...
Tässä dokumentissa kuvataan VIRTA-opintotietopalvelun (so. korkeakolujen valtakunnallinen tietovaranto) tietojen käyttöä. Sen valmistelu tapahtuu osana Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmän toimeksiannosta: "CSC ja Opetushallitus yhdessä valmistelevat tilannekuvan ja etenemissuunnitelman rajapinnoista ja tietopoiminnoista, joissa käytetään VIRTA-tietoaineistoja. Laaditaan kokonaissuunnitelma integraatioiden ja tietopoimintojen siirtämisestä KOSKI-palveluun ja palvelukohtaisia huomioita sisällöllisesti, teknisesti ja aikataulumielessä. Huomioidaan tarpeet priorisoinneille". Toimeksiannon käsittely tapahtuu kolmessa vaiheessa:
...
Korkeakoulujen yhteinen VIRTA-opintotietopalvelu otettiin käyttöön vuonna 2014. Palvelun rakentamisen ajurina olivat muutokset korkeakoulujen yhteishaussa ja yhteisen sähköisen haku- ja valintajärjestelmän Opintopolku.fi -palvelun käyttöönotto. Tuolloin voimassa olleen lain 1058/1998 6 d §:n mukaan VIRTA-opintotietopalvelusta on luovutettu tietoja lakisääteisiin käyttötarkoituksiin ja opetus- ja kulttuuriministeriö on tuottanut tietovarannosta koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin sekä muun seurannan ja ohjauksen edellyttämiä tietoaineistoja. Lisäksi tietoja on luovutettu rekisterinpitäjän luvalla tai toimeksiannosta käytettäväksi erilaisissa oppijan palveluissa sekä tutkimuskäytössä. VIRTA-opintotietopalvelun tietoja on voinut hyödyntää suoraan rajapintojen kautta teknisellä rajapinnalla tai VIRTAsta VIRTA-opintotietopalvelusta tehtävinä määrämuotoisina tietopoimintoina. VIRTA-opintotietopalveluun on mahdollista integroitua teknistä rajapintaa käyttämällä joko VIRTAn VIRTA-opintotietopalvelun ulkoista ws-rajapintaa tai vuodesta 2016 alkaen Kansallisen Palveluväylän kautta. VIRTA-opintotietopalvelun teknisestä ylläpidosta vastaa opetus- ja kulttuuriministeriön toimeksiannosta CSC - Tieteen tietotekniikan keskus (jatkossa CSC).
Vuoden 2018 alussa otettiin käyttöön KOSKI-palvelukokonaisuus, josta vastaa Opetushallitus. KOSKI-palvelun yhteydessä palvelukokonaisuuden yhteydessä toimii opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelu (KOSKI-luovutuspalvelu), jonka kautta voidaan yhdistää ja luovuttaa tietoja ylioppilastutkinnoista alkaen vuodesta 1990, korkeakoulututkintoja ja opintosuorituksia sekä opiskeluoikeuksia pääsääntöisesti alkaen vuodesta 1995, perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen opintosuoritus- ja tutkintotietoja sekä tutkintotietoja sekä ammatillisen koulutuksen, lukiokoulutuksen ja korkeakoulutuksen haku- ja valintatietoja. VIRTA-tietovaranto opintotietopalvelu toimii korkeakoulujen tutkinto- ja opintosuoritusten osalta KOSKI-palvelun tietolähteenäluovutuspalvelun tietolähteenä. Kansalaiset voivat katsella ja jakaa KOSKI-luovutuspalvelun kautta em. rekistereissä olevia opintotietojaan Oma Opintopolku -palvelun kautta. Opetushallitus vastaa KOSKI-luovutuspalvelun ylläpidosta ja tietojen luovuttamisesta.
Laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) säädetään tietojen luovuttamisesta korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta (VIRTA-opintotietopalvelu) ja opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelusta (KOSKI-luovutuspalvelu) seuraavasti:
- 26 § Tietovarannosta luovutetaan opiskelijavalintarekisterin käyttöön ne tietovarantoon tallennetut 25 §:ssä tarkoitetut tiedot, jotka 19 §:n mukaan voidaan tallentaa opiskelijavalintarekisteriin. (26.4.2019/568)
Korkeakoulu päättää muusta tietojen luovuttamisesta tietovarannon kautta ja vastaa luovutuksen lainmukaisuudesta. (26.4.2019/568)
Opetus- ja kulttuuriministeriö voi tuottaa tietovarannosta koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin sekä muun seurannan ja ohjauksen edellyttämiä tietoaineistoja.
- 28§ Opetushallitus ylläpitää opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelua, jolla tässä laissa mainituissa rekistereissä ja tietovarannoissa olevia henkilön tietoja yhdistetään ja tarjotaan keskitetysti hänen itsensä nähtäväksi ja käytettäväksi sekä luovutetaan tietojen saamiseen oikeutetuille.
Opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelun avulla luovutetaan:
1) perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen valtakunnalliseen tietovarantoon sisältyviä 7–9 §:ssä tarkoitettuja tietoja, lukuun ottamatta 9 §:n 2–5 momentissa tarkoitettuja tietoja;
2) ylioppilastutkintorekisteriin sisältyviä 14 §:n 2 momentissa tarkoitettuja tietoja;
3) opiskelijavalintarekisteriin sisältyviä 19 §:ssä tarkoitettuja tietoja; sekä
4) korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon sisältyviä 25 §:ssä tarkoitettuja tietoja.
- 29§ ...Tässä laissa tarkoitettuihin rekistereihin ja tietovarantoihin sisältyviä tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelun avulla viranomaisen lakiin tai laissa säädettyyn tehtävään perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla.
Viranomaiset saavat palvelusta tietoja teknisen käyttöyhteyden avulla. Opetushallitus voi avata teknisen käyttöyhteyden sellaiselle viranomaiselle, jolla tämän tai muun lain nojalla on oikeus käsitellä tietoja. Viranomaisen on tietoja pyytäessään ilmoitettava Opetushallitukselle tietojen käyttötarkoitus ja muut tiedon luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat sekä selvitys siitä, että tietojen suojauksesta huolehditaan asianmukaisesti.
Lainsäädännössä tapahtuneet muutokset ja OPH:n ylläpitämän KOSKI-palvelun luovutuspalvelun käyttöönotto ovat luoneet tilanteen, jossa korkeakoulujen tietoja tällä hetkellä luovutetaan sekä suoraan VIRTA-opintotietopalvelusta että KOSKIn opintoKOSKI- ja tutkintotietojen luovutuspalvelun kautta. Tietojen luovuttaminen on lainsäädännössä annettu KOSKIn KOSKI-luovutuspalvelun tehtäväksi, jossa tietojen luovuttaminen tapahtuu erilaisin perustein kuin suorissa VIRTA-integraatioissa. Tällä hetkellä VIRTA-tietojen käytöstä sovitaan toimeksiantojen ja lupaprosessien kautta niiden palveluiden osalta, joilla ei ole tietoihin lakisääteistä oikeutta. Korkeakoulut rekisterinpitäjinä ovat siis tehneet päätökset ja toimeksiantaneet CSC:lle tietojen luovuttamisen haluamiinsa palveluihin. Jatkossa Opetushallituksen KOSKI-palvelussa luovutuspalvelussa tietojen luovuttaminen muille kuin viranomaiskäyttäjille tapahtuisi rekisteröidyn antaman luvan perusteella eli henkilöt itse vastaisivat omien tietojensa luovuttamisesta.
...
