Tietoa organisaation IDA-yhteyshenkilöille

Organisaatioiden käyttöoikeus IDA-palveluun

Suomalaisilla korkeakouluilla ja valtion tutkimuslaitoksilla on käyttöoikeus Fairdata-palveluihin kuuluvaan IDA – Tutkimusdatan säilytyspalveluun, jossa kullakin organisaatiolla on tietty määrä organisaatiokohtaista IDA-säilytystilaa. Tiedot säilytystilojen kapasiteeteista löytyvät IDAn käyttäjäksi-sivun dokumentista "IDA-käyttöoikeudet organisaatioittain (PDF)". Organisaatiokohtaista säilytystilaa voi myös tarvittaessa anoa lisää.

Lisätietoa IDAn käyttöpolitiikasta löytyy Fairdata-palveluiden Käyttöpolitiikat ja ehdot -sivulta sekä sivun dokumentista "Liite 1: Organisaatioiden lisäkäyttöoikeuden hakeminen IDA-palveluun" (pdf).

Organisaation IDA-yhteyshenkilön tehtävät

Ennen kuin organisaatio voi ottaa IDA-palvelun käyttöön, se nimeää itselleen IDA-yhteyshenkilön, jonka päätehtävänä on jakaa säilytystilaa eteenpäin organisaationsa IDA-tilaa tarvitseville projekteille. Organisaatio voi halutessaan nimetä useamman kuin yhden IDA-yhteyshenkilön, joilla on yhtäläiset oikeudet käsitellä IDA-hakemuksia organisaationsa osalta.

IDA-ylläpito CSC:llä tarjoaa kunkin organisaation IDA-yhteyshenkilöille tilastotietoja liittyen organisaation IDA-käyttöön. Lähetämme IDA-yhteyshenkilöille tietoa oman organisaationsa IDA-käytöstä kahden kuukauden välein. Lisäksi ajantasaiset tiedot palvelun käytöstä saa aina pyytämällä CSC:n asiakaspalvelusta.

CSC voi tarvittaessa tiedustella organisaatiolta tietoa niistä IDA-projekteista, joiden jäsenten tunnukset ovat vanhentuneet tai poistuneet palvelusta ja data on vaarassa jäädä orvoksi.

CSC tarjoaa IDA-yhteyshenkilöille koulutuksia ja tietoa ajankohtaisista muutoksista IDAssa ja muissa Fairdata-palveluissa.

IDA-yhteyshenkilön nimeäminen

1. Organisaatio sopii sisäisesti IDA-yhteyshenkilöidensä nimeämisestä.
2. Organisaation IDA-yhteyshenkilö luo CSC-tunnuksen my.csc.fi-asiakasportaalissa.
3. Organisaation IDA-yhteyshenkilö ottaa yhteyttä CSC:hen (fairdata@csc.fi) ja kertoo uuden IDA-yhteyshenkilön nimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron, työnimikkeen ja CSC-tunnuksen.
4. CSC antaa IDA-yhteyshenkilön CSC-tunnukselle tarvittavat oikeudet IDA-hakemusten käsittelyyn ja lisää hänet IDA-yhteyshenkilöiden sähköpostilistalle palvelumuutoksista tiedottamiseksi (ida-yhteyshenkilot@postit.csc.fi) sekä lisää hänen yhteystietonsa IDA-yhteyshenkilöiden wikisivulle IDA-yhteyshenkilöt organisaatioittain.
5. Organisaation IDA-palvelun käyttö voi alkaa. Lisää ohjeita IDA-palveluun liittyen löytyy sivulta IDA-säilytystilan hakeminen.
   1. Tutustu myös PowerPoint-esittelyyn IDA-hakemusten käsittely MyCSCssa (pptx).

