Mita kokonaisarkkitehtuuri tarkoittaa? Arkki-kommentointi opintohallinnon asiantuntijoille 23.6.2011-26.8.2011

Kick-off päivä: Kokonaisarkkitehtuurityön käynnistäminen korkeakoulussa

http://www.csc.fi/csc/kurssit/arkisto/ka_kickoff

Tuleva tietohallintolaki ja sen vaikutuksia korkeakoulujen tietohallintotyöhön. Tietohallintojohtaja Irma Nieminen, OKM

Tietohallintolaki

• Yliopistot rajataan soveltamisalueen ulkopuolelle
• Laki voimaan lähikuukausien kuluessa. Toimeenpanon valmistelu käynnissä VM:n ValtIT-yksikössä
• Todettu, että asia voidaan hoitaa vapaaehtoisella yhteistyöllä
• Laissa on määritelty käsitteitä:
  • Tietohallinnolla tarkoitetaan tutkintoimintoa...
  • Tietojärjestelmällä...
  • Tietohallinnon kokonaisarkkitehtuurilla tarkoitetaan kuvausta julkisen hallinnon organisaatioiden, palvelujen, toimintaprosessien, käsiteltävien tietojen sekä käytettyjen tietojärjestelmien ja teknologioiden...
  • Tietojärjestelmien yhteentoimivuudella tarkoitetaan tietojärjestelmien teknistä ja tietosisällöllistä ynteentoimivuutta muiden julkisen hallinnon vranomiasten tietojärjestelmien kanssa silloin, kun järjestelmät käyttävät samoja tietoja
• Ohjaus
  • VM;n tehtävänä on tietohallinnon yleinen ohjaus
  • Kunkin ministeriön tehtävänä on ohjata toimialansa kehittämistä
  • Hallinnonala tarkoittaa ministeriön alaisia viranomaisia, toimiala käsittää ministeriön tehtäväkentällä toimivat organisaatiot
• Yhteentoimivuus
  • Toimialakohtainen tietojärjestelmien yhteentoimivuus
  • OKM voi säätää asetuksella toimialansa järjestelmien yhteentoimivuudesta
• Vapaaehtoisen yhteistyön etenemistä arvioidaan myöhemmin
• Yhteistyö ja yhteiset hankkeet korostuvat
• OKM:n rooliin liittyen pyritään tunnistamaan kaikille yhteiset ja halukkaille yhteiset asiat
• Yliopistot eivät ehkä perustellusti ole laissa mukana, koska lain yksityiskohdissa mennään ehkä liiaksi toiminnan alueelle. Yliopistot myös tuottavat tietohallintopalvelunsa jo nyt huomattavan kustannustehokkaasti muuhun julkiseen hallintoon verrattuna.

Oppijan palvelukokonaisuus?

• Keskeinen korkeakoulujen arkkitehtuuria sidosarkkitehtuureihin jäsentävä kokonaisuus (esim. kuntayhtymässä olevan amk:n koulutuksen liitokset muihin tahoihin)

Kokonaisarkkitehtuuri johtamisen välineenä. Kari Hiekkanen, SOLEA-projekti, Aalto-yliopisto

• IT:n merkitys kasvaa jatkuvasti, koska prosessien taustalla aina IT ja tieto on olennainen osa kaikkea työtä
• IT:n rooli on muuttunut tukitoiminnasta menestystekijäksi: verkottuminen, asiakkaiden palvelu ja odotukset

Kokonaisarkkitehtuuri

• Painopiste koko organisaation, ei yksittäisen toiminnon tai projektien näkökulmassa: kokonaisoptimointi, ei osaoptimointia
• Tavoitteena on koko organisaation toiminnan ja sen tehokkuuden kehittäminen
• Edellyttää koko organisaation toiminnan kuvausta lähtökohdakseen
• Jokaisessa organisaatiossa on arkkitehtuuri - joko hallittu tai hallitsematon
• Arkkitehtuurissa tulee välttää liian tarkalle tasolle menemistä, kokonaiskuva ja käytettävyys ovat ensisijaisia
• Hyvä arkkitehtuuri määrittää minimijoukon elemenettejä, joilla nykyiset ja tulevat toimintamallit voidaan toteuttaa
  • arkkitehtuurilla ei ole arvoa sinänsä
  • jäykkyys vs. joustavuus
• Kattava menetelmä integroi
  • Strategisen toiminnan suunnittelun
  • Toimintamallien kehittämisen
  • Operatiivisen kehittämisen
  • Kehityssalkun (portfolion) hallinnan
  • Järjestelmien toteutuksen
• Painopiste tulevaisuudessa ei tämän päivän työn tekemisessä

