3.4.2019 kokouksen pohjalta yhdistetään polut 1-2-3 ja niitä ohjaamaan muodostetaan työvaliokunta.
Asiaa edistetään jatkossa eduuni-työtilassa: https://tt.eduuni.fi/sites/kity/asianhallinta
Polkuihin on ideamuotoilun pohjalta kaavailtu seuraavat asiat käsiteltäviksi
1) Tilannekuvan ja toimintaympäristön kartoitus
Toimintaympäristön tilannekuva ja juridiset reunaehdot
- Velvoitteiden tunnistaminen ja hallinta sen suhteen, mitä velvoitteita korkeakoulun on täytettävä toteuttaessaan tiedonohjaussuunnitelmaa, asinahallintajärjestelmän tai arkistointijärjestelmän hankintaa
- Juridiset lakiin tai asetuksiin, suosituksiin ja velvoitteisiin pohjautuvat asiat (täyttää juridisen vaatimuksen, täyttää auditoinnin kriteerit)
- vrt. https://ka.csc.fi/ (klikkaa kohta "Tiedonhallintalaki")
- Selkeä ja tiivistetty esitys johdon ymmärrettäväksi, että millä reunaehdoilla toimitaan
Yhteinen kypsyyskartta
- Aspekteina järjestelmä, resurssit, alan asiantuntijat, TOS, Juridiset reunaehdot
- Annetaan tarkistuslista, jota vasten korkeakoulut voivat ymmärtää tilanteensa ja miten voivat edetä
- Korkeakoulu tekee osana muuhun etenemiseen liittyvää esiselvitystä
Kypsyyskartan pohjalta korkeakoulukohtaisen lähtökohtatilannekuva
- Mahdollisena osana muuhun etenemiseen liittyvää esiselvitystä: mitä ollaan TOS:n, asianhallinnan, arkistoinnin alueella tekemässä tai tehty
- Muut organisaatioon liittyvät pakottavat/vahvasti ohjaavat asiat eli paikallisesti valitut järjestelmä kokonaisuudet, toimittaja yhteistyö, digitalisaation taso jne.
- Asiakirjahallinnan ekosysteemien tunnistaminen: mitä operatiivisia järjestelmiä on käytössä
- Asiakirjahallinnan loogisen kokonaisuuden tunnistaminen: asianhallinnan hajautuminen operatiivisten järjestelmien siiloihin ja mahdolliseen yleiseen asianhallintaan
2) Yhteinen tiedonohjaussuunnitelman runko "tarkistuslista”
Tehtäväluokituksen selkeyttäminen
- Korkeakoulujen yhteinen tehtäväluokitus, kun tällä hetkellä ammattikorkeakoulut käyttävät kuntien tehtäväluokitusta ja yliopistojen mallit vaihtelevat – yhteinen, sektorirajan ylittävä perusrunko
- kattavuus: korkeakoulujen yhteinen
- laajuus: kaikki asiat, mukaan lukien viranomaistehtävät
- syvyys: päätehtävät, alatehtävät ja asiaryhmät
- Muuta
- JHS:n soveltaminen korkeakoululaitoksessa
- Säilytysaikapäätöksien huomioiminen
- Kuinka liikkeelle: pohjaksi työhön Aalto yliopisto, Itä-Suomen yliopisto, Jamk, Xamk, Lamk?
3) Tiedonohjaussuunnitelman kehittämisen selvitys
- Luodaan tiedonohjaussuunnitelman (TOS) - pohja
- Yhteisestä "ekosysteemiryhmä-" ja korkeakoulukohtaiseksi jalostuva TOS-pohja, jossa huomioidaan holistisesti tiedonohjaus sitä käsittelevistä toiminnan siiloista ja tietojärjestelmistä riippumatta
- Pitkäjänteisen yhteistyön pohja rungon edistämiseksi, joko korkeakoulukohtaisesti tai useamman korkeakoulun yhteistyönä
- yhteistyö foorumi / vertaistukea tälle polulle lähtijöille, apua jo kokeneilta konkareilta
- Kaiken sähköisen tiedon kartoitus tiedonhallinnan näkökulmasta
- Esimerkiksi jo hankintun asianhallinnan ratkaisun hyödyntämisen kehittämiseksi tai uuden ratkaisun hankkimiseen liittyen
Kiinnostuksensa tähän polkuun ovat ilmoittaneet:
| Korkeakoulu | Nimi | Rooli | |
|---|---|---|---|
| HY | Riikka Heikkonen | Asiakirjahallinnon asiantuntija | riikka.heikkonen @helsinki.fi |
| Laurea | Marjo Valjakka | Suunnittelija (tiedonhallinta) | marjo.valjakka @laurea.fi |
| OAMK | Jenni Evesti | Tiedonhallinnan suunnittelija | jenni.evesti @oamk.fi |
| Uniarts | Taina Turpeinen | Asiantuntija (tiedonhallinta, arkistointi) | taina.turpeinen @uniarts.fi |
| XAMK | Markus Häkkinen | Projektipäällikkö | markus.hakkinen @xamk.fi |
| Centria | Laura Nykänen | Projektisuunnittelija | laura.nykanen @centria.fi |
| UEF | Mari Pehkonen | Tiedonhallintasuunnittelija (Asiakirja- ja kirjaamopalvelut) | mari.pehkonen @uef.fi |