Tässä luvussa kuvataan VIRTA-opintotietopalveluun toteutetut palveluintegraatiot sekä VIRTAsta VIRTA-opintotietopalvelusta tehtävät tietopoiminnat. Joidenkin palveluiden (aktiivisessa kehitysvaiheessa) osalta tukemisessa vaaditaan enemmän työaikaa kuin toisten (vakiintunut) esim. tukemalla toimijoita, varmistamalla tietojen validiteettia ja luomalla testitapauksia. Selvityksessä arvioidaan tältä osin myös tietopoimintojen ja integraatioiden kypsyystasoa. Selvityksessä on tarkemmin kuvattu erityisesti KELAn ja Valviran VIRTA-integraatioita, koska kyseisille toimijoille tehdään erilaisia poimintoja ja he käyttävät myös suoraa rajapintayhteyttä VIRTA-tietojen hyödyntämiseen.
...
2.1 Viranomaistiedonkeruut: OKM, Tilastokeskus, OPH, Vipunen ja muu raportointi
Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-opintotietopalvelua on hyödynnetty tiedonkeruiden tietoaineistojen lähteenä tietovarannon käyttöönotosta 2014 lähtien. Korkeakoulut ovat vastuussa tiedon oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta siirtämällä VIRTA-opintotietopalveluun opintorekisteriensä keskeiset tiedot. Tarkastustiedostojen avulla korkeakoulut voivat varmistaa tiedonkeruuaineiston oikeellisuuden. Säännöllisesti tapahtuvissa tietopoiminnoissa on aina kyse tietojen luovuttamisesta, mutta erikseen tilattavissa poiminnoissa toimitettavat tiedot saatavat olla vain tilastollista dataa.
...
Tilastokeskukselle suoritettavat suurimmat tietopoiminnat ovat tammikuussa tutkintotiedonkeruu (tiedot kaikista edellisenä vuonna valmistuneista tutkinnoista) ja lokakuussa opiskelijatiedonkeruu (tiedot läsnäolevista opiskelijoista). Myös opetus- ja kulttuuriministeriöön toimitetaan sekä tutkinto- että opiskelijatiedonkeruun tiedot ennakkotietoina. Tilastokeskukselle poimitaan myös tiedot opettajien erillisistä pätevyyksistä sekä erillisenä poimintana tilastointivuonna valmistuneiden henkilöiden tutkintoon liittyvät liikkuvuusjaksot (Eurostat).Korkeakoulut ovat lisäksi toimeksiantaneet VIRTA-aineiston luovuttamisen Tilastokeskuksen FIONA-tutkimusaineiston etäkäyttöpalveluun, josta sen on saatavilla tutkimuskäyttöön erillisen tutkimuskohtaisen lupaprosessin kautta. FIONAssa käytettävissä oleva aineisto sisältää kattavasti VIRTAn VIRTA-opintotietopalvelun tietosisällön.
Opetushallitukselle kerätään tietoa kerran vuodessa koskien suomalaisten korkeakoulujen lähteviä ja saapuvia kansainvälisiä opiskelijaliikkuvuusjaksoja.
...
Terveydenhoitomaksujen keräämiseen tarvittavat tiedot
1.1.2021 alkaen KELA on astannut vastannut korkeakouluopiskelijoiden opiskeluterveydenhuollon järjestämisestä valtakunnallisesti (Laki korkeakouluopiskelijoiden opiskeluterveydenhuollosta 695/2019). Lisäksi KELA vastaa lain 4 luvun mukaisesti maksujen keräämisestä. Maksujen keräämisen mahdollistamiseksi CSC toimittaa KELAlle siirtotiedostoina tarvittavat tiedot korkeakouluopiskelijoista.
...
Opetushallitus hyödyntää VIRTA-tietoja opiskelijavalinnoissa eli Opintopolku-palvelujen taustalla olevan opiskelijavalintarekisterin ja VIRTA-tietovarannon opintotietopalvelun välillä liikkuu tietoja. Myös KOSKI-palvelukokonaisuus luovutuspalvelu käyttää suoraan VIRTA-tietovarannon opintotietopalvelun tietoja.