IDAn käytöstä ja IDA-tilan hakemisesta

Säilytystila IDAssa myönnetään CSC-projektille ja jokaisella IDAa käyttävällä CSC-projektilla on oltava yksi projektikohtainen vastuuhenkilö. Tämä vastuuhenkilö on se projektin jäsen, joka luo CSC-projektin ja anoo tilaa organisaationsa IDA-yhteyshenkilöltä MyCSC:ssä. Projektin vastuuhenkilö myös hallinnoi projektin muita jäseniä (liittää ja poistaa heitä) MyCSC:ssä. Myös organisaation IDA-yhteyshenkilö voi toimia projektien vastuuhenkilönä. Tarkempaa tietoa löytyy IDAn käyttöehtoja käsittelevältä sivulta, kohdasta "Projektin vastuuhenkilön käyttöehdot".

Kun projektin vastuuhenkilö on lähettänyt my.csc.fi-asiakasportaalissa IDA-tilahakemuksen, siitä tulee (kullekin) IDA-yhteyshenkilölle sähköposti-ilmoitus. Ilmoituksessa kerrotaan, että yhteyshenkilöllä on uusi IDA-säilytyspalvelun käyttölupahakemus hyväksyttävänä CSC:n asiakasportaalissa. IDA-yhteyshenkilöä pyydetään käymään tarkastamassa hakemus ja valitsemaan hyväksyykö vai hylkääkö hän hakemuksen organisaationsa IDA-oikeuden osalta. Yhteyshenkilö voi myös myöntää eri määrän säilytystilaa kuin hakemuksessa on alun perin haettu.

CSC voi IDA-yhteyshenkilön pyynnöstä pienentää tai kasvattaa jo myönnettyjä IDA-projektien säilytystiloja sekä poistaa projektin ja sen datat IDAsta. Sovi näistä muutoksista ensin kyseisen IDA-projektin vastuuhenkilön kanssa, ja ota tämän jälkeen yhteyttä yhteyttä fairdata@csc.fi.

CSC ei poista käyttäjien palveluun lisäämää dataa palvelusta sopimatta asiasta projektin vastuuhenkilön tai IDA-tilan myöntäneen organisaation kanssa.

IDAn etuja datan avaamisessa

• Data jäädytetään IDAssa ennen sen avaamista. Tämä tarkoittaa, että dataa säilytetään IDAssa read only-tilassa käyttäjävirheiden minimoimiseksi. Lisäksi jäädytetyn datan säilytyksestä ja eheydestä huolehditaan replikoimalla jokainen jäädytetty tiedosto toiselle tallennusmedialle ja laskemalla jokaiselle jäädytetylle tiedostolle SHA256-tarkistussumma (checksum).
• Datan säilyttäminen IDAssa mahdollistaa useita tiedostoja ja erilaisia kansiorakenteita sisältävän datan avaamisen alkuperäisessä kansiorakenteessaan ilman, että aineistoon liitetyt tiedostot on paketoitu yhdeksi zip-paketiksi. Tällöin datan hyödyntäjä voi myös ladata aineistoon kuuluvia tiedostoja joustavasti tiedosto/kansio kerrallaan, tarpeidensa mukaan.
• IDAsta voi avata tarvittaessa huomattavan suuria, yhteensä satojen gigatavujen tai joidenkin teratavujen kokoisia aineistoja yhtenä kuvailtuna tutkimusaineistoina, jolla on yksi pysyvä tunniste.
• Datan voi myös avata kumulatiivisena eli kasvavana aineistona, lisätietoa ominaisuudesta uutisessa Fairdata.fi-verkkosivustolla
• IDAssa säilytettävälle Qvaimella kuvaillulle aineistolle saa DOI-tunnisteen viittauksia varten.
• IDAssa säilytettävä data on mahdollista kuvailla Qvaimella ja siirtää pitkäaikaisssäilytykseen Fairdata PAS-palveluun. PAS-palvelun käyttö vaatii sopimuksen.
• IDAssa säilytettävän ja Qvaimella kuvaillun datan kuvailutiedot ovat löydettävissä Etsimestä ja pian myös tiedejatutkimus.fi-portaalista

Paljonko IDA-tilaa tulisi hakea?

Säilytystilaa hakiessa hakemuksen tekijän tulee arvioida haettavan säilytystilan koko gigatavuissa. Hakijan kannattaa tarkistaa jo olemassa olevien IDAan mahdollisesti tallennettavien tiedostojen koko, ja arvioida näiden perusteella lopullinen tilatarve.

