2016-02-15-16 Synergiaryhmän työpaja - muistio

Aika: 15.2.-16.2.2016
Paikka: Lapin yliopisto, Rovaniemi
Osallistujat: Janne Santala (pj), Katja Arstio (varapj), Maarit Tenhunen, Outi Tasala, Hanna Marttiini, Inka Paukku, Tapio Ekholm, Silja Pesonen, Arja Neuvonen, Hanna Kosteila, Päivi Aho, Henrik Häggblom, Minna Kallunki, Juha-Pekka Pihlajakoski

Yleistä

Työpajan materiaalit löytyvät työpajan ohjelmasivulta ja jaetusta Google kansiosta. Suorat linkit Google kansion asiakirjoihin toimivat kaikille, mutta kansiorakenteen näkeminen vaatii oikeudet kansioon. Nämä oikeudet voidaan myöntää Gmail-osoitteelle, ja oikeudet saa ottamalla yhteyttä osoitteeseen opi@postit.csc.fi.

Prosessien määrittelytyön tilanne

Työpajan aluksi keskusteltiin tehdyistä prosessimäärittelyistä (KOOTuen hyväksymät prosessit) ja todettiin että koulutuksen järjestämisen (siniset) ja opintojen järjestämisen (vihreät) kokonaisuudet kuvaavat näitä prosesseja hyvin ja kattavasti.

Palvelujen määrittäminen

Seuraavassa vaiheessa lähdettiin hahmottamaan prosesseja tukevia ja mahdollistavia palveluita. Tämä tehtiin taustatyönä etsittyjen ja korkeakoulujen itse tarjoamien, netistä löytyvien ohjeistusten pohjalta. Ohjeistukset on kerätty jaettuun Google kansioon. Työryhmien tehtävänänä oli etsiä ja koota olemassa olevista teksteistä löytyvät palvelukuvaukset, tai tuottaa niitä itse. Ehdotukset palveluiden määritelmiksi koottiin Google Driveen. 

Siirto-opiskelu

Esittely

Aiheen käsittelyn aluksi käytiin läpi OPH:n ja opetushallinnon siirto-opiskelijatyöryhmien tilannekuvat. OPH:n toimittamassa materiaalissa kerrotaan Opintopolkuun tulevista toiminnallisuuksista ja näiden kehittämisen tilanteesta. Opetushallinnon verkostot, Oha-forum ja AMK opintoasianpäällikköverkosto, ovat hyväksyneet opintohallinnon siirto-opiskelijatyöryhmän muotoilemat suositukset 2017 keväällä ja sen jälkeen valittavia hakijoita koskien, ja tämä suositus on julkaistu.

Synergiaryhmän marraskuun 2015 työpajassa Synergiaryhmän alaisuuteen perustettu SO-Tieto -iskuryhmä on kokoontunut kaksi kertaa etäkokoukseen, ja päättänyt keskittyä määrittelemään valtakunnallisten ja korkeakoulukohtaisten järjestelmien välillä siirto-opiskelijamenettelyssä liikkuvia tietoja. Iskuryhmä on tähän mennessä käynyt läpi prosessissa tarvittavat tiedot, ja lisännyt puuttuvia tietoja, ja selvittänyt niitä minimitietoja, joilla prosessi voidaan viedä läpi. SO-Tieto -iskuryhmä on ottanut tietojen määrittelyssä työn lähtökohdaksi OILI-asiantuntijaryhmän kuvan, ja täydentänyt tätä. Työpajassa esiteltiin täydennetty kuva, ja siihen tunnistetut tiedot.  Iskuryhmän jäsen Jukka Kohtanen, VY, on luonut taulukon opinto-oikeuksien päättelyyn Opintopolussa, ja myös tämä käytiin työpajassa läpi. 

Iskuryhmän työskentelyä voi seurata wikisivuston kautta.

Keskustelu

Työryhmien tilanteiden tarkastelun jälkeen työpajassa keskusteltiin neljästä eri aihepiiristä, jokaisesta ensin parin kanssa tai pienessä ryhmässä, ja sitten kaikkien osallistujien kesken:

1. Mahdolliset ongelmakohdat

Tehtävänanto:

• Tunnistetaan mahdollisia ongelmakohtia

• Muodostetaan käsitys siitä, mitä tietoja prosessia varten on saatavana, ja mitkä tiedot ovat välttämättömiä ja mitkä nice-to-have

Tunnistetut kohteet:

• Onko VIRTA-opintotietopalvelussa läsnä- ja poissaolot summatietona, vai kausittain määriteltynä?

