Julkaisutiedonkeruun ohje julkaisun tekijälle LUONNOS

------------------------------------LUONNOS------------------------------------

Tämän ohjeen tarkoitus

Julkaisutiedonkeruun ohje julkaisun tekijälle kattaa opetus- ja kulttuuriministeriön julkaisutiedonkeruun käsikirjasta ne kohdat, jotka ovat erityisesti olennaisia julkaisuiden tekijöille. Käsikirjan tekniset tiedonkeruuohjeet on kohdennettu ensisijaisesti tiedonkeruusta vastaaville henkilöille.

Tässä ohjeistuksessa kuvataan lyhyesti myös sellaiset julkaisut, jotka ovat ilmoitettavissa opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruun ulkopuolisina julkaisuina.

Organisaatioilla voi lisäksi olla käytössä omia täsmentäviä ohjeita.

Mikä on julkaisutiedonkeruu?

Opetus- ja kulttuuriministeriön korkeakouluilta, tutkimuslaitoksilta ja yliopistollisilta sairaaloilta keräämien julkaisutietojen keräämisen tarkoitus on tuottaa tietopohjaa suomalaisen tutkimusjärjestelmän tutkimustoiminnasta ja yhteiskunnallisesta vaikuttavuudesta. Ministeriö käyttää korkeakouluilta kerättäviä julkaisutietoja tietopohjana yliopistoille ja ammattikorkeakouluille osoitettavan perusrahoituksen laskennassa, mutta sen lisäksi muussakin tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan seurannassa ja ohjauksessa. 

Julkaisutoimintaan lasketaan mukaan myös taiteellinen toiminta, esimerkiksi esitykset, samoin kuin erilaisten tietoteknisten ratkaisujen kehittäminen sekä keksintö- ja patentti-ilmoitukset.

Kukin tiedonkeruuseen osallistuva organisaatio järjestää julkaisutietojen keruun haluamallaan tavalla, mutta kuitenkin siten, että ministeriön edellyttämät vähimmäistiedot ovat raportoitavissa.

Kirjoittaja, tai esimerkiksi kirjasto kirjoittajan puolesta, ilmoittaa julkaisunsa oman organisaationsa järjestelmään, josta ne siirtyvät tarkistuksen ja tietojen rikastamisen jälkeen CSC – Tietotekniikan keskuksen ylläpitämän VIRTA-julkaisutietopalveluun.  Tämän jälkeen julkaisujen määrät tilastoina ovat saatavilla opetushallinnon tilastopalvelu Vipusesta, sekä kuvailutietoineen tiedejatutkimus.fi -palvelusta.

Tiedonkeruussa kerättäviä julkaisutietoja on myös mahdollista hyödyntää esimerkiksi tutkimusrahoittajien palveluissa siten, että kotiorganisaation järjestelmään tallennetut julkaisut ovat siirrettävissä hakemus- ja hankeraportteihin. Esimerkiksi Suomen Akatemia hyödyntää palveluissaan VIRTA-julkaisutietopalvelusta löytyviä julkaisutietoja.

Julkaisutiedonkeruussa on siirrytty vuodesta 2023 alkaen kerämään julkaisun tyyppiä kuvailevat tiedot attribuutteina aikaisemman julkaisutyyppiluokituksen (A-F) mukaan. Organisaatioiden omissa tutkimustietojärjestelmissä saattaa kuitenkin yhä olla näkyvissä aiemmat julkaisutyypit.

Millaisista julkaisuista kerätään tietoa?

Opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruussa raportoitavien julkaisujen tulee täyttää seuraavat kriteerit:

1. Julkaisun tulee olla julkisesti saatavilla kenelle tahansa
   

   • Julkinen tarkoittaa sitä, että julkaisu on kenen tahansa saatavilla maksutta tai maksua vastaan. Esimerkiksi pelkästään konferenssin osallistujille jaettu julkaisu tai verkossa rajoitetusti saatavilla oleva julkaisu ei ole julkisesti saatavilla, eikä sitä näin ollen raportoida tiedonkeruussa. ISSN- ja ISBN-tunnuksen olemassaolon katsotaan olevan merkki siitä, että julkaisu on alun perin tarkoitettu julkisesti saatavilla olevaksi.

