KSHJ-käyttötapausten katselmointi - Kokous 4

Aika: 14.2.2013 klo 10.00 - 15.30

Paikka: Helsingin yliopisto, Aleksandria, Fabianinkatu 28, ryhmätyötila 329. Lisäksi ACP-huone https://connect.funet.fi/rakettiopi/

Osallistujat: Janne Santala, Paula Merikko, Tuulikki Kaski, Anu Lehtinen, Minna Pylkkönen (acp), Rebekka Nylund (11-->), Sari Pulkkinen, Juha-Pekka Pihlajakoski (acp), Marita Aikio (acp), Jukka Tiitto (Tuija Pasasen sijalla), Eila Partanen (acp), Tiina Kainulainen

OPH:n asiantuntijat: Joni Penkari, Laura Alalääkkölä

Katselmoitavat asiat

Hakulomake ja hakemuksen käsittely

• Hakulomakkeen hallinta
  
  • Vaatimukset hakulomakkeen hallinnalle
  • Korkea-asteen hakulomake
  • Hakulomakkeiden luominen ja ylläpito virkailijan verkkopalvelussa
  • (ylätason proosa)
• Hakemusten lähettäminen, käsittely ja seuranta
  • Vaatimukset hakemusten lähettämiselle, käsittelylle ja seurannalle
  • Vaatimukset liitteiden käsittelylle (kesken, mutta palautetta otetaan mielellään vastaan)
  • Rautalankamallit
  • (proosa)

Huom! Katselmoinitilaisuudessa kekitymme vaatimusluetteloon ja rautalankoihin. Käyttötapaukset eivät ole ajan tasalla, sillä kaikkia vaatimusluetteloon tehtyjä muutoksia ei ole päivitetty käyttötapauksiin.

Muistio

 Valittiin katselmoinnin puheenjohtajaksi Laura Alalääkkölä ja muistion kirjaajaksi Joni Penkari.

Katselmointi sovittiin tehtäväksi valmiina olevan materiaalin perusteella. Kaikki materiaali ei ole vielä valmista etenkään korkeakouluja ajatellen, mutta vaatimusluettelo ja osin rautalangat mahdollistivat katselmoinnin. Sovittiin, että katselmointi tehdään pääosin rautalankojen perusteella.

Hakulomakkeen hallinta

• Hakulomakkeen vaiheiden nimiä voidaan tarvittaessa vielä muokata.
• Lisäkysymykset ovat mahdollisia hakulomakkeen eri vaiheissa.
• Liitekäytäntö:
  • Tällä hetkellä on keskusteltu, että vanhojen (ennen vuotta 1990) kirjoittaneiden ylioppilaiden todistusliitteet toimitettaisiin YTL:lle, joka tallentaisi tiedot rekisteriinsä. Tällöin tiedot saataisiin samassa tiedonsiirrossa uudempien ylioppilastietojen kanssa. Korkeakoulut neuvottelevat vielä ratkaisun toteuttamisesta YTL:n kanssa.
  • Hakulomakkeen tulee ohjata liitteiden toimittamisessa oikeaan paikkaan. Säännöt liitteille määritellään hakukohdekohtaisesti.
  • Hakulomakkeen hallinnassa määritellään, montako kertaa jonkin tyypin liite pyydetään samalta hakijalta (esim. kk-kelpoisuuden osoittava liite).
  • Eri liitteille voi määritellä eri toimitusosoitteet (esim. ennakkotehtävät, erityisjärjestelyä koskeva liite ja kk-kelpoisuusliite).
• On vielä varmistettava, mihin tarkalleen tallennetaan tieto ennakkotehtävistä yms. Mahdollisesti hakukohteen tietoihin. Samoin on vielä varmistettava, voiko koulutustarjontatietojen yhteydessä antaa useita toimitusosoitteita vaihtoehtoisiksi per liite. (Laura varmistaa)
• Hakulomakkeen julkaisuaika on sidottu haun perustiedoissa olevaan aikatauluun.
• Hakulomake on mahdollista tehdä joko kokonaan alusta alkaen uutena, tai vaihtoehtoisesti vanhaa hakulomaketta muokaten.
• Osaa hakulomakkeen kysymyksistä voi muokata teemoittain, osaa taas ei (esim. hetua ei voi muokata erilaiseksi eri hakulomakkeilla).
• Hakulomakkeelle voi liittää joko jo olemassa olevan kysymyksen tai luoda kokonaan uuden.
• Kysymysten välistä riippuvuutta voidaan kuvata termillä "sääntö". Tällöin luodaan sääntö siitä, mitä mahdollisesti seuraa tietystä vastausvaihtoehdosta kysymyksessä, johon on liitetty jatkokysymyksiä.
• Lomakkeella ei pidä yhdistää automaattisesti hetua ja kansalaisuutta toisiinsa millään sääntölogiikalla. Esimerkkinä kaksoiskansalaiset, jotka voivat haluta käyttää toista kansalaisuuttaan, vaikka samalla syöttäisivät suomalaisen hetun.