OPISKELIJAVALINTAREKISTERI ja siihen liittyvät palvelut
Opiskelijavalintarekisteriä ja siihen liittyvää Opintopolku-palvelukokonaisuutta palvelua ylläpitää Opetushallitus. Suomalaiset oppilaitokset ja korkeakoulut ylläpitävät omien koulutustensa tietoja Tarjonta-palvelussa tarjontapalvelussa ja niihin hakeminen toteutetaan Opetushallituksen ylläpitämien hakupalvelujen avulla. Yhteishaussa ja useissa muissakin hauissa käytetään Opetushallituksen ylläpitämiä haku- ja valintapalveluja. Opiskelijavalintarekisterillä on lakisääteinen oikeus VIRTA-opintotietopalvelun tietojen käyttöön.
...
Opiskelijavalintarekisteriin liittyvistä palveluista on tehty yli 1 000 000 kyselyä VIRTA-tietovarannosta sekä vuonna 2018 että 2019. Korkeakoulujen tutkinto- ja opintosuoritustietoja käytetään korkeakoulujen hauissa ja valinnoissa ensikertalaisuuden päättelyssä.
KOSKI
KOSKI-palvelukokonaisuus luovutuspalvelu (opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelu) on otettu käyttöön 1.1.2018 alkaen. KOSKI-luovutuspalvelulla on lakisääteinen oikeus VIRTA-opintotietopalvelun tietojen käyttöön.
Tietopoiminnat
KOSKI-palveluun ei tehdä ETK:ta Eläketurvakeskusta lukuunottamatta tietopoimintoja.
Rajapinnat ja käyttöliittymä
KOSKI-palvelukokonaisuudessa luovutuspalvelussa käytetään VIRTA-Opintotietopalvelun opintotietopalvelun tietoja rajapinnan kautta. Tietoa haetaan muun muassa tutkinnoista, opiskeluoikeuksista ja opintosuorituksista. KOSKIa KOSKI-luovutuspalvelua käyttävät eri viranomaiset kuten Eläketurvakeskus, KELA ja Maahanmuuttovirasto. Myös kansalaiset voivat kirjautua palveluun tarkastelemaan omia opintotietojaan ja jakaa tietoa esimerkiksi työnantajille. VIRTAVIRTA-tietoja ei tallenneta KOSKI-tietovarantoonluovutuspalveluun, vaan ne näytetään ja/tai välitetään suoraan edelleen.
...
VIRTA-tietoja käytetään myös oppijalle tarkoitetuissa erilaisissa operatiivisissa palveluissa kuten OILI - opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukuvuosi-ilmoittautumispalvelu OILIssa, opetushallinnon vaikuttavuuspalvelu Arvossa, opiskelijaliikkuvuutta tukevassa PUROPuro-palvelussa sekä kansainvälisesti suoritustietoja siirtävässä EMREX-palvelussa. Arvo-palvelulla on tiettyjen kyselyiden osalta lakisääteinen oikeus tietojen käyttöön. Lisäksi Helsingin yliopistolle luovutetaan tietoja kansainvälisten maisteriohjelmien opiskelijavalintaa varten.
...
Oppijan palvelut tarkastelevat VIRTAn VIRTA-opintotietopalvelun tietoja teknisen rajapintayhteyden kautta. Varsinaista omaa sisäistä käyttöliittymää VIRTA-tietojen tarkasteluun ei ole vaan VIRTA-tietoja luetaan teknisen rajapinnan kautta ulkopuoliseen palveluun ja ne näytetään palvelussa henkilölle itselleen. Kaikkien teknistä rajapintaa käyttävien palveluiden osalta VIRTA-tietoja käytetään sellaisenaan eli niiden osalta tarvitaan vain normaalia rajapintojen ylläpitoon liittyvää työtä. Suurempia muutoksia tulee projektinomaisesti liittyen esim. uuteen käyttötarpeeseen tai lakimuutokseen.
...
