yleispalveluna, siis muutoin kuin pysyvän säilytyksen kannalta (huomioitava kansallisarkiston seulontapäätös, joka määrää AMKien säilyttävän pysyvästi tiettyjen tehtäväluokkien asiakirjatiedot nimenomaan asianhallintajärjestelmässä, esim. hallinnon ohjauksen ja TKI-hankeasiakirjat)
• Asianhallintajärjestelmän integraatiot operatiivisiin järjestelmiin

Tähän asiaan ei kuulu näitä

Mitä on jätetty mahdollisesti edelleen työstettäviksi ehdotettavien asioiden ulkopuolelle

Sähköinen allekirjoitus

Toiminnan prosessit