2017_1_31 yhteyshenkilöiden kokous

Etäkokouksen kokoustila: https://connect.funet.fi/virta

Nauhoite:https://connect.funet.fi/p92gu885ds6/

Klo 9.30-11.00

Yhteenveto kokouksen päätöksistä ja muista keskeisistä asioista

1.OPH:n Kansainvälistymispalveluiden liikkuvuustiedonkeruun (ent. CIMO) aikataulu

• tiedonkeruun poiminta-ajankohta sovittiin siirrettäväksi 6.2.2017 aamuun, koska osalla korkeakouluista VIRTA-tiedot vielä puutteelliset.
  • Korkeakoulut päivittävät tietonsa VIRTAan viimeistään 5.2.klo 19.00 menessä
• todettiin, että tiedon tarvitsijoiden (OPH:n Kansainvälistymispalvelut ja OKM) kanssa olisi hyvä käydä keskustelua tiedonkeruun ajankohdasta. Olisi mahdollista siirtyä keräämään toteutuneita tietoja, ei ennakkotietoja.

2.Tiedonkeruun kohta 3.6. Tutkinnon osat avoimessa yliopisto-opetuksessa ja erillisinä opintoina

• todettiin, että poiminta on vielä osin puutteellinen, mutta tiedot kuitenkin saadaan sen kautta riittävän kattavasti
• seuraavaa tiedonkeruukierrosta varten syytä tarkentaa poiminnan määrittelyä. Majamäki vie asian viranomaistiedon asiantuntijaryhmään.

3.Muut asiat

• kevään VIRTA/synergiaryhmän seminaari 3.-4.5. pääkaupunkiseudulla
• Heli Peltola (LAMK) pyysi kokouksen osallistujia vastaamaan lyhyeen opintojaksopalauttee keräämistä koskevaan lyhyeen kyselyyn https://lomake.lamk.fi/lomakkeet/389/lomake.html
• Jukka Kohtanen toi esille toimivan käytännön,  jossa maistraatin työntekijä tulee paikan päälle korkeakouluun ja saadaan keskitetysti ja samalla kerralla hoidettua hetu-asia saapuneiden kv-vaihto-opiskelijoiden osalta

Ajankohtaiset asiat

VIRTA-tiedote 1/2017

• VIRTA-asioihin liittyen lähetetään kuukausitiedotteet ja tarvittaessa myös muita tiedotteita

VIRTA-tiimin kokoonpano

• VIRTA-opintotietopalvelusta vastaa kehittämispäällikkö Kristiina Uolia
  • esim. tiedonluovutuslupa-asiat
• Projektiryhmässä: asiantuntijoina toimivat pääasiassa Fredrik Finnberg, Kati Lehtosaari ja Tero Oinonen, projektipäällikkönä Helena Majamäki

VIRTA-opintotietopalvelun tekninen kehittäminen vuonna 2017

• inkrementaalinen tiedonsiirtotapa nykyisen tiedonsiirtotavan rinnalle
  • työpaja 24.1.2017
  • nykyisen WS-rajapinnan lukuominaisuuksien parantaminen, liikkuvuusjaksotiedot rajapintaan
  • korkeakoulujen digi-kehittämishankkeista nousevat tarpeet

Tilastokeskuksen tutkintotiedonkeruu

• tietojen tulee olla päivitettyinä VIRTAssa 31.1.2017 klo 19.00 mennessä. Aineisto toimitetaan CSC:ltä Tilastokeskukselle 1.2. ja OKM:lle ennakkoaineisto 2.2.
  • Kohtanen (VY): eihän poimintaan ole tullut viime aikoina muutosta
  • Finnberg: ei ole muita muutoksia, kuin ei-tutkintoon johtavassa otettu mukaan ohjauksen ala. Tiedonkeruuseen ei ole tullut muutosta viime vuoteen verrattuna