2. Julkaisukanavalla tulee olla tekijästä riippumaton toimituskunta tai julkaisija, joka päättää julkaisukanavalla julkaistavista julkaisuista.

   • Esimerkiksi tekijän omakustanteita tai omilla kotisivuilla julkaistuja dokumentteja ei raportoida. Myöskään esimerkiksi yksittäisen kirjaston tai organisaation julkaisuarkiston kautta tekijän itse julkiseksi saattamia julkaisuja ei raportoida, mikäli julkaisemisesta ei ole päättänyt julkaisun tekijästä riippumaton ulkopuolinen taho.

3. Julkaisua ei ole aikaisemmin julkaistu tiedonkeruussa raportoitavassa muodossa.
   • Julkaisun tulee sisältää uutta tieteellistä, ammatillista tai taiteellista sisältöä siten, ettei sitä aikaisemmin ole julkaistu tiedonkeruussa raportoitavassa muodossa. Näin ollen esimerkiksi julkaisuarkistoon (esim. arXiv.org) tallennettu julkaisu voidaan raportoida sen ilmestyttyä lehdessä tai muussa raportoitavassa muodossa. Omien tai muiden tekstien käännöksiä tai julkaisujen uusia painoksia ei raportoida, mikäli julkaisua ei ole merkittävästi muokattu edelliseen painokseen nähden. Myöskään verkkojulkaisujen päivityksiä ei raportoida uusina julkaisuina.
4. Julkaisun tekijällä on yhteys raportoivaan organisaatioon.

   • Organisaatio on mahdollistanut julkaisun syntymisen ja tutkimus- tai asiantuntijatyön. Käytännössä tämä tarkoittaa, että tekijä on palvelus- tai muussa sopimussuhteessa organisaatioon (jatko-opiskelijat alla olevien kriteerien mukaan) taikka organisaatio on muuten mahdollistanut julkaisun tekemisen.

     Yliopistojen jatko-opiskelijoiden kohdalla julkaisut kirjataan jatko-opinto-oikeuden saaneilta läsnäoleviksi kirjautuneilta opiskelijoilta.  Kun julkaisun tekijä ei kiinnity organisaatioon palvelussuhteen eikä jatkotutkinto-oikeuden perusteella, pitää hänen silti olla saanut organisaatiolta aktiivisen tutkimustyön mahdollistaneet voimavarat ja työympäristön (laitteet, aineistot, tutkimusryhmä). Dosentuuri on arvonimi, eikä siten pelkästään riitä siteeksi yliopistoon.

     Yhteys organisaatioon todetaan ensisijaisesti tekijän julkaisussa mainitseman affiliaation perusteella. Julkaisun tekijöiden pitää tästä syystä olla erityisen huolellisia siinä, että organisaation nimi tulee julkaisuun ja että se tulee siihen oikeassa muodossa. Julkaisut kirjataan sille organisaatiolle, jossa julkaisuun liittyvä tutkimus- tai asiantuntijatyö on pääasiallisesti tehty, vaikka julkaisun tekijä olisi siirtynyt toiseen organisaatioon ennen julkaisun ilmestymistä.

     Väitöskirja voidaan raportoida sekä siihen liittyvän tutkinnon antaneesta yliopistosta että organisaatiosta, johon julkaisun tekijä on palvelus- tai muussa suhteessa.

     Korkeakoulujen perustutkinto-opiskelijoiden julkaisuja ei oteta huomioon opetus- ja kulttuuriministeriön julkaisutiedonkeruussa.

5. Julkaisu perustuu tekijän tutkimus- tai asiantuntijatyöhön.
   • Esimerkiksi pelkästään harrastus-, järjestö- tai liiketoimintaan liittyviä julkaisuja, jotka eivät perustu tutkimus- tai asiantuntijatoimintaan, ei raportoida. Myöskään ei raportoida sellaisia julkaisuja, joiden taustalla oleva tutkimus ei ole liittynyt henkilön työhön korkeakoulussa. Pelkästään markkinointiviestintään tarkoitettuja julkaisuja ei raportoida.

