Opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon viitearkkitehtuuri: Tilannekatsaus ja prosessien työstäminen

Session vetäjä: Paula Merikko, CSC

Ryhmätyömateriaali: Google Drivessa

Session sisältö 

Orientoituminen ennen työpajaa

• Mikä kokonaisarkkitehtuuri? Orientoituminen etukäteen aiheeseen VM:n KA-koulutus-kalvokoosteen pohjalta (pdf)
• Mikä Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon viitearkkitehtuuri eli OPI-viitearkkitehtuuri 2015? (pdf)

KA-prosessiteoriaa

• • JHS 152 -suositus prosessien kuvaamisesta, suositeltu käyttämään Kartturissa (s. 67-71)
    

    • Prosessi on joukko toisiinsa liittyviä toistuvia toimintoja, joiden avulla syötteet muutetaan tuotoksiksi. Prosessiin syötettäviä tietoja ja materiaalia kutsutaan syötteeksi. Syötteellä ei tarkoiteta rahaa, laitteita tai ihmisten osaamista, jotka ovat resursseja ja siten osa prosessia. Tuotos on prosessin, toiminnon tai tehtävän lopputulos. Asiakas on prosessin tuotoksen vastaanottaja.

    • Prosessikuvaukset ovat prosessien johtamisen, hallinnan ja parantamisen väline. Ne auttavat hallitsemaan kokonaisuuksia, jäsentämään prosesseja ja toimijoiden vastuita sekä löytämään toiminnan tehostamistarpeita. Lisäksi prosessikuvauksia käytetään tehtäviin ja toimintaan perehdyttämiseen, koulutukseen ja tietojärjestelmien kehittämiseen.

    • Prosessien kuvaamisen vaiheet

      1. Tunnista prosessit ja omistajat

      2. Valitse kuvattava prosessi

      3. Päätä käyttötarkoitus ja kuvaustaso

      4. Valitse kuvaustapa ja kuvausvälineet

      5. Kuvaa prosessi

      6. Sovita kuvaukset kokonaisuuteen

    • Ydinprosessit ovat keskeisiä organisaation toiminnalle, ja ne liittyvät suoraan ulkoisten asiakkaiden palveluun. Tukiprosessit avustavat ydinprosesseja ja luovat edellytykset niiden toiminnalle. Tukiprosesseilla on yleensä vain sisäisiä asiakkaita. Tukiprosesseja ovat muun muassa hallinnolliset toiminnot, kuten henkilöstöhallinto sekä osaamisen ja toimintojen kehittäminen.
    • Ei ohjeista prosessien kartoitusta, parannettavien prosessien valintaa, kehittämistä, mittaamista eikä arviointia.
    • Jakaa prosessikuvaukset neljään kuvaustasoon
      1. Prosessikartta (Kartturi suosittaa kuvaustavaksi ArchiMatetai vapaamuotoinen). Prosessikartaksi kutsutaan organisaation tasolla tehtyä yleistä, usein graafista kuvausta organisaation tärkeimmistä prosesseista ja niiden välisistä yhteyksistä. Prosessien välisiä liittymiä ja riippuvuuksia ei prosessikarttatasolla kuvata.
      2. Toimintamalli (Kartturi suosittaa kuvaustavaksi ArchiMate tai vapaamuotoinen). Toimintamallitasolla kuvataan ydin- tai tukiprosessit toimintoina eli prosessien jakautuminen osaprosesseiksi. Toimintamallikuvaus muodostuu toimintamallikaaviosta sekä tarpeen mukaan täydentävistä tekstidokumenteista.
      3. Prosessin kulku (Kartturi suosittaa kuvaustavaksi BPMN)
      4. Työnkulku (Kartturi suosittaa kuvaustavaksi BPMN)
    • Prosessin perustietolomakkeella
      
