IDAn käyttötarkoitus ja käyttöönotto
IDAa käytetään sellaisen tutkimusdatan säilytykseen, joka liitetään tutkimusaineistokuvailuihin Qvaimella tai Metax-rajapinnan kautta. Julkaistut aineistot ovat selailtavissa Etsin-palvelussa ja Tiedejatukimus.fi-portaalissa. IDAssa säilytettävästä datasta tulee julkaista vähintään kuvailutiedot. Käyttäjät päättävät itse palveluun tuomiensa sisältöjen avoimuudesta, jakamisesta ja käyttöpolitiikasta. Aineiston omistajalla ja rekisterinpitäjällä on vastuu aineiston käsittelystä voimassaolevan lainsäädännön ja muiden velvoitteiden mukaisesti.
Suomalaisilla korkeakouluilla ja valtion tutkimuslaitoksilla on maksuton käyttöoikeus Fairdata-palveluihin kuuluvaan IDA-palveluun, jossa kullakin organisaatiolla on tietty määrä organisaatiokohtaista IDA-käyttöoikeutta. Palvelun käyttöönottamiseksi organisaation tulee ottaa yhteyttä fairdata@csc.fi ja nimetä organisaatiolle yksi tai useampi IDA-yhteyshenkilö, jotka myöntävät oman organisaationsa käyttäjille IDA-käyttöoikeuden ja IDA-säilytystilaa. Näet kunkin organisaation käyttöoikeuden koon täältä. Organisaatiokohtaista käyttöoikeutta voi tarvittaessa kasvattaa. Lisätietoa IDAn käyttöpolitiikassa.
Lisää ohjeita IDA-palveluun liittyen löydät tämän wikisivun alisivuilta sekä Fairdata.fi-sivustolta:
Organisaation IDA-yhteyshenkilön tehtävät
- IDA-säilytystilan jakaminen oman organisaation käyttäjille
- Organisaation IDA-käyttöoikeuden hyödyntämisen seuraaminen
- Käyttäjien ja projektien tietojen ajantasaisuuden varmistaminen yhteistyössä CSC:n kanssa
- Palveluyhteyshenkilönä toimiminen omassa organisaatiossa
IDA-yhteyshenkilön nimeäminen
- Organisaatio sopii sisäisesti IDA-yhteyshenkilöidensä nimeämisestä.
- Organisaation IDA-yhteyshenkilö luo CSC-tunnuksen my.csc.fi-asiakasportaalissa.
- Organisaation IDA-yhteyshenkilö ottaa yhteyttä CSC:hen (fairdata@csc.fi) ja kertoo uuden IDA-yhteyshenkilön (tai useamman IDA-yhteyshenkilön) nimen, työnimikkeen ja CSC-tunnuksen.
- CSC antaa IDA-yhteyshenkilön CSC-tunnukselle tarvittavat oikeudet IDA-hakemusten käsittelyyn ja lisää hänet IDA-yhteyshenkilöiden sähköpostilistalle palvelumuutoksista tiedottamiseksi (ida-yhteyshenkilot@postit.csc.fi) sekä lisää yhteystiedot (esim. palveluosoite) IDA-yhteyshenkilöiden wikisivulle https://wiki.eduuni.fi/x/FWmLGw.
- Organisaation IDA-palvelun käyttö voi alkaa.
Tietoa IDA-yhteyshenkilöille
IDAn käytöstä ja IDA-säilytystilan myöntämisestä
Säilytystila IDAssa myönnetään CSC-projektille ja jokaisella IDAa käyttävällä CSC-projektilla on oltava vastuuhenkilö. Tämä vastuuhenkilö on se CSC-projektin jäsen, joka luo CSC-projektin ja anoo tilaa organisaationsa IDA-yhteyshenkilöltä MyCSC:ssä. Projektin vastuuhenkilö myös hallinnoi projektin muita jäseniä (liittää ja poistaa heitä) MyCSC:ssä. Myös organisaation IDA-yhteyshenkilö voi toimia projektien vastuuhenkilönä. Tarkempaa tietoa löytyy IDAn käyttöehtoja käsittelevältä sivulta, kohdasta "Projektin vastuuhenkilön käyttöehdot".
