Asianhallinnan, tiedonohjauksen, sähkoisen allekirjoituksen ja -arkistoinnin ideamuotoilu

CSCIDEAPANKKI-2 - Getting issue details... STATUS

Työstöön osallistuvat 

Ideatoimikunnan jäsenet

• Ari Hovila VY

Kokonaisarkkitehtuuri

• Patrik Maltusch  Aalto-yliopisto, Kari Kataja  HAMK, Vilho Kolehmainen Metropolia,

Asianhallinnan ja arkistointi

• Susanna Kokkinen Aalto-yliopisto, Jenni Sorvisto TAY, Mirja Nojonen JAMK, Erja Mesikämmen DIAK, Jarmo Jaskari SeAMK, Marko Leinonen  LY, Laura Kinnunen LapinAMK, Riikka Heikkonen HY, Markus Häkkinen XAMK, Kari Tiainen Karelia, Pia Hakulinen Karelia, Anne Ala-Kallaanvaara HY

Korkeakoulutus

Tutkimus ja TKI-toiminta

Johto

• Vesa Taatila TuAMK

Round-table työkalu

https://my.roundtable.business/PYf0TZ/csc-tiedonohjauksen-asianhallinnan-kehittyneen-s%C3%A4hk%C3%B6isen-allekirjoituksen-ja-arkistoinnin

Kirjautumista varten tarvitsee tunnukset työkaluun (lähetetään sähköpostilla osallistujille).

Aikataulu

• Ideamuotoilun suunnittelupalaveri järjestetään 14.1.2019 klo 09.00-11.00 etäkokouksena https://cscfi.zoom.us/j/744717998 Suunnittelupalaveriin on lähetetty kutsu ideatoimikunnan jäsenille, jotka voivat halutessaan osallistua.
• Varsinainen työskentely osallistujien kesken alkaa torstaina 17.1. klo 08.30 kick-off -kokouksella, jossa esitellään round- table työkalu ja työn eteneminen
  
  

Kalenterikutsu ja saateviesti

Hei,

Tervetuloa esiselvittämään yhdessä tiedonohjauksen, asianhallinnan, kehittyneen sähkoisen allekirjoituksen ja asiointipalvelun kehittämisen kokonaisuutta! Lähdemme esiselvittämään kokonaisuutta konsultin fasilitoimalla menetelmällä, joka yhdistää verkkokokouksia ja niiden väleillä tapahtuvaa itsenäistä työskentelyä. Kokousten väliaikoina osallistujat saavat vastattavakseen aiheeseen liittyviä kysymyksiä, joiden avulla kokonaisuutta tarkennetaan edelleen yhteisissä verkkokokouksissa. Vastaukset voi jättää itselle sopivana ajankohtana, eikä vastaamista varten tarvitse varata valtavasti aikaa - menetelmä pyrkii olemaan nopea, kevyt ja helppo.  

Työstöön toivotetaan tervetulleiksi kaikki asiantuntijat, ja kutsua saa levittää parhaiksi katsomillenne tahoille. Kaikissa kysymyksissä voitte lähestyä meitä osoitteella ideapankki@postit.csc.fi

Tavoitteet

Esiselvityksen tuloksena on tunnistettu mahdollisesti selvitettäviä ratkaisukokonaisuuksia, joiden edistämiseen edelleen halukkaat korkeakoulut voisivat sitoutua. 

 * Asiaan liittyvät tärkeimmät käsitteet on valittu ja määritelty
 * Kokonaisuuteen liittyvät tarpeet ja siitä yhdessä tai erikseen edistettävät ja jatkoselvitettävät osat on tunnistettu
 * On tarkennettu ne kysymykset, joihin jatkoselvitysvaiheessa pyritään vastaamaan (tai selvitysvaiheissa työn mahdollisesti eriytyessä)
 * Käytetystä tavasta on työskentelyn ohessa luotu metodi vastaavien korkeakoululaitoksen yhteisten haasteiden purkamiseen jatkossa

Aikataulu

Työskentely osallistujien kesken alkaa torstaina 17.1. klo 08.30-09.00 kick off -kokouksella. Lyhyessä kokouksessa tutustutaan työskentelyssä käytettävään round-table -työkaluun ja käydään läpi tavoitteet ja eteneminen. Varsinaisia työstökokouksia seuraa kolme tai neljä (neljänteen kokoukseen on alustava varaus; kokous pidetään tarvittaessa), ja esiselvitys päätetään 14.2. Kaikki kokoukset järjestetään verkkokokouksina osoitteessa https://cscfi.zoom.us/j/744717998  Ohessa kalenterikutsuilla lähetettävät tarkemmat kokousajat:

• To 17.1. klo 08.30-09.00 Projektin kick off
• Ke 23.1. klo 13.00-16.00 Työstökokous
• Ke 30.1. klo 08.30-11.30  Työstökokous
• Ti 5.2. klo 08.30-11.30  Työstökokous
• (Ma 11.2. klo 08.30-11.30 - alustava varaus, pidetään tarvittaessa)
• To 14.2. klo 08.30-09.00 Projektin päätös

Taustaa

Esiselvitystä vaativa aihe on tunnistettu korkeakoulutuksen ja tutkimuksen toimijoiden kehitysideoiden keräämiseen ja edistämiseen tarkoitettussa Ideapankissa. Ideapankin avulla pyritään löytämään oikeat tahot ehdotusten esiselvityksille ja jatkotoimille. Kyseinen idea valittiin AAPA- ja FUCIO-verkostojen työvaliokuntien ja CSC:n edustajien kanssa yhteistyössä yhteisesti esiselvitettäväksi aiheeksi.

Tietoa Ideapankista: ideapankki.csc.fi 
Työskentelyn eDuuni-wikisivu: https://wiki.eduuni.fi/x/lIX6B 
Tiedonohjauksen, asianhallinnan, kehittyneen sähkoisen allekirjoituksen ja asiointipalvelun kehittämisen kokonaisuus Ideapankissa (kirjautuminen ensin Eduuni-wikissä, ideapankki.csc.fi): https://jira.eduuni.fi/browse/CSCIDEAPANKKI-2 

Yhteistyöterveisin,
Outi
***********************************************
Outi Tasala
Asiakasratkaisupäällikkö
CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
Keilaranta 14, PL 405, 02101 Espoo

+358 50 381 8526, outi.tasala@csc.fi
***********************************************

Tunnistetut sidosryhmät, jotka pidetään tietoisina esiselvityksen etenemisestä

• AAPA ja FUCIO verkostot, KA-SIG

2018-11-28 Keskustelu ideakonsultoinnista

Mikko Talsi & Nina Laukkanen / Sofigate, Antti Mäki & Outi Tasala / CSC

Taustaa ideapankista ja ideasta Tiedonohjauksen, asianhallinnan, kehittyneen sähköisen allekirjoituksen ja asiointipalvelun kehittäminen

Tavoitteet

Ideaan liittyvät tärkeimmät käsitteet on valittu ja määritelty

Esiselvityksen lopputulemana on tarkennettu ne kysymykset, joihin selvitysvaiheessa pyritään vastaamaan

Työstetään yhdessä laaja-alaista, monitahoista ja useita koskevaa ideaa, ei siis haeta konsultista asianhallinnan asiantuntijaa

→ Tunnistettaisiin tarpeita
→ Työkalulla hahmotettaisiin tätä valtavaa kokonaisuutta, ja prosessissa tunnistetaan siitä yhdessä tai erikseen edistettäviä paloja
→ Tavasta voisi tulla käytetty metodi vastaavien purkamiseen jatkossa

→ Onko tiedonhallintalain eteneminen ratkaisevaa? 

Toivottu etenemisaikataulu

Käsittelyssä ideatoimikunnassa 29.11.2018

Päätös etenemisestä Ideatoimikunnan kokouksessa  13.12.2018

Kolme iterointikierrosta.

1. kierros: kysymyspatteristo avoimilla kysymyksillä, haetaan yhteistä kieltä. Käyntiin heti kick-offin jälkeen

2. kierros: kuinka edetä tunnistetuissa kysymyksissä. Avoimien kysymysten tulokset käytössä tammikuun iteraatioon.

3. kierros: valitoidaan 2.kierroksen ajatukset, äänestetään etenemisestä

Projektin päätös tammikuun lopussa - helmikuun alkupuolella

 → Aloitus mahdollista myös tammikuun puolella. Tärkeää saada tiivis rupeama. 

Työmääräarvio

Tarkentunee 29.11.2018 ideatoimikunnan kokouksessa, alustava arvio 10-15 pv. Sofigaten konsultin hinta 129€/tunti, karkea arvio n. 10 000 - 15 000€.