1. Kuka on rekisterinpitäjä tutkimustietovarannossa?
Opetus- ja kulttuuriministeriö on tutkimustietovarannon rekisterinpitäjä.
Lain voimaantulon myötä lakkaa aiempi järjestely, jossa kaikki tietoja tutkimustietovarantoon toimittavat tahot ovat yhteisrekisterinpitäjiä.
2. Mitä ovat tutkimustoimijat?
Lain 2 §:ssä määritellään tutkimustoimijoiden olevan opetus- ja kulttuuriministeriö, tutkimusta tekeviä organisaatioita sekä tutkimusta rahoittavia ja tukevia organisaatioita.
Tutkimustoimijoiden määritelmä on jätetty tarkoituksella avomeksi. Se kattaa hyvin laajan joukon toimijoita, kuten korkeakoulut, yliopistosairaalat, ministeriöiden alaiset tutkimuslaitokset sekä muut tutkimuslaitokset, Suomen Akatemian, Business Finlandin, muut julkiset tutkimusrahoittajat sekä yksityiset tutkimusta rahoittavat säätiöt. Valtaosa tutkimustoimijoista on tutkimusorganisaatioita eli toimijoita, joissa tehdään tutkimusta. Lisäksi tutkimustoimijoihin kuuluu tutkimusta rahoittavia organisaatioita. Osa on julkisia toimijoita, joiden tehtävät on määritelty lainsäädännössä. Yksityisten säätiöiden toiminnasta on säädetty säätiön säännöissä ja perustamiskirjassa.
Tutkimustoimijan määritelmässä ei oteta kantaa tutkimustoimijan kotimaahan muuten kuin opetus- ja kulttuuriministeriön osalta. Suurin osa tutkimustietovarannon toiminnasta kohdistuu suomalaisiin tutkimustoimijoihin. Lisäksi tutkimustietovarantoon voidaan tuoda myös ulkomaalaisten tutkimustoimijoiden tietoja esimerkiksi EU:n ylläpitämästä CORDIS-palvelusta.
3. Mikä on tietojen luovuttamisperuste tutkimustietovarantoon?
Luovuttamisperuste muodostuu opetus- ja kulttuuriministeriölle säädettyyn tehtävään ylläpitää tutkimustietovarantoa yhdistettynä 4 § tutkimustoimijoille annettuun oikeuteen luovuttaa 3 §:n mukaisia tietoja tutkimustietovarantoon. Tietojen käsittelyperuste on näin ollen tietosuoja-asetuksen 6(1) artiklan c alakohdassa tarkoitettu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Tutkimustoimija ei tarvitse muita erityisiä perusteita päätettyään luovuttaa 3 §:n mukaisia tietoja.
4. Mitä tarkoittaa tutkimustoimijoiden huolellisuusvelvoite?
Huolellisuusvelvoite seuraa pohjimmiltaan tutkimustietovarannon roolista lukuisten lähdejärjestelmien tietojen yhdistäjänä. Tietojen korjaaminen tapahtuu tutkimustoimijoiden omissa järjestelmissä, jonka vuoksi tutkimustoimijoille säädetään huolellisuusvelvoite. Huolellisuusvelvoite ei muuta, lisää tai poista jo muusta lainsäädännöstä tutkimustoimijoille omien järjestelmiensä rekisterinpitäjinä sisältyviä vastuita tiedon täsmällisyydestä.
Velvoite kohdistuu erityisesti tietojen luovutusprosessiin sekä tutkimustietovarannon kautta mahdollisesti tuleviin tietojen korjauspyyntöihin. Tutkijoiden omien tietojen ja aktiviteettitietojen (3 §:n 6 kohta) tapauksessa huolellisuusvelvoitteessa otetaan kuitenkin huomioon, ettei tutkimustoimijoilla ole mahdollisuutta tietojen tarkistamiseen. Tiedot luovutetaan sellaisina kuin tutkijat ovat ne tutkimustoimijoiden järjestelmiin tallentaneet.
5. Miten tutkimustietovaranto tulee huomioida tutkimustoimijoiden omissa tietosuojailmoituksissa?
Tutkimustietovarannossa on tarkoituksena julkaista joitain malleja hyödynnettäväksi tutkimustoimijoiden omien järjestelmien tietosuojailmoituksissa. Mallit julkaistaan heti niiden valmistuttua.
6. Miten tutkijan tiedot toimitetaan?
7. Miten tutkimustietovarannosta luovutetaan tietoja muille tutkimustoimijoille
Tutkimustietovarannosta voidaan luovuttaa tietoja myös ulkomaalaisille tutkimustoimijoille, kuten esimerkiksi Euroopan Unionin rahoittama OpenAire-palvelu, joka kerää EU-alueen toimijoiden tutkimustietoja. Tietojen luovutuspäätökset tekee rekisterinpitäjä tapauskohtaisen arvioinnin perusteella.