CSC:n tavoitteena on kehittää täysimittainen palvelunhallintatoimisto (Service Management Office, SMO), joka tuottaa, ohjaa ja koordinoi korkeakoulujen tutkimuksen ja koulutuksen IT-palvelujen palveluintegraatiota. Palvelunhallintatoimiston tarkoitus on toimia korkeakoulujen kumppanina ja pyrkiä siten mahdollistamaan ensivaiheessa CSC:n ja myöhemmin myös valittujen kolmansien osapuolien tuottamien ja kehittämien palvelujen käytön korkeakouluille turvallisesti, joustavasti ja helppokäyttöisesti.
Palveluintegraattorin käyttötapauksia selvitetään ja työstetään yhdessä korkeakoulujen edustajien kanssa. Yksittäisten haastattelujen lisäksi yhteistyöskentelyä tehdään tässä vaiheessa ko. toukokuun lopun työpajoissa.
Perjantaina 24.5. keskitytään strategisen ja taktisen tason käyttötapauksiin ja perjantaina 31.5. taktisen ja operatiivisen tason käyttötapauksiin. Jako ei ole tarkka, mutta se voi toimia suuntaa-antavasti sopivaa työpajaa valitessa.
Käyttötapaukset (toukokuun aikana päivittyvä lista siirretään Conceptboardille ennen työpajoja)
Case ID
Käyttötapauksen lyhyt kuvaus
Tarkennus keskusteltavaksi
1001
CSC:n palveluiden rahoittajana haluan nähdä sovitun aikataulun mukaisesti raportit palveluiden tuloksellisuudesta käytettyihin resursseihin nähden.
Haluan raportit sähköisessä muodossa. Raportit tulee voida tulostaa tai kuvat uudelleenkäyttää selkeästi muotoillussa muodossa tarvittaessa. Esitetyt tiedot tulisi olla tarjolla myös numeerisessa muodossa, jotta voin hyödyntää niitä omissa yhteenvetoraporteissani. Pystyn käyttämään tuloksellisuuden arvioinnissa hankittujen palveluiden toimittajilta sovitun mukaisia tunnuslukuja toimitettujen palveluiden laadusta, määrästä ja mahdollisesti kustannusperusteista. Pystyn yhdistämään halutessani raporttiin oman korkeakouluni mittaristoja.
1002
Korkeakoulun johtajana haluan selkeän kuvan palveluiden kehittämisen ohjausmallista – miten korkeakoulusta osallistutaan palvelun vaatimusten keräämiseen ja miten korkeakoulut varautuvat palveluiden tehokkaaseen hyödyntämiseen.
Erilaisten ohjausrakenteiden kokonaisuuden tulisi olla selkeärajainen ja tehokkuudeltaan tarkasteltavissa. Korkeakoulun johdon tulisi pystyä tarkistamaan, millaisia vaatimuksia niiden tarpeisiin kehitetyille ohjelmistoille on korkeakouluista esitetty ja tarkistamaan näiden prioriteetit oman sisäisen ohjauksensa puitteissa sekä ohjata kehityksen korkeakoululta vaatimiin muutoksien toteutukseen resursseja. Korkeakoulun johtajan tulisi myös kyetä varmentamaan, että korkeakoulun tarpeet on välitetty ja huomioitu palvelun kehityksessä.
1003
Korkeakoulun IT-johtajana haluan nähdä palveluraporteissani, kuinka tuloksellisesti korkeakoulun palveluissa on hyödynnetty eri toimittajien palveluita.
CSC:n tuottamat, räätälöidyt ja välittämät palvelut tulisi näkyä osana raporttia. Saan CSC:n palvelut näkymään osana käyttämiäni raportointeja, eli raportointi integroituu oman korkeakouluni raportointiratkaisuihin. IT-johtajana minun ei tarvitse teettää lisää töitä nähdäkseni CSC:n tuottamien palveluiden roolin osana palvelujeni kokonaisuutta.
1004
Organisaationi resurssien käytöstä vastaavana haluan tuottamistani ja käyttämistäni palveluista yhteismitallisen riittävän raportoinnin toiminnan ohjauksen tueksi.