Hakijan näkymä hakulomakkeelle

• Hakulomakkeen alussa pitää olla tiivis ohje, josta käy ilmi, keille tämä haku on tarkoitettu sekä sitä koskevat perusfaktat (hakutoiveiden maksimimäärä, priorisointi ja sen sitovuus jne).
• Kiinnitettiin huomiota kotikunta-tiedon puuttumiseen.
  • Ei kysytä lomakkeelle, koska saadaan vrk-tiedonsiirrolla. Tieto on siis saatavissa esimerkiksi opintohallinnon järjestelmään tehtävään tiedonsiirtoon, vaikka sitä ei lomakkeella näykään.
  • Hakijalle pitää kuitenkin kertoa, että käytetään kaikkia vrk:sta saatavia osoitetietoja, vaikka niitä ei kysyttäisi lomakkeella.
•  Onko "ensisijainen osoite" täppä riittävän näkyvä ja ymmärrettävä hakijalle? Ymmärtääkö hakija, että tämän järjestelmän kautta ei voi tehdä varsinaista osoitteenmuutosta, vaan tieto pitää päivittää useaan paikkaan. Toteutustapaa vielä mietittävä.
• Mitä kysytään hakijalta, jolla ei ole suomalaista hetua?
• syntymäaika, syntymäpaikka, sukupuoli, kansallinen id-tunnus ja passin numero
• Suomalainen hetu on syötettävä milloin se on, muutoin kansallinen id-tunnus. Ovat tärkeitä oppijanumeron muodostamiseksi.
• Koulutustaustan yhteydessä olevat "kiintiöitä" koskevat pohjakysymykset kysytään vain milloin ne ovat tarpeellisia. Kiintiöiden käyttäminen tullee vaihtelemaan korkeakouluittain 2014, joten kysymykset ovat tarpeellisia.
• Koulutustaustassa riittää yksi vaihtoehto osoittamaan yleistä korkeakoulukelpoisuutta, muut mahdolliset tutkinnot ja pohjakoulutuksen voi kysyä muun osaamisen yhteydessä.
  • Ensimmäisenä tulisi olla kysymys mahdollisesti yo-tutkinnosta (tai kansainvälisestä vastaavasta). Tämän jälkeen tulisivat muut vaihtoehdot, milloin yo-tutkintoa ei ole. Vrt. nykyinen toteutusmalli YSHJ:ssä. 
  • Muutetaan toteutus vastaamaan edellä esitettyä.
•  Mitä termiä tulisi käyttää harkinnanvaraisuudesta ja erivapaudesta?
  • Todettiin, että harkinnanvaraisuus ja erivapaus eivät ole täysin sama asia.
  • Ovat aina hakukohdekohtaisia, eli eivät tuota yleistä korkeakoulukelpoisuutta.
  • Lisättävä vaihtoehtoihin, mahdollisesti voidaan yhdistää "minulla ei ole lain mukaista korkeakoulukelpoisuutta" tai "muu korkeakoulukelpoisuuden osoittamistapa" otsakkeen alle.
•  Alle kolmivuotisen ammatillisen tutkinnon rinnastuminen kolmivuotiseen tutkintoon
  • Korkeakoulukelpoisuutta kysyttäessä aikamääreen rinnalle tulisi liittää "120 ov:n laajuinen tutkinto"
  • Olisi hyödyllistä saada jossakin vaiheessa järjestelmään muuntokoodisto, jonka perusteella nähtäisiin heti, mitkä tutkinnot vastaavat eri aikoina toisiaan. Kyseessä on kuitenkin niin laaja työ, että ei ehditä tekemään ainakaan vuodeksi 2014.
  • Alle kolmivuotisten tutkintojen kelpoisuuden hyväksymisessä on myös suuria eroja korkeakoulujen välillä. Yksiselitteisen mallin rakentaminen tästäkin syystä vaikeaa.
• Ammatti- ja erikoisammattitutkintojen kohdalla ei voida kysyä oppilaitosta valikkona. 
• Korkeakoulututkintojen osalta tulisi käyttää tilastokeskuksen tasoluokitusta vaihtoehtojen määrittelemisessä. Korjataan vaihtoehdot vastaamaan luokitusta.
• Ulkomailla suoritetusta tutkinnosta kysyttäviä seikkoja mietittävä vielä, tarkistetaan esim. UAF:n tietoja vasten, tulisiko listaan lisätä kysyttäviä asioita. Ainakin ulkomaisen oppilaitoksen web-osoite olisi tarpeellinen lisäys.
• Avoimessa  yliopistossa tehtyjen opintojen perusteella hakeminen vastaa esim. erivapautta "muuna korkeakoulukelpoisuutena", hakukohdekohtainen tieto. Avoimen opinnoista voi kysyä tarkemmin lisäkysymyksenä.
• SORA-kysymystä ei voi kysyä kaikkien kohteiden yhteisenä kysymyksenä, vaan sen tulee olla hakukohdekohtainen. Hakijan tilanne voi olla erilainen eri hakukohteisiin.
• Koepaikka ja koekieli olisi hyvä kysyä omina kysymyksinään hakulomakkeella, ei nykyisen kaltaisina täydentävinä kysymyksinä.
• Ohjetekstejä voidaan liittää vaiheen, teeman tai kysymyksen alle.
•  Koulusivistyskieleen liittyen kaivattiin tarkennusta lainsäädäntöön. Mikä on koulusivistyskieli silloin, kun jokin vaadittu osoitustapa ei täyty? Esimerkiksi, jos suomen toisena kielenä kirjoittanut ei ole saanut siitä vaadittua arvosanaa?
• Liitteen toimittaminen hakemuksen yhteydessä (sähköinen liite) ei ole katselmointiryhmän mielestä välttämätön toiminnallisuus. Vaaditaan vielä lisää korkeakoulujen välistä keskustelua sähköisten liitteiden periaatteista.
• Sähköinen liitteiden toimittaminen ei ole toteutumassa 2014
•  Järjestelmä lähettää muistutuksen toimittamattomista liitteistä hakijalle. Tästä johtuen liitteiden saapumisen merkitseminen järjestelmään mahdollisimman pian liitteen saavuttua on tärkeää.

