TIEDONLUOVUTUSLUPA KORKEAKOULUJEN VALTAKUNNALLISEN TIETOVARANNON KAUTTA TILASTOKESKUKSEN FIONA -TUTKIMUSAINEISTOJEN ETÄKÄYTTÖYMPÄRISTÖÖN
Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto
Opiskelijavalintarekisteristä ja ylioppilastutkintorekisteristä annetun lain muuttamista koskevan lain (484/2013) mukaisesti Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-opintotietopalveluun (tietovaranto) tallennetaan korkeakoulun opiskelijatietoja sisältävän henkilörekisterin tietoja. Korkeakoulut toimivat tallennetun tiedon rekisterinpitäjinä omien tietojensa osalta ja vastaavat järjestelmään tallentamiensa tietojen sisällöstä, virheettömyydestä ja ajantasaisuudesta. Kyseessä ei ole tietojen luovutus, vaan tiedot säilyvät osana korkeakoulun rekisteriä ja rekisterinpitovastuuta.
Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) vastaa tietovarannon kustannuksista ja elinkaaren hallinnasta. Tietovarannon teknisenä ylläpitäjänä OKM vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten, tietovarannon käytettävyydestä, eheydestä ja muuttumattomuudesta sekä tietosisällön suojaamisesta ja säilyttämisestä, tietojenkäsittelyn asianmukaisuudesta ja tietoturvallisuudesta. OKM on sopinut CSC — Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n (CSC) kanssa tietovarannon teknisestä ylläpidosta siten, että CSC toteuttaa palvelun ja ylläpitää sitä.
Tietovarantoon tallennettuja tietoja käytetään lain (484/2013) 6 d §:n nojalla korkeakoulujen yhteishaussa. Muusta tietojen hyödyntämisestä ja luovuttamisesta päättävät korkeakoulut rekisterinpitäjinä.
FIONA - tutkimusaineistojen etäkäyttöympäristö
Tilastokeskuksen FIONA-etäkäyttöpalvelu on tietoturvallinen tutkimusaineistojen käsittely-ympäristö tutkimuksessa tarvittaville yksikkötason aineistoille. FIONA-etäkäyttöympäristön kautta tutkijan on mahdollista käyttää henkilö- ja yritystason aineistoja turvallisesti niin, että aineistot ovat tutkimuslupakohtaisesti yhdistettävissä muihin tutkimusaineistoihin. Henkilön suora tunnistaminen estetään Tilastokeskuksen FIONA- järjestelmään tulevissa aineistoissa, sillä ennen aineistojen lataamista järjestelmään tutkijakäyttöön ne pseudonymisoidaan. Pseudonymisoinnilla tarkoitetaan henkilötietojen salaamista niin, että tietoja ei voida enää yhdistää rekisteröityyn henkilöön. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että FIONA-järjestelmässä olevien aineistojen tunnisteet (esim. henkilötunnus) käsitellään salausalgoritmilla
FIONA-palvelussa tutkija avaa työasemaltaan suojatun etäyhteyden Tilastokeskuksen hallinnoimalle palvelimelle verkkoyhteyden kautta. Työskentely tapahtuu suljetussa FIONA-järjestelmässä. Tutkimusaineisto siirtyy käyttäjälle ainoastaan työpöytänäkymänä. Tutkimustuloksia tai muuta materiaalia saa siirtää järjestelmästä pois vain tarkistusmenettelyn kautta. Tarkistuksella varmistetaan, että julkaistavista tiedoista ei voida tunnistaa henkilöitä tai yrityksiä ilman asianomaisen kirjallista lupaa. Tietojen käsittelyä Tilastokeskuksessa sekä niiden edelleen luovutusta kuvataan tarkemmin Tilastokeskuksen ja korkeakoulun välillä tehtävässä sopimuksessa. Tutkijan on mahdollista päästä FIONA-järjestelmän käyttäjiksi, jos tämän edustaman tutkimusorganisaation ja Tilastokeskuksen välillä on organisaatiosopimus. FIONA-etäkäyttöympäristön käyttäjiä ovat tällä hetkellä lähes kaikki Suomen yliopistot ja tutkimuslaitokset.
FIONAn teknisestä ylläpidosta vastaa CSC yhdessä Valtorin kanssa.
VIRTA-opintotietopalvelun aineistot FIONA-etäkäyttöympäristössä
VIRTA-opintotietopalvelun tietosisältö muodostaa kansallisesti ja kansainvälisesti merkittävän tutkimusaineiston, jonka tuominen FIONA-järjestelmään mahdollistaa nykyistä laajemman tutkimuskäytön ja aineiston hyödyntämisen tietoon perustuvassa päätöksenteossa.
FIONA-järjestelmään toimitettava aineisto kootaan nykyisistä CSV-aineistoista ja aineisto uusitaan vuosittain kesäkuuhun mennessä. Tilastokeskus vastaa aineiston käsittelystä siten, että henkilötunnukset poistetaan ja korvataan pseudotunnisteella, joka mahdollistaa tietojen turvallisen linkittämisen muihin aineistoihin tutkimussuunnitelmasta ja käyttöluvasta riippuen (FIONA-järjestelmän sisällä).
