Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto

Opiskelijavalintarekisteristä ja ylioppilastutkintorekisteristä annetun lain muuttamista koskevan lain (484/2013) mukaisesti Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-opintotietopalveluun (tietovaranto) tallennetaan korkeakoulun opiskelijatietoja sisältävän henkilörekisterin tietoja. Korkeakoulut toimivat tallennetun tiedon rekisterinpitäjinä omien

tietojensa osalta ja vastaavat järjestelmään tallentamiensa tietojen sisällöstä, virheettömyydestä ja ajantasaisuudesta. Kyseessä ei ole tietojen luovutus, vaan tiedot säilyvät osana korkeakoulun rekisteriä ja rekisterinpitovastuuta.

Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) vastaa tietovarannon kustannuksista ja elinkaaren hallinnasta. Tietovarannon teknisenä ylläpitäjänä OKM vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten, tietovarannon käytettävyydestä, eheydestä ja muuttumattomuudesta sekä tietosisällön suojaamisesta ja säilyttämisestä, tietojenkäsittelyn asianmukaisuudesta ja tietoturvallisuudesta. OKM on sopinut CSC — Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n (CSC) kanssa tietovarannon teknisestä ylläpidosta siten, että CSC toteuttaa palvelun ja ylläpitää sitä.

Tietovarantoon tallennettuja tietoja käytetään lain (484/2013) 6 d §:n nojalla korkeakoulujen yhteishaussa. Muusta tietojen hyödyntämisestä ja luovuttamisesta päättävät korkeakoulut rekisterinpitäjinä. Useiden viranomaistoimijoiden on sovittu saavan tarvitsemansa tiedot VIRTA-opintotietopalvelusta. Tietovarantoa voivat rekisterinpitäjien luvalla hyödyntää myös yksityiset palveluntarjoajat.

 

Rekisteröidyn oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot

Viranomaistoiminnan julkisuutta koskevan lain (21.5.1999/621) mukaan viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei siinä tai muussa laissa erikseen toisin säädetä. Korkeakoulut ovat laissa tarkoitettuja viranomaisia. Lain 12 §:n mukaan jokaisella on oikeus saada tieto hänestä itsestään viranomaisen asiakirjaan sisältyvistä tiedoista 11 §:n 2 ja 3 momentissa säädetyin rajoituksin, jollei laissa toisin säädetä. VIRTA -opintotietopalveluun tallennettuja tietoja eivät koske lain 11 §:n 2 tai 3 momentissa säädetyt rajoitukset. Tiedot eivät myöskään ole 24 §:n nojalla salassa pidettäviä. Lain mukaan oppijalla on siis oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on rekisteröity.

 

Frankin Students Oy:n opiskelijakortit ja opiskelijapalvelu

Frank Students Oy (“Frank”) on neljän kansallisen opiskelijajärjestön (SYL, SAMOK, SLL, SAKKI) perustama ja hallinnoima yritys, joka tuottaa Suomessa opiskeleville toisen ja kolmannen asteen opiskelijoille suunnattua opiskelijapalvelua. Palvelun osana Frank Students Oy tuottaa tällä hetkellä fyysistä ja digitaalista opiskelijakorttia, jolla saa mm. Kelan ateriatuen opiskelijalounasravintoloissa ja VR:n opiskelija-alennuksen junalipuista. Korkea-asteen opiskelijakortit on tuotettu joko itsenäisesti tai yhteistyökumppanin kanssa (esim. Elisa Rahoitus, Aktia tai Danske Bank) vuodesta 2012 alkaen.

Frankin opiskelijapalvelu toimii niin selaimella (www.frank.fi) kuin mobiilissa (Frank App). Frankin palvelusta opiskelija voi mm. tilata opiskelijakortin tai hyödyntää opiskelijaetuja. Frankin mobiilisovelluksen avulla opiskelijat voivat luoda itselleen digitaalisen opiskelijakortin. Frank voi tietojen perusteella myös luoda opiskelijalle fyysisen opiskelijakortin.