Suorat tiedonkeruut

• YO 3.6 Tutkinnon osat avoimessa yliopisto-opetuksessa ja erillisinä opintoina" toimitettava  tiedonkeruu kirjeen mukaan viimeistään 31.1.2017
  Tiedonkeruukirjeet
  • raportointi ensimmäistä kertaa VIRTA-tiedoista, yliopisto voi toimittaa tiedot myös erillisenä tiedostona, jolloin YO6 tiedoston mallipohjana tulee olla sama kuin Virtasftp  aineistot\OKM_KOTA_Tiedonkeruut\YO6_2016_summa_KK.csv tiedosto.
    • VIRTA-tiimille tieto, mikäli yliopisto toimittaa tiedot tiedostona
    • tiedosto toimitetaan sähköpostilla Fredrik Finnbergille
      • Majamäki: poimintaa on suodatettu, tästä olisi tarkemmin VIRTA-tiedotteessa
      • Finnberg: jonkin verran ollut poiminnassa haasteita, jos on ollut limittäin useita oikeuksia (avoin, useita erillisiä, tutkinto-oikeus). Onko tätä aiemmin tutkittu lukuvuoden kautta?
      • Majamäki: tiedot kerätään lukukausittain
      • Rantanen (TY): jonkin verran on poiminnassa puutteita
      • Kohtanen (VY): meilläkään ei saatu ihan täsmäämään, mutta ei ehkä saada VIRTAn kautta ihan täsmäämäänkään. MIten peruuntuneet opinto-oikeudet, voidaanko jatkossa määritellä niin, että otetaan mukaan, jos opinto-oikeuteen liittyy myös suorituksia
      • Finnberg: myös ihmetyttää, miksi nämä poimitaan jo nyt eikä helmikuun lopussa. Aika monimutkainen on poiminta nyt, kiitos kovasti palautteesta, jota on saatu korkeakouluilta
      • Kohtanen (VY): ehkä kuitenkin on poiminta riittävän hyvässä kunnossa, ehdotan, että katsotaan määrittely kuntoon seuraavaa vuotta varten
      • Majamäki: ei lähdetä nyt aikataulua muuttamaan, mennään tämä kierros nyt tällä poimminnalla
      • Tenhunen (LY): onko tietoa, milloin tiedot ovat saatavissa Vipusessa?
      • Finnberg: on Vipusen raportintekijöistä kiinni ja milloin tulee julkaisulupa
      • Tenhunen (LY): meillä johto kaipaisi nopeasti raporttitietoa, mutta toimitan heille tarkistustiedostoja
• Muut suorat tiedonkeruut VIRTAsta
  • opintopistetiedonkeruu 28.2.
  • tietovarannosta tiehtävät tiedonkeruut
  • Ollila (Lapin AMK): Oliko niin ettei ulkomaisessa harjoittelussa suoritettuja opintopisteita voi hyväkslukea?
  • Majamäki: Kyllä, nämä ovat korkeakoulujen omia opintopisteitä
  • Harjula (HUMAK): Onko joillakin se tilanne, että opintojakso voi olla osittain kotimaista ja osittain ulkomaista harjoittelua?
  • Tenhunen ja Kohtanen: Meillä ainakin yksi yhteen
  • Harjula (HUMAK): meillä on nyt alettu teknisesti merkitsemään niin, että jaetaan tavallaan kahteen osasuoritukseen, lienee yhteensopiva VIRTA-tietomallin kanssa
• Tiedonkeruiden kehittäminen: harjoituskouluissa suoritetut opintopopisteet VIRTAn kautta?
  • Pulkkinen (TaY): ei missään tapauksessa. Normaalikouluissa on oma opiskelijarekisterinsä. Tiedonkeruussa kerätään harjoittelukoulun opintopisteitä, ei yliopiston opintopisteitä eli tieto on saatavissa vain harjoittelukoulun rekisteristä

Valvira-VIRTA

• ei ole saatu Valvirasta tietoa, koska ovat ottamassa käyttöön VIRTA-tiedot terveydenhuollon koulutusten osalta
• sosiaalihuollon koulutusten tiedoissa ollut Valviran päässä ongelmaa eli eivät ole saaneet Virrasta oikeaa valmistumispäivää, jos henkilöllä useita tutkintoja/valmistuneita opintoja
• Majamäki selvittää edelleen asiaa Valviran kanssa
• Majamäki: mikä on tilanne erikoislääkärien alatietojen kanssa, ketkä tuovat näitä Virtaan?
  • Tällä hetkellä OY, TY, TaY, UEF siirtävät, HY:ltä tulossa
• Majamäki: mikä tilanne on sosiaalityöntekijän päteyyden kanssa, onko JY:llä vielä työn alla?
• Kokko (chat): edelleen työn alla
• Pulkkinen: mihin suoritukseen muut merkkaavat pätevyyden? Onko erillinen 0 op:n suoritus vai merkkaatteko tutkintoon?
• UEF, LaY, TY: tutkintoon
• Kokko: Meillä on työnalla, mutta ehkä opintokokonaisuuteen, sillä ilmeisesti pätevyyden voi suorittaa myös erillisenä.

• Pulkkinen: riittääkö Valviralle, että on tieto yhteiskuntatieteen maisteri ja siihen liitetty pätevyystieto?

• Majamäki: asiasta on kysytty myös Valviralta, palataan tähän

   

KELA-VIRTA

• YO-kuukausiseurannan tietojen pilottitestaus käynnissä (Lapin yliopisto ja Turun yliopisto)
• Finnberg: erot johtuvat nyt erillisistä maisterioikeuksista, jos ei ole kandi&maisteri-pari. Lapin yliopiston tiedot on saatu nyt menemään yksi yhteen. Kelaan on nyt lähetetty uutta aineistoa. Tiedostot muodostuvat nyt kaikille korkeakouluille joka yö, eli muutkin yliopistot voivat halutessaan tarkastella näitä. Jossain vaiheessa Kela tarkastelee kaikkien yliopistojen aineistoa
• Majamäki: tarvittaessa pidetään tästä oma työpaja
• Majamäki: Takaisin perinnän tarpeellisuus -tutkittava aineisto Kelalta CSC:lle 17.2. klo 12 jälkeen, CSC toimittaa korkeakoulukohtaiset tiedostot Kela-kansioihin. Tästä informoidaan erikseen  korkeakouluja

