Toiminta-arkkitehtuurin työstäminen 2015
Tausta
Yhteisten määritysten tuottamisen korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tuen ja hallinnon prosesseille voinee sanoa käynnistyneen Oodi-hankkeessa. Työtä vietiin eteenpäin mm. ProAMK-projektissa ja tämän jälkeen Raketti-hankkeen puitteissa, sen Opi-osahankkeessa. Tämän jälkeen työ on jatkunut 2015-2015 KOOTuki-ryhmän ohjauksessa Synergiaryhmän puitteissa.
Synergiaryhmä helmikuussa 2015
Synergiaryhmä käsitteli opiskelun ja opetuksen tuen ja hallinnon prosesseja ja palveluita työpajassaan 11.2.2015-12.2.2015. Ryhmä tuotti ehdotuksen, jota joukko työpajaan osallistuneita (Tapio Ekholm, Pekka Linna, Virve Peltoniemi, Suvi Remes) työsti edelleen 27.2.2015 saakka. Tämän jälkeen prosesseja ja palveluita koskeva ehdotus annettiin Synergiaryhmän arvioitavaksi. Synergiaryhmän jäsenten kommenttien jälkeen tarkistettu versio vietiin KOOTuki-ryhmän käsiteltäväksi.
Korkeakoulujen kommentit
KOOTuki-ryhmä pyysi korkeakouluilta arvion 10.4.2015 mennessä, voisiko heidän edustamansa korkeakoulu sitoutua käyttämään ehdotuksen mukaisia määrityksiä opiskelun ja opetuksen tuen ja hallinnon prosesseista ja palveluista. Korkeakoulujen toivottiin
- ottavan kantaa, vastaavatko määritykset karkealla tasolla korkeakoulunne opetuksen ja opiskelun tuen ja hallinnon prosesseja ja palveluja;
- toteavan, ovatko määritykset hyväksyttävissä käytettäväksi korkeakoulun opintohallinnon ja tietohallinnon viitearkkitehtuurin määrityksinä; sekä
- antamaan tarvittaessa palautetta määritysten täsmentämiseksi tai jatkokehittämiseksi.
Korkeakouluilta saatiin suuri määrä kommentteja, joissa esityt näkökohdat poikkesivat toisistaan merkittävästi. Osa korkeakoulujen kommenteista löytyy prosesseja ja palveluja kuvaavilta alisivuilta kommentti-kentästä; valmistelijoille sähköpostilla lähetyt kommentit löytyvät erilliseltä koostesivulta.
KOOTuki-ryhmä huhtikuussa 2015
KOOTuki-ryhmä päätti kokouksessaan 16.4.2015, että
- valmisteluvastuussa oleva CSC:n DOO-koordinaatiotiimi tekee tarkan yhteenvedon palautteesta jatkotyön pohjaksi
- KOOTuki-ryhmä tarjoaa määritykset korkeakoulujen käytettäväksi niille korkeakouluille jotka ovat pitäneet määrityksiä käyttökelpoisina ja haluavat hyödyntää niitä omassa toiminnassaan
- CSC:n DOO-koordinaatiotiimi kehittää tavan julkistaa määrityksiä koskevan työn niin, että korkeakoulujen asiantuntijat hahmottavat helposti
- mikä on viimeisin versio;
- mitkä ovat olleet version saamat kommentit
- mikä on se versio, joka on työn alla
- mitä työtä on aikaisemmin tehty
- Määritykset julkistetaan korkeakoulujen käytettäviksi, kun tähän on saatu tuotettua edellä kuvatun kaltainen toimintamalli
- KOOTuki-ryhmä ei tässä vaiheessa esitä Korkeakoulujen tietohallinto ja ICT -ohjausryhmälle, että määritykset julkaistaisiin korkeakoulujen yhteisinä valtakunnallisina määrityksinä
- Määrityksiä kehitetään mahdollisimman pian edelleen Synergiaryhmän vetämänä yhteistyössä opintohallinnon ja tietohallinnon vastuuhenkilöiden verkostojen kanssa
- Määrityksiä päivitetään uuteen versioon KOOTuki-ryhmän ohjauksessa
- Kun opintohallinnon ja tietohallinnon vastuuhenkilöiden verkostot ovat sitä mieltä, että määritykset ovat hyväksyttävissä kaikissa korkeakouluissa, KOOTuki-ryhmä vie määritykset Korkeakoulujen tietohallinto ja ICT -ohjausryhmään
- KOOTuki-ryhmän jäsenet ottavat vastuulleen sen, että verkostojen kokouksessa käsitellään valmistelussa olevia määrityksiä
Jatko
Jatkokehitys organisoidaan siis osana Synergiaryhmän työtä. Korkeakouluyhteisö voi kuitenkin jo sitä ennen käydä keskustelua prosessikuvauksista ja yhteisiin määrityksiin liittyvistä tarpeista. Synergiaryhmän tapaamiset ja sähköpostilista tarjoavat tähän yhden mahdollisuuden. Toisaalta korkeakoulujen asiantuntijat voivat myös jatkaa esille tuoduissa kommenteissa olevaa keskustelua käyttämällä näiden wiki-sivujen kommentointitoimintoa.