VIRTA-opintotietopalvelusta suoritetaan teknisen rajapinnan kautta vuosittain useita miljoonia kyselyjä; v. 2019 yli 5 000 000 kyselyä. Yhdellä kyselyllä tarkoitetaan yhtä hakua rajapinnan kautta joko henkilötunnuksella tai oppijanumerolla. Alla on kuvattuna rajapintahakujen määrä VIRTA-opintotietopalvelusta vuoden 2019 aikana viranomaistaho- ja palvelukohtaisesti eriteltynä. KOSKI-palvelukokonaisuudesta luovutuspalvelusta yksinään on tehty VIRTA-opintotietopalveluun lähes 5 000 000 kyselyä (4 910 833) vuonna 2019.
3. Yhteenveto
VIRTA-tietovarannon opintotietopalvelun tietojen luovutuksia tapahtuu sekä rajapinnan kautta että manuaalisin tietopoiminnoin. VIRTA-tietovarannosta opintotietopalvelusta tehdään tietopoimintoja säännöllisen aikataulun mukaan sekä tarvittaessa erillisistä tilauksista. VIRTA-tietojen käyttötarkoitukset ovat siis sekä sisällöllisesti että teknisesti monipuolisia - kuten ovat tiedonhyödyntäjien tarpeetkin - , joten tietojen luovuttamisten ja tietopoimintojen siirtäminen Opetushallituksen vastuulle tulee suunnitella hyvin ja varata muutoksiin riittävästi aikaa. Erityisesti viranomaiskäyttäjien osalta tulisikin laatia realistinen aikataulu yhdessä tietoja hyödyntävän tahon kanssa. Muutoksiin vaikuttaa tekninen toiminnallisuuden muutos ja rajapintaan liittyvät toimet sekä sopimuksellinen näkökulma, jossa viranomaisen ja Opetushallituksen välille tulee laatia tietopalvelusopimus. Näihin molempiin tulee varata aikaa. Muutos vaikuttaisi tiedon hyödyntäjien, korkeakoulujen, CSC:n ja Opetushallituksen toimintaan ja kaikki tahot tulee ottaa mukaan muutosprosessiin heti suunnitteluvaiheessa.
Mikäli kaikki tietojen luovutukset haluttaisiin tehdä KOSKI-luovutuspalvelun kautta, olisi se järkevää vaiheistaa. Ensimmäisessä vaiheessa uudet tekniset rajapintayhteydet toteutetaan KOSKIn KOSKI-luovutuspalvelun kautta. Toisessa vaiheessa voitaisiin siirtää erillisten säännöllisten tietopoimintojen toteuttaminen. Samalla voitaisiin toteuttaa siirrot olemassaolevien rajapintakäyttäjien osalta siinä aikataulussa, joka on yhteistyössä valmisteltu ja sovittu. Erillisten tietopoimintojen osalta on syytä tehdä poimintakohtainen arviointi, jonka perusteella tehdään OPTIETORissa Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmässä päätös siitä, miten ja kenen toimesta poiminnat suoritetaan.
KOSKI-luovutuspalvelun kautta tapahtuvien tietojen luovutusten näkökulmasta toteutusvaihtoehtoja on kaksi.
- Nykyistä VIRTA-opintotietopalvelun rajapintaa KOSKI-palvelun luovutuspalvelun suuntaan laajennetaan mahdollistamaan monipuolisempia hakutoimintoja. Vaatimuksena toteuttamiselle olisi rajapintojen modernisointi, joka todennäköisesti vaatisi uusien rajapintojen rakentamista. Rajapintaratkaisun suunnittelussa haastetta lisää suuri datan määrä ja tiedonhyödyntäjien erilaiset tietotarpeet. Tämä ratkaisu olisi modernimpi ja palvelisi paremmin eri tiedonhyödyntäjiä mutta kustannuksiltaan se olisi kalliimpi. Lisäresurssivaatimuksia olisi erityisesti CSC:n osalta mutta myös Opetushallituksella. CSC tilaa erillisen selvityksen ulkopuoliselta toimittajalta, että saadaan tarkempi ja laajempi kuva eri vaihtoehdoista ja niihin liittyvistä kustannusarvioista.
