Versions Compared

Old Version 5

changes.mady.by.user Hanna-Mari Puuska

Saved on

compared with

New Version Current

changes.mady.by.user Hanna-Mari Puuska

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

Aika: Perjantai 11.12.2015 klo 13-14.30

ACP:https://connect.funet.fi/virta-julkaisu

Ohjeita osallistumiseen:


Osallistujat: Anneli Vartio TTL, Eeva-Maria Suojärvi Xamk, Fredrik Finnberg CSC, Hanna-Mari Puuska CSC, Heile Tofferi VSSHP, Ilkka Nokelainen LTY, Janne Pölönen TSV, Jenni Kokko JY,  Johanna Viljanen TurkuAMK, Jukka Haapamäki OKM, Jukka Rantasaari TY, Kaisu Piiroinen OKM, Katri Hollo HAAGA-HELIA, Maria von Hertzen Arcada, Marja Pernu Lapin amk, Milja Nevalainen Uniarts, Minna Karvonen SeAMK, Mira Juppi FIMEA,  Neea Salo OAMK, Olli-Pekka Kaurahalme TY, Raimo Körkkö OY, Raine Rapo CSC, Sirpa Riikkinen LUT,  Tampereen yliopiston ryhmä, Tarja Laakkonen Laurea, Tiina Kenttälä-Koivumäki TAMK, Tiina Suikkanen TY, Tua Hindersson-Söderholm Hanken,  Vaasan yliopiston ryhmä, Virpi Miettinen OY, Yrjö Lappalainen TTY


Nauhoite-          Avaa selaimesta ACP-huone: https://connect.funet.fi/p6obx9067d2/

Ajankohtaiset asiat

 

1.Tilannekatsaus

  • Lukurajapinnan kehitys aloitettu, viimeistään loppiaisen jälkeen testattavissa (voi lukea tietoja ulospäin)
  • Joulun jälkeen tietojen siirron testaaminen mahdollista
  • Tarkistusrutiinit, validoinnit ja virheraportit parhaillaan työn alla
  • Kysymys: Laitetaanko xml-tiedostot palvelimelle samaan paikkaan kuin muutkin virta-tiedostot?
    • Vastaus: Tulee oma sftp-palvelin

 

2. Yhteisjulkaisujen hallinta

  • Kun useasta organisaatiosta tulee sama julkaisu, alkuperäiset tiedot sisällytetään ja uudet tiedot viedään yhteisjulkaisulle muodostettavaan tietueeseen.
  • Useasta organisaatiosta tulleiden julkaisujen käsittelyprosessi on kuvattu täällä.
  • Jokaisen kentän osalta kuvattu, miten näkyy JUULIssa – esim. julkaisun nimeksi valitaan pienin, julkaisuvuodeksi ensin ilmoitettu. Mekaanisessa tarkistuksessa ei mahdollista tunnistaa, mikä tieto on oikea.
  • Jos ristiriitaisia tietoja, tieto menee tiedoksi jokaiseen raportoineeseen organisaatioon.
  • Yhteisjulkaisutietue kuten normaali julkaisu, mutta

      -          Kirjaudu sisään vieraana ”As a Guest” (oma nimi +organisaatio)

      -          Kommentit/puheenvuorot mieluiten suullisina, tarvittaessa chat-ruutuun

      -          Suositellaan kuulokkeiden tms. käyttöä, mikäli aiot käyttää mikrofonia

      -          Kaiun/kohinan välttämiseksi mikrofoni mykistettynä muulloin kuin oman puheenvuoron aikana

      -          Kokous nauhoitetaan ja nauhoite julkaistaan tällä sivulla.

      Osallistujat:

      Ajankohtaiset asiat

      • Tiedot VIRRAsta OpenAIREen?
      • Organisaatioiden alayksikkökoodistojen ylläpito
      • Yhteisjulkaisujen hallinta