Em. kriteerit koskevat sekä painettuja että ainoastaan sähköisessä muodossa jaettuja dokumentteja (esim. verkkolehdet ja  -alustat).

Keskeisiä käsitteitä ja määritelmiä

Seuraavassa esitellään joitakin keskeisiä käsitteitä ja määritelmiä, joita käytetään julkaisutiedonkeruun ohjeistuksessa. 

Tieteellisen julkaisun määritelmä (tieteellinen yleisö)

Tieteellisiä julkaisuja yhdistää seuraavien kolmen ehdon täyttyminen:

1. Julkaisun täytyy tuottaa uutta tietoa suhteessa muuhun aiempaan tutkimustietoon samasta asiasta.
2. Julkaisu täytyy olla esitettynä muodossa, joka antaa mahdollisuuden tutkimustulosten todentamiseen ja/tai niiden käyttöön uudessa tutkimuksessa ja jonka avulla toiset tutkijat voivat arvioida tutkimustuloksia ja käyttää niitä omassa työssään.
3. Julkaisun julkaisukanava on erikoistunut tieteellisten tutkimustulosten julkaisuun, ja sillä on tieteenalan asiantuntijoista koostuva toimituskunta sekä vertaisarviointikäytäntö. (Huom. Tieteellisillä julkaisukanavilla voidaan julkaista myös vertaisarvioimattomia julkaisuja).

Kaikkia kriteerejä sovelletaan kullekin tieteenalalle muodostuneiden vakiintuneiden käytäntöjen mukaan.

Ammatillisen julkaisun määritelmä (ammatillinen yleisö)

Ammatillisilla julkaisuilla tarkoitetaan julkaisuja, jotka levittävät tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoimintaan sekä ammatilliseen asiantuntijuuteen perustuvaa tietoa ammattiyhteisön käyttöön. Ammatillisten julkaisujen pääasiallinen lukijakunta on alalle koulutettua ja soveltaa tietoa käytännön työssään. Tieteellisten julkaisujen ja ammatillisten julkaisujen kohdeyleisöt saattavat olla osin samoja, ja lisäksi kummassakin ryhmässä julkaistut yksittäiset artikkelit saattavat olla hyvinkin samantyyppisiä.

Ammatillisia julkaisukanavia ovat esimerkiksi seuraavat ammattilehdet:

Metsälehti, Käytännön maamies, Sosiaalitieto, Kehittyvä elintarvike, Acatiimi, Journalisti, Arkkitehti, Sairaanhoitaja, Puutarha & kauppa, Ulkopolitiikka ja Opettaja.

Poikkeuksen muodostavat ammattilehdet, joissa julkaistaan myös vertaisarvioituja tieteellisiä artikkeleita. Julkaisufoorumin tasoille 1-3 luokitelluissa ammattilehdissä (esim. Duodecim, Suomen lääkärilehti, Liikunta ja tiede, Suomen hammaslääkärilehti ja Suomen eläinlääkärilehti) julkaistujen vertaisarvioitujen tieteellisten artikkeleiden kohdeyleisöksi merkitään ”tieteellinen” huolimatta siitä että ko. lehdet on suunnattu ensisijaisesti ammattiyhteisölle. Näiden lehtien vertaisarvioimattomille artikkeleille merkitään kohdeyleisöksi ”ammatillinen”.

Ammatillisiksi julkaisuiksi raportoidaan myös erilaiset poliittisen tai ammatillisen päätöksenteon tueksi tuotetut tieteelliseen tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotyöhön perustuvat selvitykset ja raportit, joiden tilaaja ja kustantaja on tyypillisesti julkinen taho, kuten ministeriö, virasto tai valtion tutkimuslaitos.

