Aika: Perjantai 11.12.2015 klo 13-14.30

ACP:https://connect.funet.fi/virta-julkaisu

Ohjeita osallistumiseen:

Osallistujat: Anneli Vartio TTL, Eeva-Maria Suojärvi Xamk, Fredrik Finnberg CSC, Hanna-Mari Puuska CSC, Heile Tofferi VSSHP, Ilkka Nokelainen LTY, Janne Pölönen TSV, Jenni Kokko JY,  Johanna Viljanen TurkuAMK, Jukka Haapamäki OKM, Jukka Rantasaari TY, Kaisu Piiroinen OKM, Katri Hollo HAAGA-HELIA, Maria von Hertzen Arcada, Marja Pernu Lapin amk, Milja Nevalainen Uniarts, Minna Karvonen SeAMK, Mira Juppi FIMEA,  Neea Salo OAMK, Olli-Pekka Kaurahalme TY, Raimo Körkkö OY, Raine Rapo CSC, Sirpa Riikkinen LUT,  Tampereen yliopiston ryhmä, Tarja Laakkonen Laurea, Tiina Kenttälä-Koivumäki TAMK, Tiina Suikkanen TY, Tua Hindersson-Söderholm Hanken,  Vaasan yliopiston ryhmä, Virpi Miettinen OY, Yrjö Lappalainen TTY

Nauhoite-          Avaa selaimesta ACP-huone: https://connect.funet.fi/virta-julkaisu

-          Kirjaudu sisään vieraana ”As a Guest” (oma nimi +organisaatio)

-          Kommentit/puheenvuorot mieluiten suullisina, tarvittaessa chat-ruutuun

-          Suositellaan kuulokkeiden tms. käyttöä, mikäli aiot käyttää mikrofonia

-          Kaiun/kohinan välttämiseksi mikrofoni mykistettynä muulloin kuin oman puheenvuoron aikana

-          Kokous nauhoitetaan ja nauhoite julkaistaan tällä sivulla.

Osallistujat:

Ajankohtaiset asiat

1. Yhteisjulkaisujen hallinta

Useasta organisaatiosta tulleiden julkaisujen käsittelyprosessi on seuraava:

a) kaikkien organisaatioiden alkuperäiset tiedot säilytetään omina tietueinaan

b) yhteisjulkaisua varten muodostetaan uusi tietue, joka korvaa alkuperäiset esim. JUULIssa

Ks. yhteisjulkaisun tiedot

c) ristiriitaiset tiedot näkyvät kaikille yhteisjulkaisun raportoineille organisaatioille virheraportilla

2. Virheraportit

Raine Rapo esittelee

3. Organisaatioiden alayksikkökoodistojen ylläpito

• Tiedot VIRRAsta OpenAIREen?

Seuraavat kokoukset

/p6obx9067d2/

Ajankohtaiset asiat

1.Tilannekatsaus

• Lukurajapinnan kehitys aloitettu, viimeistään loppiaisen jälkeen testattavissa (voi lukea tietoja ulospäin)
• Joulun jälkeen tietojen siirron testaaminen mahdollista
• Tarkistusrutiinit, validoinnit ja virheraportit parhaillaan työn alla
• Kysymys: Laitetaanko xml-tiedostot palvelimelle samaan paikkaan kuin muutkin virta-tiedostot?
  • Vastaus: Tulee oma sftp-palvelin