      Seuraavat kokoukset

        • Organisaatiokohtaiset tunnukset korvataan yhteisjulkaisutietueessa tunnuksella YJ
        • Julkaisun tila -koodistoon uusi arvo, joka niin ikään kertoo, että kyseessä yhteisjulkaisu.
        • Tieteenalakoodit siten, että eniten esiintyvä ensimmäiseksi jne.
        • Tekijäkenttään vain 1 tekijä per organisaatio.
        • Yhteisjulkaisutietueessa luetellaan ne julkaisut, joista tietue muodostettu. Rajapinnasta voi hakea alkuperäiset tiedot (esim. kaikki tekijätiedot).
        • Alkuperäiseen julkaisuun lisätään elementti, jolla pääsee käsiksi yhteisjulkaisuun.
      • Kysymys: Missä yhteisjulkaisua käytetään?
        • Vastaus: Yhteisjulkaisu näkyy yhtenä JUULIssa (kuten nytkin), mutta se poimii alkuperäisistä julkaisuista esim. tekijätiedot. Riippuu palvelusta, joka tietoja lukee, käyttääkö yhteisjulkaisun vai alkuperäisten tietoja.
      • Kysymys: Mitä tarkoittaa ensin raportoitu? Entä jos tietoa korjattu jälkeenpäin?
        • Vastaus: Tarkoittaa ensin VIRTAan raportoitua. Korjattu tieto päivittyy sekä alkuperäiseen että yhteisjulkaisuun. Voi käydä niinkin, että korjausten jälkeen ei olekaan enää yhteisjulkaisu, jolloin yhteisjulkaisu purkautuu
      • Kysymys: Voiko organisaatio liittyä julkaisuun liittämällä vain omat tekijänsä? Esim. raportoimalla pelkästään DOIn ja omat tekijänsä?
        • Vastaus: Mahdollista tällä hetkellä siten, että hakee VIRRAsta XML-tiedon ja muokata (tekstipohjaista tietoa helppo muokata) ja siirtää muokatun tiedon VIRTAan.
        • Pelkkä DOIn ilmoittaminen ei kuitenkaan ainakaan toistaiseksi riitä.Vaikka joku muu organisaatio olisi vienyt VIRTAan, täytyy toistaiseksi viedä täydelliset tiedot julkaisusta
        • Nykyisin OKM:n tiedonkeruu hoidetaan alkuperäisistä tiedoista, Yhteisjulkaisutietoja on käytetty vain, kun on korjattu ristiriitaisia julkaisutyyppejä.
        • Ei varsinaista linjausta, mutta toistaiseksi ei teknisesti mahdollista. Palvelulla voisi kuitenkin olla jatkossa käyttöä.
        • Periaatteessa olisi mahdollista perustaa jatkokehitysvaiheessa tällainen palvelu, johon voisi hakea julkaisutiedot ja niitä hieman muokkaamalla liittyä jo raportoituihin julkaisuihin.
      • Kysymys: Kuinka hoidetaan julkaisutyyppien korjaaminen yhdenmukaisiksi OKM:n tiedonkeruussa?
        • Vastaus: Nyt tiedonkeruutiedot tulevat aika lähellä tiedonkeruuajankohtaa, joten ensi keväänä vielä OKM antaa tiedoksi ristiriitaiset julkaisutyypit tiedoksi samaan tapaan kuin edellisessä tiedonkeruussa. VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta julkaisunsa tuovat organisaatiot voivat tehdä korjaukset suoraan VIRRAn kautta.
        • Jatkossa julkaisutyyppejä voi korjata pitkin vuotta ja prosessia voidaan nopeuttaa ja automatisoida. Prosessi tarkentuu ennen keväällä 2017 toteutettavaa tiedonkeruuta.

      • Ehdotuksia elementtien käsittelystä yhteisjulkaisussa voi laittaa kommenttikenttään

      3. Virheraportit

      • Ensi vaiheessa virheraportit lähetetään sähköpostitse.
        • Esimerkkejä tarkastuksista:  https://confluence.csc.fi/display/VIR/Latausajossa+tarkistettavat+tiedot
        • Sähköpostitse lähetettävät raportit samankaltaisia kuin VIRTA-opintotietopalvelussa.
        • Organisaatio etsii julkaisun omasta järjestelmästään / excelistään ja tekee tarvittavat korjaukset
        • Sovittiin, että virheraportille julkaisun tunnisteeksi laitetaan organisaatiokohtainen tunnus ja julkaisun nimi (ainakin 50–100 ensimmäistä merkkiä)
        • Piloteilta tarvitaan sähköpostiosoitteet virheraportteja varten.