Haluan optimoida organisaationi sisäisen raportoinnin siten, että raporttien tuottaminen on mahdollisimman pitkälle automatisoitu eikä raportteja tuoteta kuin tunnetun tarpeen täyttämiseksi. Organisaation ja organisaatioiden välisten raporttien tulee siis olla kirjattu ja kuvattu yhteen paikkaan, josta ne on tarkastettavissa todellisuutta vasten. Puuttuvat raportit haittaavat toiminnan ohjaamista. Liiallinen raportointi syö resursseja ja hukuttaa olennaisen tiedon alleen. Raporttien yhteismitallisuus (esim. KPI-luvut) mahdollistaa raporttien aggregoinnin tiedonhallinnan menetelmin. BI-työkalujen hyödyntämiseksi raporttidatan tulee olla tarjolla koneluettavassa muodossa rajapinnan kautta.
1102
Korkeakoulujen toimittajista vastaavana henkilönä haluan nähdä CSC:n palvelutarjonnan selkeästi yhdestä paikasta.
Palveluiden käyttöehdot ja yhdisteltävyys tulee ilmetä selkeästi tästä tietolähteestä. Haluan pystyä jättämään tarjouspyynnön tai kyselyn kiinnostavaan palvelujen kokonaisuuteen helposti samasta paikasta. Jos organisaationi on oiketettu jo tunnetuin perusteluin palvelun hankkimiseen ja palvelulla on valmis hinnoittelu, tulee palvelukokonaisuudesta voida jättää tätä kautta myös suora tilaus.
1105
Korkeakoulun käyttövaltuuksista vastaavana haluan voida tarkistaa, keillä on käyttöoikeuksia CSC:ltä hankittuihin palveluihin organisaatiostani.
Pystyn tarkistamaan valtuutuksen perustelut omasta organisaatiostani, mutta tarvitsen tiedon, millaisin oikeuksin ja keitä korkeakoulun resursseja käyttää. Haluan voida tehdä valtuutuksiin muutoksia joko oman valtuutuksien hallinnan järjestelmien kautta integroidun teknologian avulla tai palvelupyyntönä CSC:lle. CSC:n tulee voida tunnistaa minut organisaationi puolesta valtuutetuksi muutosten tekemiseen. Palvelupyyntö voi olla perusmuotoinen tai itsepalvelutoiminto. Haluan pystyä vahvistamaan, että tilaamani muutokset on toteutuneet.
1111
Korkeakoulun palvelutilauksista vastaavana henkilönä haluan voida tarkastella korkeakoulun voimassaolevia palvelutilauksia.
Kun puitesopimuksen alainen sopimus palvelusta on syntynyt ja allekirjoitettu CSC:n tarjoaman sähköisen allekirjoitusjärjestelmän avulla, haluan voida tarkastella palvelukokonaisuuksien sopimuskokonaisuutta yhdestä paikasta. Olen allekirjoituksen yhteydessä saanut kustakin sopimuksesta kopion sähköpostitse ja tallettanut sen organisaationi sopimusarkistoon. Asioidessani CSC:n palvelunhallinnan toimiin tarkoitetussa portaalissa, haluan voida tarkastella tai pyytää sopimuskokonaisuuden uudelleenlähettämistä. Kunkin sopimuksen osalta haluan nähdä samasta paikasta sopimukseen liittyvät ajantasaiset yhteystiedot, voimassaoloajat ja voimassa olevan hinnoittelun. Myös ilmoitetut/sopivut hinnoittelun muutokset ja näiden voimaanastumisen ajankohdan tulisi olla näkyvissä sopimusten yhteydessä.
1112
Korkeakoulun tietoturvasta vastaavana haluan pystyä vakuuttumaan toimijoiden välisen tiedonvaihdon turvallisuudesta.
