Hankkeen valmisteluvaiheessa on suunniteltu seuraavaa toimintatapaa, jolla mahdollistetaan kaikkien korkeakoulujen osallistuminen suunnittelun eri vaiheisiin sekä tietoisuus hankkeen etenemisestä. Ensimmäisenä tätä toimintatapaa otetaan käyttöön yleisen tason prosessikuvausten käsittelyssä.
- Hankkeen projektiryhmä valmistelee tiettyä kokonaisuutta koskevan suunnitelman pohjamateriaalin
- Projektiryhmä valmistelee työpajan (n. 25hlöä), johon pyritään saamaan osallistumaan asiantuntijat, joiden osaaminen kattaa asian käsittelyssä tarvittavat eri näkökulmat (amk-, yo-näkökulmat ja eri taustajärjestelmät). Työpajan valmistelussa on mukana sisällön mukaan myös rinnakkaishankkeita (esim. eAMK) tai muita läheisiä viiteryhmiä (esim. Synergia-ryhmän toimijoita) tarvittavan asiantuntemuksen mukaan.
- Työpajassa käsitellään luonnosmateriaalia ja kehitetään sitä eteenpäin ja dokumentoidaan perusteluita ratkaisuille.
- Hankkeen projektiryhmä valmistelee työpajan tuotosten pohjalta seuraavan suunnitelmaversion ja järjestää webinaarin, johon voivat osallistua laajasti kaikki asiasta kiinnostuneet korkeakoulujen edustajat
- Webinaarin esittelyn ja kommenttien jälkeen hankkeen projektiryhmä kokoaa suunnitelmasta toteutusvaiheeseen menevän version.
- Hankkeen projektiryhmä viestii tilanteesta sidosryhmille ja päivittää toteutuksen pohjaksi tulevan dokumentaation lisäksi myös hankkeen wikin FAQ:ta keskustelun perusteella.