- Toinen vaihtoehto voisi olla VIRTA-tietovarannon tietosisällön päivittäinen kopiointi osaksi KOSKI-palvelun tietovarantoa. Tässä vaihtoehdossa päivittäisen kopioinnin yhteyteen voitaisiin rakentaa samantyyppinen erillinen tiedon versiointi kuin millainen KOSKI-tietovarannossa on tällä hetkellä käytössä. Tämän vaihtoehdon osalta täytyy selvittää, vaatisiko ratkaisu muutoksia lainsäädäntöön vai voitaisiinko vaihtoehto toteuttaa sopimuksella. Vaihtoehto olisi kustannuksiltaan pienempi ja teknisesti helpompi toteuttaa. Lisäresurssivaatimukset painottuisivat Opetushallitukselle.
...
Niille tiedon hyödyntäjille, jotka tarvitsevat tietoa useista ko. rekisterilain lain 884/2017 (laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä) alaisuuteen kuuluvasta rekisteristä, muutos tulisi näkymään ainakin hallinnollisen työn vähenemisenä, kun viranomaisten välille riittäisi vain yksi sopimus, ja eri rekistereiden tietojen luovutuksia käsiteltäisiin samojen yhteyshenkilöiden kesken. Opetushallitukselle muutos aiheuttaisi lisätyötä, minkä takia resurssisiirrot tulisi varmistaa ennen päätösten tekoa. Opetushallituksessa on käytössä mm. rajapintojen rakentamista ja ylläpitoa koskeva hinnoittelupäätös, millä saattaa olla vaikutusta tiedon hyödyntäjien tilanteeseen siten, että toisin kuin ennen tietojen saaminen olisi maksullista.
...
Vuonna 2020 korkeakoulut organisoivat yhteisen hankkeen: "Digivisio on kaikkien Suomen korkeakoulujen yhteinen hanke, joka avaa oppimisen kansalliset tietovarannot yksilön ja yhteiskunnan käyttöön. Pitkäjänteinen digivisiotyö tukee oppijoiden oppimista läpi elämän sekä mahdollistaa pedagogiikan kehittymisen ja korkeakoulujen uudistumisen. Vuonna 2030 Suomessa on avoin ja tunnustettu oppimisen ekosysteemi, joka hyödyttää myös laajasti niin tutkimus- ja innovaatiotoimintaa kuin työelämääkin." (https://digivisio2030.fi/) Yhtenä Digivisiotyön tavoitteena on rakentaa korkeakouluille yhteinen tietoalusta, josta tiedot olisivat saatavilla erilaisiin käyttötarkoituksiin. Ratkaisu on konseptointivaiheessa eli tarkempia kuvauksi kuvauksia ei ole vielä saatavilla, mutta työ tulee huomioida myös VIRTA-opintotietopalvelun pitkän aikavälin suunnittelussa. On mahdollista, että Digivisiotyössä rakennettava ratkaisu palvelisi ainakin osittain niitä käyttötarkoituksia, joihin tällä hetkelä hetkellä käytetään VIRTA-opintotietopalvelua ja myös KOSKI-luovutuspalvelua. Mikäli korkeakoulujen tiedot olisivat laajasti saatavilla rakennettavan tietoalustan kautta, tulisi uudelleenmääritellä tarve ja käyttötarkoitus VIRTA-opintotietopalvelulle. Digivisiotyössä mahdollisesti toteutettava ratkaisu on kuitenkin ajallisesti vielä niin kaukana, että nykyisen VIRTA-opintotietopalvelun ja sen sisältämien tietojen saatavuuteen liittyvää kehitystyötä ei voi lopettaa.
...
Millaisia asioita tulisi huomioida siirryttäessä KOSKI-palveluunluovutuspalvelun käyttämiseen?
Onko tiedossa jotakin teknisiä tai sisällöllisiä kehittämistarpeita nykyisiin tietointegraatioihin?
Millaisella aikataululla uskoisitte voivanne siirtyä käyttämään KOSKI-palvelualuovutuspalvelua
Millaista tietoa tarvitsette päätöksenteon tueksi?
...