A5. Paperihakemuksen tallentaminen

Paperihakemuksen tallentaminen

Hakeutuminen koulutukseen

Virkailija

Virkailija tallentaa paperihakemuksen (tai muulla tavoin tulleen vireillepanon, esim. lisähaku) järjestelmään.

Haku on luotu. Virkailija on vastaanottanut hakemuksen, joka pitää syöttää järjestelmään. Virkailija on kirjautunut virkailijan sähköiselle työpöydälle ja hänellä on riittävät käyttöoikeudet käsitellä hakemuksia.

Virkailija on tallentanut keskeneräisen tai valmiin hakemuksen järjestelmään.

1. Virkailija avaa hakemuksen tallentamisnäytön painamalla Tallenna hakemus (tms.) -painiketta.
2. Virkailija syöttää haun tiedot (ks. Luo haku) ja painaa Avaa hakulomake (virkailijalle näytetään oletuksena käynnissä olevan haun perustiedot)
3. Järjestelmä avaa näytölle kyseisen haun hakulomakeaihion (haulle tallenetut hakulomaketiedot)
4. Virkailija syöttää hakuehdot (esim. hetu, Oppijanumero, nimi) ja painaa Hae henkilö (tms.) -painiketta
5. Järjestelmä hakee hakuehtoja vastaavat, mahdollisesti järjestelmässä olevat henkilön perustiedot, koulutustaustan ja muut suoritustiedot. Tietojen löytyessä järjestelmä täydentää tiedot lomakkeelle. Mahdolliset haetut pohjatiedot ovat muokattavissa.
6. Virkailija syöttää hakemuksen tiedot samassa järjestyksessä kuin hakija, ks. A1. Täytä sähköinen hakemus.
7. Virkailija lähettää hakemuksen järjestelmään, ks. A2. Lähetä sähköinen hakemus
8. Järjestelmä lähettää tiedon tallennetusta hakemuksesta hakijalle (hakemuksen numero, hakukohteet ja muut tarvittavat tiedot), ks. Lähetä viesti
9. Hakemus tallentuu järjestelmään ja saa tilan "Hakemus tallennettu" (loki: Virkailijan tiedot ja aikaleima)
10. Virkailija poistuu järjestelmästä

• 4a. Hakijalla ei ole hetua, joten virkailija suorittaa ensin henkilötietojen vertailun:
• 4a1. Virkailija syöttää hakuehdot: hakijan syntymäaika, etu- ja sukunimet sekä sähköpostiosoite
• 5a2. Järjestelmä hakee kaikki samalla syntymä-ajalla (hetulliset ja hetuttomat) samassa haussa hakeneiden hakijoiden tiedot (tarkista)
• 5a3. Järjestelmä listaa hakijat ja näyttää hakijoista seuraavat tiedot: Oppijanumero, hetu/syntymäaika, sukunimi, etunimet, sähköpostiosoite, osoite, sukupuoli, kansalaisuus, äidinkieli, viimeisin hakemuspäivä parhaiten hakuehtoja vastaavassa järjestyksessä (tarkista)
  
• 5a4. Virkailija tarkistaa, löytyykö hakija jo järjestelmästä. Jos löytyy, virkailija valitsee henkilön
• 5a5. Järjestelmä tuo täytettävälle lomakkeelle järjestelmässä olevat pohjatiedot (henkilötiedot, koulutustausta, muut suoritustiedot, opiskeluoikeus) (ks. Tyypillinen työnkulku kohta 5.) 
  
  
• 7b. Hakemus on tullut myöhässä. Virkailija muuttaa hakemuksen tilaksi "Myöhästynyt hakemus" ja painaa "Tallenna" -painiketta.  
• 8b. Hakemuksen tila on "Myöhästynyt hakemus". Järjestelmä lähettää hakijalle viestin myöhässä tulleesta hakemuksesta hakijan valitsemien viestintäkanavien mukaisesti (määritelty hakemuksella kohdassa Lupatiedot).
  

10c. Virkailija siirtyy tallentamaan uutta hakemusta valitsemalla "Tallenna uusi hakemus". --> kohta 2.
 

5a. Järjestelmästä ei löydy pohjatietoja, jolloin virkailija syöttää kaikki tiedot manuaalisesti.

5b. Järjestelmästä löytyy jo hakijan henkilötunnuksella hakemus samalle vuodelle, hakukaudelle ja hakutyypille. Järjestelmä ei tallenna uutta hakemusta vaan antaa virkailijalle virheilmoituksen "Tällä henkilötunnuksella on jo hakemus järjestelmässä. Tarkista henkilötunnus".

5b1.Virkailija vertailee hakemuksella olevaa aikaleimaa ja paperihakemuksen päiväystä ja tekee tarvittavat selvitykset (esim. on yhteydessä hakijaan). Mikäli paperihakemus on uudempi kuin järjestelmässä oleva hakemusvirkailija siirtyy päivittämään hakemuksen tietoja käyttötapauksen A3. Tarkastele ja muokkaa hakemusta mukaisesti.

5c. Jos käyttäjä ei ole syöttänyt kaikkia tarvittavia tietoja, järjestelmä ilmoittaa käyttäjälle että tiedot ovat puutteelliset. Järjestelmä antaa virkailijalle huomautuksen: "Pakollisia tietoja puuttuu. Haluatko tallentaa hakemuksen puutteellisena". Virkailija vastaa Kyllä tai Ei. Jos virkailija vastaa kyllä, hakemus tallentuu järjestelmään ja sen tilaksi päivittyy "Pakollisia tietoja puuttuu" tai "Ei-pakollisia tietoja puuttuu" (ks. Hakemuksen tilakaavio.pdf). Jos virkailija vastaa Ei, järjestelmä peruu tallennuksen ja virkailija voi jatkaa puutteellisten tietojen täyttämistä.
5d. Järjestelmä ei pysty tallentamaan hakemusta teknisen häiriön tms. vuoksi. Virkailijalle näytetään ilmoitus "Hakemuksen tallentaminen ei onnistunut. Yritä uudelleen".
 

Hakulomaketeemojen tiedot ja säännöt (specs-109)

Mm. (ks. myös Tiedot ja Vaatimusluettelo)

Järjestelmä tarkistaa, löytyykö samalla henkilötunnuksella jo samasta hakutyypistä, vuodelta ja kaudelta hakemus.
Järjestelmä tarkistaa puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen ja henkilötunnuksen muodollisen oikeellisuuden.
Järjestelmä hakee postinumeron perusteella postitoimipaikan hakemuksen tietoihin.
Sukupuoli täydennetään automaattisesti henkilötunnuksen perusteella.

Hakemuksen täyttäminen on mahdollistettava ilman hiiren käyttöä, ainakin kentästä toiseen siirtyminen (esteettömyysvaatimus).

vrt. KOULUTAn KT "Tallenna hakemusten identifiointitietoja"