2. Yhteisjulkaisujen hallinta

• Kun useasta organisaatiosta tulee sama julkaisu, alkuperäiset tiedot sisällytetään ja uudet tiedot viedään yhteisjulkaisulle muodostettavaan tietueeseen.
• Useasta organisaatiosta tulleiden julkaisujen käsittelyprosessi on kuvattu täällä.
• Jokaisen kentän osalta kuvattu, miten näkyy JUULIssa – esim. julkaisun nimeksi valitaan pienin, julkaisuvuodeksi ensin ilmoitettu. Mekaanisessa tarkistuksessa ei mahdollista tunnistaa, mikä tieto on oikea.
• Jos ristiriitaisia tietoja, tieto menee tiedoksi jokaiseen raportoineeseen organisaatioon.
• Yhteisjulkaisutietue kuten normaali julkaisu, mutta
  • Organisaatiokohtaiset tunnukset korvataan yhteisjulkaisutietueessa tunnuksella YJ
  • Julkaisun tila -koodistoon uusi arvo, joka niin ikään kertoo, että kyseessä yhteisjulkaisu.
  • Tieteenalakoodit siten, että eniten esiintyvä ensimmäiseksi jne.
  • Tekijäkenttään vain 1 tekijä per organisaatio.
  • Yhteisjulkaisutietueessa luetellaan ne julkaisut, joista tietue muodostettu. Rajapinnasta voi hakea alkuperäiset tiedot (esim. kaikki tekijätiedot).
  • Alkuperäiseen julkaisuun lisätään elementti, jolla pääsee käsiksi yhteisjulkaisuun.
• Kysymys: Missä yhteisjulkaisua käytetään?
  • Vastaus: Yhteisjulkaisu näkyy yhtenä JUULIssa (kuten nytkin), mutta se poimii alkuperäisistä julkaisuista esim. tekijätiedot. Riippuu palvelusta, joka tietoja lukee, käyttääkö yhteisjulkaisun vai alkuperäisten tietoja.
• Kysymys: Mitä tarkoittaa ensin raportoitu? Entä jos tietoa korjattu jälkeenpäin?
  • Vastaus: Tarkoittaa ensin VIRTAan raportoitua. Korjattu tieto päivittyy sekä alkuperäiseen että yhteisjulkaisuun. Voi käydä niinkin, että korjausten jälkeen ei olekaan enää yhteisjulkaisu, jolloin yhteisjulkaisu purkautuu
• Kysymys: Voiko organisaatio liittyä julkaisuun liittämällä vain omat tekijänsä? Esim. raportoimalla pelkästään DOIn ja omat tekijänsä?
  • Vastaus: Mahdollista tällä hetkellä siten, että hakee VIRRAsta XML-tiedon ja muokata (tekstipohjaista tietoa helppo muokata) ja siirtää muokatun tiedon VIRTAan.
  • Pelkkä DOIn ilmoittaminen ei kuitenkaan ainakaan toistaiseksi riitä.Vaikka joku muu organisaatio olisi vienyt VIRTAan, täytyy toistaiseksi viedä täydelliset tiedot julkaisusta
  • Nykyisin OKM:n tiedonkeruu hoidetaan alkuperäisistä tiedoista, Yhteisjulkaisutietoja on käytetty vain, kun on korjattu ristiriitaisia julkaisutyyppejä.
  • Ei varsinaista linjausta, mutta toistaiseksi ei teknisesti mahdollista. Palvelulla voisi kuitenkin olla jatkossa käyttöä.
  • Periaatteessa olisi mahdollista perustaa jatkokehitysvaiheessa tällainen palvelu, johon voisi hakea julkaisutiedot ja niitä hieman muokkaamalla liittyä jo raportoituihin julkaisuihin.

• Kysymys: Kuinka hoidetaan julkaisutyyppien korjaaminen yhdenmukaisiksi OKM:n tiedonkeruussa?
  • Vastaus: Nyt tiedonkeruutiedot tulevat aika lähellä tiedonkeruuajankohtaa, joten ensi keväänä vielä OKM antaa tiedoksi ristiriitaiset julkaisutyypit tiedoksi samaan tapaan kuin edellisessä tiedonkeruussa. VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta julkaisunsa tuovat organisaatiot voivat tehdä korjaukset suoraan VIRRAn kautta.
  • Jatkossa julkaisutyyppejä voi korjata pitkin vuotta ja prosessia voidaan nopeuttaa ja automatisoida. Prosessi tarkentuu ennen keväällä 2017 toteutettavaa tiedonkeruuta.
    
    
• Ehdotuksia elementtien käsittelystä yhteisjulkaisussa voi laittaa kommenttikenttään

3. Virheraportit

• Ensi vaiheessa virheraportit lähetetään sähköpostitse.
  • Esimerkkejä tarkastuksista:  https://confluence.csc.fi/display/VIR/Latausajossa+tarkistettavat+tiedot
  • Sähköpostitse lähetettävät raportit samankaltaisia kuin VIRTA-opintotietopalvelussa.
  • Organisaatio etsii julkaisun omasta järjestelmästään / excelistään ja tekee tarvittavat korjaukset
  • Sovittiin, että virheraportille julkaisun tunnisteeksi laitetaan organisaatiokohtainen tunnus ja julkaisun nimi (ainakin 50–100 ensimmäistä merkkiä)
  • Piloteilta tarvitaan sähköpostiosoitteet virheraportteja varten.

