Oppimiseen ja koulutukseen liittyviä tietoja tallennetaan useisiin tietojärjestelmiin. Eri toimijoiden yhteistyö korkeakoulutuksessa tulee korkeakoulujen digivision toteutumisen myötä korostumaan 2020-luvulla. Yhteentoimivuutta on jatkuvasti ylläpidettävä ja kehitettävä.

VIRTA-opintotietopalvelu on vuonna 2014 käyttöönotettu valtakunnallinen tietovaranto, johon kootaan korkeakoulujen opiskelijatietoja sisältävien rekisterien tietosisältöä. Tietosisältö välitetään luotettavasti, tehokkaasti ja yhteismitallisesti eri toimijoiden ja palveluiden käytettäväksi. Keskitetysti ja yhteismitallisesti saatavilla olevat tiedot vähentävät tiedon toimittajien ja käyttäjien työmäärää.

Alkaneella vuosikymmenellä korkeakoulutuksen digivisiosta tulee keskeinen korkeakoulutuksen kehityksen ajuri. VIRTA-opintotietopalvelu kuitenkin jatkossakin säilymään keskeisenä elementtinä korkeakoulutuksen oppijan tietovirtojen arkkitehtuurissa. VIRTA-opintotietopalvelu on lakisääteinen yhteisrekisteri, jonka laissa säädetyt tehtävät mahdollistavat tietojen monipuolisen ja läpinäkyvän käytön. Vaatimukset tietojen yhteentoimivuudelle tulevat vain kasvamaan korkeakoulutuksen digivision toteutumisen myötä. Kansainvälinen yhteistyö sekä yhteistyö muiden koulutussektorien kanssa tulee kasvamaan. Laajasti eri sidosryhmiä yhteen tuova ohjausryhmä helpottaa yhteistyötä kansallisten sekä kansainvälisten toimijoiden ja muiden koulutussektoreiden kanssa. Tiedonhallintalain myötä kunkin ministeriön on omalla toimialallaan ylläpidettävä yleisiä linjauksia yhteisten tietovarantojen ja tietojärjestelmien yhteentoimivuuden edistämiseksi

Oppijan tietovirtoihin liittyvän arkkitehtuurityön tavoite on sujuvoittaa organisaatiorajat ylittäviä tietovirtoja niin, että kokonaisuuden tietojärjestelmät ovat yhteentoimivia ja tieto yhteismitallista. Yksi keskeinen elementti oppijan tietovirtojen tavoitearkkitehtuurissa on korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-opintotietopalvelun tehokas ja tarkoituksenmukainen hyödyntäminen.

Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-opintotietopalvelu on opetus- ja kulttuuriministeriön CSC:ltä ostama palvelu, jossa korkeakoulut säilyttävät kopiota opintotietoja sisältävien rekisteriensä osista. Tiedot välitetään tietovarannosta yhdenmukaisessa muodossa valtakunnallisten palveluiden (esim. opiskelijavalintarekisteri) sekä korkeakoulujen keskinäisten ja omien palveluiden käyttöön (esim. opintosuoritusten siirtopalvelut PURO  (yliopistojen Joopas-konsortio) ja  EMREX  (EU-hanke), korkeakouluopiskelijoiden ilmoittautumispalvelu OILI  (CSC), opetushallinnon vaikuttavuustietopalvelu ARVO (CSC) ja kansainvälisen opiskelijahaun palvelu (University Admissions Finland -konsortio). Tietovarantoa käytetään myös tiedon välittämiseen erilaisiin tiedonkeruutarkoituksiin (esim. OKM:n ja Tilastokeskuksen tiedonkeruut) sekä muuhun viranomaistiedonvälitykseen (esim. Kelan ja Valviran tarpeisiin).

Opetus- ja kulttuuriministeriö käyttää korkeakoulujen ohjauksessa eri tietolähteistä, merkittävissä määrin korkeakouluilta itseltään, saatuja tietoja. Tiedonkeruiden tehokas ja tarkoituksenmukainen toteuttaminen ja tietojen hyödyntäminen ohjauksessa vaativat vuoropuhelua korkeakoulujen kanssa. VIRTA-opintotietopalvelu tarjoaa välineen erilaisten viranomaistietotarpeiden täyttämiseksi siten, että hyödynnettävä tieto on yhteismitallista ja laadukasta.

 Tehtävät

Edellä olevan perusteella opetus- ja kulttuuriministeriö on tänään 10.3.2017 asettanut ohjausryhmän (asetuskirje)on  23.4.2021 asettanut ohjausryhmän, jonka tehtävänä on:

1. ohjata Ohjata ja seurata lain (484884/20132017) mukaisen korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon eli VIRTA-opintotietopalvelun kehittämistä, käyttöä ja toimivuutta
2. Koordinoida ja edistää valtakunnallista yhteistyötä ja valtakunnallisten liittymien käyttöä mm. tunnistautumiseen, tiedonvälitykseen ja sen määrityksiin sekä raportointiin liittyen (ml. viitearkkitehtuuri)
   • Korkeakoulujen digitalisoituvan opiskelun ja opetuksen kehityshankkeiden yhteentoimivuuden varmistaminen yhteistyössä Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmän ( KOOTuki) kanssa
   oppijan tietovirtoihin liittyen, sekä huolehtia tietojen yhteentoimivuudesta ja valmistella yhteentoimivuuden määrityksiä erityisesti VIRTA-opintotietopalvelun tietosisältöjen osalta
3. Koordinoida valmistella tietojen välittämistä tiedon hyödyntäjille (ml. OKM) VIRTA-opintotietopalvelusta
   • luoda ja ylläpitää korkeakoulujen oppijan tietovirtojen tavoitearkkitehtuuria ja kehittämispolkua
   huomioiden Koski-luovutuspalvelu
4. Keskustella keskustella ja sopia laajemmin OKM:n tekemistä koulutukseen ja opintoihin liittyvistä tiedonkeruista ja tietojen käytöstä korkeakoulujen ohjauksessa

Ryhmä toimii yhteistyössä korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmän (KOOTuki) kanssa ja hyödyntää opintohallinnon ja tietohallinnon asiantuntijoiden osaamisverkoston, Synergiaryhmän asiantuntemustasekä korkeakoulujen digivision ohjausryhmän ja tulevien rakenteiden kanssa. Ryhmä koordinoi työtään opetus- ja kulttuuriministeriön yhteisen tietovirta- ja sanastotyön koordinaatioryhmän kanssa.

Ohjausryhmällä on tehtävien mukainen mandaatti ohjata VIRTA-opintotietopalvelun toimintaa, huomioiden kuitenkin opintotietopalvelun opetus- ja kulttuuriministeriöstä tuleva rahoitusohjaus. Muita ohjausryhmän tehtäviä ryhmä edistää pääasiassa koordinoinnin ja yhteisen keskustelun kautta. Ohjausryhmän edustajat eivät edusta ohjausryhmässä omia organisaatioitaan vaan omia viiteryhmiään.

Asettamispäätös

Jäsenet

Ryhmä voi tarvittaessa täydentää kokoonpanoaan pysyvillä tai määräaikaisilla asiantuntijajäsenillä ja perustaa työryhmiä tai jaoksia sekä käynnistää tarvittavia selvityksiä. Ryhmän kulut maksetaan CSC:lle myönnetystä rahoituksesta.

Ryhmän määräaika on 31.12.20202024.

Ohjausryhmä suorittaa tehtävänsä virkatyönä.

Liitteet

Asettamispäätös 10.3.2017 (pdf)