Hakijatiedot (virkailijan työpöytä)

• Montako hakijaa voi käsitellä kerralla per hakukohde?
  • Yhdellä sivulla voi näyttää kerralla esim. 50 henkilöä. Kokonaispuskurin on oltava kuitenkin niin iso, että kaikki hakukohteen hakijat saa tarvittaessa käsiteltäviksi kerralla ilman tarkentavien hakuehtojen keksimistä. Tässä pitäisi olla nykyistä YSHJ:ää joustavampi käytäntö.
• Koulutustausta määrää, mitä arvosanatietoja näytetään virkailijalle kunkin hakijan osalta. Eli korkeakouluvirkailijalle ei näytetä peruskoulun arvosanatietoja ja päinvastoin.
• Kunkin hakukohteen tiedoissa on syytä nähdä, kuka virkailija on käsitellyt tietoja (tai tehnyt tallennuksia) ja milloin. Pelkkä rivi muutoshistoriassa ei riitä, vaan tieto tulisi näyttää itse lomakkeella. 
• Yksilöinti: katselmointiryhmän mielestä on riittävää, jos korkeakoulun pääkäyttäjä voi tehdä hakijoiden yksilöintiä. Vastuukäyttäjille sitä ei tarvita. 

Muuta

Suurten teknisten (acp) ongelmien vuoksi Oulun edustajat poistuivat kokouksesta kesken, eikä etäyhteys toiminut kunnolla missään vaiheessa sen paremmin Ouluun kuin Joensuuhunkaan.