Lue myös opetus- ja kulttuuriministeriön tiedote: laki tutkimustietovarannosta voimaan 1.1.2022, jota tämä sivu täydentää.
1. Kuka on rekisterinpitäjä tutkimustietovarannossa?
Opetus- ja kulttuuriministeriö on tutkimustietovarannon rekisterinpitäjä.
Lain voimaantulon myötä lakkaa aiempi järjestely, jossa kaikki tietoja tutkimustietovarantoon toimittavat tahot ovat olleet yhteisrekisterinpitäjiä.
2. Mitä ovat tutkimustoimijat?
Lain 2 §:ssä määritellään tutkimustoimijoiden olevan opetus- ja kulttuuriministeriö, tutkimusta tekeviä organisaatiot sekä tutkimusta rahoittavat ja tukevat organisaatiot. Tutkimustoimijoilla viitataan sellaisiin organisaatioihin, joiden tietojärjestelmissä on tutkimustietovarannossa käsiteltäviä tietoja.
Tutkimustoimijoiden määritelmä on jätetty tarkoituksella avomeksi. Se kattaa hyvin laajan joukon toimijoita, kuten korkeakoulut, yliopistosairaalat, ministeriöiden alaiset tutkimuslaitokset sekä muut tutkimuslaitokset, Suomen Akatemian, Business Finlandin, muut julkiset tutkimusrahoittajat sekä yksityiset tutkimusta rahoittavat säätiöt.
Valtaosa tutkimustoimijoista on tutkimusorganisaatioita eli toimijoita, joissa tehdään tutkimusta. Lisäksi tutkimustoimijoihin kuuluu tutkimussrahoittajia ja tutkimusta tukevia organisaatioita, joista jälkimmäisiä voivat olla esimerkiksi merkittävien kansallisten tai kansainvälisten tutkimusinfrastruktuurien ylläpitäjät. Osa on julkisia toimijoita, joiden tehtävät on määritelty lainsäädännössä. Yksityisten säätiöiden toiminnasta on säädetty säätiön säännöissä ja perustamiskirjassa.
Tutkimustoimijan määritelmässä ei oteta kantaa tutkimustoimijan kotimaahan muuten kuin opetus- ja kulttuuriministeriön osalta. Suurin osa tutkimustietovarannon toiminnasta kohdistuu suomalaisiin tutkimustoimijoihin. Lisäksi tutkimustietovarantoon voidaan tuoda myös ulkomaalaisten tutkimustoimijoiden tietoja esimerkiksi EU:n ylläpitämistä CORDIS- ja OpenAIRE-palveluista.
3. Mikä on tietojen luovuttamisperuste tutkimustietovarantoon?
Luovuttamisperuste muodostuu opetus- ja kulttuuriministeriölle säädettyyn tehtävään ylläpitää tutkimustietovarantoa yhdistettynä 4 § tutkimustoimijoille annettuun oikeuteen luovuttaa 3 §:n mukaisia tietoja tutkimustietovarantoon. Tietojen käsittelyperuste on näin ollen tietosuoja-asetuksen 6(1) artiklan c alakohdassa tarkoitettu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Tutkimustoimija ei tarvitse muita erityisiä perusteita päätettyään luovuttaa 3 §:n mukaisia tietoja.
4. Mitä tarkoittaa tutkimustoimijoiden huolellisuusvelvoite?
Huolellisuusvelvoite seuraa pohjimmiltaan tutkimustietovarannon roolista lukuisten lähdejärjestelmien tietojen yhdistäjänä. Tietojen korjaaminen tapahtuu tutkimustoimijoiden omissa järjestelmissä, minkä vuoksi tutkimustoimijoille säädetään huolellisuusvelvoite. Huolellisuusvelvoite ei muuta, lisää tai poista jo muusta lainsäädännöstä tutkimustoimijoille omien järjestelmiensä rekisterinpitäjinä sisältyviä vastuita tiedon täsmällisyydestä.
Velvoite kohdistuu erityisesti tietojen luovutusprosessiin sekä tutkimustietovarannon kautta mahdollisesti tuleviin tietojen korjauspyyntöihin. Tutkijoiden omien tietojen ja aktiviteettitietojen (3 §:n 6 kohta) tapauksessa huolellisuusvelvoitteessa otetaan kuitenkin huomioon, ettei tutkimustoimijoilla ole mahdollisuutta tietojen tarkistamiseen. Tiedot luovutetaan sellaisina kuin tutkijat ovat ne tutkimustoimijoiden järjestelmiin tallentaneet.
5. Miten tutkimustietovaranto tulee huomioida tutkimustoimijoiden omissa tietosuojailmoituksissa?
Tarkoituksena on julkaista tällä sivulla esimerkkilauseita hyödynnettäväksi tutkimustoimijoiden omien järjestelmien tietosuojailmoituksissa. Lisäohjeistusta lisätään tälle sivulle alkuvuodesta 2022.
6. Miten tutkimustietovarannosta luovutetaan tietoja muille tutkimustoimijoille
5 §:ssä mahdollistetaan tietojen luovutus tutkimustoimijoille koneluettavien rajapintojen välityksellä. Rajapintoja ryhdytään toteuttamaan vuoden 2022 aikana. Tutkimustietovarannon ohjausryhmä päättää tiedonsiirtojen periaatteista ja rekisterinpitäjä antaa tapauskohtaisesti luvat rajapintojen käyttämiseen. Tutkimustietovarannosta voidaan luovuttaa tietoja myös ulkomaalaisille tutkimustoimijoille, esimerkkinä Euroopan Unionin rahoittama OpenAIRE-palvelu, joka kerää EU-alueen toimijoiden tutkimustietoja. Tietojen luovutuspäätökset tekee rekisterinpitäjä tapauskohtaisen arvioinnin perusteella.
Tutkijan omien tietojen osalta (3 §:n 6 kohta) tutkijat antavat itse luvan tietojensa käyttöön kolmansille osapuolille tutkijan tiedot -palvelussa. Tiedot siirtyvät luvan saaneelle rajapinnan kautta.
7. Miten tutkijan tiedot toimitetaan?
Tutkijan tietojen toimittamisesta tutkimustietovarantoon on julkaistu ohjeita täällä: Tutkijan tietojen tiedonsiirto.
Tutkijoille palvelu on tarkoitus ottaa käyttöön vuoden 2022 loppupuolella. Tämä edellyttää, että organisaatioilla on valmius tiedonsiirtoon toukokuun 2022 loppuun mennessä.
8. Mistä lisätietoa?
Lisätietoja on tarjolla:
- Tässä wikissä: Tutkimustietovaranto
- Tiedejatutkimus.fi-portaalissa: tiedejatutkimus.fi/fi/service-info // forskning.fi/sv/service-info // research.fi/en/service-info
- Sähköpostilla osoitteesta: tiedejatutkimus ( at ) csc.fi