Kokonaisarkkitehtuurimenetelmät

• Kokonaisarkkitehtuuriin ja sen soveltamiseen liittyvät ongelmat eivät ole useimmiten teknisiä, vaan liittyvät osapuolten väliseen kommunikaatioon
• Arkkitehtuuripäätökset vaikuttavat lopulta aina toimintaan ja kuuluvat siten organisaation johdolle
• Johdon on oltava mukana päätöksissä ja ymmärrettävä mitä ne merkitsevät

Kokonaisarkkitehtuurin rooli

• Liittyy koordinointiin ja kehitykseen eikä operatiiviseen toimintaan
• Sijoittuu strategisen tason alapuolelle taktiseen ja operatiiviseen toimintaan reaalisen toiminnan yläpuolelle
• KA:n on oltava olennainen osa koko organisaation johtamisjärjestelmää tai muuten se ei ole KA-työtä

Yhteenveto

• Alvar Aalto: ei saa jakaa ja keskittyä erillisiin ongelmiin

Korkeakoulujen yhteinen kokonaisarkkitehtuurimalli - Kartturi. Mikä se on ja miten sitä hyödynnetään. Johtava konsultti Mika Karjalainen, Silverplanet Oy

Kartturimallia testattiin kuudessa pilottiprojektissa

• Aikuiskoulutus
• Koulutuksen suunnittelu
• Verkosto
• Fuusio
• Konserni
• Laatu

Kartturi-mallin evoluutio

• Yhteensopiva JHS-suosituksen kanssa
• Laajempi soveltamisohjeistus

Yleistä

• Pohjien "kaavamainen" täyttäminen ei ole mallin tarkoitus
• JHS:n ja Kartturin välillä erona on hallintamalli ja kypsyystasoanalyysi Kartturin hyväksi, muuten sama kumpaa käytetään
• Toiminnan, tiedon, tietojärjestelmien ja teknologioiden näkökulmat

Mistä KA-malli koostuu

• Suunnittelumenetelmä, kattava joukko tavoite- ja lähtötilanteen kuvaamispohjia ja niiden käyttöohje, jotka varmistavat, että kaikki olennaiset näkökulmat ja seikat huomioidaan kehittämisessä
• Yhtenäinen joukko hallintaprosesseja, joilla suunnitellaan jatkuvan toiminnan ja ICT-ympäristön keskeinen kehittäminen ja varmistetaan tavoitteiden toteutuminen
• Arviointimalli, jolla voidaan arvioida, miten hallittua ja tuloksellista kehittäminen on, mikä on organisaation arkkitehtuurikyvykkyys

Mitä KA:lla voidaan saavuttaa?

• Huolehditaan siitä, ettei tehdä samoja asioita moneen kertaan
• Huolehditaan siitä, etttä eri toiminnan ja teknologian eri osat toimivat kokonaisuutena yhteen
• Huolehditaan siitä,että kehitettävä teknologia aidosti soveltuu organisaation toiminnan tarpeisiin
• Kehittämisessä pystytään huomioimaan, mihin muuun jonkin asian kehittäminen vaikutaa
• Suurimmat edut syntyvät pitkäjänteisessä hyödyntämisessä

Tavoitetilan kuvaaminen

• Kaavio etenemisjärjestyksestä, jota tulisi ehdottomasti noudattaa: periaatteista ja toiminnasta liikkeelle

Keskeisin KA-kysymys on millä tasolla tarkasteltava kysymys on

• Millä tasolla tarkasteltava kohde on yhteinen?
• Tasoja on kansallisesta korkeakoulun sisäisiin yksikköihin

Yleistä

• Kokonaisarkkitehtuurista on hyötyä, jos se ja sen noudattaminen on proaktiivista
• KA-prosessin omistaja
  • Pitää olla toiminnan omistaja
  • Nimittää arkkitehtuurivastaavan
• Arkkitehtuurivastaava
• Arkkitehtuuriryhmä
• Rajatun kohdealueen kohde- ja viitearkkitehtuuri

Ilmari Hyvönen, OKM

Ydinkysymys: millä tasolla kyvatut kotheet ovat yhteisiä, opetustoimen, korkeakoulu...

• Kansallista yhteistä (kansalliset palvelut)
• Yhteisesti yhteistä (vapaaehtoisella pohjalla)

Yksittäisen korkeakoulun ka

• Viranomaistietovaatimukset

Korkeakoululaitoksen ka

• RAKETTI

Opetustoimen ka

• Oppijan palvelukokonaisuus

Julkishallinnon ka

• Julkishallinnon ka, tietohallintolaki: VM johtaa; huhti-toukokuussa luonnosversio lausunnolla, syksyllä virallinen

Korkeakoululaitoksen KA?