      • Prosessin nimi
      • Prosessin tarkoitus
      • Prosessin omistaja
      • Prosessin lähtötilanne
      • Prosessin lopputilanne
      • Prosessin asiakkaat
      • Prosessin sidosryhmät
      • Prosessin asiakkaiden tarpeet ja vaatimukset
      • Prosessin menestystekijät
      • Prosessin mittarit
      • Prosessin keskeiset resurssit ja muut volyymitiedot
      • Prosessin ohjaus ja kehittämismenettely
      • Rajapinnat muihin prosesseihin
  • Prosessit Kartturissa; prosessilistaus ja prosessikuvaukset
    • Prosessilistaus
      
      • Listaus tarkastelukohteen ydinprosesseista ja niiden sisällöstä. Voidaan kuvata näiden välisiä päätason riippuvuuksia. Hyödyntäjiä ovat sekä prosessien että järjestelmien kehittäjät. Kuvaa, mitä prosesseja ratkaisun tulee tukea tai mitä siihen liittyy. Lähtökohta varsinaiseen tarkennettuun suunnitteluun; antaa kuvan hallittavan toiminnallisuuden määrästä ja monimutkaisuudesta.
      • Kattaa organisaation pääprosessit. Arkkitehti käy nämä läpi substanssin avainhenkilöltä organisaation tavoitearkkitehtuuria laadittaessa. Yksittäisen ratkaisun kohde- tai viitearkkitehtuurissa lista kootaan jo esiselvitysvaiheessa ennen kilpailutusta ja tarkempaa suunnittelua.
      • Perustiedot
        
        • Prosessi; kolme tasoa
          
          • prosessiluokka (kuvataan JHS 152:n prosessikarttatasolla 1)
          • prosessiryhmä (kuvataan JHS 152:n toimintamallitasolla 2)
          • prosessi (kuvataan JHS 152:n prosessin kulku -tasolla 3)
        • Sanallinen kuvaus
        • Omistaja
        • Asiakkaat
        • Muut toimijat
      • Täydentävät lisäkentät
        • Tavoitteet
        • Syötteet
        • Tuotokset
        • Toteuttaa palvelun
        • Sidosprosessit
        • Muuta
      • Prosessilista kannattaa visualisoida prosessikartaksi
    • Prosessikuvaukset
      • Prosessikuvaukset pitäisi kuvata karkealla tasolla viitearkkitehtuureihin ja täsmällisesti osana kohdearkkitehtuureita ja varsinaisia järjestelmiä. Päätason kuvaukset (prosessikartta & pääprosessikuvaukset) pitäisi saada kuvattua jo tarjouspyyntöihin. Tarkemman tason kuvaukset tehdään kehittämisprojekteissa – substanssitoiminnan kehittäminen ja tietojärjestelmien kehittäminen.
      • Prosessien mallintaminen on keskeisin toiminnallisen arkkitehtuurin loogisen tason tuotos, joka toimii viitearkkitehtuurien ytimessä.
      • Kuvataan, mikä toimija tekee mitäkin eri prosessin vaiheissa. Arkkitehtuurissa näitä toimijoita voivat olla myös tietojärjestelmät tai tietojärjestelmäpalvelut.
      • Prosesiskuvaukset suositellaan tehtävän BPMN-uimaratoina
        
        • Prosessin käynnistyminen
        • Prosessi vaiheet ja vaiheiden väliset riippuvuudet
        • Vaiheiden siirtymisen ja prosessin etenemisen ehdot
        • Toimijat
        • Prosessin tuotokset
        • Prosessin päättyminen
        • Liitynnät sidosprosesseihin

Keskustelu: Minkälainen prosessien kuvaamisen tapa on tarkoituksenmukainen OPI-viitearkkitehtuurissa?

• Takaisin tavoitteenasetteluun: Kun prosessit on kuvattu yhtenäisellä tavalla, yhteistyön suunnittelu ja toteuttaminen yli organisaatiorajojen helpottuu.
• Kyseenalaistus: Eroaako viitearkkitehtuurin implisiittinen määritelmä Kartturissa JHKA-kehyksestä? Onko prosessien kuvaaminen Kartturin suosituksen mukaisesti JHS-tasolle 3 asti OPI-viitearkkitehtuurissa tavoitteen kannalta mielekästä?
  
