Behandling av ansökningar i gemensam ansökan – avsändande studiehandledare

Användarrättigheter

• Rättigheten Ansökningstjänsten, behandling av ansökningar finns inkluderad i rättigheten Studiehandledare.
  • Huvudanvändare för ansökan och antagning är den som beviljar rättigheten.

Anvisningar

Ansökningstjänsten finns på virkailija.opintopolku.fi under menyn Ansökningar och antagningar >> Ansökningstjänsten: Ansökningar.

Ansökningarna i gemensam ansökan

• Till listan öppnas de ansökningar som studiehandledaren har rättigheter till och som det har kommit ansökningar till.
• Välj "Gemensam ansökan till utbildning efter den grundläggande utbildningen 2023"
  • Du ser mängden ansökningar som dina egna elever har gjort.

• Välj ännu "Visa ansökningar".
  
  

• Det går också att söka ansökningar med sökandens namn, e-post, personnummer, ansökningsnummer och studentnummer.

Sökande: Den alfabetiska ordningen går att vända genom att klicka på pilen.

Senast bearbetad / Ansökan inlämnad: Ändras då man klickar. Genom att klicka på pilen kan ordningen vändas. Med de här går det att se när eleven har gjort en ändring i sin inlämnade ansökning och när den nyaste eller äldsta ansökning har skickats.

Begäran om bilagor: En röd boll syns alltid då sökande har fått en begäran att lämna in bilagor, även om bilagorna ska skickas till läroanstalten per post eller säker e-post.

• Sökande kan ladda bilagor på ansökningen endast med grundutbildningen "Utbildning utomlands" och "Inget avgångsbetyg". Alla andra bilagor måste mottagande läroanstalter be sökande skicka per post eller säker e-post.

Behandlingsskede: Studiehandledaren kan inte ändra behandlingsskede. Mottagande läroanstalt kan vid behov använda behandlingsskedet till "Begäran om komplettering". Det går att avgränsa ansökningar så att endast de i behandleingsskedet "Begäran om komplettering" kommer fram.

Antagning: Används inte i gemensam ansökan. Antagningarna sker i en separat antagningstjänst. "Inte färdig" ändras alltså inte under ansöknings- och antagningsskedet i den gemensamma ansökan. 

Avgränsa ansökningar: Från knappen öppnas flera sätt att göra avgränsningar på:

• Klicka "Använd" efter att du valt avgränsning för att få fram resultaten. Exempel:

• • Avgångsskola och -klass
    • Om studiehandledaren har endast en skola är den redan vald.

• • Valpas-tjänstens länk för dem som inte sökt
    • Det står Ingen ansökan som sökandes status.

• • De som sökt i antagning enligt prövning.
  • De som bearbetat ansökningsönskemål.
  • Avgränsing med fråga eller svar. Exempel:

Fliken Begäran om bilagor

På ansökningen finns fliken Begäran om bilagor, där bilagor samt leveransadresser så som de är sparade på ansökningsmålet finns för

• bilagor till antagning enligt prövning
• bilagor för krävande särskilt stöd.

Exempel:

Behandlingsskedet, anteckningar och poäng till höger i ansökningen är gråa för studiehandeldaren i den gemensamma ansökan.

• Administratören kan dölja de gråa behandlingsskedena för sig själv från iställningar-kugghjulet.

Bearbeta ansökning

Studiehandledaren kan bearbeta endast följande på sökandens ansökning:

• Kontaktuppgifter
• Vårdnadshavarens uppgifter
• Tillståndsuppgifter

Av alla ändringar sparas en markering under Händelser.

• Kom ihåg att skicka bekräftelsemeddelande till sökanden på nytt efter att du har bearbetat ansökan. Meddelandet skickas också till vårdnadshavarna om sökanden lämnat deras e-post på sin ansökning.

Printa ansökning

Om du vill printa en sökandes ansökning, gör så här:

• Klicka ”Bearbeta ansökan”.
• Klicka ”Förhandsgranska” högst upp.
• Välj Ctrl + p.
• Välj printer eller printa till pdf-fil.

Excel-utskrift av ansökningar

• Välj "Ladda ner Excel".
• All ansökans information med tilläggsfrågor kommer i excel-filen.

Begäran om komplettering och massmeddelande

Det går att skicka meddelande om ansökningen till sökande.

• Överväg nyttan och skicka endast vid behov. Avsedd snarare för mottagande läroanstalt.

Bekräftelsemeddelande till sökande

Bekräftelsemeddelandet skickas till sökande som har skrivit sin e-post på ansökningsblanketten.

• Sökanden får ett bekräftelsemeddelande med rubriken ”Studieinfo: Din ansökan har mottagits” efter att ha skickat sin ansökan. Avsändare är noreply@opintopolku.fi.
• I sökandens bekräftelsemeddelande finns en länk från vilken sökanden kommer åt att bearbeta sin ansökan.
• Om sökande skrivit sin vårdnadshavares e-post på blanketten, får vårdnadshavaren eller vårdnadshavarna också ett bekräftelsemeddelande om att ansökan mottagits, men utan bearbetningslänk.

Exempel på sökandens bekräftelsemeddelande:

Exempel på bekräftelsemeddelande med begäran av bilagor och leveransadresser:

Brev till sökande och vårdnadshavare