Tiedonohjauksen, asianhallinnan, kehittyneen sahkoisen allekirjoituksen ja asiointipalvelun kehittaminen

CSCIDEAPANKKI-2 - Getting issue details... STATUS

Työstöön osallistuvat 

Ideatoimikunnan jäsenet

• Ari Hovila VY

Kokonaisarkkitehtuuri

• Patrik Maltusch  Aalto-yliopisto, Kari Kataja  HAMK, Vilho Kolehmainen Metropolia,

Asianhallinnan ja arkistoinnin osaajat

• Susanna Kokkinen Aalto-yliopisto, Jenni Sorvisto TAY, Mirja Nojonen JAMK, Erja Mesikämmen DIAK, Jarmo Jaskari SeAMK, Marko Leinonen  LY, Laura Kinnunen LapinAMK, 

Johto:

• Vesa Taatila TuAMK, Anne Ala-Kallaanvaara HY

Tunnistetut sidosryhmät, jotka pidetään tietoisina esiselvityksen etenemisestä

• AAPA ja FUCIO verkostot, KA-SIG, 

Aikataulu

• Ideamuotoilun suunnittelupalaveri järjestetään 14.1.2019 klo 09.00-11.00 etäkokouksena https://cscfi.zoom.us/j/291309689 Suunnittelupalaveriin on lähetetty kutsu ideatoimikunnan jäsenille, jotka voivat halutessaan osallistua.  Suunnitellaan ideamuotoilun toteutusta ideatoimikunnan jäsenten ja konsultin kanssa
• Varsinainen työskentely osallistujien kesken alkaa maanantaina 17.1. klo 08.30 kick-off -kokouksella, jossa esitellään round- table työkalu ja työn eteneminen
  
  
  

Kalenterikutsu ja saateviesti

Hei,

tervetuloa esiselvittämään yhdessä tiedonohjauksen, asianhallinnan, kehittyneen sähkoisen allekirjoituksen ja asiointipalvelun kehittämisen kokonaisuutta! Lähdemme esiselvittämään kokonaisuutta konsultin fasilitoimalla menetelmällä, joka yhdistää verkkokokouksia ja niiden väleillä tapahtuvaa itsenäistä työskentelyä. Kokousten väliaikoina osallistujat saavat vastattavakseen aiheeseen liittyviä kysymyksiä, joiden avulla kokonaisuutta tarkennetaan edelleen yhteisissä verkkokouksissa. Vastaukset voi jättää itselle sopivana ajankohtana, eikä vastaamista varten tarvitse varata valtavasti aikaa - menetelmä pyrkii olemaan nopea, kevyt ja helppo.  

Tavoitteet

Esiselvityksen tuloksena on tunnistettu mahdollisesti selvitettäviä ratkaisukokonaisuuksia, joiden edistämiseen halukkaat korkeakoulut voisivat sitoutua. 

• Ideaan liittyvät tärkeimmät käsitteet on valittu ja määritelty
• Esiselvityksen lopputulemana on tarkennettu ne kysymykset, joihin varsinaisessa selvitysvaiheessa pyritään vastaamaan
• Kokonaisuuteen liittyvät tarpeet ja siitä yhdessä tai erikseen edistettävät ja jatkoselvitettävät osat on tunnistettu
• Käytetystä tavasta on työskentelyn ohessa luotu metodi vastaavien ideaoiden muotoiluun ja purkamiseen jatkossa

Aikataulu

Työskentely osallistujien kesken alkaa maanantaina 17.1. klo 08.30-09.00 kick-off -kokouksella. Lyhyessä kokouksessa tutustutaan työskentelyssä käytettävään round-table -työkaluun ja käydään läpi tavoitteet ja eteneminen. Varsinaisia työstökokouksia seuraa kolme tai neljä (neljänteen kokoukseen on alustava varaus; kokous pidetään tarvittaessa), ja esiselvitys päätetään 14.2. Kaikki kokoukset järjestetään verkkokokouksina osoitteessa https://cscfi.zoom.us/j/744717998. Ohessa kalenterikutsuilla lähetettävät tarkemmat kokousajat:

• To 17.1. klo 08.30-09.00
• Ke 23.1. klo 13.00-16.00
  
• Ke 30.1. 08.30-11.30
  
• Ti 5.2. 08.30-11.30
  
• (Ma 11.2. klo 08.30-11.30 - alustava varaus, pidetään tarvittaessa)
  
• To 14.2. klo 08.30-09.00

Esiselvitystä vaativa aihe on tunnistettu korkeakoulutuksen ja tutkimuksen toimijoiden kehitysideoiden keräämiseen ja edistämiseen tarkoitettussa ideapankissa. Ideapankin avulla pyritään löytämään oikeat tahot ehdotusten esiselvityksille ja jatkotoimille. Kyseinen idea valittiin AAPA- ja FUCIO-verkostojen työvaliokuntien ja CSC:n edustajien kanssa yhteistyössä yhteisesti esiselvitettäväksi aiheeksi.

Ideapankki: ideapankki.csc.fi
Työskentelyn eDuuni-wikisivu: https://wiki.eduuni.fi/x/lIX6B
Tiedonohjauksen, asianhallinnan, kehittyneen sähkoisen allekirjoituksen ja asiointipalvelun kehittämisen kokonaisuus Idepankissa (kirjautuminen ensin Eduuni-wikissä ideapankki.csc.fi):

CSCIDEAPANKKI-2 - Getting issue details... STATUS

Ystävällisesti,

2018-11-28 Keskustelu ideakonsultoinnista

Mikko Talsi & Nina Laukkanen / Sofigate, Antti Mäki & Outi Tasala / CSC

Taustaa ideapankista ja ideasta Tiedonohjauksen, asianhallinnan, kehittyneen sähköisen allekirjoituksen ja asiointipalvelun kehittäminen

Tavoitteet

Ideaan liittyvät tärkeimmät käsitteet on valittu ja määritelty

Esiselvityksen lopputulemana on tarkennettu ne kysymykset, joihin selvitysvaiheessa pyritään vastaamaan

Työstetään yhdessä laaja-alaista, monitahoista ja useita koskevaa ideaa, ei siis haeta konsultista asianhallinnan asiantuntijaa

→ Tunnistettaisiin tarpeita
→ Työkalulla hahmotettaisiin tätä valtavaa kokonaisuutta, ja prosessissa tunnistetaan siitä yhdessä tai erikseen edistettäviä paloja
→ Tavasta voisi tulla käytetty metodi vastaavien purkamiseen jatkossa

→ Onko tiedonhallintalain eteneminen ratkaisevaa? 

Toivottu etenemisaikataulu

Käsittelyssä ideatoimikunnassa 29.11.2018

Päätös etenemisestä Ideatoimikunnan kokouksessa  13.12.2018

Kolme iterointikierrosta.

1. kierros: kysymyspatteristo avoimilla kysymyksillä, haetaan yhteistä kieltä. Käyntiin heti kick-offin jälkeen

2. kierros: kuinka edetä tunnistetuissa kysymyksissä. Avoimien kysymysten tulokset käytössä tammikuun iteraatioon.

3. kierros: valitoidaan 2.kierroksen ajatukset, äänestetään etenemisestä

Projektin päätös tammikuun lopussa - helmikuun alkupuolella

 → Aloitus mahdollista myös tammikuun puolella. Tärkeää saada tiivis rupeama. 

Työmääräarvio

Tarkentunee 29.11.2018 ideatoimikunnan kokouksessa, alustava arvio 10-15 pv. Sofigaten konsultin hinta 129€/tunti, karkea arvio n. 10 000 - 15 000€.