Opiskelijan tietojen liittäminen Frankin palveluun perustuu sekä opiskelijan että korkeakoulun osalta vapaaehtoiseen suostumukseen. Jotta Frank voi varmistua käyttäjän opiskelijastatuksesta, käyttäjän on ensin rekisteröidyttävä Frankin palveluun. Rekisteröityessä käyttäjä muodostaa asiakassuhteen Frankin kanssa ja antaa suostumuksensa opiskelijastatuksensa tarkistamiseen. Frankin palvelu ei sisällä eikä käsittele muiden kuin Frankin asiakkaiden tietoja. Frankin palvelu sisältää vain ne tiedot, jotka sen asiakkaat ovat varta vasten ja omasta tahdostaan palveluun liittäneet.

 

Käytettävät tiedot ja turvallisuus

Opiskelija voi hyödyntää muovisen opiskelijakortin tilauksen yhteydessä sekä Frank App sovelluksen käyttöön VIRTA–opintotietopalveluun tallennettuja, itseään koskevia opiskeluoikeus- ja ilmoittautumistietojaan sekä tietoa opiskelijajärjestön jäsenmaksun maksamisesta. Frankin palvelussa opiskelija voi tarkastella omia tietojaan ja näyttää asiakaspalvelutilanteissa digitaalisen opiskelijakorttinsa tai muovisen opiskelijakorttinsa todentaakseen oikeutensa opiskelijaetuihin.

Opiskeluoikeustiedon sekä ilmoittautumis- ja jäsenmaksutietojen luovuttaminen VIRTA -opintotietopalvelusta opiskelijan käyttöön Frankin palvelussa nopeuttaa huomattavasti prosessia, jolla opiskelija saa käyttöönsä opiskelijakortin ja mahdollistaa tietojen ajantasaisuuden opintojen aikana. Tiedonsaanti edellyttää opiskelijan henkilöllisyyden varmentamista esimerkiksi pankkitunnuksilla tai sitä vastaavalla vahvalla tunnistautumisella Tieto välitetään Frankin palveluun kansallisessa palveluväylässä turvallisen ja luotettavan palvelinarkkitehtuurin ja salattujen verkkoyhteyksien kautta. VIRTA-opintotietopalvelun teknisenä ylläpitäjänä CSC tekee koordinaattorin roolissa Frank Student Oy:n kanssa sopimuksen (liite 1), jossa Frank Student Oy sitoutuu noudattamaan turvallisuuskäytäntöjä, hyvää tiedonhallintatapaa, soveltuvaa lainsäädäntöä ja muita viranomaismääräyksiä.

Korkeakoulun opiskelijatietoja sisältävän rekisterin rekisteriselosteeseen ei ole tarpeen erikseen merkitä tietoa rekisteröidyn tietojen henkilökohtaisesta käytöstä, koska kyse ei ole rekisteröidyn tietojen luovuttamisesta. Tietoja käytetään ainoastaan rekisteröidyn omasta aloitteesta ja näin mahdollistetaan erityisen tiedonsaantioikeuden toteuttaminen.

 

Korkeakoulun toimenpiteet

 Korkeakoulu rekisterinpitäjänä tekee tietojen teknisenä ylläpitäjänä toimivalle CSC:lle toimeksiannon antaa korkeakoulun lukuun, opiskelijan pyynnöstä, opiskelijan tiedot itsenäisenä palveluntarjoajana toimivan Frank Students Oy:n käytettäväksi tämän toimeksiannon mukaisesti toimeksiannossa kuvattuun tarkoitukseen.

 CSC pyytää korkeakouluja ilmoittamaan, antavatko ne FrankStudentsOy:lle luvan oppijan suostumuksella hakea tämän tietoja korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta Frank-palvelun käytettäväksi. Oppija saa toimeksiannon tehneiden korkeakoulujen osalta sovelluksessa nähtäväkseen itseään koskevat asianomaisen korkeakoulun tallentamat tiedot.

Korkeakoulun tulee ilmoittaa CSC:lle päätöksestään tehdä toimeksiantoasiaa koskien. Päätöksessä voidaan viitata tähän toimeksiantokyselyyn. CSC tekee yhteistyötä Frank Students Oy:n kanssa integraation toteuttamiseksi toimeksiannon mukaisesti.

Päätös toimitetaan 16.8.2017 mennessä allekirjoitettuna osoitteeseen:

CSC-Tieteen tietotekniikan keskus Oy

VIRTA-opintotietopalvelu

Kristiina Uolia

PL 405

02101 Espoo

 


  • No labels