| JAMK | Mirja Nojonen | Asiantuntija | mirja.nojonen @jamk.fi |
| TuAMK | Marja Anttonen | Kirjastonjohtaja | marja.anttonen @turkuamk.fi |
| Metropolia | Susanna Näreaho | Erityisasiantuntija | susanna.nareaho @metropolia.fi |
| VAMK | Ari Hovila | Tietohallintopäällikkö | ari.hovila @uwasa.fi |
| VY | Paula Ojala | Asiantuntija | paula.ojala @uwasa.fi |
| VY | Paul Niemistö | Asiantuntija | paul.niemisto @uwasa.fi |
| TUNI | Jenni Sorvisto | Asiakirjahallinnan asiantuntija | jenni.sorvisto @tuni.fi |
| Arcada | Helena Päivärinta | Dokumenthanteringsexpert | helena.paivarinta @arcada.fi |
| ÅA | Katarina Pihl | Informationshanteringsspecialist | katarina.pihl @abo.fi |
| ÅA | Anne Niemi | Planerare | anne.niemi @abo.fi |
| SAMK | Esa Rahiala | Erityisasiantuntija (Talous ja hallintopalvelut) | esa.rahiala @samk.fi |
| LUT | Sari Tuomiheimo | Hankintasuunnittelija | sari.tuomilehto @lut.fi |
| SAMK | Sanna Mäenpää | Arkistonhoitaja (kirjaamo) | sanna.maenapaa @samk.fi |
| LUC | Laura Kinnunen | Erityisasiantuntija | laura.kinnunen @lapinamk.fi |
| LUC | Aino Piirainen | Asianhallinnan suunnittelija | aino.piirainen @lapinamk.fi |
| LUC | Anni Ronkainen | Asianhallinnan suunnittelija | anni.ronkainen @ulapland.fi |
| DiaK | Erja Mesikämmen | Tiedonhallinnan asiantuntija | erja.mesikammen @diak.fi |
Kerättyjä kommentteja (polut 1-2-3)
| Korkeakoulu | Kiinnostus | Kommentit |
|---|---|---|
Aalto | 2 | Mahdollisuus myös allokoida rahaa kohtaan 2, mikäli pläni on hyvä. |
| Arcada | 1-2-3 | 1-2-3 ovat ensisijaisia kohteita. Tällä hetkellä vaikein kohta on, että ei ole allokoitavaa rahaa, kun emme pysty mitenkään ennakoimaan kustannusvaikutuksia. |
| Centria | 1-2-3 | |
| Diak | 2 | |
| Haaga-Helia | 1-2-3 | |
| HAMK | 3 | |
| HY | 2-3 | Vähintään kuulolla |
| JAMK | 2 | |
| JY | 1-2 | Kohta 1 kiinnostaa selvästi edellytäen, että työ auttaa meitä hahmottamaan kehittämistarpeemme Kohta 2 mahdollisesti, mutta ei niin vahva kiinnostus kuin ykköseen |
| KAMK | 1-2-3 | KAMK on kiinnostunut kaikista tutkintalinjoista. Suunnittelun edetessä se tekee päätöksen tarkemmasta resurssiensa kohdentamisesta. |
| Karelia | 2-3 | |
| Laurea | 2-3 | |
| LUC | 3 | Lapin AMK ja Lapin yliopisto on kiinnostuneet osallistumaan polulle 3, tiedonohjaussuunnitelman kehittämisen selvitykseen. |
| LUT | 2-3 | LUTille tässä vaiheessa kohta 2 olisi akuutti. Ehkä myös 3 olisi kiinnostava. Tiedonohjaussuunnitelma on tekeillä ja se on tarkoitus saada käyttöön jo tulevan syksyn aikana. Tiedonohjaussuunnitelman rungon osalta haluamme olla kuulolla |
| Metropolia | 1-2-3 | Meillä on kiinnostusta yhteistyölle kaikilla osa-alueilla ja eritysesti osa-alueilla 1-3. Panostus riippuu selvitystyön etenemisen aikataulusta ja millä aikataululla saamme henkilöresurssin. |
| Novia | 1-2-3 | Tämä tilannekuvan ja toimintaympäristön kartoitus on tärkeä ja siitä pitää aloittaa!Toivomme tässä apua käytännön asioissa. Yhteinen tehtäväluokitus on tärkeä. Nyt käytämme kuntien tehtäväluokitusta, mikä ei aina oikein sovi meille. Säästäisi niin paljon resursseja jos olisi olemassa yhteinen TOS-pohja. |
| OAMK | 1-2-3 | |
| OY | 1-2 | |
| SAMK | 1 | Oman tiedonohjauksemme työstäminen on jo pitkällä. |
| Savonia | 2-3 | |
| SeAMK | 1-2 | |
| TUNI | 1-2-3 | Olemme kiinnostuneet olemaan mukana erityisesti kohdassa 2. Kohtien 1 ja 3 edistämistä seuraamme erittäin mielellämme ja pysyttelemme kuulolla niiden etenemisestä. |
| TuAMK | 1-2-3 | Polku 1 tulisi saada toteutettua mahdollisimman pikaisella aikataululla. |
| UEF | 1-3 | |
| Uniarts | 2-3 | Taideyliopistolle on laadittu varsin kattava tiedonhallintasuunnitelman, jonka tukemana on suunniteltu käynnistäväksi varsinainen tiedonohjaussuunnitelman rakentaminen |
| UTU | 2-3 | |
| VAMK | 1-2 | |
| VY | 1-2-3 | |
| XAMK | 3 | |
| ÅA | 1-2-3 | 1 ja 3 kiinnostus seurata ja 2 polussa aktiviinen rooli |