Page History

Aika: 14.2.2019 klo 08.30-09.30
Paikka: https://cscfi.zoom.us/j/744717998

Osallistujat: Pia Hakulinen, Riikka Heikkonen, Jarmo Jaskari, Jaakko Riihimaa, Katariina Alha, Teemu Seesto, Juha Venho, Christa, Winqvist, Olavi Pesonen, Manu Pajuluoma, Pia Hakulinen, Jukka Ivonen, Anne Ala-Kallaanvaara, Mirja Nojonen, Kari Kataja, Vilho Kolehmainen, Susanna Kokkinen, Erja Mesikämmen, Vesa Taatila, Nina Laukkanen, Sakari Nisula, Samuli Malinen, Outi Tasala, Antti Mäki (pj.), Maria Seppänen, Jussi Auvinen, Minna Ala-Mantila (siht.)

Agenda/Muistio

Ideamuotoilun esiselvityksen päätös (08.30-09.00) 

Ideatoimikunnan jäsenten lisäksi asiakohtaan kutsutut: Patrik Maltusch  Aalto-yliopisto, Kari Kataja  HAMK, Vilho Kolehmainen Metropolia, Susanna Kokkinen Aalto-yliopisto, Jenni Sorvisto TAY, Mirja Nojonen JAMK, Erja Mesikämmen DIAK, Jarmo Jaskari SeAMK, Marko Leinonen  LY, Laura Kinnunen LapinAMK, Riikka Heikkonen HY, Markus Häkkinen XAMK, Vesa Taatila TuAMK, Anne Ala-Kallaanvaara HY, Nina Laukkanen Sofigate, Sakari Nisula Sofigate, Aino Piirainen LapinAMK, Helena Päivärinta, Kari Tiainen Karelia, Pia Hakulinen Karelia, Tarja Kalliomäki-Linnas TAMK, Anne Koskela Savonia, Johan Nyman Åbo Akademi

1. Ideamuotoilun esiselvityksen päätöskokous osana ideatoimikunnan kokouksen muuta agendaa

CSCIDEAPANKKI-2 - Asianhallinta, tiedonohjaus, sähköinen allekirjoitus ja arkistointi ESISELVITYKSESSA

Tiedonohjauksen, asianhallinnan, kehittyneen sähköisen allekirjoituksen ja asiointipalvelun kehittäminen, työryhmän sivu https://wiki.eduuni.fi/x/lIX6B

Materiaali täydentyy vielä loppuraportilla.

Työskentelytapaan pyydetään osallistujien palautetta, tulee pian. Palaute tärkeää, tulee jatkossa muitakin vastaavia jäsentymättömiä haasteita. Ideamuotoilun esisittely, esiselvityksen esiselvitys - mitä tarvitsee esiselvittää, epäselvän kokonaisuuden hahmottaminen. Asiantuntijaryhmä ollut sitoutunut ja laajalainen asiantuntemus. Muodostunut viisi kohdetta. Yksi tai useampi voi lähteä edistämään näistä osia. Listan alkuyleisempiä laajempia mahd. OKM toteutettavia, loppupää tietojärjestelmähankintaan tähtääviä raskaampia joihin luult. vähemmän osallistujia. Huom. ei projektisuunnitelma, viisi toisistaan riippumatonta polkua. Korkeakouluilta kysytään mihin viidestä jos mihinkään haluaa osallistua, tärkeää etenkin polkujen 3-5- osalta.  1-5 polkujen esittely (kalvoilla). Polku 4 (asianhallintajärjestelmän hankkimisen selvitys) sitä ydinä, millä alkuperäisellä idealla luultavammin viitattu, mutta huomioitavaa, että ei kulje yksin, vaan liittyy kiinteästi osiin 1,2,3, ja 5. Organisaatioiden mietittävä millaista ja mihin tarpeeseen asianhallintajärjestelmää. Arkistointi voi olla valtakunnallista tai korkeakoulukohtaista. Realistisesti tulee olemaan hybridi.

• Taatila, selkeä tilanne, selkeytti kysymyksiä, samaa mieltä 1-5, isoin kysymys miten eteenpäin, kuka ottaa mitäkin koordinoitavaksi. Arenen ja Unifin hommia mahd. 1-3, CSClle iso rooli 4-5, korkeakoulujen omaa työtä myös 3. Yksi reitti että Fuciolta unifille ja aapalta arenelle esitys ja ehdotus miten eteenpäin. Mäki ajatellut etenemisen samoin, nämä kysymykset esitellään arenelle ja unifille, fucion ja aapan esittelemä. Arenella maaliskuun puolikuussa seuraava kokous. Arenen osalta etenemisajatus ens ti Mäki tapaa Matti Sarenin kanssa (arenen digityöryhmä tapaa 6.3.), unifin kanssa ei tarkkaa etenemissuunnitelmaa.
  
• Asianhallinnan asiantuntijoiden täydentäviä tai korjaavia kom.? Nojonen Jamk, rakenne kuten yhdessä käyty läoi, ei lisättävää. Riihimaa sähköinen allekirjoitus pois, kalvo perusteluille miksi näin? Miten liittyy ja mitä sille pitäisi tehdä. Mäki tehdään, laajemminkin miksi näin.
  
• Yliop. puolen asiantuntijat kommentteja? Ala-Kallaanvaara HY hyvin tiivistetty rönsyily, mahdollisuuksia lähteä eri kokonaisuuksiin mukaan, ei lisättävää.
• Kehuja työryhmälle hyvästä työstä.
  