Yleistajuisen julkaisun määritelmä (yleistajuinen yleisö)

Yleistajuisilla julkaisuilla tarkoitetaan julkaisuja, jotka välittävät tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoimintaan sekä asiantuntijuuteen perustuvaa tietoa suurelle yleisölle ja joiden sisällön ymmärtäminen ei edellytä erityistä perehtyneisyyttä alaan. Esimerkkejä yleistajuisista julkaisuista ovat yleistajuiset kirjat, julkiseen keskusteluun osallistuvat kirjoitukset sanomalehdissä, yleistajuisissa aikakauslehdissä ja verkkoalustoilla.

Taiteellisen julkaisun määritelmä

Taiteellisella julkaisulla tarkoitetaan taiteellisen toiminnan julkisia tuloksia. Ne voivat olla joko itsenäisiä taiteellisia teoksia tai eri taiteenalojen käytäntöjen mukaisesti arvostettuja erillisiä osatoteutuksia. Jälkimmäisestä esimerkkejä ovat muun muassa näytelmän lavastus, yhteisnäyttelyssä oleva teos tai näyttelijän roolisuoritus. Lisäksi taiteelliseksi julkaisuksi lasketaan sellaiset taiteelliset osatoteutukset, jotka ovat osa julkaisua, jonka konteksti ei ole ensisijaisesti taiteellinen, mutta jonka taiteellista osaa arvostetaan kyseisessä taideyhteisössä. Esimerkkejä tällaisesta ovat muun muassa arkkitehdin tai muotoilijan suunnitelmat. Pelkästään markkinointiviestintään tarkoitettuja julkaisuja ei raportoida.

Taiteellisen julkaisun täytyy aina ylittää tekijänoikeuslainsäädännön mukainen teoskynnys.

Yhteys korkeakouluun tarkoittaa taiteellisten julkaisujen osalta sitä, että tekijä on korkeakouluun palvelussuhteessa julkaisun valmistelun, harjoittelun ja/tai tekemisen aikana ja että taiteellinen toiminta liittyy henkilön toimenkuvaan korkeakoulussa. Taiteellisen toiminnan liittyminen henkilön toimenkuvaan tarkoittaa, että toiminta kuuluu henkilön työsuunnitelmaan tai siitä on sovittu esihenkilön kanssa esimerkiksi kehityskeskusteluissa. Siltä osin, kun taiteellisesta toiminnasta ei ole sovittu työnantajan kanssa ja tämä taiteellinen toiminta muodostaa henkilön pääasiallisen korkeakoulun ulkopuolisen toimenkuvan, niin tätä taiteellista toimintaa ei huomioida tiedonkeruussa. Tämänlainen tilanne saattaa olla esimerkiksi sivutoimisen tuntiopettajan kohdalla.  Yliopistojen jatko-opiskelijoiden kohdalla julkaisut kirjataan jatko-opinto-oikeuden saaneilta läsnäoleviksi kirjautuneilta opiskelijoilta.

Vertaisarvioinnin määritelmä

Tieteellisten julkaisujen vertaisarvioinnilla tarkoitetaan menettelyä, jossa lehti, konferenssi, kirjakustantaja tai verkkoalusta pyytää tieteenalan asiantuntijoita suorittamaan arvion julkaistavaksi tarjottujen käsikirjoitusten tieteellisestä pätevyydestä. Julkaisutiedonkeruussa edellytetään, että vertaisarviointi täyttää seuraavat kriteerit:

• Julkaisun arvioijat ovat olleet riippumattomia suhteessa arvioitavaan käsikirjoitukseen. Riippumattomalla arvioijalla tarkoitetaan ansioituneita tutkijoita tai muita asiantuntijoita, jotka eivät ole julkaisusarjan (lehti tai kirjasarja) tai julkaisun (kokoomateos, lehden erikoisnumero, konferenssijulkaisu) toimittajia.
• Prosessissa on arvioitu vähintään tutkimuksen toteutuksen, raportoinnin ja johtopäätösten luotettavuutta ja tarkkuutta tieteenalalle ominaisella tavalla.
• Arvioitavana on ollut koko julkaistavaksi tarjottu käsikirjoitus, ei pelkästään abstrakti tai ote.
• Kirjoittaja on saanut vertaisarvioinnista kirjallisen referee-lausunnon (alkuperäinen lausunto tai toimituskunnan/päätoimittajan tiivistelmä).

