...
Salassa pidettävän tiedon antaminen tai luovuttaminen edellyttää erityistä perustetta: asianosaisasema tai laissa säädetty oikeus tiedon saamiseen tai sen henkilön suostumus, jonka suojaksi salassapidosta on säädetty. Jos tällainen erityinen peruste on käsillä, salassa pidettävä tieto voidaan luovuttaa (antaa kopiona, tulosteena tai sähköisesti) myös henkilörekisteristä.
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
5.1.1 Julkisen tiedon antaminen viranomaisen asiakirjasta suullisesti, antamalla asiakirja nähtäväksi tai jäljennettäväksi tai kuunneltavaksi
...
Osoitetietojen sekä henkilötunnusten kysyjää voidaan JulkL 15 §:n perusteella ohjeistaa kääntymään väestörekisteriviranomaisen puoleen. Väestörekisterikeskus ja maistraatit ovat JulkL 15 §:ssä tarkoitettuja viranomaisia, jotka ylläpitävät nämä tiedot sisältävää väestötietojärjestelmää. Esimerkiksi osoitetietoja voidaan pyytää väestörekisteriviranomaisen ylläpitämästä osoitepalvelusta. Korkeakoulun ei siis tarvitse tällaisia tietoja antaa, vaikka ne ovat julkisia. Yksittäisiä yhteystietoja voidaan toki tarvittaessa antaa toisen asian käsittelyn yhteydessä.
FAKTA 6 JOKAISELLA ON OIKEUS SAADA TIETO JULKISESTA ASIAKIRJASTA Tiedot asiakirjan julkisesta osasta (julkiset tiedot) annetaan pyynnöstä kaikille kysyjille. Kysyjän ei normaalisti tarvitse perustella pyyntöään tai todistaa henkilöllisyyttään. Julkinen tieto voidaan aina antaa antamalla asiakirja nähtäväksi, kuunneltavaksi tai jäljennettäväksi (käsin tai esim. kännykällä kuvaamalla) tai antamalla siitä suullisesti tieto. Julkinen tieto voidaan aina antaa myös kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa, kun kyse ei ole tietojen antamisesta korkeakoulun henkilörekisteristä (esim. valintalautakunnan kokouksen pöytäkirjan ote tai tilastotiedot valinnoista voidaan antaa kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa kenelle hyvänsä kysyjälle). |
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
5.1.2 Julkisen tiedon luovuttaminen viranomaisen asiakirjasta kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa[1]
...
Vastaus: Tieto siitä, että joku on hakenut yliopistoon ja saanut opiskelupaikan, on julkinen tieto ja henkilötieto (tieto on opiskelijavalintarekisterissä, mahdollisesti myös jo yliopiston opiskelijarekisterissä). Tällaisen tiedon voi antaa suullisesti, myös puhelimessa (JulkL 16.1 §). Kovin suurta määrää henkilötietoja ei ole kerralla syytä antaa puhelimitse, jotta HeTiL 5 §:n huolellisuusvelvoite ja 9 §:n virheettömyysvaatimus täytetään, mutta muutaman tällaisen tiedon voi antaa ongelmitta. Henkilötietojen luovuttaminen viranomaisen rekisteristä kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa edellyttää, että luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja (JulkL 16.3 §). Henkilötietolaki ei kuitenkaan koske henkilötietojen käsittelyä toimituksellisiin tarkoituksiin, joten toimitukselliseen tarkoitukseen voi luovuttaa henkilötietoja kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa. Toimittajalta on syytä pyytää luovutuspyyntö kirjallisesti, jotta voidaan varmistua hänen asemastaan tiedotusvälineen edustajana ja jotta luovutuksen lainmukaisuus voidaan tarvittaessa jälkikäteen selvittää. Toimittajalle voi siis luovuttaa (=antaa kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa) N.N.:n hakemuksen ja päätöksen, jolla hänelle on myönnetty opiskelupaikka, sekä tiedot hänen lähtö- ja valintakoepisteistään. Toimittajalle voi myös luovuttaa kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa luettelon kaikista koulutukseen hyväksytyistä. N.N.:n valintakoesuoritus (tässä tapauksessa valintakokeen vastauspaperi) ja sen arvostelumerkinnät ovat kuitenkin salassa pidettävää tietoa (JulkL 24.1 § 30 k), joten niistä ei voi antaa tietoa ilman siihen oikeuttavaa lainsäännöstä. Valintakoesuorituksen osalta toimittajalle pitää 1) ilmoittaa kieltäytymisen syy ja 2) antaa tieto siitä, että asia voidaan saattaa viranomaisen ratkaistavaksi (JulkL 14 §). Jos toimittaja laittaa asian kirjallisesti vireille, häneltä pitäisi myös tiedustella, haluaako hän siirtää asian viranomaisen (=korkeakoulun) ratkaistavaksi.
FAKTA 7 JULKISEN HENKILÖTIEDON LUOVUTTAMINEN HENKILÖREKISTERISTÄ Julkisen tiedon antaminen henkilörekisteristä (opiskelijavalintarekisteristä) kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa eli henkilötietojen luovuttaminen edellyttää, että luovutuksensaajalla on lain mukaan oikeus tallettaa ja käsitellä näitä henkilötietoja. Myös henkilötiedon lähettäminen sähköpostitse on henkilötietojen luovuttamista. Jos luovutuksensaajalla ei ole tällaista oikeutta, tieto henkilörekisteristä annetaan antamalla asiakirja nähtäväksi, kuunneltavaksi tai jäljennettäväksi tai antamalla siitä suullisesti tieto. Tärkeimpiä perusteita, joilla tieto henkilörekisteristä voidaan luovuttaa kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa (esim. hakijan tai hakijoiden saamat tehtäväkohtaiset pisteet tai luettelo koulutukseen hakeneista tai valituista): -kyse on tiedon pyytäjän omista tiedoista -kyse on henkilötietojen käsittelystä yksinomaan henkilökohtaiseen tai siihen verrattavaan tavanomaiseen yksityiseen tarkoitukseen (esim. tiettynä vuonna tietyssä koulutuksessa aloittaneiden luettelon luovuttaminen vuosikurssitapaamisen järjestämiseen) -kyse on henkilötietojen käsittelystä toimituksellisiin tarkoituksiin (esim. luettelo koulutukseen valituista paikallislehden artikkelia varten) |
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
5.1.3 Salassa pidettävän tiedon antaminen ja luovuttaminen viranomaisen asiakirjasta
...