• Jatkossa virheraportit käyttäjäystävällisemmässä muodossa web-palvelun kautta.
  • Suunnitelmissa, että virhetiedot ja tilannetiedot Extra-Vipunen-palvelussa luettavammassa muodossa rajatulle käyttäjäkunnalle
  • Tavoiteaikataulu syksy 2016.
  • Alustavasti:
    • Kunkin organisaation virheet näkyvät vain ko. organisaatiolle.
    • Lisäksi tiedot, kuinka paljon ladattu julkaisuja kustakin organisaatiosta, alustavasti näkyvillä kaikille organisaatioille Extra-Vipusessa.
    • Ehdotusta ei vastustettu

4. Organisaatioiden alayksikkökoodistojen ylläpito

• Vuoden 2014 tiedonkeruussa alayksikkökoodisto raportoitiin ensimmäistä kertaa tiedonkeruun yhteydessä
• Jatkossa alayksikkökoodistojen ajantasainen tarkistaminen ja ylläpito VIRRAssa edellyttäisi vuosittaisten koodistojen toimittamista etukäteen (ennen tiedonkeruuvuoden alkamista)
• Lisäksi jatkossa koulutusalat korvaavat OKM:n ohjauksen alat kerätään alayksikkökoodistojen mukana
• Yliopiston vaikea tietää joulukuussa seuraavan vuoden alayksikköjä ja näiden ohjausaloja - voitaisiin toimittaa kattavasti esim. tiedonkeruuvuoden marraskuussa
• Yksi vaihtoehto on, että ei pakoteta koodiston mukaisiksi, vaan tarkistetaan tiedot jälkikäteen ja raportoidaan organisaatioille, jos raportoitu koodistoa vastaamattomia koodeja
  • Tällöin JUULIssa näkyvät koodeina (tai eivät näy lainkaan), ellei koodille ole vielä raportoitu selitettä
  • Näin toimitaan ainakin vuoden 2016 osalta.
  • Samaan koodiin liittyvän laitoksen nimi voi olla eri vuosina eri
  • OKM: Mielellään ei käytetä edellisen vuoden koodistoja. Voidaan myös tehdä niin, että organisaation nimi ilmoitetaan aikaisemmin ja ohjausaloja voidaan täydentää loppuvuodesta.  Ohjausalatietoa tuskin käytetään julkaisujen osalta kesken vuoden.
• Kysymys: Onko olemassa/tulossa mitään ohjeistusta, millaisia organisaation alayksikköjen olisi hyvä olla?
  • OKM: Jotta OKM-ohjauksen alajakaumat riittävän tarkkoja, raekoko ei liian iso, mutta käytettävyyden kannalta ei liian pieni. 20-150 yksikköä ehkä sopiva.
• Kysymys: Käytetäänkö samoja alayksikköjä henkilöstötiedonkeruussa? HR-järjestelmä rajoittaa, mitä yksiköt voivat olla.
  • OKM: Täytyy olla samoja, joten sieltä tulee todennäköisesti tiettyjä rajoitteita. Myös Tilastokeskuksen T&K-tiedonkeruussa käytetään samoja alayksiköitä.

5. Tiedot VIRRAsta OpenAIREen

• TY: Tod.näk. tutkijoiden vastuulla. Parasta olisi jos tarvittaisiin vain yksi integraatio VIRRA:sta.
• JY: Hankkeita tulossa, mutta ei vielä tehty asialle mitään. Vaikkei tulisikaan VIRRAn kautta, olisi apua, jos yhteinen selvitys siitä, miten asia tulisi hoitaa.
• LTY: LUT:ssa on tällä hetkellä pilotoitu Dorian kautta tiettyjen julkaisujen haravoitumista OpenAireen, mutta sen tarkempaa tietoa ei OpenAiresta.
• Perustetaan pieni ryhmä selvittämään mahdollisuuksia tietojen poimimiseen VIRRAsta. Ryhmä kokoontuu alkuvuodesta 1-2 kertaa. Kootaan edustajat CSC:ltä, LUTista (Ilkka Nokelainen), HY:sta ja Kansalliskirjastosta.
  
  

6.Tiedoksi

• XML-skeeman uusi versio (julkaistaan viikon 51 alkupuolella)
• Julkaisutiedonkeruun (3A) mallitiedostot 2015 julkaistu
• Ammattikorkeakoulut
• Yliopistot (ml. tutkimuslaitokset ja yliopistolliset sairaalat)
• Julkaisutiedonkeruun 2016 tutkijaohjeistus julkaistu:
• https://confluence.csc.fi/display/suorat/Julkaisutiedonkeruun+tutkijaohjeistukset
• 2016 mallitiedosto julkaistaan loppuvuodesta 2015

7. Muut asiat

• Kysymys: Tieteellisissä lehdissä julkaistujen väitöslektioiden kirjaaminen?
  • TaY: Kirjattu B1:een.
  • OKM: B1 tai A1 voisivat olla oikeita paikkoja. Tarkennetaan ohjeistukseen.

Seuraavat kokoukset

Kevään 2016 kokousajatEhdotus kevään 2016 kokousajoista

To 21.1. klo 13-14.30

Pe 12.2. klo 13-14.30

...