• Yhteistä voi olla säädösten perusteella tai korkeakoulujen kesken sovitusti
• Näkökulma voisi olla: Korkeakoulujen yhteistein ja yhdenmukaisten toimintojen, tietojen, järjestelmien ja tekniikan tavoitarkkitehtuurit
  • Yhteisiä palveluja/prosesseja/järjestelmiä:
    • säädetysti  (esim. yhteihaku)
    • korkeakoulujen kesken sovitut (esim. FUNET, kirjastojärjestelmät) 
  • Yhteiset viitearkkitehtuurit esim. opintohallinnon osalta: nämä eivät velvoittavia välttämättä, mutta toisaalta yllämainitut velvoittavat sidosarkkitehtuurit sovitetaan näihin
  • Kaiken tiedon pitäisi olla yhdenmukaista ja yhteentoimivaa
    • Se mitä viranomaiset tarvitsevat (OKM, TK...)
    • Se mitä keskitetyt palvelut tarvitsevat (yhteishakujärjestelmä)
    • Se mitä korkeakoulujen välisissä prosesseissa tarvitaan (liikkuvuus, AHOT, KV-liikkuvuus)
    • Kaikki se minä suhteen korkeakoulut haluavat verrata toimintaansa toisiin suomalaisiin...
    • Se mitä järjestelmien välillä liikkuu (korkeakoulun sisällä?)

Korkeakoululaitoksen kokonaisarkkitehtuurin alaa voisi olla:

• Ainakin
  • Yhtenäinen käsitemalli (XDW)
  • Käsitemalliin perustuvat "yhteentoimivuuden kuvaukset ja määritykset"
    • Rajapinnat jne.
  • Tietovarannot
  • Yhteiset palvelut säädetysti
  • Yhteiset arkkitehtuurit ja palvelut sovitusti
• Jonkinlainen hallintamalli tälle kokonaisuudelle? Yhtenäinen hallintamalli?
• Jälleen: osa tästä yhteistä koko opetustoimelle
• Myös yhteistä koko julkishallinnolle (tunnistautuminen...?)

Käytännön kokemuksia korkeakoulujen KA-työstä

Käytännön kokemuksia KA-työstä. Matti Hartikainen, TAMK

• Rajattu kohde KA-pilottina: sisäinen tavoite-tulossopimusprosessi
• Tähän asti arkkitehtuuri on muodostunut teknologia- ja järjestelmälähtöisesti
• Raha on ohjaava tekijä. Vallan uusjakona tietojärjestelmät ovat siirtyneet toiminnan omistukseen.
• Tietohallinnon on saatava rahat hankkeisiinsa toiminnalta, mikä kääntää arkkitehtuurissa päätöksenteon toimintalähtöiseksi

Johdon näkökulma nyt

• Tietohallintostrategian sijaan rehtorin johdolla tehdään prosessia tässä muuttuneessa tilanteessa
  • korkeakoulujen yhteiset it-hankkeet
  • voimakas tekninen kehitys
  • jotkut tekniset valinnat ovat osoittautuneet huonoiksi
  • käyttäjien vaatimukset ovat kasvaneet
• Tavoite
• Mihin siirrytään?
• Miten siirtymä tapahtuu?

Keskustelua

• Miten substanssissa voi olla it:tä ymmärtävä ihminen?
• Kokemuksen mukaan substanssissa tarvitsee ymmärtää niin vähän it:tä, että riittävän ymmärryksen opettaminen onnistuu kyllä, kunhan molemmin puolin päästään yli ennakkoluuloista
• Substanssin projektit täytyy ottaa haltuun silloin, kun ne ovat ideoita tai aihioita, koska silloin niihin voidaan vielä vaikuttaa

Käytännön kokemuksia KA-työstä. Risto Hyvönen, Kajaanin amk

• KAJAMK ja OY:n konsortiosopimukseen pohjautuvan, yhteisen aikuikoulutusyksikön (AIKOPA) toiminnan käynnistäminen Kajaanissa
• Valmistautumisessa: Kenen asia?
  • Omistaja? Pääomistaja, aliomistajat
  • Johdon
  • Lisäksi toimijat kuultavina "vanhemman asiantuntijan roolissa"
  • Tietohallinto asiantuntijana ja tuottajana
• Valmistautumisessa: KA-vastaavalle koko Kartturi haltiin
  • Koulutus, konsultointi, tutustuminen valmiisiin tuloksiin
  • Vertaisryhmä, viestintävälineet

Keskustelua

• Verstaistukea arkkitehtuurityölle kaivataan
• Kuntapuolella rakennellaan pysyvää vertaistukitoimintaa

E-duuni-demo

• Haka-tunnuksilla ja esim. Googlen tunnuksilla
• Eduuni on tarkoitettu koko OKM:n toimialalle
• Pilotointi käynnissä ja tarkoitus ottaa tuotantoon syksyllä 2011
• Ryhmiä voitaisiin julkaista ulos Eduunista esim. wikien ja muiden palveluiden käyttöön
• Sisältöjen anonyymijulkaisu on roadmapissa