...
Asiallisesti ottaen päätösmenettely rinnastuu oikaisuvaatimuksen tekemiseen työntekijän päätöksestä. Hallintolain 49 a §:n perusteella oikaisuvaatimusta koskevia säännöksiä sovelletaan, jos virkamiehen tai työntekijän päättämä asia on ennen muutoksenhakua saatettava asianomaisen viranomaisen käsiteltäväksi. Asian käsittelyyn sovelletaan muutoinkin hallintolain säännöksiä.
6.1.2 Menettely: voidaanko tieto antaa pyydetyllä tavalla
Julkisuuslain 14 §:ssä säädetään vain mahdollisuudesta saada päätös asiakirjan tai asiakirjassa olevan tiedon antamisesta. Tällaisia päätöksiä ovat ainakin päätös siitä, sovelletaanko korkeakoulun hallussa olevaan asiakirjaan ylipäätään julkisuuslakia tai voidaanko asiakirjasta antaa tieto salassapidon estämättä. Julkisuuslain 16.1 §:n mukaan tieto asiakirjan julkisesta sisällöstä on annettava pyydetyllä tavalla, jollei pyynnön noudattaminen asiakirjojen suuren määrän tai asiakirjan kopioinnin vaikeuden tai muun niihin verrattavan syyn vuoksi aiheuta kohtuutonta haittaa virkatoiminnalle. Julkisuuslain 16.3 §:n mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jos henkilötietojen suojaa koskevat vaatimukset täyttyvät eikä laissa ole kielletty luovutusta. Tiedon antaminen opintotietorekisterin henkilötietoja sisältävistä, julkisista asiakirjoista ei aina ole mahdollista pyydetyllä tavalla. Laki ei siis velvoita antamaan valituskelpoista päätöstä henkilötietojen luovuttamisen muodosta, jos pyydetty henkilötieto on mahdollista antaa suullisesti taikka antamalla asiakirja viranomaisen luona nähtäväksi ja jäljennettäväksi tai kuunneltavaksi, vaikka tietojen pyytäjä haluaisi tiedot vain kirjallisessa muodossa.
6.1.3 Tietojen pyytäjän henkilöllisyyden varmistaminen
...
Salassa pidettäviä tietoja tai arkaluonteisia henkilötietoja ei pidä kertoa puhelimessa, koska kysyjän henkilöllisyydestä on mahdoton varmistua luotettavasti. Tietoturvan vuoksi salassa pidettäviä tietoja tai arkaluonteisia henkilötietoja ei myöskään pidä lähettää suojaamattomassa sähköpostissa. Salassa pidettäviä tietoja tai arkaluonteisia henkilötietoja koskeva tietopyyntö on syytä ohjeistaa tekemään kirjallisesti (sähköpostitse tai kirjeitse) tai henkilökohtaisesti. Riittävä varmistus on, jos tieto lähetetään postitse osoitettuna sille henkilölle, jolla asemansa perusteella on oikeus tiedon saamiseen (esim. jäljennös hakijan valintakoesuorituksesta hakijan nimellä hakijan postiosoitteeseen) tai suojatulla sähköpostilla siihen sähköpostiosoitteeseen, jonka hakija on ilmoittanut yhteystiedokseen.
6.1.4 Valtuutuksen käyttö tietopyynnöissä
Jos henkilötietoja sisältävää kopiota tai tulostetta tai tietoja sähköisessä muodossa tai asianosaisjulkisuuden piiriin kuuluvaa salassa pidettävää asiakirjaa pyytää hakijan tai opiskelijan puolesta joku muu kuin henkilö itse, esim. hakijan tai opiskelijan vanhempi, tietojen pyytäjän on esitettävä valtakirja tai muulla luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan hakijaa (HallintoL 12.1 §). Muu luotettava tapa osoittaa valtuutus voi olla esimerkiksi opiskelijan tai hakijan (päämiehen) puhelimitse tai korkeakoulussa käydessään antama suullinen valtuutus tai sähköpostitse annettu valtuutus. Suullisesti annetusta valtuutuksesta on tehtävä merkintä asiakirjaan, esimerkiksi asiakirjapyyntöön. Jos valtuutuksen olemassaolosta, pätevyydestä tai laajuudesta on epäselvyyttä, korkeakoulun pitää pyytää oma-aloitteisesti lisätietoja opiskelijalta tai hakijalta.
6.1.5 Tietojen antamisesta perittävät maksut
...