Kun data on julkaistu ja IDAan ei ole enää tarvetta tallentaa uutta dataa
Jos tutkija haluaa yhä jatkaa IDAssa olevan datan jakamista Etsimessä julkaistuna tutkimusaineistona, mutta ei enää tallettaa ja julkaista uutta dataa, suosittelemme että hän ottaa yhteyttä kotiorganisaation IDA-yhteyshenkilöön sopivan vastuuhenkilön löytämiseksi. Dataan liittyvä CSC-projekti tulee pitää aktiivisena myös datan julkaisun jälkeen, mikäli dataa halutaan yhä säilyttää IDAssa. Projektin vastuuhenkilöä voi kuitenkin vaihtaa. Jotta dataa voidaan säilyttää ja hyödyntää alkuperäisistä tekijöistä riippumatta, on tärkeää, että IDAssa säilytettävän datan tuntevat henkilöt ovat dokumentoineet datan, kuvailleet sen Etsimeen, dataan liittyvistä oikeuksista on sovittu ja datalle on asetettu jatkokäytön mahdollistava lisenssi. Huomaa, että IDAn käyttöehdot edellyttävät käyttäjiä julkaisemaan IDAan tallentamansa datan kuvailutiedot yhtenä tai useampana aineistona, niin että ne ovat löydettävissä Fairdata Etsin -palvelusta.
Jos taas IDA-säilytystilalle ei ole enää tarvetta, säilytystilan vastuuhenkilön tulee ilmoittaa siitä CSC:lle ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun (asiakaspalvelu (a) csc.fi). Säilytystilassa olevan datan poistosta tulee sopia CSC:n kanssa. Datan siirto omaan käyttöön ja muuhun tallennuspaikkaan on hoidettava itse.
CSC ei poista käyttäjien palveluun käyttöehtojen mukaisesti lisäämää dataa palvelusta neuvottelematta asiasta projektin vastuuhenkilön tai IDA-tilan myöntäneen organisaation kanssa.
IDAn etuja datan avaamisessa
- Data jäädytetään IDAssa ennen sen avaamista sen eheyden varmistamiseksi ja käyttäjävirheiden minimoimiseksi. Jokaisesta jäädytetystä tiedostosta tehdään kopio toiselle tallennusmedialle ja tiedostoille lasketaan tarkistussumma. Näin palvelussa säilytettävä data ei korruptoidu esim. bitrotin vuoksi.
- Data voidaan avata alkuperäisessä kansiorakenteessaan sen sijaan, että aineistoon liitetyt tiedostot on paketoitu yhdeksi zip-paketiksi. Tällöin datan hyödyntäjä voi myös ladata aineistoon kuuluvia tiedostoja joustavasti tiedosto/kansio kerrallaan, tarpeidensa mukaan.
- Huomattavan suuria, yhteensä satojen gigatavujen tai joidenkin teratavujen kokoisia aineistoja voidaan avata yhtenä kuvailtuna tutkimusaineistoina, jolla on yksi pysyvä tunniste. Aineisto voi olla myös kasvava (lisätietoa Fairdata.fi-verkkosivustolla).
- IDAssa säilytettävälle Qvaimella kuvaillulle aineistolle saa DOI-tunnisteen viittauksia varten.
- IDAssa säilytettävä data on mahdollista siirtää pitkäaikaisssäilytykseen Fairdata PAS-palveluun. Fairdata PAS-palvelun käyttö vaatii sopimuksen.
- IDAssa säilytettävän ja Qvaimella kuvaillun datan kuvailutiedot ovat löydettävissä Etsimestä ja tiedejatutkimus.fi-portaalista
IDA ja henkilötietoja sisältävä data
IDAn käyttöehtojen mukaisesti käyttäjä sitoutuu olemaan tallentamatta palveluun tietoja, jotka koskevat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa lueteltuja ”erityisiä henkilötietoryhmiä” (https://www.privacy-regulation.eu/en/9.htm). IDA-käyttöehtojen osana tulee huomioida CSC:n tutkimuksen ja opetuksen palvelujen yleiset käyttöehdot. Jokainen IDA-käyttäjä rekisteröi itselleen CSC-tunnuksen ja hyväksyy käyttöehdot.
Käsittelijä (CSC) vastaa järjestelmiensä ja palveluidensa tietoturvallisuudesta. IDAn tapauksessa tietoturvallisuuden hallinta on toteutettu valtionhallinnon perustason mukaisesti. CSC:n palvelut kattava yleinen tietoturvallisuuden hallinnan kuvaus on tarvittaessa nähtävissä CSC:n tietoturva-sivulla. Aineiston omistajalla ja rekisterinpitäjällä on viime kädessä vastuu aineiston käsittelystä lakien ja muiden velvoitteiden mukaisesti. Projektiryhmän kesken tulee noudattaa yhteisiä turvallisuuskäytäntöjä sekä aineistoa tallennettaessa että uudelleen haettaessa. Pääsyoikeudet henkilötietoja sisältävään tietoon tulee olla rajattu asiakkaan toimesta ja asiakas vastaa omien käyttäjiensä ohjeistuksesta sekä ohjeistuksen valvonnasta. Lisäsuojauksen voi toteuttaa tallentamalla henkilötiedot asiakkaan toimesta pseudonymisoidussa muodossa.
Lisätietoa: Henkilötietojen suojatoimet Fairdata-palveluissa (technical and organisational security measures, TOMs)