Vertaisarviointi tulee voida epäselvissä tapauksissa todistaa kirjallisen lausunnon perusteella. Jos kotimainen tiedekustantaja käyttää Tieteellisen seurain valtuuskunnan vertaisarviointitunnusta (http://www.tsv.fi/tunnus), ainoastaan tunnuksella merkityt artikkelit ja erillisteokset voidaan ilmoittaa vertaisarvioiduiksi.

Riippumattomien asiantuntijoiden suorittamaa vertaisarviointia (peer review) ei pidä sekoittaa toimitukselliseen arviointiin (editorial review), jossa arvioidaan tekstin sopivuutta mm. kokoomateoksen muuhun sisältöön. Toisen samaan kirjaan kirjoittaneen tekemää arviota voidaan pitää riippumattomana arviointina ainoastaan mikäli kyseessä on molempiin suuntiin anonyymi, ns. kakssoissokko -arviointi (double-blind).  Muissa tapauksissa myös avoimella identiteetillä suoritettu arviointi katsotaan riittäväksi. Myös julkaisu jonka kohderyhmä on ammatillinen tai julkinen sektori (päätöksenteko) voi olla vertaisarvioitu.

Myös vertaisarvioiduilta kokoomateosartikkeleilta (A3) edellytetään, että arvioitsija on ulkopuolinen ja kirjoittajasta riippumaton (ei kirjan toimittaja eikä toimituskunta). Lisäksi myös tieteellisiltä erillisteoksilta (C1) ja tieteellisiltä toimitustöiltä (C2) edellytetään vertaisarviointia. 

Konferenssijulkaisu

Tieteelliset konferenssiartikkelit ovat tyypillisiä lähinnä tietojenkäsittelytieteessä ja teknillisissä tieteissä. Useimmilla muilla aloilla konferenssijulkaisu on välivaihe ennen julkaisemista muussa julkaisukanavassa. Kertaluontoisen tapahtuman esityksistä laaditun kokoomateoksen artikkelit merkitään ilmestyneeksi emojulkaisussa, jonka tyyppi on konferenssi. Tieteellisissä lehdissä julkaistut artikkelit, vaikka ne perustuisivat konferenssissa pidettyyn esitykseen, merkitään alkuperäis- tai katsausartikkeleiksi. Edellä mainituissa tapauksissa myös julkaisufoorumitaso määräytyy ko. emojulkaisun tyypin käytännön mukaisesti.

Konferenssijulkaisun julkisuus määritetään samoin kuin muidenkin julkaisujen, eli julkaisun täytyy olla julkisesti saatavilla. Pelkästään yksittäisen kirjaston tai organisaation aineistoissa (esim. julkaisuarkisto) tai tutkijan kotisivuilla julkisena oleva julkaisu ei ole julkisesti saatavilla. Myöskään pelkästään konferenssin osallistujille jaetut julkaisut, ainoastaan verkossa rajoitetusti saatavilla olevat julkaisut tai ainoastaan rajoitetun ajan (esim. konferenssin keston) avoimena saatavilla olevat julkaisut eivät ole tiedonkeruun tarkoittamassa merkityksessä julkisesti saatavilla. Kuitenkin ainoastaan konferenssin osallistujille (esim. usb-muistitikulla) jaetut julkaisut voidaan katsoa julkisiksi, mikäli niillä on ISBN-tunnus.

