2017-10-09 Kokouksen muistio

Aika: 9.10.2017 klo 15.00 - 16.30
Paikka: Meritullinkatu 10, nh. Louhi

Osallistujat: Tomi Kytölä (pj.), Jukka Haapamäki, Kalervo Koskimies, Janne Oberg, Matti Sillanmäki, Anna Kankaanpää, Immo Aakkula, Tero Huttunen, Tarja Kaira-Hiekkavuo, Anne Tamminen-Dahlman, Minna Anttila, Sanna Haanpää (OPH), Outi Tasala (siht.)

MUISTIO (LUONNOS)

1. Tiedoksi

   1. Lausunnot TATTI-työryhmälle

      1. Opetus- ja kulttuuriministeriön lausunto TATTI-työryhmälle on lähtenyt päiväyksellä 4.10. Lausuntoon liittyy esimerkkiluonnos tietosuojalain säännöksiksi ja yksityiskohtaisiksi perusteluiksi (liite). Lausunnossa nostetaan esille mm. tarve yleislainsäädännölle, jotta viranomaisten toimet opintotoimialalla varmistetaan. Lausunnon liitteessä opetuksen tarpeet on huomioitu konkreettisesti, ja se sisältää esimerkkejä ja säätelyä suojatoimenpiteistä.

      2. Tietosuojavaltuutetun toimisto on toimittanut luomansa ohjeen lausuntojen antamisesta TATTI-ryhmälle. Tämän toivotaan toimiman työkaluna TATTI-ryhmälle erityislainsaadännön arviointiin. Ohje tullee julkiseksi lokakuun lopussa.

2. Keskustelu koulutustoimialan pienryhmän tavoitteista

   1. Koulutustoimialan tietosuojan pienryhmä perustettiin Tietovirta- ja sanastotyon koordinaatioryhmän toimesta. Lähtötilanteessa todettiin, että korkeakoulujen puolella on yleisesti aktivoiduttu tietosuoja-asetuksen toimeenpanossa, mutta todettiin, että laajennetun kokoonpanon ryhmälle asian tiimoilta oli tarvetta. Ryhmän pyrkimyksenä on luoda tietosuoja-asetuksesta koontisivusto koulutuksen järjestäjille. Tämän on tarkoitus toimia tieto- ja materiaalipankkina.

   • Päätettiin laajentaa alkuperäistä ryhmää sisältämään kokouksessa läsnäolevat henkilöt. Edistetään asianajajien mukanaoloa kokouksissa, ja toivotaan vakiintunutta osallistujajoukkoa kokouksiin, jotta jatkuvuus voidaan taata.

3. Keskustelu toteutettavasta ohjeistuksesta

   1. Koulutustoimialalla kaivataan ohjeistusta erityisesti rekisterinpitäjän velvollisuuksiin liittyen. Tarvitaan ymmärrystä siitä, mikä muuttuu ja mikä pysyy ennallaan tietosuoja-asetuksen voimaantulon myötä. Tietosuojavastaavilta on tullut paljon kysymyksiä mm. Tietosuojavaltuuten toimistoon ja Opetushallitukselle. Materiaalia on tuotettu jo useilla tahoilla, ja olemassa olevaa aineistoa tulisi koota kaikkien tietoon.
      

      1. Euroopan komission Artikla 29 Working Party kokoaa aineistoa tietosuojavastaaville mm. vaikutuksen arvioinnista. Hyväksytyt materiaali käännetään myöhemmin myös Suomeksi. WP 29 muotoutuu myöhemmässä vaiheessa tietosuojaneuvostoksi, ja antaa tämän jälkeen suosituksia tietosuojavastaaville.

      2. Kuntaliitto on tehnyt aineistoa sopimusten tekemisen tueksi.

      3. Tietosuojavaltuuten toimisto ei voi vielä antaa varsinaisia suosituksia, ja tiedusteluihin annettujen vastausten todetaan olevan osin tulkinnan varaisia. Parhaillaan tehdään pohjatyötä tulevan ohjeistuksen luomiseksi.

      4. OTTO-ryhmä (opetustoimen tietosuojan ohjausryhmä) on pääasiassa keskusteluryhmä, jossa tuodaan esille heränneitä kysymyksiä. Ryhmässä ei ole nimettyjä jäseniä ja toimintaan voi ilmoittautua mukaan. Ryhmässä on aiemmin ollut osallistujia mm. OKM:stä, OPH:sta, OAJ:stä, korkeakouluista, kunnista ja sekä edustusta tietosuojavastaavista. Varsinainen työstö tapahtuu kuitenkin pienryhmissä, eikä OTTO-ryhmä tuota tällä hetkellä materiaalia.

      5. Yleisiä koulutuksia VAHTI:ssa. OTTO-ryhmä ei pystyne tekemään materiaalia, kokoukset 2-4 ket vuosi: OKM. Matti Lahtinen OPH, Niina Lahtinen OAJ, yliopisto, kunnat. tietosuojavastaavat.