Haluan pystyä tarkastelemaan tiedonsuojaamistoimia palvelunhallintaa varten käyttöönotetuissa tiedonsiirroissa. Näitä ovat erilaiset raportit, pöytäkirjat, valvontaherätteet, palvelupyynnöt, valtuutukset, hallinnointinäkymien tarjoama näkyvyys, jne. Näiden lisäksi haluan selkeän pääsyn korkeakoulun hankkimien palveluiden tietosuojadokumentaatioihin (GDPR-dokumentaatio, käyttäjäohjeistukset tietosuojaan liittyen yms.). Palvelut ja toiminnot tulisi olla luokiteltu yleisen/yhteisen tietoturvaluokittelun mukaisesti eri suojatasoihin.
Case ID
Käyttötapauksen lyhyt kuvaus
Tarkennus keskusteltavaksi
1101
Korkeakoulun palvelutilauksen vastaava haluaa tarkistaa CSC:n laskutuksen.
Laskutuksen tunnusluvut tulee löytyä avattuina korkeakoulun omasta tai CSC:n tarjoamasta näkymästä. Laskutuksesta reklamointi tai muu yhteydenotto tulee onnistua yhden kanavan kautta lasku identifioimalla.
1104
Korkeakoulun palvelunhallinnan asiantuntijana haluan nähdä muutoskalenterissani CSC:ltä hankkimieni palveluiden kriittiset ajankohdat.
0
1109
Korkeakoulun integraatioarkkitehti haluaa integroida CSC:n toimittamien palveluiden hälytykset oman organisaationsa häiriönhallinnan järjestelmiin.
0
1113
Korkeakoulun palveluiden arkkitehtina haluan voida tarkistaa arkkitehtuurikuvaukseni hankittujen Palveluiden osalta.
Kuvaukseni voivat olla viitearkkitehtuureja, liiketoiminta-arkkitehtuureja palvelukarttoineen, tietojärjestelmäarkkitehtuureja yms. Yhteisten palveluiden väliset tietovirrat tulisi olla kuvattuna yhteisessä tietovarannossa. Yhteisen palveluiden osalta pitää voida vaatia yhteisesti sovittujen tietomallien noudattamista rajapinnoissa.
1202
Korkeakoulun palveluntuotannon henkilönä haluan palveluni häiriötilanteen selvitykseen mukaan toimittajien edustajat.
Palvelu on kokonaan tai osittain toteutettu CSC:n tuottamien tai tarjoamien palvelun tai palveluiden päälle. Haluan häiriötilanteessa pystyä kutsumaan toimittajien edustajat selvitystyöhön yksinkertaisella, selkeällä ja korkeakouluni prosesseihin integroituvalla tavalla.
1203
Korkeakoulujen palveluiden kehittäjänä olen kiinnostunut tarkastelemaan CSC:n palveluiden riippuvuuksia toisistaan ja ulkoisista palveluista.
Muutoksen suunnittelussa tarvitsen tietoa siitä, keitä kaikkia on syytä osallistaa muutoksen suunnittelussa ja tarkastella teknisiä ja poliittisia reunaehtoja muutoksen toteuttamiselle.
1204
Korkeakoulujen sisäisen IT-tuen edustajana haluan nähdä valitsemistani CSC:n tuottamista tai tarjoamista palveluista häiriötilannetietoa ja muutosaikatauluja omassa tilannenäkymässäni tai muutoksenhallinta- tai toimittajienhallintajärjestelmässäni.
0
1206
Korkeakoulun palveluita kehittäessäni ottamalla käyttöön uusia palveluita korkeakoulun ulkopuolelta hyödynnän muiden aikaisempia kokemuksia kyseisen palveluiden käyttöönotosta ja käytöstä.
Palveluiden kuvauksen lisäksi käytössäni on tieto palveluihin liittyvistä yhteistyö- ja ohjausfoorumeista. Käytössäni on myös loppuraportteja aikaisemmista käyttöönotoista korkeakouluista. Mahdolliset korkean tason käyttäjätyytyväisyystulokset tuotteeseen saattavat olla myös jaossa palveluiden kuvailutietojen oheen. Näiden lisätietojen saatavuus rajautuu korkeakoulujen välillä yhteistyörooleissa työskenteleville henkilöille.