Location:
Virtual meeting in Zoom: https://cscfi.zoom.us/j/822472442
Present: Stina Westman (CSC), Suvi Remes (CSC), Pekka Matikainen (EDUFI), Hanni Muukkonen (UOulu), Susanna Pirttikangas (UOulu), Annica Moore (EDUFI), Antti Laitinen (CSC)
Mid-term review feedback - Interim report
Agenda
- Tausta
- mid-term review raportin edellyttämät toimenpiteet
- Tilannekuva
- Road mapin ja päivitetyn projektisuunnitelman toimittaminen 28.2. mennessä
- Päivitettävien deliverable raporttien toimittaminen komissiolle 14.3. mennessä
- Valmistelun tilanne
- skenariot: WP3, Europass case study - mitä tarkoittaisi: otetaan kolmosesta ja siirretään WP4, Täytyy näkyä merkittävissä määrin vaikutus toimintaan - vastuunsiirto Oululle? Onko sopivaa deliveraabelia?
- Päätösasiat: Mikä/mitkä skenarioista esitetään?
- Askeleet miten päästään siihen?
- deliverablet
- standard management report osoittamaan että WP3 työpanosta on lisätty ensimmäisen vuoden luvuista - olisiko ennakkotieto lähettää jo torstaina muiden dokumenttien yhteydessä
- tehostettu seuranta
What is said in the Interim report concerning the budget transfers:
- Modified project plan should include detailed proposal for amendment and internal re-allocation of the budget
The Consortium is asked to provide possible scenarios that will tackle the staffing problem of partner 2 - OPH which is causing the delays in the development of the prototype (additional subcontracting, transfer of tasks to other partners,…). The scenarios should include details regarding the: Partners affected, Work packages affected, Tasks to be transferred with corresponding deliverables, Person months, Type of costs and costs in EUR transferred, together with the detailed justification of the proposed scenarios.
Plan for changes with the budget (subcontracting etc.)
Käytettävissä oleva budjetti vuodelle 2019:
OPH:n ja Oulun budjetti ensimmäisen vuoden aikana
Resursointi
Opetushallituksella on yhteensä käytettävissä 79 henkilötyökuukautta (PM) hankkeessa.
Ensimmäisen hankevuoden aikana OPH on käyttänyt näistä yhteensä 17 PM. Ensimmäisen vuoden aikana hankkessa työskenteli pääsääntöisesti vain yksi ihminen. Tilannetta on muutettu selkeästi parempaan suuntaan toiselle hankevuodelle.
Opetushallituksen muuttunut resursointitilanne 2019
Projektipäällikkö (100% työaika hankkeella)
Kaksi erityisasiantuntijaa (40% työaika hankkelle ja 60% työaika hankkeella)
Kaksi asiantuntijaa (WP2, 50%- 80% työaika hankkelle ja WP4 50% -100% työaika hankkeelle)
Arkkitehti (n. 20% työaika hankkeelle)
+ mahdollinen uusi asiantuntija erityisesti dokumentointiin huhti- tai toukokuusta eteenpäin. Tämä varsin todennäköistä, varsinkin toukokuusta lähtien.
Lisäksi hankkeessa mukana myös Oppijan palveluiden muita asiantuntijoita tarpeen mukaan.
Yhteensä: 49,9 PM hankekuukausille 13-24 - Laskelmat täällä
Kokonaismäärästä 79 PM jäisi käyttämättä yhteensä 12 PM ilman mitään siirtoja.
Hankkeen sisäiset siirrot
Esitetään, että OPH:lta siirretään 6 henkilötyökuukautta Oulun yliopistolle WP3:en.
6 PM+ sivukulut siirto: tehdään natural language processing, Koski-tiedot muutetaan kansankielisiksi osaamisiksi, jotka käyttäjä pääsee valitsemaan osaksi profiiliaan. Tuotetaan algoritmi ja sen yksinkertaisin mahdollinen toteutus olisi (halutessaan) nähtävissä omana analytics prototyyppinä (Deliverable 29 - analytics prototype), mutta sen tuotokset myös keskeinen osa profiilia.
- Alla laskelma ”osaamisen sanallistamiseen” tarvittavasta budjetista laskien 6PM + kaksi Helsingin matkaa jatko-opiskelijalle Abhinay Panday.
- Salary for 6 months: 17325 EUR (6x2887,39)
- Salary with person costs (51%) effective 0,88: 26161 EUR
- Other direct costs (travels): 1000 EUR
- Flat rate for indirect costs (7%): 1831 €
- Costs together: 27992 EUR
- Requested EU funding +27992e
- Total eligible costs +39989e
- Tutkijan yksikkö on Jokapaikan tietotekniikka, Oulun yliopisto ja yksikön johtaja timo.ojala@oulu.fi.
- Työsuunnitelma ja sitominen Annex I tavoitteisiin
Alihankinta
Esitetään, että ainakin 6 henkilötyökuukautta (eli n. 30 000 e) WP3:n työpanoksesta siirretään ostopalveluihin ja erityisesti Data Scientist osaamisen varmistamiseen ja kehittämistyön laadun parantamiseen.
OPH tilaa kaikki sovellukehittämispalvelut ulkopuolelta, eikä tätä oltu otettu tarpeeksi huomioon hanketta suunniteltaessa. Hanke suunnitelmassa todetaan, että "the project will outsource some of the IT development". Todellisuudessa OPH tilaa kaikki sovelluskehityspalvelut, mukaan lukien palvelumuotoilun ulkopuolelta. Nämä eivät ole OPH:n perusosaamista.
Ensimmäisen hankevuoden aikana on keskitytty palvelumuotoiluosaamisen hankkimiseen WP2:ssa, sekä palvelun suunnitteluun. Tähän ja pilotoinnin valmisteluun on ostettu osaamista ulkopuolelta, sillä OPH:n sisällä ei ole tätä osaamista.
OPH toteuttaa koko ICT-palvelujen alihankinnan.
Mitä lukee Annex 1:
" The funding is used for procurement of different types of ICT services such as UI -design, drafting of concept and the technical production of prototypes. The funding is also used for auditing. All procurements are obtained via the National Agency for Education’s officially procured service contracts."
" To be able to respond quickly to the technological development needs, the project will outsource some of the IT development. The Lead Partner together with the Project Coordinator have both strong experience in selecting and managing outsourcing relationships including understanding the risks involved. In addition, other subcontracting costs may include subcontracting some expertise related the work done at the WPs."