KV-VIRTA

CIMO = Opetushallituksen kansainvälistymispalvelut

• Sovittu aikataulu: OPH hakee 1.2. tiedot jotka muodostetaan 31.1. klo 19.00 mennessä VIRTAan tulleesta aineistosta.
  • Majamäki: on tullut pyyntö, että poimintaan myöhennetään
  • Airio (HY): en ole varma, miten meillä saadaan kv-järjestelmistä tiedot Oodiin, voisiko päivitysaikaa antaa tämän viikon vielä?
  • Majamäki: sovittiin, että aineisto toimitetaan Opetushallituksen kansainvälistymispalveluille ma 6.2. eli tietojen tulee olla VIRTAssa sunnuntaina 5.2. klo 19.00
  • Kohtanen (VY): olisiko Kansainvälistymispalveluilla valmiuksia neuvotella tiedonkeruun ajankohdasta, nyt raportoidaan ennakoituja tietoja. Mielekkäämpää olisi raportoida viiveellä siten, että tiedot olisivat jo varmoja
  • Majamäki: muitakin kysymyksiä on tullut esille, otetaan tämäkin esille OPH:n Kansainvälistymispalveluiden kanssa
    
    
    
• Vuonna 2016 alkaneet vaihdot, jotka jatkuvat vuodelle 2017: ennakoidut päättymisajankohdat
  • toteutumaa mahdollista seurata raportilla (extra-Vipunen)

•  Eurostat--tiedonkeruu ja toisen asteen tutkinnon suoritusmaa, ks. OKM kirje 22.6.2016
  
  • tuplaraportoinnit poistetaan Eurostatissa
    • Majamäki:muistutuksena vain viime kesänä tullut OKM:n ohjekirje, tämä ei vaadi toimenpiteitä korkeakouluissa
• Majamäki: tiedoksi myös, että confluencen Kv-VIRTA-osiota selkeytetään, ajatuksena on ollut, että tuotetaan käsikirja-tyyppinen ohjeistus eli vastaava kuin Suorissa tiedonkeruissa
  
  

Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon tiedon validointikysymyksiä

Liikennevaloraportti

• ei erityistä huomioitavaa, liikennevaloraportille tehtävät muutokset toteutetaan helmikuussa

Esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset

Kysymys (OY) VIRTA-1447 VIRTAn maakoodeista

• Kosovon osalta käytetään toistaiseksi 999-koodia.

Kysymys (TAMK) VIRTA-1275: Kenelle merkitään "musiikki" ainepätevyys, vain musiikkipedagogi (AMK) vai myös muusikko (AMK)?

• Salo (Oulun AMK): jos on tilanne, että muusikon opinnot suoritettu toisessa ammattikorkeakoulussa ja pedagogiset toisessa, niin miten liikkuu tieto tästä ainepätevyydestä?
• Majamäki: tällä hetkellä kukaan ei vie ainepätevyyttä muusikoille. Asia otetaan käsittelyyn uudestaan, jos tarvetta ilmenee

Muut asiat

• Heli Peltola, LAMK: Olisin erittäin kiitollinen, jos ehtisitte vastaamaan lyhyeen kyselyyn liittyen käytössänne olevaan opintojaksopalautteeseen. Vastaamiseen menee max 5 min. https://lomake.lamk.fi/lomakkeet/389/lomake.html
  
  
• Kevään VIRTA-seminaarin ajankohta 3.-4.5. pääkaupunkiseudulla
  • ohjelmasta tiedotetaan tarkemmin lähiaikoina, on tarkoituksella sijoitettu synergiaryhmän työpajan ajankohtaan
  • Tenhunen: onko jo ilmoitettu KSHJ-seminaarin ajankohtaa?
  • Pulkkinen: ei ole vielä ilmoitettu
• Viestintäasiat
  • VIRTA-muisitiossa keskeiset asiat kootusti kts. edellisen kokouksen muistio
    • Heli Peltola (LAMK): tuon tyyppinen koonti on hyvä
  • VIRTA-uutiskirje (kuukausitiedote)
    • kehitetään uutiskirjemallia ja sen jakelua
• Tenhunen: millä lomakkeella toimitetaan täydennyskoulutuksen tiedot?
• Finnberg: jos on mallitiedosto, niin lataus menee Kotan kautta
• Majamäki: tämä menee KOTAn kautta
• Kohtanen: meillä oli kokeilu hetujen hakemisessa eli maistraatista tuli henkilö paikalle ja saatiin hoidettua hyvin kaikki siihen mennessä saapuneet vaihtarit. Jatkossakin tullaan toimimaan näin
• Majamäki: nähtävästi vastaavantyyppistä käytäntöä ollut muuallakin, hienoa!