Konferenssijulkaisuissa julkaistaan eri laajuisia julkaisuja. Opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruissa otetaan huomioon täydelliset kirjalliset versiot konferenssiesitelmistä (full paper) ja ns. Short paper/Work‐in‐Progress ‐tyyppiset paperit. Artikkeleiden tyypit määritellään konferenssin oman käytännön mukaan, sivumäärä ei ole ainoa ratkaiseva tekijä. Konferenssiesitelmien abstrakteja, laajennettuja abstrakteja (extended abstract), postereita tai Powerpoint-esityksiä ei oteta huomioon julkaisutoiminnan tilastoinnissa. Julkaisutoiminnan tilastoinnissa huomioidaan vain ne julkaisutyypit, joita tiedeyhteisö käyttää vakiintuneen käytännön mukaan julkaisutoiminnan arvioinnissa. Muut konferenssiesitelmien muodot rinnastuvat tutkijoiden asiantuntijatehtäviin, joten ne voidaan ilmoittaa organisaation järjestelmässä ja näyttää tiedejatutkimus.fi-palvelussa osana tutkijan asiantuntijaprofiilia, mutta ne eivät täytä julkaisuraportoinnin (tai -tilastoinnin) ehtoja. Vertaisarviointi konferenssijulkaisuissa tarkoittaa vertaisarviointia, joka on suoritettu koko käsikirjoituksen, ei vain tiivistelmän perusteella.

Julkaisufoorumi

Julkaisufoorumi-luokituksen perusteella annetaan tasoluokka julkaisukanavalle (lehdelle, sarjalle, konferenssille tai kirjakustantajalle), jossa julkaisu on ilmestynyt. Samalla julkaisukanavalla voi ilmestyä sekä vertaisarvioituja että vertaisarvioimattomia julkaisuja.

Julkaisufoorumin tasoille 1-3 listaamissa julkaisukanavissa ilmestyvät julkaisut ovat tieteellisiä vertaisarvioituja julkaisuja muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta: Joissakin ammattilehdissä (esim. Suomen lääkärilehti, Duodecim, Liikunta ja tiede, Suomen hammaslääkärilehti ja Suomen eläinlääkärilehti) ilmestyy sekä vertaisarvioituja tieteellisiä että ammattiyleisölle suunnattuja artikkeleita.

Mikäli julkaisu on ilmestynyt tieteellisellä julkaisukanavalla, jota ei ole luokiteltu julkaisufoorumissa, ko. julkaisukanavaa voidaan ehdottaa arvioitavaksi. Ehdotusten tekeminen onnistuu JUFO-portaalissa sisäänkirjautumisen jälkeen, ks. tarkemmat ohjeet sivulta https://julkaisufoorumi.fi/fi/muutosehdotukset.

Tässä ohjeessa ja julkaisutiedonkeruussa käytetyt käsitteet ja määritelmät ovat yhdenmukaisia julkaisufoorumissa käytettyjen käsitteiden kanssa.

Tieteenalaluokitus

Tieteenalalla tarkoitetaan julkaisutiedonkeruussa julkaisun sisällöllistä alaa. Tieteenalaa ei määritetä ensisijaisesti julkaisukanavalle määriteltyjen tai tekijöiden kotilaitoksen/-yksikön tieteenalojen, vaan nimenomaisen julkaisun sisällön perusteella.

Julkaisulle ilmoitetaan 1-6 tieteenalaa siinä järjestyksessä, mitä tieteenalaa julkaisu eniten koskee. Ensimmäiseksi merkitty on ns. ensisijainen tieteenala, jota käytetään muun muassa julkaisujen tilastoinnissa. Tieteenalatieto on olennainen julkaisutoiminnan seurannassa.

Julkaisujen luokittelussa sovelletaan Tilastokeskuksen tieteenalaluokitusta vuodelta 2010.

Avoin saatavuus

Julkaisun avoimen saatavuuden osalta julkaisutiedonkeruussa kerätään erikseen tieto julkaisun kustantajan version (senhetkisestä) avoimesta saatavuudesta, julkaisukanavan avoimuudesta sekä julkaisun rinnakkaistallennetta koskevia tietoja. Näiden tietojen pohjalta on mahdollista määrittää julkaisun avoin saatavuus. Lisäksi julkaisun avoimeen saatavuuteen liittyen kerätään tietoa kustantajalle maksetusta julkaisun avoimen saatavuuden maksusta sekä julkaisun preprint-version avoimesta saatavuudesta. Julkaisukanavan avoimuuden tasosta riippumatta kaikki julkaisut on tärkeää rinnakkaistallentaa niiden pitkäaikaissaatavuuden varmistamiseksi.