         OTTO-ryhmä on aiemmin kommentoinut Opetushallituksen julkaisemaa opasta Julkisuus ja tietosuoja opetustoimessa, joka on opas koulujen ja oppilaitosten käyttöön. J - OTTO-ryhmä kommentoinut tätä. Tulisi päivittää, mutta ei varmaankaan osata vielä tietosuoja-asetuksen mukaiseksi. Netissä vapaasti ladattavissa. Välimenoajan opas? Ei pelasta nopealla aikataululla; tehtävä jotain muuta välissä. Opintohallinnon tietosuojakäytännöt tulee myös päivittää asetuksen mukaiseksi.

   • Päätettiin kerätä yhteiselle sivustolle kysymyspankkia eri tahoille saapuneista kysymyksistä ja vastauksia näihin.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: ei välttämättä koske opetussektoria. Jos perustuu suostumukseen tai sopimukseen, tulee sovellettavaksi. Ei välttämättä ole tätä opetussektorilla. Tietosuojaneuvostosta tulevat eivät välttämättä tule sovellettavaksi viranomaispuolella.

Kouilutustoimijoissakin erilaisia: säätiöitä, osakeyhtiöitä. Lainsäädäntö pohjalla.

Tarkempien kysymyksien osoittaminen TATTI-ryhmälle?

TATTI-ryhmältä Tietosuojavastaaville kun tietosuojalaki tulee voimaan. Erityislainsäädäntö tulee vaikuttamaan tulevaisuudessakin paljon.Julkisuuslaki vaikuttaa viranomaispuolella henkilötietojen käsittelyyn - muutetaanko, ei ole tiedossa.

→ Tuodaan kokouksiin kysymyksiä mietittäväksi - toimii solmupisteenä. Kerätään Eduuniin. Ei rajausta.

Tietosuojavaltuutetuilla omat sivut, jossa asiaa avattu. Sektoreittain? Kuntapuolella opetus ja kasvatuksen osalta? Ministeriö, OPH. Tietosuojavastaavilla kotisivu-uudistus menossa, mutta vähemmän henkolökuntaa kuin aiemmin. Vastauksia kotisivulle, mutta ei ensimmäisenä sektorikohtaista.

Oppilashuoltolaista on materiaalia.

Tietosuojavaltuutetun kannanottojen arvionti asetusta vastaaviksi.

Harjoitus: eri sektoreittan, mikä muuttuu. Perusopetuksen viitekehyksessä: yksilön tieto, kuten hetu. lisäksi henkilöstä kerättävää tietoa ja xx. Osa lakiperusteista. Oppimisympäristöissä yritys kerää omiin palvelunkehittämistarpeisiin: kuuluuko enää perusopetuksen järjestämisen piiriin. Rekisternpitäjä pitää aina löytää: kuka vastaa käsittelystä, ja mihin se perustuu. Perusopetuksen kiinnostus analytiikan kehittämiseen - ajatukset menee helposti miten sen voi estää. Perusoeptuksen järjestäjä pöytään miettimään.

→ Abstraktiotason harjoitus ratkaistavista caseistä.  Käytännön taso. Ensi kokoukseen kysymyksiä. Ei rajausta.

Nuorisolain piirissä arkaluontoista tietoa. Etsivästä nuorisotomesta opas ministeriön toimesta. Jaana, Merja Hilpinen.

→ Kutsutaan mukaan: kuka toimija mukaan (Etsivä nuorisotyö)? Kirjasto ja kulttuuripuoli. Varhaiskasvatus (hoitunee samoin voimin).

Opetushallituksessa mietitty oman talon sisällä.

→ Sisäinen Eduuni-sivu valmisteluun. Täältä otetaan julkiselle puolelle. Nyt tänne, mutta yhteinen sivusto.

1 krt / kk kokous: kysymykset, tuotetaan ohjeistusta/opasta tuoduista materiaaleista.

Vihreä kirja, Tietosuojaopas: OKM:n lausunnossa avattu sivun verran asioita, missä eri asioissa tietoja tarvitaan.  Onko vihreässä oikeat tapaukset, vai tuleeko miettiä lisää → Tulee lukea läpi.

Konkreettiset kysymykset OPH:lle: yleinen koulutustarve, sanktion pelosta aiheutuvia, milloin tulee ohjeistuksia itä tarkoittaa meille.

Bird & Bird & guide to the general data protection Regulation, may 2017. Two birds.com

Erityislainsäädännön merkitystä ei välttämättä ymmärretä; tätä ei ole yksityisellä sektorilla.

Koulutuksen alueella hankala soveltaa. Kansallista.  Pitäisi tuntea monta eri lainsäädäntöä.

→ Yritetään tuottaa valmista materiaalia. Korkeakoulupuolelta tiedoksi se mitä on tehnyt.

Koski ja suostumuksenhallinta. Kerätäänkö sitä mikä muuttuu (kysymyksiä ja konkretiaa, mutta mikä fokus). Mikä ei muutu voi olla kirjoitettuna myös auki, ja tuon tuloksena.

OPH:lla uusi tietosuojavastaava aloittanut näissä tehtävissä. Sopi,usten ja rekisterien kautta kartoittaa tilannetta.

→ Päätös: Seuraava kokous torstaina 2.11. klo 09 - 11, Meritullinkatu 10, nh. Kalevala. 

Yhteinen alue. Yleismateriaali - oppaat mitkä suositellaan luettavan. W29:n rooli muuttumassa.