• Poissaolostatukset, eri vuosina aloittaneiden eri laskentasäännöt

• Riski: tietoja lisätään takautuvasti

• Kuinka varmistetaan, että opiskelija ei jää ilman opinto-oikeutta. Yhtenäinen käytäntö opinto-oikeuden päättämisen kirjaamiseen ja yhteiset eropäivät: vanhojen opinto-oikeuksien päättyminen ennen uuden opiskeluoikeuden alkamispäivää (31.7. -> 1.8., 31.12. -> 1.1.)

• OPH: automatisointi rajapinnan kautta - koonnit lähtökorkeakoulun eronneista tiedoksi korkeakouluille, jotta tulevat kirjatuksi oikein

2. Tietolähteet ja -virrat

Tehtävänanto:

• Tunnistetaan tietolähteet: onko kaikki VIRTA-opintotietopalvelusta tulevaa tietoa, vai tuleeko osa tiedoista muualta?

• Täytyykö tiedon kulkea koko prosessin läpi, vai otetaanko tieto vain tarvittavissa kohdissa mukaan?

Tunnistetut kohteet:

• Tunnistautumistieto Hakasta

• Henkilötunnus yksilöivänä tietona (oletuksena kaikilla siirtyjillä on)

• Hakijoista siirtyvä tieto: luodaanko OID niille, joilla sitä ei vielä ole?

• Lisätään SO-Tiedon kuvaan opintopistekertymä

3. Yhteiset käytännöt

Tehtävänanto:

• Tarvitaanko yhteinen käytäntö poissaolokausitietojen siirtämiseen?

• Tarvitaanko yhteinen käytäntö opiskeluoikeuden alkamispäivän merkitsemiseen vastaanottavassa korkeakoulussa?

Tunnistetut kohteet:

• Kohdekorkeakouluun tarvitaan joka tapauksessa tiedot lähtökorkeakoulun aloituspäivämäärästä ja kohdekorkeakouluun siirtymispäivämäärästä

• Tavoitteena on kansallinen yhteinen kirjaamiskäytäntö opiskeluoikeuden alkamispäivän merkitsemisestä

• SO-Tieto -iskuryhmä työstämään ehdotuspohjaa: mietitään tulevaisuuden malleja, määritellään tietotyyppi-tasolla. Tuoreet ekosysteemit (OTM & Peppi) pohdinnan lähtökohdaksi.

• Synergiaryhmän toukokuun työpajassa tehdään loppuun.

4. Tulevaisuuden mahdollisuudet

Tehtävänanto:

• Mikä on realistinen käyttöönottoaikataulu – onko tiedonsiirto mahdollista automatisoida omaan järjestelmään syksyllä?

• Onko jotain, mitä ei nyt saada sähköiseen prosessiin mukaan ja tulee tehdä manuaalisena virkailijatyönä? Miten prosessista saadaan jatkossa täysin sähköinen?

Tunnistetut kohteet:

• Hakemiseen tarvittavat opintosuoritustiedot tulevat vielä paperilla

• Manuaalinen virkailijatyö erokirjausten suhteen

• Automatisoinnin edellytys: hakulomakkeelle pitää voida määritellä mistä korkeakoulusta ja mistä koulutuksesta voi siirtyä

Siirto-opiskeluun liittyvät jatkoaskeleet

• Välitetään työpajan keskustelu OPH:n ja opintohallinnnon siirto-opiskelijatyöryhmien tietoon

• Välitetään OPH:lle toive siitä, että lähtökorkeakouluun saisi automaattisesti rajapinnan kautta koontitiedoston lähtökorkeakoulun eronneista siirto-opiskelijoista, jotta nämä tulevat kirjatuksi eronneiksi lähtökorkeakoulun järjestelmään

• Selvitetään VIRTA-opintotietopalvelusta onko läsnä- ja poissaolot summatietona, vai kausittain määriteltynä

• Lisätään opintopistekertymä kuvaan, jossa on hahmoteltu palveluiden välillä liikkuvat siirto-opiskelijoihin liittyvät tiedot

• SO-Tieto -iskuryhmä ryhtyy työstämään ehdotusta korkeakoulujen yhteiseksi kirjaamiskäytännöksi opiskeluoikeuden alkamispäivän merkitsemiseen

• Mietitään asiaa tulevaisuuden mallien kautta ja määritellään tietotyyppi-tasolla. Otetaan tuoreet ekosysteemit (OTM & Peppi) pohdinnan lähtökohdaksi.

• Ehdotuksesta keskustellaan ja se viimeistellään Synergiaryhmän toukokuun työpajassa