Julkaisun avoin saatavuus voi toteutua kustantajan version tai rinnakkaistallenteen avoimuuden kautta.

Kustantajan version katsotaan olevan tiedonkeruun määritelmän mukaisesti avoin silloin, kun julkaisu on välittömästi ja pysyvästi saatavilla kustantajan palvelussa. Julkaisu voi olla saatettu avoimeksi ilman erillistä maksua tai kustantajalle on voitu maksaa julkaisun avoimuudesta. Mikäli kustantajan versio on ns. viivästetysti avoin, eli avoimesti saatavilla vasta kustantajan määrittelemän embargo-ajan jälkeen, julkaisun kustantajan version ei katsota olevan avoin tiedonkeruun määritelmän mukaisesti. Tieto viivästetystä OA:sta on kuitenkin mahdollista ilmoittaa osana tiedonkeruuta.

Julkaisun rinnakkaistallenteen version avoin saatavuus tarkoittaa, että julkaisun rinnakkaistallenne on pysyvästi saatavilla organisaatio- tai tieteenalakohtaisessa julkaisuarkistossa joko välittömästi tai kustantajan määrittämän embargo-ajan jälkeen.

Kaikissa tapauksissa julkaisun avoin saatavuus tarkoittaa seuraavien ehtojen täyttymistä:

1. Julkaisu on internetin kautta kokonaisuudessaan ilmaiseksi ja esteettömästi luettavissa, tulostettavissa ja kopioitavissa vähintään ei-kaupalliseen käyttöön.
2. Julkaisu on vapaasti saatavilla pysyvästi sellaisessa joko kustantajan tai tutkimusorganisaatioiden tarjoamassa palvelussa, joka mahdollistaa julkaisujen kuvailutietojen haravoinnin ja sisällön indeksoinnin muihin hakupalveluihin sekä tukee julkaisuihin viittaamista ja linkittämistä pysyviin tunnisteisiin (DOI, URN, Handle) pohjautuvilla verkko-osoitteilla.
3. Julkaisun vapaasti saatavilla oleva versio on julkaisusopimuksesta tai kustantajan politiikasta riippuen joko tekijän viimeinen oma rinnakkaistallennettu versio tai kustantajan palvelussa ilmestynyt lopullinen versio. Jos kyseessä on vertaisarvioitu julkaisu, myös vapaasti saatavilla olevan version pitää olla vertaisarvioitu.

Erityisesti 2. ehtoa tulkittaessa on huomioitava teknisten järjestelmien erilaiset kehitysvaiheet ja mahdollisuudet pysyviin tunnisteisiin pohjautuviin osoitteisiin. Mikäli julkaisulle ei ole annettu pysyvää osoitetta, ilmoitetaan muu verkko-osoite. Kotimaisten tutkimusorganisaatioiden ylläpitämien rinnakkaistallennuspalveluiden osalta 2. ehdon täyttyminen ei ole toistaiseksi välttämätöntä.

Tiedonkeruuseen on lisätty myös mahdollisuus ilmoittaa tieto julkaisun avoimen PrePrint-version saatavuudesta organisaatio- tai tieteenalakohtaisessa julkaisuarkistossa. Avoimen PrePrint-version ei kuitenkaan katsota tarkoittavan tiedonkeruun määritelmän mukaisesta avointa julkaisua.

Pääsääntöisesti myöskään lehtien osin markkinointimielessä ja/tai tilapäisesti avaamia Free-artikkeleita ei raportoida virallisena avoimuutena, ellei varmuutta niiden pysyvästä avoimuudesta ole.