Ideatoimikunta, ehdotus esiselvitykseen aapan ja fucion pääsihteereille. Kysyä AMK ja Unit mihin 1-5 jos mihinkään tästä keväästä alkaen kiinnostunutta osallistumaan, näistä ryhmiä selvityspolkuihin. Seesto: eli eka esitys ja sitten markkinoidaan, vai ensin myydään idea? Mäki: tärkeää esitellä kokonaisuus kaikille, kysyä mistä kiinnostunut, edistää kiireellisten träkkien (4) edistämistä. Seesto: eka viitekehyksen esittely, menetelmä ei saa haitata osallistumista. Kuljetusmuoto ennen auton myymistä. Christa, komppaa sillä rehtorit ei osaa ottaa kantaa, tulevat kysymään neuvoa, kannattaa miettiä tarkkaan. Seesto: hyvä lopputulos, ja eka kerta tämän tyyppistä - tätä prosessia kannattaa myös mainostaa ja mainita että asiantuntijat mm. rehtorit mukana. Välineellä kelataan saalis maaliin. Riihimaa: yksi tapa.. mitä ja kenelle... järjestetään nettiseminaari kaikkien kk asiantuntijoille, yksisuuntainen briiffaus, tarvitaan arviot vaikutuksista ja muutosprosesseista, näistä he voisivat miettiä ennen kuin sanovat mihin lähtevät. Rehtoreiden briiffaus missä vaiheessa, mietittävä. Mäki: Unifin ei tarvitse "ostaa" vaan olla tietoisia, myös Arene. Arenen digiryhmän käsittelyyn, ideamuotoilumallin käsittely. Arene jo käsitellyt, Taatilan johdolla jo käyty läpi ketkä mukaan - AMK odottaa että asia etenisi. Webinaari > maaliskuun puolella huom voi nauhoittaa, Ivonen ketkä kohdeyleisöä > hallintojohtajat paras. Kalvoihin tarvitaan motivaattoreita, olla jossakin mukana (auttaisi myyntiä). Webinaari hyvä. Seesto eri mieltä, käsitelty fuciossa, ja puolet ei ymmärrä yhtään mitään, voi hyvin myydä erilaisille kohderyhmille > fuciolle. Winqvist asianhallinnan asiantuntijat myös kuulolle. Mäki: ollaan kuplassa, kaikille kyllä jossain vaiheessa tarpeellista tiedoksi. Hovila: webinaari ja nauhoitettava hyvä, talokohtaisesti voi myös katsoa kenen tarvetta saada tieto... näin voi myös hahmottua ryhmiä kohdille 1-5. Mäki: päätetään webinaarista, nauhoitetaan, Seeston ja Riihimaan kanssa aika koordinoiden, hiihtolomien jälkeen (eli kolmen viikon jälkeen), ehdotus 5.3. iltapäivä, klo 11.  tarjoiluteknisesti ennen kuin päätös. Osallistumishalukkuuden selvityksen edistys, sitten CSC tästä vapaa.

Seuraavassa kokouksessa arvioidaan prosessia palautteen pohjalta.

Ideatoimikunnan kokous (09.00-09.30)

1. Kehitysideoiden ohjaus eri palvelukehityslinjoille (JIRAn keskimmäinen sarake)

Funet-yhteisön vuosikokouksen (28.5.) yhteydessä tai Digispheren (31.10.-1.11.) yhteydessä. Kysytty AAPAlta, näkymys jakautui > FUCIO saisi päättää. Digispheren aikaan AMK eka yhteinen valintakoe rasittaa. Kannatusta Funet tvk yhteydessä, toimitaan näin. Lukittu.

2. Käsittelyä odottavat uudet tai tarkennettavat ideat (JIRAn vasen sarake)

Ivonen alusti. Nakki tullut AAPA kokouksesta, rehtorit ja konsortio toivoneet että peppi ylläpito vastuuta csc:lle. CSCn mahdollisuudet tulee selvittää. Hankintain mukaan ylläpito kilpailutettava, painostaa kkt tekemään ratkaisuja, mahdollisimman pian.

Mäki: voidaanko tuoda kahden viikon päästä päätösasiana? Ei vaadi ideamuotoilua, selkeästi jäsennetty. Metropolia hakenut konsortion puolesta CSCltä palveluita. Koko ajan akuutimpi asia. Vaikutelma että Peppiä käyttävät ei yhdessä rintamassa ja samassa tilanteessa, joten vaatii selvitystä mutta ei ideamuotoilua. Seuraavassa IP tvk:ssa.

3. Edistyneiden asioiden seuranta (JIRAn oikea sarake jne.)

Ideatoimikunnan osalta tämä asia jatkuu vain seuraamisena. Tiketille ei linkattu työaluetta, alue kiinni koska luottamuksellisia dokumentteja.

Edennyt hieman takuten, dokumentteja pyydetty ja selvitetty mitä ollaan ostamassa, viimeisin deadline siirtynyt ensi viikon lopulle, vaikuttaisi että ollaan ostamassa. Kamppailua että toimitaanko ostajan eli meidän ehdolla vai myyjän ehdoilla - core määrien kanssa. Core määristä ja laskutavasta (alustat) vääntöä, ehtona että emme osta ennen kuin koko sopimuspaketti (hinnat, lisenssi) meillä ja oraclen kanta että migraatio tehtävä ennen kuin koko paketti. Hahmoteltu mallisopimukset kuinka CSC:n ja korkeakoulujen välille.

Malinen OAMK, joutuvat myös mietttimään tätä, luopuvat Oraclesta.

Mäki, onko korkeakouluja joita tulisi vielä kysyä mukaan. Riihimaa, onhan mennyt lisenssisigin kautta viesti. Mäki, kyllä varmisteltu useampaan kertaan, juna meni. Ei halua laajentaa ilman asiantuntijatyön laajentamista.

4. Muut asiat