  • Vertaa sama haaste Sähköisen asioinnin viitearkkitehtuurissa (s.11-12):
    
    • "SAVI:n kuvaama asiakaspalveluprosessi on tehty yleiseksi, josta syystä JHS152:n mukaisilla kuvaustavoilla ei saada halutun kaltaista tulosta. Tämän vuoksi SAVI:ssa on asiakaspalveluprosessi kuvattu käyttäen Service Blueprinting kuvaustapaa. Kuvaustavassa samaan kuvaukseen liitetään rooleihin toimintoja (henkilöiden tai teknisten järjestelmien suorittamia). Toiminnot eivät välttämättä ole suoritettavassa järjestyksessä. Suunniteltaessa palvelun tarkempaa arkkitehtuuria kannattaa harkita kuvausten päivittämistä prosessikaavioiksi, koska tällöin toimintojen suoritusjärjestys tiedetään ja voidaan kiinnittää."
    • "Kartassa toiminnot ovat ohjeellisessa järjestyksessä. Toimintojen järjestys voi toteutettavassa arkkitehtuurissa olla toisenlainen tai osa toiminnoista voi puuttua tai tarvittaessa lisänä toteutuksessa voi olla organisaatiolle spesifisiä toimintoja."
  • Ratkaisuvaihtoehdot
    1. Lähdetään työstämään prosesseja Kartturin ja JHS 152:n mukaisesti
    2. Etsitään muu kuvaustapa
  • Ehdotus: Valitaan 1. vaihtoehto, mutta
    
    • Pysytään Kartturin prosessilistaus-tasolla eli JHS:n taso 1 ja osittain 2
    • Edetään vaiheittain, kuvataan aluksi lihavoidut
      
      • Prosessiluokka/prosessiryhmä/prosessi
        • JHS ja Kartturi eivät ohjeista prosessien kartoitusta. Nyt Synergiaryhmä kartoittanut mutu-tuntumalla, tarve menetelmälle?
        • OPI-viitearkkitehtuurin prosessilista on päivitetty Arkki-työn pohjalta 15.-16.5.2013 työpajassa ja 18.9.2013 kokouksessa --> noussut vielä esiin muutostarpeita
      • Sanallinen kuvaus
        • Muokattu 17.10.2013 työpajan jälkeen yhtenäiseen formaattiin
      • Omistaja
      • Asiakkaat
      • Muut toimijat
      • Tavoitteet
      • Syötteet
      • Tuotokset
        • Poimittu esimerkkejä jatkotyöstöä varten
      • Toteuttaa palvelun
      • Sidosprosessit
      • Muuta
  • Päätös etenemisestä
    
    • OPI-viitearkkitehtuurin prosessilistan nykytilan esittely
    • Perehtyminen materiaaliin ja keskustelu aiheesta pienryhmissä (10 min)
    • Yhteinen yhteenvetokeskustelu ja päätös etenemisestä

Prosessien työstäminen pienryhmissä

• Edellä sovittavan mukaisesti
• Keskeneräisimmät: Opiskeluun ja opetukseen liittyvät prosessit

Huomioitavaa

• Milloin prosesseissa toimijarooleissa on henkilö, milloin organisaatio? Haittaako näkökulmien heittely?
• Huomioitava asiakaslähtöisyys; milloin toimijana henkilö (oppija ja opettaja), milloin organisaatio (korkeakoulu, koulutuksen järjestäjä)?
• Onko huomioitu sekä yo- että amk-sektori, tutkintoon johtava ja johtamaton koulutus, jatkotutkinto-opiskelu?
• Liitokset sidosarkkitehtuureihin (mm. kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri), kun kuvataan esim. prosesseja ja palveluita
• Palautetta KOKOA:lta: Arkkitehtuuriperiaatteisiin tasot ja asiakkaat mukaan, nyt järjestelmäkeskeinen ja geneerinen

Aiheeseen litttyvä materiaali

• OPI-viitearkkitehtuuri 2015, saatavilla pdf:nä
• Yhteentoimivuus.fi-portaalin kokonaisarkkitehtuurikoulutusmateriaalit
• Kartturi
• Arkki-materiaalit Confluencessa ja Google Docsissa
• Ryhmätyömateriaali Google Drivessa
• Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri

Osallistujat