Tiedonkeruun ulkopuolinen julkaisu 

Opetus- ja kulttuuriministeriön julkaisutiedonkeruu koskee tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan seurannan kannalta merkittäviä julkaisuja. Näiden lisäksi VIRTA-julkaisutietopalveluun on organisaation niin päättäessä mahdollista toimittaa myös joitakin sellaisia julkaisuja, joita ei huomioida virallisessa julkaisutoiminnan tilastoinnissa. Tällaisia poikkeuksia ovat esimerkiksi konferenssiposterit ja -abstraktit, blogijulkaisut jotka eivät täytä OKM-tiedonkeruun vaatimuksia sekä julkaisuiden käännösversiot, jotka eivät täytä kriteeriä uuden tiedon tuottamisesta. Tiedonkeruun ulkopuoliset julkaisut ovat selattavissa tiedejatutkimus.fi -palvelussa.

Tiedonkeruun ulkopuolistenkin julkaisuiden osalta on kuitenkin täytyttävä ehto, jonka mukaan tekijän on oltava yhteydestä raportoivaan organisaatioon. Esimerkiksi ulkomaiseen organisaatioon affilioituneena tehtyjä julkaisuja ei siis ole mahdollista toimittaa VIRTA-julkaisutietopalveluun.

Tiedejatutkimus.fi:ssä olevaan profiiliisi voit kuitenkin tutkijan tiedot -työkalun kautta tuoda ORCID-profiilistasi myös sellaisia julkaisuja, joita ei ole mahdollista toimittaa VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta.

Julkaisun kuvailu - julkaisun tyyppiä kuvailevat attribuutit ja tarkemmat viitetiedot

Julkaisusta ilmoitetaan tiedonkeruussa attribuutit, jotka kertovat minkä tyyppisestä julkaisusta on kyse, sekä tarkempia viitetietoja, jotka kertovat esimerkiksi kenen kustantama julkaisu on tai missä maassa julkaisu on ilmestynyt. Avointa saatavuutta koskevat viitetiedot ovat keskeinen osa julkaisutiedonkeruuta.

Julkaisun tyyppiä kuvailevat attribuutit

Kerättävät tiedot riippuvat keskeisesti siitä, minkä muotoisesta julkaisusta on kyse. Alla on listattuna kaikki eri julkaisumuodot. Klikkaamalla otstikkoa pääset tarkastelemaan, mitä tietoa kunkin julkaisumuodon julkaisuihin ilmoitetaan.

Muut kuin OKM-julkaisutilantointiin kuuluvat julkaisut

Tarkemmat viitetiedot

Julkaisua kuvailevat tarkemmat viitetiedot koskevat julkaisun avointa saatavuutta, sekä muita bibligrafisia kuvailutietoja, kuten julkaisun kustantajaa tai julkaisumaata. Tarkempien viitetietojen pakollisuus riippuu siitä, minkä muotoisesta julkaisusta on kyse. Julkaisua suositellaan kuitenkin kuvailemaan pakollisten tietojen lisäksi mahdollisimman kattavasti myös muilla mahdollisilla tiedoilla. Mahdollisissa koodistoissa käytetyt arvot liittyvät tiedonkeruuseen eivätkä itsessään ole hierarkkisia, arvottavia tai arviointikriteereitä.

Alla on listattuna kaikki tällä hetkellä käytössä olevat viitetietokentät.

Avointa saatavuutta koskevat kuvailevat viitetiedot

Muut julkaisua kuvailevat viitetiedot

Tarkista julkaisusi tiedot

Voi tarkistaa julkaisusi tiedot tiedejatutkimus.fi -palvelusta. Julkaisu näkyy palvelussa noin vuorokauden viiveellä siitä, kun organisaatiosi on tarkastanut ja lähettänyt julkaisutiedot organisaation käyttämästä järjestelmästä VIRTA-julkaisutietopalveluun. Huomaathan, että mikäli julkaisusi on tunnistettu yhteisjulkaisuiksi jonkin toisen organisaation lähettämän julkaisun kanssa, tiedejatutkimus.fi:ssä näkyvät tiedot ovat eri organisaatioiden tietojen tallennusten yhdistelmä.

Tarkempia tietoja julkaisutiedonkeruusta ja omien julkaisujesi käsittelystä saat ensisijaisesti oman organisaatiosi julkaisutiedonkeruusta vastaavalta taholta.