Kannattaa myös huomata, että isojen datamäärien siirrossa IDAan kestää aikaa. Esimerkiksi 1 GB kokoisen tiedoston siirto 10 Mb/s yhteyden yli tyypillisesti kestää noin 10 minuuttia ja nopean 100 Mb kiinteän yhteyden yli pari minuuttia. Suosittelemme käyttämään isojen tiedostojen/datamäärien siirtämiseen esim. kotiorganisaation tarjoamaa nopeaa kiinteää yhteyttä sekä IDAn komentorivityökaluja, jotka kertovat selkeästi siirtojen onnistumisesta.

Alla muistin virkistykseksi tietoa tallennustilojen kokoihin liittyen.

Tiedostokokojen yksiköt pienimmästä suurimpaan

1 tavu (B) = perusyksikkö datan koolle
1 kilotavu (KB) = 1000 tavua
1 megatavu (MB) = 1000 kilotavua
1 gigatavu (GB) = 1000 megatavua
1 teratavu (TB) = 1000 gigatavua
1 petatavu (PB) = 1000 teratavua 

Esimerkkejä tiedostoista ja säilytystiloista

Huomaa, että tiedostojen voivat vaihdella paljonkin, esimerkiksi kuvan tai videon laadusta riippuen.

*) perustuu tutkimukseen liittyvien 14000 tekstinkäsittelytiedoston, 1000 esitysgrafiikkatiedoston, 4 miljoonan JPEG-kuvan, 27000 PDF-tiedoston ja 7000 MPEG-tiedoston tietoihin, sekä 5 ei-tutkimukseen liittyvän 30 minuutin HD h264 -videon tietoihin.

** esimerkinomainen koko, joka ei perustu tutkimukseen liittyvistä tiedostoista laskettuun tiedoston keskimääräiseen kokoon.

Tutustuminen IDA-ohjeistukseen verkkosivuilla

• Yleistä tietoa IDA-palvelusta

• Palvelun käyttöehdot

• Pikaopas palvelun käyttöön

• Fairdata-palveluiden usein kysytyt kysymykset

• Fairdata-palveluihin liittyviä koulutuksia ja webinaareja 

IDAn käyttöehdot ja henkilötiedot

IDA soveltuu rajatusti henkilötietoja sisältävien aineistojen säilytykseen, alla mainituin reunaehdoin.

Käsittelijä (CSC) vastaa järjestelmiensä ja palveluidensa tietoturvallisuudesta. IDAn tapauksessa tietoturvallisuuden hallinta on toteutettu valtionhallinnon perustason mukaisesti. CSC:n palvelut kattava yleinen tietoturvallisuuden hallinnan kuvaus on tarvittaessa nähtävissä CSC:n tietoturva-sivulla.

Aineiston omistajalla ja rekisterinpitäjällä on viime kädessä vastuu aineiston käsittelystä lakien ja muiden velvoitteiden mukaisesti.

Projektiryhmän kesken tulee noudattaa yhteisiä turvallisuuskäytäntöjä sekä aineistoa tallennettaessa että uudelleen haettaessa. Pääsyoikeudet henkilötietoja sisältävään tietoon tulee olla rajattu asiakkaan toimesta ja asiakas vastaa omien käyttäjiensä ohjeistuksesta sekä ohjeistuksen valvonnasta.

Lisäsuojauksen voi toteuttaa tallentamalla henkilötiedot asiakkaan toimesta pseudonymisoidussa muodossa.

Arkaluonteista henkilötietoa ei tule tallentaa IDAan. 

IDA-käyttöehtojen osana tulee huomioida CSC:n tieteen palvelujen yleiset käyttöehdot. Jokainen IDA-käyttäjä rekisteröi itselleen CSC-tunnuksen. 

Yhteystiedot

• IDA-loppukäyttäjien tukipyynnöt ja muut yleiset tukipyynnöt: asiakaspalvelu@csc.fi
• Yhteydenotot CSC:n IDA-koordinaattoriin: fairdata@csc.fi