       

      • Jatkossa virheraportit käyttäjäystävällisemmässä muodossa web-palvelun kautta.
        • Suunnitelmissa, että virhetiedot ja tilannetiedot Extra-Vipunen-palvelussa luettavammassa muodossa rajatulle käyttäjäkunnalle
        • Tavoiteaikataulu syksy 2016.
        • Alustavasti:
          • Kunkin organisaation virheet näkyvät vain ko. organisaatiolle.
          • Lisäksi tiedot, kuinka paljon ladattu julkaisuja kustakin organisaatiosta, alustavasti näkyvillä kaikille organisaatioille Extra-Vipusessa.
          • Ehdotusta ei vastustettu

      4. Organisaatioiden alayksikkökoodistojen ylläpito

      • Vuoden 2014 tiedonkeruussa alayksikkökoodisto raportoitiin ensimmäistä kertaa tiedonkeruun yhteydessä
      • Jatkossa alayksikkökoodistojen ajantasainen tarkistaminen ja ylläpito VIRRAssa edellyttäisi vuosittaisten koodistojen toimittamista etukäteen (ennen tiedonkeruuvuoden alkamista)
      • Lisäksi jatkossa koulutusalat korvaavat OKM:n ohjauksen alat kerätään alayksikkökoodistojen mukana
      • Yliopiston vaikea tietää joulukuussa seuraavan vuoden alayksikköjä ja näiden ohjausaloja - voitaisiin toimittaa kattavasti esim. tiedonkeruuvuoden marraskuussa
      • Yksi vaihtoehto on, että ei pakoteta koodiston mukaisiksi, vaan tarkistetaan tiedot jälkikäteen ja raportoidaan organisaatioille, jos raportoitu koodistoa vastaamattomia koodeja
        • Tällöin JUULIssa näkyvät koodeina (tai eivät näy lainkaan), ellei koodille ole vielä raportoitu selitettä
        • Näin toimitaan ainakin vuoden 2016 osalta.
        • Samaan koodiin liittyvän laitoksen nimi voi olla eri vuosina eri
        • OKM: Mielellään ei käytetä edellisen vuoden koodistoja. Voidaan myös tehdä niin, että organisaation nimi ilmoitetaan aikaisemmin ja ohjausaloja voidaan täydentää loppuvuodesta.  Ohjausalatietoa tuskin käytetään julkaisujen osalta kesken vuoden.
      • Kysymys: Onko olemassa/tulossa mitään ohjeistusta, millaisia organisaation alayksikköjen olisi hyvä olla?
        • OKM: Jotta OKM-ohjauksen alajakaumat riittävän tarkkoja, raekoko ei liian iso, mutta käytettävyyden kannalta ei liian pieni. 20-150 yksikköä ehkä sopiva.
      • Kysymys: Käytetäänkö samoja alayksikköjä henkilöstötiedonkeruussa? HR-järjestelmä rajoittaa, mitä yksiköt voivat olla.
        • OKM: Täytyy olla samoja, joten sieltä tulee todennäköisesti tiettyjä rajoitteita. Myös Tilastokeskuksen T&K-tiedonkeruussa käytetään samoja alayksiköitä.


      5. Tiedot VIRRAsta OpenAIREen

      • TY: Tod.näk. tutkijoiden vastuulla. Parasta olisi jos tarvittaisiin vain yksi integraatio VIRRA:sta.
      • JY: Hankkeita tulossa, mutta ei vielä tehty asialle mitään. Vaikkei tulisikaan VIRRAn kautta, olisi apua, jos yhteinen selvitys siitä, miten asia tulisi hoitaa.
      • LTY: LUT:ssa on tällä hetkellä pilotoitu Dorian kautta tiettyjen julkaisujen haravoitumista OpenAireen, mutta sen tarkempaa tietoa ei OpenAiresta.
      • Perustetaan pieni ryhmä selvittämään mahdollisuuksia tietojen poimimiseen VIRRAsta. Ryhmä kokoontuu alkuvuodesta 1-2 kertaa. Kootaan edustajat CSC:ltä, LUTista (Ilkka Nokelainen), HY:sta ja Kansalliskirjastosta.

      6.Tiedoksi

       

      7. Muut asiat

      • Kysymys: Tieteellisissä lehdissä julkaistujen väitöslektioiden kirjaaminen?
        • TaY: Kirjattu B1:een.
        • OKM: B1 tai A1 voisivat olla oikeita paikkoja. Tarkennetaan ohjeistukseen.

       

      Seuraavat kokoukset

       

      Kevään 2016 kokousajat

      To 21.1. klo 13-14.30

      Pe 12.2. klo 13-14.30

      Pe 4.3. klo 13-14.30

      Pe 1.4. klo 13-14.30

      Pe 29.4. klo 13-14.30

      Pe 3.6. klo 13-14.30