FIONAan luovututettava VIRTA-aineisto muodostuu seuraavista csv-tiedostoista:
Tarkistukset_lukukausi_ilmoittautuminen.csv Tarkistukset_Opiskelija.csv Tarkistukset_Opiskeluoikeus.csv Tarkistukset_Opiskeluoikeusjakso.csv Tarkistukset_Opintosuoritukset.csv
Korkeakouluille toimitetaan vastaavat tiedostot VIRTAn sftp-palvelimen aineistot-kansioon ja ne voivat tarkistaa aineistonsa ennen sen siirtämistä Tilastokeskukselle.
Tutkimusaineistojen käyttöluvat
Aineiston pseudonymisoinnista huolimatta FIONA-etäkäyttöympäristössä tapahtuu henkilötietolain mukaista henkilötietojen käsittelyä ja tastä syystä VIRTA-aineiston luovuttaminen tutkimuskäyttöön FIONA-etäkäyttöjärjestelmässä edellyttää rekisterinpitäjän eli korkeakoulun myöntämää tutkimuslupaa.
Tilastokeskus, korkeakoulut ja CSC suunnittelevat yhteistyössä prosessin, jolla korkeakoulut hyväksyvät tai hylkäävät saapuneet tutkimuslupahakemukset ja voivat seurata aineistojensa käyttöä. Lupahakemukset vastaanotetaan Tilastokeskuksessa ja toimitetaan sitten sovitun menettelyn mukaisesti korkeakouluille käsiteltäviksi. VIRTA-aineiston käyttölupia voivat hakea viranomaiset, laitokset, tutkimushankkeen vastuulliset johtajat tai yksittäiset tutkijat, joilla on organisaationsa kautta lupa FIONA-järjestelmän käyttöön. FIONA-etäkäyttösopimuksessa asiakkaat sitoutuvat palvelun käyttöehtoihin ja antavat selvityksen tietoturvaan ja -suojaan liittyvistä käytänteistä. Aineiston käyttölupien yhteydessä tutkijat antavat salassapitositoumuksen. VIRTA-aineiston käyttömaksut tutkijoille hinnoitellaan siten, että ne kattavat Tilastokeskukselle aineiston käsittelystä, päivityksestä, säilyttämisestä ja käyttölupien hallinnoinnista aiheutuvat kulut.
Tilastokeskuksen ja korkeakoulun välisessä erillisessä sopimuksessa määritellään FIONA-etäkäyttöympäristössä tapahtuvaan VIRTA-aineiston käyttöön ja säilytykseen liittyvät liittyvät periaatteet. Korkeakoululta pyydetään jokaisen tutkimusluvan yhteydessä suostumus siihen, että oppilaitos voidaan tunnistaa käytettävästä aineistosta.
Korkeakoulun toimenpiteet
CSC pyytää kaikkia yliopistoja päättämään korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarannon VIRTA-opintotietopalveluun tallennetuista tiedoista muodostetun aineiston luovutuksesta Tilastokeskuksen FIONA - tutkimusaineistojen etäkäyttöjärjestelmään.
Päätöksen yhteydessä korkeakouluja pyydetään ilmoittamaan yhteyshenkilön tai organisaation sähköpostiosoite, johon FIONAan luovutettua korkeakoulun VIRTA-aineistoa koskevat tutkimuslupahakemukset voidaan lähettää. CSC pitää yllä yhteyshenkilöiden sähköpostilistaa ja yhteystietoja koskevat muutokset voi ilmoittaa osoitteeseen virta@csc.fi.
Korkeakoulujen tulee ilmoittaa päätöksestään CSC:lle ennen kuin tietovarannon tietoja voidaan luovuttaa Tilastokeskuksen FIONA-etäkäyttöjärjestelmään. Päätöksessä voidaan viitata tähän lupapyyntöön.
Tiedonluovutusluvan yhteydessä korkeakouluille on lähetetty allekirjoitettavaksi korkeakoulun ja Tilastokeskuksen välinen sopimus, jossa tarkennetaan ja sovitaan korkeakoulun tietojen käytöstä ja säilytyksesta FIONA-etäkäyttöympäristössä. Sopimus allekirjoitetaan kahtena kappaleena.
Korkeakoulu päivittää rekisteriselosteeseensa, että rekisteristä voidaan tietovarannon kautta luovuttaa korkeakoulun päätöksellä tietoja tutkimuskäyttöön.
Tietojen luovutusta koskevan päätöksen ja Tilastokeskuksen kanssa tehtävän sopimuksen lisäksi korkeakoulun tulee antaa päätös erikseen jokaisesta VIRTA-aineistoaan koskevasta tutkimuslupahakemuksesta (arviolta noin 1-3 kpl vuodessa). Tilastokeskus tulee toimittamaan tutkimuslupahakemukset korkeakoulujen yhteyshenkilölle CSC:n ylläpitämän sähköpostilistan mukaisesti.
CSC huolehtii toimeksiannosta ja tietovarannon tietojenkäsittelyn asianmukaisuudesta, ylläpidosta, suojaamisesta, tietoturvallisuudesta sekä palvelusta tehtävien tietojenluovutusten asianmukaisuudesta.
Päätös toimitetaan 7.4.2017 mennessä allekirjoitettuna osoitteeseen:
CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy Kristiina Uolia PL 405 02101 Espoo